Dags att planera nästa säsong

Det är dags att ta itu med den nya årsredovisningslagen, skriver Hans Sjölund. Går det till exempel att skapa en mall i Excel som tar fram en årsredovisning lika smidigt som i dag? Och kan möjligen inte gamla bakåtsträvare faktiskt klara sig med ”gamla hederliga BAS” även i framtiden?

Den nya årsredovisningslagen, ÅRL, kommer att ge oss problem om vi inte tar itu med den nu. Denna artikel är skriven sedan jag tillbringat ett par hundra timmar med att försöka skapa en mall i Excel som gör det möjligt att framöver ta fram en årsredovisning lika rationellt som idag. Läget är just nu att ett musklick ger ett ganska bra utkast men några få frågetecken kvarstår. Där kan jag inte utläsa svaren i vare sig FARs vägledning, BAS och EU-BAS eller diverse nyproducerade böcker i ämnet och ser fram emot konstruktiva synpunkter. Syftet är att vi skall kunna vägleda klienterna i deras anpassning av kontoplanerna.

Vi behöver nya mallar för årsredovisningen

Majoriteten av årsredovisningar skapas idag från mallar i kalkylprogram eller ordbehandlare. Från årsskiftet skall nya mallar finnas redo, vara väl testade och installerade. Personalen skall ha hunnit utbildas. Redan nu pågår en febril verksamhet bland byråernas dataexperter och programföretagen med sikte att ha produkterna klara i sommar. Under hösten vidtar arbetet att komplettera klienternas senaste bokslut så att föregående års siffror är klara före nästa säsong. Idag skapas 10/24-bolagens externa rapporter i stor utsträckning genom att informationen i klienternas redovisningssystem överförs till redovisnings- och revisionsbyråerna för vidare bearbetning i specialprogram. Tack vare att programföretagen kunde enas om en standard (SIE) för att överföra data mellan olika program klaras detta idag med ett par musklick.

Hur bör kontoplanen struktureras? Den överförda informationen avser huvudbokskonton. Härav följer att den information som är nödvändig för att skapa en rapport i andra system än redovisningen skall registreras på kontonivå. Detta gäller särskilt uppgifter som krävs för deklaration och årsredovisningen. De nyskapade konton som lagts till BAS 96 och EU-BAS är förvånansvärt få. För de enskilda företagen krävs oftast bara marginella kompletteringar av den gamla kontoplanen.

Förvaltningsberättelsen kräver normalt inte att belopp anges och påverkar inte kontoplanen.

Resultaträkningen

Majoriteten av småbolagen kommer att använda den kostnadsslagsindelade resultaträkningen eftersom en seriös fördelning efter funktion i praktiken kräver användning av ett avdelningsbegrepp bara för denna rapport. Som kuriosum kan nämnas att det kostnadsslagsindelade alternativet förkastades av utredarna, men tilläts av departementet sedan de insett småföretagens behov.

Kursdifferenser på fordringar och skulder av rörelsekaraktär redovisas sedan gammalt på 3720. Kursvinster skall enligt ÅRL redovisas under Övriga rörelseintäkter och kursförluster under Övriga rörelsekostnader. Av FARs ”Vägledning” sid 18 [12] framgår att ”FAR anser att räntor och kursdifferenser, oavsett om kursdifferenserna är positiva eller negativa, bör ses i ett sammanhang.”

Givet att detta uttalande, som avser finansiella skulder, kan tolkas så att kursdifferenser kan redovisas netto så behöver 3720 inte brytas ned i kursvinster eller kursförluster. En Excelmall kan ju enkelt fördela nettot till rätt rad i årsredovisningen genom att läsa av om beloppet är positivt eller negativt.

Försäljning av materiella anläggningstillgångar ger problem. Detta består i att flera olika transaktioner slagits ihop till ett enda konto i BAS/EU-BAS trots att ÅRL kräver information om de olika beståndsdelarna i noterna. Några konton borde brytas ned till sin ”minsta gemensamma nämnare” för att hanteringen skall bli rationell dvs. att tillräcklig information registreras på kontonivå.

Reavinster och reaförluster hänförs till Övriga rörelseintäkter eller Övriga rörelsekostnader om de inte avser ”försäljning av betydande anläggningstillgångar” då en omklassificering till Jämförelsestörande poster blir aktuell. Med betydande kan rimligen inte avses småföretagarens årliga bilbyte varför vi normalt inte behöver klassificera om posten till Jämförelsestörande poster men jag ser fram emot att få mer konkreta anvisningar. I mallen borde det räcka med att man definierar beloppet ”betydande” för att klassificeringen skall ske med automatik.

BAS och EU-BAS anvisar särskilda konton för reavinst och reaförlust. Ser man närmare på noternas behov av information så framkommer att vi skall specificera förändringen i investeringarnas anskaffningsvärden och ackumulerade avskrivningar. I finansieringsanalysen vill vi se vad bolaget faktiskt fått i ersättning för en såld anläggning. Denna information kan inte erhållas på kontonivå från vare sig BAS eller EU-BAS vilket gör det önskvärt med en annan indelning. BAS90 anvisar 7813 Erhållen ersättning vid försäljning av maskiner vilket BAS96 tagit bort. Jag föreslår att man återgår till ordningen och bryter ned ett rearesultat i sina tre komponenter Erhållen ersättning – Anskaffningsvärde + Ackumulerade avskrivningar.

Konteringen är enkel att lära ut. Antag att en maskin säljs. Samma belopp som krediteras 1810, dvs anskaffningsvärdet, skall debiteras 7815. Samma belopp som skall debiteras 1819 värdeminskningen skall krediteras 7816.

