EMU och år 2000 tvingar många företag att skaffa nya ekonomisystem

Många företag byter nu ut sina gamla ekonomisystem. Under 1997 ökade antalet nyinstallationer med 95 % jämfört med 1996. Olof Hesselmark genomförde under november och december 1997 en undersökning av hur mindre och medelstora företag i Sverige ser på sina ekonomisystem. Resultatet redovisas i denna artikel.

Av de ca 850 tillfrågade företagen i undersökningen hade 91 installerat ett nytt system under 1996. Under 1997 ökade antalet till 177 nyinstallationer, en ökning med 95 %.

Anledningarna till den snabba ökningen är flera:

Allt fler vill byta i god tid före år 2000, det finns nu ett flertal utmärkta Windows-system som fungerar väl i Client/Server-miljö, och behovet av att byta föråldrade DOS-system mot moderna, integrerade system upplevs av många användare allt starkare. Den snabba takten i utbytet kommer att fortsätta även detta och nästa år, för än finns det gott om gamla system.

Fortfarande är 35 % av systemen installerade före 1993, och ca 60 % är fortfarande textbaserade DOS- eller minidatorsystem. Ca 25 % av de tillfrågade säger att de har planer på att byta inom 12 månader. Ca 22 % av alla företag i undersökningen bytte under 1997.

Urvalet av företag

Undersökningen är begränsad till aktiebolag med mellan 20 och 150 anställda. Branscherna är blandade, men med övervikt för tjänsteproducerande företag. En del tillverkande och ganska många handelsföretag ingår i urvalet, men jag kan ändå inte dra några säkra slutsatser om annat än tjänsteföretagen och deras ekonomisystem. Den offentliga sektorn är inte heller med.

Installerade system

Bland 820 företag har vi funnit inte mindre än 124 olika ekonomisystem. Det äldsta installerades 1975, vilket en lätt generad ekonomichef erkände efter en stunds samtal. Antalet systemtyper minskar med tiden, men under 1997 installerades ändå 51 olika system, varav ca 30 var sådana där vi bara träffade på en eller ett par installationer.

Om man ser på alla ekonomisystem i användning vid slutet av 1997, så var de 10 största de som visas i diagram 1 (nedan).

Diagram 1. De 10 största. Procent av totalt installerade system.

De 10 största systemen bland de som sålts under 1997 visas i diagram 2 (nedan).

Diagram 2. De vanligaste systemen 1997–98.

Under 1996–97 har marknadsandelarna förskjutits mycket kraftigt. Hogia Art har fortfarande en stark ställning i antal sålda system, medan Scala förlorat sin fram till i år mycket starka position. I tomrummet efter Scala har Concorde kommit starkt. Gruppen egenutvecklade system har minskat kraftigt, och Bravo och MicroMore är numera ute ur bilden. Samtliga utom Scala levererar idag moderna Windows-system. Den uppmärksamme läsaren undrar förstås över vad SAP gör ibland dessa småföretag – det är ju ett system som normalt förknippas med de allra största företagen. Förklaringen är att ett växande antal internationella företag går in för att standardisera sin administration, och då får även små filialer i Sverige försöka fylla ut den stora kostym som SAP kan medföra.

I gruppen små system, dvs. med 1 till 3 användare, leder Hogia stort med en marknadsandel på 23 %, följt av SPCS och Scala med 12 resp 10 % av det installerade antalet i den gruppen.

Den genomsnittliga storleken på de system som anskaffats 1997 är 14 användare. Mindre system, som t.ex Hogia Art, Pyramid och SPCS står för en mindre andel av det totala antalet användare. För Hogias del kan man uppskatta andelen räknat i antal användare (och därigenom ett bättre mått på försäljningsvärdet) till ca 5 % av användarna och 19 % av installationerna, medan Movex, som ju har betydligt större installationer, står för ca 16 % av användarna och 5 % av antalet. Ett vägt genomsnitt med avseende på antalet användare flyttar upp Scala och Visma något, men förskjutningarna är obetydliga så länge vi ser på installationer med högst 50 användare.

