BAS-projektet som sedan 1995 står under Industriförbundets huvudmannaskap har fortsatt utvecklingsarbetet. Eva Nyström redogör för den nya organisationen och de nyheter som är aktuella. Man räknar med att procent av de svenska företagen använder någon form av BAS-plan.
Parallellt med framtagandet av bokföringslagen (BFL) arbetade en särskild arbetsgrupp tillsatt av SAF och Industriförbundet med att ta fram den första BAS-planen som kom att kallas BAS 76. Den antogs redan i maj 1976 av Standardiseringskommissionen i Sverige (SIS) och blev därmed svensk standard. Systematiken var redan i BAS 76 nära anpassad till BFL:s balans- och resultaträkningar. Till skillnad från Mekanförbundets normalkontoplan betraktades här internredovisningen som en sidoordnad redovisning med kontoklass 9 som förbindelselänk.
BAS 76 uppdaterades sedan av SIS till BAS 80 och BAS 91. Under åren 1976–90 gjordes dessutom ca 20 branschanpassningar av BAS-planen, dock utan några enhetliga riktlinjer. Dessutom övergick Riksskatteverket (RSV) till att använda sig av räkenskapsutdrag (s.k. SRU) för insamling av företagens balans- och resultaträkningar. Blanketterna och den elektroniska varianten SIE 2000 upprättades efter BAS-planens systematik.
Nuvarande organisation
Under våren 1995 övergick huvudmannaskapet för BAS från SIS till Industriförbundet. Då inleddes ett mycket ambitiöst uppdaterings- och utvecklingsarbete, mer om detta nedan.
Ett dotterbolag till Industriförbundet äger alla rättigheterna till BAS-produkterna (”BAS-bolaget”), se fig. 1. Efter en initialinsats av Industriförbundet ska verksamheten vara självbärande, dvs. all verksamhet ska kunna finansieras av royalty på försäljningen av BAS-produkterna från Industrilitteratur.
BAS-gruppen, eller styrgruppen som den ibland kallas, består av ett 20-tal intressenter vars arbete bedrivs helt ideellt i gruppen. Här finns representanter för FAR och SRS, SRF och SBRF, Industriförbundet och Företagarna, Riksskatteverket, Statistiska Centralbyrån, NNR 1, Riksrevisionsverket, SAF Bokföringsnämnden, SIE-gruppen, utbildningsväsendet, Sveriges Verkstadsindustrier, Industrilitteratur m.fl. BAS-gruppen sammanträder minst två gånger per år. Förutom att gruppen informeras om utvecklingen av BAS-konceptet och initierar olika BAS-projekt så tar man ställning i vissa frågor, t.ex. beslutade man om utgivning av såväl EU-BAS 97 som en uppdatering av BAS 95, dvs. BAS 96.
Arbetsgruppen för BAS är den grupp som bereder ärenden och bedriver projektarbete. Detta arbete består bland annat av följande:
Underhåll och uppdatering
Uppdatering av befintliga produkter
Utgivning av kontoplansmeddelanden
Serviceverksamhet
Utgivning av BAS-bulletinen med kontoplansmeddelanden
Bevakning av branschanpassningar och diskussioner med branschorganisationer
BAS frågeservice: Framtagande och uppdatering av kopplingar mellan räkenskapsscheman (SRU) och BAS-planerna
Information
Genomförande av BAS-dagar
Arrangemang av informationsdagar för branschorganisationer
Övriga presentationer av BAS-konceptet i olika sammanhang, exempelvis i artiklar och hos Europeiska kommissionen
Projektarbete
Projektarbete för framtagande av nya produkter
Arbetsgruppen för BAS består av följande personer:
Torulf Jönsson (ordförande), LundaFörvaltnings AB (torulf.jonsson@lunda.se)
Carl-Erik Ramberg, Öhrlings Coopers & Lybrand (carl-erik_ramberg@se.coopers.com)
Sven-Erik Johansson, Ernst & Young och Internationella Handelshögskolan i Jönköping (sven-erik.johansson@ey.se)
Eva Nyström, Öhrlings Coopers & Lybrand, tidigare Redovisningskommittén, (eva_nystroem@se. coopers.com)
Näringslivets Nämnd för Regelgranskning, tidigare FUD
Användning av BAS-planerna
Den övervägande delen av företagen i Sverige, troligen omkring 95 %, använder någon form av BAS-plan. Många har gått över till EU-BAS 97 medan andra nöjt sig med att tills vidare använda BAS 96. Vi får även in frågor från företag som fortfarande använder BAS 76 (även om detta är undantag som dock bevisar att BAS-planen fungerar i längden)!