Det nya utseendet på noten över Maskiner och andra tekniska anläggningar innehåller uppgifter om IB, Inköp, Försäljning/utrangering och UB.

De föreslagna kontona ger tillräcklig information för att låta programmet beräkna värdet på årets nyinvesteringar. Enda förutsättningen är att man kan ange värdet på omklassificeringar och upp/nedskrivningar. Detta torde vara sällsynt i småbolagens värld och får göras manuellt samtidigt som det beräknade anskaffningsvärdet stäms av mot inventarieförteckningen.

Härefter har vi problemet med brutto/nettoredovisning. FAR pekar på sju grundläggande principer varav den sjätte påbjuder att intäkter inte får kvittas mot kostnader. Om detta i reavinstfallet skall tolkas så att bara nettot mellan erhållen ersättning och bokfört värde är intäkt så tvingas vi dubblera de nyss nämnda kontona. Om däremot hela ersättningen anses vara en intäkt så har vi redan ett godkänt kvittningsfall. I 10/24-bolagens värld är det önskvärt med ett pragmatiskt synsätt. Låt oss endast redovisa nettot av årets sålda anläggningar som antingen reavinst eller reaförlust.

Legoarbeten och prisreduktioner kan förekomma i de tre raderna Råvaror och förnödenheter, Handelsvaror och Övriga externa kostnader. Ofta ger väsentlighetskriteriet att ett konto kan hänföras till en specifik rad, men nedbrytning kan ibland vara nödvändig. Dessvärre ger inte EU-BAS någon mer konkret ledtråd.

Resultat från finansiella investeringar skall specificeras i not. Därför måste kursdifferenser på korta och långa placeringar och fordringar särredovisas. Utlandslån är numera sällsynt i småbolagen men lägg upp separata konton när det förekommer. Tänk även på att lägga upp separata konton för koncernföretag, intresseföretag samt långfristiga och kortfristiga poster.

I resultaträkningen summeras delbeloppen, men noterna kräver en uppdelning i Utdelning, Räntor, Kursdifferenser och Upp/Nedskrivning. Vi får alltså fler konton för exempelvis ränteintäkter och gamla 8020 bryts ned i två konton om räntorna härrör från både korta och långa poster. I småbolagen medför detta som regel inte mer än 0–5 nya konton.

Balansräkningen

Tillgångarna påverkas marginellt. Nedbrytningen av lagret i Råvaror och Färdiga varor är lätt åtgärdad. Samma gäller ombokningen av maskinparken i de fall bara ett konto använts i grupp 18 Maskiner och inventarier. Glöm inte att särredovisa den ackumulerade värdeminskningen. Byggnader och mark kan numera slås samman till Fastighet, men detta kräver ingen ändring i sig. Skulderna är i stort opåverkade och garantiavsättningarna kan styras om till raden Avsättningar utan ändring av kontonumret.

Noterna

Notapparaten är ordentligt tilltagen i ÅRL. Det nya vad avser uppgifter från redovisningen är primärt förändringen i anskaffningsvärden och ackumulerade avskrivningar vilket beskrivits i fig. 1 på föregående sida.

ÅRL kräver att pensionskostnader redovisas i noten om personal. Där särredovisas pensionskostnader för ledningspersonal och övriga anställda. För att kunna skapa denna not automatiskt krävs att konton i gruppen 57 Pensionskostnader bryts ned med avseende på kategori. Detta är i praktiken helt odramatiskt eftersom man bara lägger upp ett nytt konto på nästa lediga nummer i de företag som har exempelvis pensionsförsäkringar för både ledning och övrig personal.

En bra årsredovisningsmall skall givetvis läsa av om bolaget är ett 10/24-bolag och därefter dölja de noter och avsnitt i förvaltningsberättelsen som inte behövs. Mallen skall också känna av vilka noter som inte berörs av det enkla skälet att det saknas belopp på samtliga berörda konton och dölja dessa noter. Kvar står som regel 4–7 noter som kräver lite handpåläggning. Med en anpassad redovisning så som den beskrivits ovan får man upp en skaplig råkopia med ett enda musklick. Sedan återstår finputsning i form av kategorisering i 5-års skulder, koncernbolagens namn etc.

BAS och EU-BAS

EU-BAS syftar till att spegla strukturen i den nya årsredovisningen och en grundläggande idé är att detta skall underlätta för kommande generationer. Uppenbarligen kan vi gamla bakåtsträvare klara oss med gamla hederliga BAS även i framtiden. I synnerhet om vi i stället lägger krutet på att lära oss generella rapportgeneratorer som Excel.

Årsredovisningsmallar är rätt användbara för utbildning de också. Jag noterar att FAR i sitt remissvar till BAS-gruppen ifrågasatte nyttan med EU-BAS. Programföretagen i SIE-föreningen konstaterade i sitt svar att de får tillfället att tjäna extra slantar, men avrådde bestämt från att dubblera BAS av hänsyn till företagen.

Låt oss hoppas att BAS-gruppens nuvarande projekt om flerdimensionell redovisning görs oberoende av om man använder BAS och EU-BAS och att departementet även denna gång är lyhörda för småföretagens behov.

Hans Sjölund är auktoriserad revisor i Norrtälje. Han medverkade senast i Balans nr 6–7/1996 och tar gärna emot reaktioner på ovanstående inlägg via e-mail: hans.sjolund@revisionspartner.se

Hans Sjölund