När det gäller datormiljö är DOS och Windows nu lika stora (ca 33 %), följt av Unix (17 %). Apple/Macintosh har inte mer än ca 2 % av de installerade systemen. AS400-systemen i denna grupp har ca 6 % av antalet.

Branschfördelning

Mitt urval har sin tyngdpunkt bland tjänsteföretag. Branschfördelningen hos de undersökta företagen ser ut på följande sätt:

Som man kan vänta sig är fördelningen av systemen inom olika branscher inte densamma. Många tillverkande företag har behov av system för material- och produktionsplanering, och det finns bara tillgängligt hos en del leverantörer av ekonomisystem. Handelsföretag har ofta stora krav på att systemen ska ha kraftfulla funktioner för order- och lagerhantering. Därför är det intressant att jämföra marknadsandelarna mellan de olika branscherna.

Som ett exempel kan vi ta Hogia, som har 5 % bland tillverkningsföretag och handelsföretag, men 14 % bland tjänsteföretagen. Omvänt har Scala 12 % bland tillverknings- och handelsföretag, men 11 % bland serviceföretag. Movex har 5% bland handel och tillverkning, men bara 1 % hos tjänsteföretag. (Allt detta gäller observationerna i urvalet, och skevheten i detta kan göra att procenttalen inte riktigt motsvarar verkligheten. Men det är ingen tvekan om att tendensen är riktig.)

Nykomlingar

Två danska och ett norskt system klarar sig bra på den svenska marknaden. De danska är Concorde XAL och Navision Financials, och det norska är Visma. Jeeves är ett nytt svenskt system, som är intressant för mindre och medelstora tillverkningsföretag, eftersom Jeeves har funktioner för material- och produktionsstyrning. Alla dessa leverantörer har ökat sina marknadsandelar under 1997, Concorde XAL mest med en uppgång från noll till fem procent på ett år.

Branschsystem

I rätt många branscher finns det behov av speciella verksamhetslösningar.

Några exempel är bilhandel, transport och spedition, hamnar, reklambyråer, byggmaterial, bostadsföretag.

För de flesta branscher finns det en eller flera ledande leverantörer av sådana speciella system, och ofta omfattar de även ekonomifunktioner. Dessa speciella behov är en viktig förklaring till att det fortfarande finns så många system på marknaden. I t.ex. gruppen annons- och reklambyråer använder hälften av de undersökta företagen ett system som heter Maraton.

Antalet leverantörer minskar

Man kan se en tydlig tendens till en snabb koncentration i branschen. Det blir allt färre företag som utvecklar system själva, andelen ”enstaka” system minskar, och marknadsandelarna för några få system ökar hela tiden. Kraven från köparna är tydliga. De vill ha moderna, integrerade Windows-system. De vill använda Windows NT som operativsystem i nätverket, de förväntar sig allt oftare Client/Server teknik. Alla leverantörer är inte färdiga med detta än, och allt fler har funnit att de inte har resurser för att klara av att ta fram ett konkurrenskraftigt alternativ.

Utvecklingskostnaden för ett fullt utbyggt ekonomisystem i mellanklassen ligger på 25–50 mkr, och till detta kommer kanske lika mycket för marknadsföring. Vi kan ta några uppgifter från ett antal leverantörer som styrker detta. Navisions danska bolag redovisade således i sitt bokslut för 1996 en kostnad på 24 miljoner danska kronor för marknadsföring. Intentia, som tillverkar Movex, redovisade i 1996 år bokslut utvecklingskostnader på 200 mkr och anger ett ungefär lika stort belopp för 1997. Med dessa resursbehov är det lätt att förutspå att många av de 51 företag som levererade något system under 1997 inte kommer att finnas kvar särskilt länge. För att överleva (på ett meningsfullt sätt) krävs dels en hållbar utvecklingsstrategi för produkter och marknadsföring, dels mycket pengar.