Frågeservice
Att BAS-planerna används i mycket stor utsträckning bevisas inte bara genom försäljningen av kontoplaner, CD-skivor, böcker och övriga hjälpmedel utan även av den frekvens varmed BAS-gruppens frågeservice utnyttjas. Denna frågeservice innebär att företag kan ringa eller faxa in frågor om kontoplanerna till arbetsgruppen. Många frågor berör också tillämpningen av redovisningslagarna och då framför allt ÅRL. Priset för frågeservicen är för närvarande 125 kr inklusive moms per samtal. Målsättningen är att alla ska få svar inom 48 timmar, något som för det mesta kan uppfyllas. I ett fåtal fall har svar dröjt men det har då berott på att samtliga i arbetsgruppen varit bortresta eller liknande. Samtliga frågor som loggas hos arbetsgruppen samlas i en databas och de som är av allmänt intresse publiceras sedan i BAS-bulletinen, i tillämpliga fall anonymiserade.
Två parallella kontoplaner
Som tidigare nämnts har BAS-gruppen beslutat att tills vidare underhålla två parallella kontoplaner, EU-BAS 97 och BAS 96. Bakgrunden till detta är naturligtvis det faktum att svenskt näringsliv idag, och troligen fram till år 2000, får leva med två parallella redovisningslagstiftningar. EU-BAS 97 baseras på uppställningsformerna i ÅRL medan BAS 96 följer uppställningsformerna i Bokföringslagen (BFL). Det är viktigt här att poängtera att, trots att motsatsen anges ryktesvis och i viss litteratur, båda BAS-planerna innehåller konton och instruktioner som gör att de kan användas för samtliga företagsformer, oavsett vilket regelsystem företagen befinner sig i, obligatoriskt eller frivilligt. Detta ger företagen en möjlighet att byta kontoplan när det passar, exempelvis när man genomför ett planerat byte av redovisningssystem. Eftersom uppställningsformerna i BFL kommer att försvinna, i och med att den nya bokföringslagen träder i kraft och börjar tillämpas, försvinner det regelverk som BAS 96 baseras på och den kan då efter några år fasas ut.
Kopplingstabeller
För att möjliggöra en mjuk övergång mellan BAS 95/BAS 96 och EU-BAS 97 finns kopplingstabeller och där anges kopplingen per konto. Dessa upprättades från början mest för att programleverantörerna skulle få tillgång till standardiserade kopplingar att arbeta efter i sina konverteringsprogram (och därmed kunna göra billigare programvaror) men har också setts som ett bra hjälpmedel i den praktiska bokföringen. Av försäljningsvolymen att döma är kopplingstabellerna mycket användbara. I publikationen med kopplingstabeller finns även kopplingar mellan de olika uppställningsformer (ÅRL respektive BFL) och den BAS-plan som inte är upprättad enligt motsvarande lagsystem. ÅRL har kopplats till såväl BAS 95 som BAS 96 varvid den senare kopplingen är enklare att genomföra eftersom konton lagts in i BAS 96 som möjliggör redovisning enligt ÅRL på ett enklare och mer standardiserat sätt.
Mini-BAS
En annan publikation som fått stort genomslag är EU-BAS 97 Mini (”Mini-BAS”), dvs. en mindre omfattande version av EU-BAS 97. Denna kontoplan innehåller endast cirka 200 konton och är framtagen för att användas av mindre företag med upp till 5 à 10 anställda. Här används till stor del s.k. gruppkonton i resultaträkningen, dvs. en kontogrupp motsvaras av ett enda konto. Ett exempel är konto 5000 Hyreskostnader (gruppkonto). I mini-BAS finns även ett konteringsark med frekventa konton för den löpande bokföringen, som ett extra hjälpmedel.
Förestående uppdateringar av kontoplaner
Under våren och sommaren 1998 kommer EU-BAS 97 att uppdateras, framför allt för följande förändringar:
Skattekontot
SRU-koder
SCB:s statistikinsamling
Nya eller uppdaterade rekommendationer från normgivare
Kontobenämningar med 30 tecken.
Några enstaka konton kommer också att läggas till, utöver de som hittills redovisats i kontoplansmeddelanden. Uppslag till nya konton får arbetsgruppen genom förslag från användare men också genom att bevaka de branschanpassningar som görs.
Uppdateringen av EU-BAS 97 kommer under hösten 1998 att åtföljas av motsvarande uppdatering av BAS 96.
Pågående projekt
För närvarande håller projektet runt BAS-nyckeltal att slutföras tillsammans med SCB (se artikel i Balans nr 1/98). Resultatet kommer att publiceras i en bok från Industrilitteratur under våren 1998 tillsammans med en kalkylmall i form av en Excel-fil. Det främsta syftet med BAS-nyckeltalen är att öka förståelsen för och intresse och användning av finansiella nyckeltal för bättre analys och effektivare styrning – framför allt i små och medelstora företag. Man kommer att behandla grundläggande nyckeltal, dvs. sådana som utgörs av siffror som framgår av årsredovisningen, och tilläggsnyckeltal, dvs. där man behöver viss tilläggsinformation utöver årsredovisningen. Här återstår de s.k. mjuka nyckeltalen som kommer att bli föremål för projektarbete under senare delen av 1998. Det saknas även branschnyckeltal i många branscher. Dessa kan underlättas med en bra branschanpassad kontoplan (se nedan).
BAS-planen omfattar endast affärsredovisningen, internredovisning ingår därför inte i själva kontotabellen varför hänvisning gjorts till uppläggning i kontoklass 9. I dagarna har ett projekt dragits igång tillsammans med Sveriges Verkstadsindustrier, VI. Denna projektgrupp kommer att, som grund i sitt arbete, ha en förstudie som redan gjorts i BAS-gruppens regi med bistånd av prof. Lars A Samuelsson, Handelshögskolan i Stockholm. Vi planerar att projektgruppen kommer att avrapportera sitt arbete under våren 1999.
Det finns ett stort antal ekonomiska begrepp i BAS-planerna. Tyvärr är inte den tillämpade terminologin varken där eller i många andra sammanhang helt konsekvent, varför en projektgrupp arbetar för att få fram lättförståeliga begrepp som ska användas konsekvent i BAS-produkterna.
Ett projekt som helt och hållet är ofinansierat idag är en översättning till engelska av instruktionerna till EU-BAS 97. Kontotabellen finns redan idag översatt till såväl engelska som tyska. I dagarna kommer ett utskick att gå ut till våra börsbolag för att utröna om det finns ett intresse för en sådan produkt. Om tillräckligt intresse finns kommer en översättning att kunna tas fram tämligen snabbt. Om någon av Balans läsare är intresserad så vore undertecknad tacksam för e-post. Det går även bra att anmäla intresse till BAS-gruppens projektledare på Industrilitteratur, Karin Molander-Stenstad (karin.molander@industrilitteratur.se).
En viktig målsättning för BAS-gruppen är att göra en BAS-handbok. En sådan ska ses som en motsvarighet till FARs samlingsvolym vad gäller kontoplan och redovisning i framför allt mindre företag – en redovisningshandbok för småföretagare. I denna kommer man troligen att finna de flesta BAS-publikationer. När denna BAS-handbok kommer ut och i vilken form är ännu oklart.
BAS-bulletinen med kontoplansmeddelanden
BAS-bulletinen ges ut fyra gånger per år och är tänkt som ett komplement till tidningar som Balans och Redovisningskonsulten. I BAS-bulletinen finns artiklar om branschkontoplaner, SRU-koder, skattekonto och liknande ämnen som hör nära ihop med BAS-planerna och företagens bokförings-, boksluts- och deklarationsarbete. Den bör finnas hos företag, redovisningskonsulter, revisorer och andra som sysslar med redovisning.