Scala tappar mark

Scala hade under åren 1995 och 1996 ca 12 % marknadsandel räknat i antal installationer. Under 1997 sjönk marknadsandelen till 5 %. Antalet installerade system minskade med 35 % från 1996 till 1997, och eftersom hela marknaden ökade till nästan det dubbla, minskade marknadsandelen kraftigt. Av de företag som installerat Scala-system under 1997 uppgav bara hälften att de körde en Windows-version. Förklaringen till Scalas nedgång är enligt Scala Sveriges VD dels förseningen av Windowsversionerna, dels att Scala alltmer koncentrerar sin försäljning till tillverkningsföretag och internationella företag. Scala-installationerna tenderar att bli allt större. Därvid ser man Movex som sin främsta konkurrent.

Det kan därför vara intressant att jämföra Scalas och Movex utveckling under 1997, för handelsföretag och för installationer med minst 10 användare. Urvalet är för litet för att visa några exakta marknadsandelar, men en statistisk prövning visar att Scala har tappat marknadsandelar även bland de större installationerna. Scala lanserar i början av 1998 sin version 5, med SQL-databas och ett förbättrat användargränssnitt, och VD Rey Langels har gott hopp om att de förlorade marknadsandelarna kommer att tas tillbaka.

År 2000 och euron höjer tempot ...

60 % av företagen i undersökningen använder fortfarande gamla DOS-system eller textbaserade minidatorsystem. Man kan räkna med att flertalet av dessa system inte kommer att fungera felfritt över sekelskiftet. 1999 får vi dessutom ytterligare en komplikation, eftersom euron då kommer att på allvar bli en europeisk valuta.

Även om Sverige väljer att stå utanför den gemensamma valutan, blir det ändå så att euron kommer att börja användas även i Sverige. Och då måste många företag skaffa sig ekonomisystem som kan föra räkenskaper parallellt i flera valutor. Det klarar inte många av dagens ekonomisystem. En anpassning av ett äldre system dels till år 2000 och dels till flervaluta innebär en stor utvecklingsinsats, som bara de finansiellt starkaste företagen klarar. På grund av detta kan man räkna med att antalet leverantörer kommer att minska ytterligare.

Ekonomiskt kan detta betyda mycket för de äldre leverantörerna. En stor del av deras intäkter består av underhållsavtal, som hittills varit mycket stabila. Men nu ökar takten i utbytena, och värdet av en stor kundbas kan urholkas snabbt. Den som inte kan leverera en modern Windows-lösning detta år kommer att hamna i den obehagliga situationen att ett stort antal kunder flyr till konkurrenterna, och så blir man av med både nyförsäljning och intäkterna för underhållsavtal. Så farligt har leverantörerna aldrig levt förut, och de företag som ska byta gör klokt i att välja leverantör med hänsyn till detta. Hittills har det varit så när leverantörer och system har köpts och sålts, att ett stort antal befintliga kunder (kundbasen) har tillmätts ett stort värde, just på grund av att systemen bytts ut ganska sällan, och att det har funnits en betydande köptrohet. Undersökning visar att förutsättningarna nu har ändrats. Därför kan man räkna med att intresset för att hålla liv i gamla system kommer att minska dramatiskt, vilket ytterligare kan skynda på takten i utbytena.

Vilka tänker byta?

Företag med DOS- och Mac-system har betydligt oftare planer på att byta än Unix- och Windowsanvändare. Inte mindre än 48 % av DOS-företagen har planer på att byta, medan av dem som redan installerat ett Windows-system bara 13 % ska byta igen. 32 % av företagen med installationer på udda operativsystem ska byta, liksom 17 % av Unix-installationerna. Allt detta är som man kan vänta sig, möjligen med det tillägget att så gott som alla DOS-system nog kommer att bytas ut senast 1999.

Vad ska man köpa?

Tusentals ekonomichefer i Sverige kommer att under 1998 och 1999 bli tvungna att välja nya affärs- och ekonomisystem. De är knappast experter på uppgiften, för det finns väldigt få experter över huvud taget på detta. Skälen till detta är flera:

För det första har livslängden på systemen varit ganska lång, och därför är det längesedan en ekonomichef var med om en upphandling.

För det andra är dagens integrerade system betydligt mera omfattande än det han/hon använder nu.

För det tredje använder de nya systemen en teknik som få ekonomichefer är förtrogna med. (Hur många känner sig hemma med begrepp som Client/Server, objektorienterad utvecklingsmiljö, SQL-databas, OLE, OBCD, Microsoft Back Office, Web-aware, TCP/IP, etc, etc?)

För det fjärde ska verksamhetens behov av funktioner bedömas i en betydligt mera komplex situation än förra gången man valde system, eftersom utbudet av system för olika uppgifter i verksamheten har ökat så starkt. Nu måste man ta ställning till hur verksamheten kan förbättras genom EDI, automatiska betalningar, integrerade säljsystem, nätverkslösningar, diverse tekniska kopplingar, m.m.

När det gäller de grundläggande ekonomifunktionerna – redovisning, fakturering och reskontror – kan man lugnt säga att samtliga ledande Windowssystem på den svenska marknaden faktiskt har utmärkta lösningar redan idag. Men även här skiljer det sig en del, t.ex. i projekthantering. Om det finns krav på specialfunktioner, t.ex. periodisk fakturering enligt avtal (hyror eller serviceavtal) så klarar bara en del av detta. Vissa system har bra lösningar när det gäller kopplingar till butikskassor, medan andra är bättre på att hantera tidrapportering. Något enstaka system klarar ”allt”, men då kanske de blir dyrare eller svårare att installera.

Kontentan är att de flesta behöver hjälp vid upphandlingen, oftast i flera olika steg. En erfaren konsult kan på kort tid göra en grovsållning med utgångspunkt i en kort men systematisk redogörelse för verksamheten. Med tio väl formulerade frågor kan man sortera fram ett litet antal alternativ som uppfyller villkoren. Därefter kan man gå vidare med en detaljerad bedömning.

Hur mycket ska man då betala för en konsult, och var får man tag på en? Det finns ett mindre antal konsulter som specialiserar sig på denna typ av rådgivning. De tillhandahåller kurser, arbetar med rådgivning och deltar eller leder upphandlingar. Naturligtvis skall konsultinsatsen vara i proportion till upphandlingens storlek och svårighet. Priset för ett nytt administrativt system varierar ju mellan några tusen kronor och upp till flera miljoner. De företag som min undersökning gällde, har ofta ca 10 användarlicenser. Ett typvärde för installationskostnaden – hårdvara, programlicenser, installation och utbildning är 30.000–40.000 kr per arbetsplats om ny hårdvara ska installeras, dvs. 300.000–400.000 kr. Bara programlicenser, installation och utbildning kan beräknas till 150.000–200.000. Det är ofta väl använda pengar att lägga ner 10 % av köpeskillingen på konsulting, för att minska risken för att välja fel. Sören Janstål, som leder konsultföretaget Data Research DPU, säger att risken för att välja fel i själva verket är ”överhängande” för den som insisterar på att välja själv.

Vad man bör tänka på

En investering i ett affärs- och/eller ekonomisystem ska vara lönsam på samma sätt som andra investeringar. Den måste därför ge positiva effekter i din verksamhet, antingen genom att kostnaderna i verksamheten sänks, eller genom att intäkterna ökar. Den första frågan som ska besvaras är därför vilka delar i verksamheten som behöver förbättras. Vilka kostnader och intäkter kan verkligen påverkas? Är den bästa lösningen ett nytt system? Du måste välja rätt verksamhetsområde.

Den andra frågan är vilka alternativa lösningar – standardsystem – som kan förbättra din verksamhet. Om du vill förbättra produktionsresultatet genom att införa bättre material- och produktionsplanering, så ska du inte slösa bort tid på att studera system som saknar MPS-funktioner. Om du behöver ett snabbt system för mer än 20 samtidiga användare, så ska du välja bort alla småsystem.

Den tredje frågan är leverantörens rykte, storlek och stabilitet. Ett nytt affärssystem ska du ha i många år, och det är viktigt att veta att leverantören – eller åtminstone systemet – kommer att finnas kvar. En växande marknadsandel och solida finanser hos leverantören är den bästa garantin för detta.