Kontoplansmeddelanden finns som bilagor till BAS-bulletinen och innehåller exempelvis nya konton, ändrade konton, SRU-koder och kortare förklaringar till användning av konton. Dessa nya och ändrade konton osv. inarbetas givetvis i senare uppdateringar av kontoplanerna.
Branschanpassningar
Branschanpassningar av EU-BAS 97 är något som BAS-gruppen uppmuntrar. För att försöka undvika alltför stora avvikelser mot kontotabellen i EU-BAS 97 bevakar Arbetsgruppen för BAS nya branschanpassningar och lämnar ofta synpunkter under tiden branschkontoplanen arbetas fram. Eftersom BAS-konceptet står för en standardisering av konteringar, inte minst med tanke på kopplingarna till SRU-koder och SCB:s statistikinsamling, är det viktigt att strukturen bibehålls i största möjliga utsträckning. För de företag som anlitar utomstående hjälp för sin redovisning är det dessutom viktigt att den branschanpassning man använt är sådan att den lätt kan inordnas i t.ex. en redovisningskonsults system. Ingreppen i EU-BAS 97 får då inte vara för många och för stora eftersom det försvårar en rationell hantering av konsultens olika uppdrag. Därmed kan kostnaderna öka för det enskilda företaget.
De branschkontoplaner som arbetsgruppen fått kännedom om avser energiföretag, handelsföretag, fastighetsföretag, bostadsrättsföreningar, åkerier, bensinstationer, installationsföretag (el, VVS, plåt och kyl), lantbruk, campinganläggningar samt hotell och restauranger. Kontakta gärna undertecknad för adresser till branschorganisationer.
Så långt vi vet idag är branschanpassningar på gång även vad gäller advokatbyråer, taxirörelse, hästsport samt för offentlig verksamhet. Arbetsgruppen för BAS genomför en enkät till olika branschorganisationer för att få reda på om det finns fler anpassade kontoplaner. Resultatet av denna undersökning håller på att sammanställas.
Omfattningen av kontotabellerna varierar mycket. Installatörernas BAS 97 exempelvis har tre olika kontotabeller beroende på företagets storlek och behov där den minsta endast omfattar cirka 150 konton. ÅK BAS 97 å andra sidan innehåller hela EU-BAS 97 med tillägg för branschspecifika konton.
Branschanpassning av EU-BAS 97 innebär oftast att materiella anläggningstillgångar (kontogrupperna 11–12), varulager (kontogrupp 14), försäljning (kontoklass 3) och varuinköp (kontoklass 4) anpassas efter branschens speciella behov. Här har man vad gäller bensinstationer gått så långt att man genom en indelning i verksamhetsområden lagt in internredovisning i kontoplanen, något som fungerar bra. En anpassning som tyvärr är mindre lyckad ur standardiseringsperspektiv är HR 97 (hotell och restauranger) där en del av resultaträkningens konton flyttats till kontogrupp 77. Denna omflyttning av konton kan vålla problem när SRU-koder ska fyllas i men också för företag som anlitar extern hjälp med redovisningen.
Sammanfattning
BAS-projektet har nu god vind i seglen och givetvis kommer royalty från försäljningen av BAS-produkterna att användas för att fortsätta det ambitiösa utvecklingsprogram som BAS-gruppen arbetar efter. Arbetsgruppen är mycket lyhörd för idéer, förslag och allmänna synpunkter på såväl befintliga produkter och förslag till nya dito som arbete med införande av EU-BAS 97 i större företag. Använd gärna någon av de e-postadresser som angetts ovan eller skicka till BAS-gruppens kansli, Box 1058, 221 04 Lund.
Eva Nyström (nu Törning) var tidigare sekreterare i den statliga Redovisningskommittén och är nu verksam inom Öhrlings Coopers & Lybrand. Hon är ledamot BAS-gruppen och Arbetsgruppen för BAS.
Hon medverkade senast i Balans nr 10/96.