Den fjärde frågan gäller tekniken. De flesta system har idag ett Windows-gränssnitt, men utvecklingen tar inte slut där. Vi har tidigare konstaterat att det är dyrt att utveckla ekonomisystem, och att man inte kan räkna med att alla system kommer att överleva sekelskiftet. En del teknikfrågor är viktigare än andra.

Torbjörn Eliasson, utvecklingschef på Hogia, säger att förändringstakten ökar snabbt, och att förmågan att snabbt kunna anpassa utvecklingen till nya förutsättningar är avgörande för en utvecklingsavdelning. Ett bra exempel är Internets snabba tillväxt, vilket har infört en rad nya krav och önskemål på hur affärs- och ekonomisystem ska vara utformade. Kraven på kompetens förändras i takt med utvecklingen, och nya kunskapsområden måste hela tiden passas in i arbetet på utvecklingsavdelningarna. Även detta är i hög grad en resursfråga. Kostnaden för att hålla en programprodukt modern ökar ständigt, och det räcker inte att slå sig till ro när version 1.0 äntligen blir klar.

Lika system är olika under skalet

De Windows-system som nu finns på den svenska marknaden är vid en första anblick ganska lika varandra. De har en kärna av ekonomi- och redovisningsfunktioner, och ett varierande utbud av integrerade affärsrutiner – order, lager, fakturering, inköp, tidredovisning etc. Men vid närmare anblick är de förvånansvärt olika. Man kan börja med att se på det användaren först ser – Windowsgränssnittet.

Där finns det över huvud taget ingen standard alls. Flera leverantörer påstår att de är den enda som följer Microsofts windowsstandard, och om det skulle vara sant så är det med den standarden som med bofinken – den kan se ut hur fan som helst.

Ett modernt ekonomisystem är en komplex programvara som ska hjälpa till att lösa en stor mängd arbetsuppgifter. Det är viktigt för en användare att snabbt kunna ta sig fram till rätt uppgift. Samtliga system har löst det grundläggande behovet att ta sig fram till olika delar i systemet på sina egna sätt. Här finns alla sorters lösningar, från orienteringstavlor till menyer i två och tre nivåer till knappar runt hela bildskärmen. Det ganska självklara kravet på att alla rutinuppgifter helt och hållet ska kunna utföras med enbart tangentbordet är inte uppfyllt hos alla.

Det finns två grundläggande filosofier för hur systemen byggs upp. Den ena typen av system har sin bakgrund i arbetet på en större ekonomiavdelning. Där är utgångspunkten arbetet med redovisning och reskontror, och affärssystemen betraktas ofta som kringsystem. Dessa system har en kameral prägel, och de fungerar bäst i en situation där man har en klar arbetsfördelning när det gäller administrativa uppgifter.

Den andra typen av system är utformade för småföretagarens behov, där en person utför alla administrativa uppgifter. Där är affärshändelserna i verksamheten det centrala – försäljning, fakturering, betalning och redovisning hör ihop, och integrationen med ekonomisystemet blir mera naturlig.

De flesta äldre system med rötterna i stor- och minidatorsystem hör till den första gruppen, (men även till exempel Concorde och Navision) medan Hogia Art, Pyramid, Hansa och de mindre SPCS och XoR Compact hör till den andra gruppen.

Jag har en standardfråga som jag ofta brukar plåga olika leverantörer med på mässor och demonstrationer. Den lyder:

”Visa mig hela processen för att dokumentera en försäljning; faktura, reskontra, betalning och huvudbok”.

I den första typen av system lyckas demonstratören sällan visa hur det går till. Han villar bort sig i modul- och programbyten, journalkörningar och allsköns krångel. I den andra typen av system löses uppgiften elegant och med några få knapptryckningar. Denna typ av tester är viktiga, eftersom det blir allt färre personer på ekonomivadelningarna som ska kunna utföra allt flera uppgifter. Då är det viktigt att systemet är gjort efter verksamheten och inte tvärtom.

Civ. ek. Olof Hesselmark arbetar som datakonsult i Stockholm, huvudsakligen med frågor kring ekonomisystem.