Förr hämtades revisorn vid tåget med bolagets limousin. Flaggan var hissad när han kom. Böckerna låg prydligt på rad. Så går det inte till längre. Datasystem, ökade risker, större informationskrav, globalisering, krav på högre effektivitet och mycket annat har förändrat revisorslivet.
Balans hälsade på vid ett revisorsbesök av i dag – hos en koncern med 150 enheter och 25 valutor. Den får fram årsbokslut på 17 dagar. Revisorn är långt borta från den högaktningsfulla idyllen där prydligt präntade böcker gås igenom frampå vårkanten.
”Det var mycket högtidligt när Sillén reviderade på Esselte. Flaggan skulle vara hissad och te serveras klockan tre – det var väldigt viktigt. Han satt där i tre dagar och det var stor uppställning från företagets sida. Böckerna skulle ligga i en viss ordning på bordet.”
Beskrivningen finns i Balans nr 12/89 och visar hur det kunde gå till på 1940-talet.
Svensk revisions Grand Old Man Oskar Sillén förväntade sig flaggning när han kom till bolagen.
Numera flaggas det inte – i alla fall inte för revisorn.
Esselte var Oskar Silléns första börsbolag. Uppdraget i AB Sveriges litografiska tryckerier var tillsammans med Asea och Sandvikens Jernverk hans största. I Slt var han revisor från 1913 till 1956.
När Balans 83 år efter Silléns tillträde kommer till Esselte så kan fotografen Stig-Göran Nilsson ändå ta en bild framför fyra blågula flaggor med auktoriserade revisorerna Stig Nilsson (Ernst & Young) och Reidar Peters och Peter Markborn (Arthur Andersen) tillsammans med Esseltes vice VD samt ekonomi- och finansdirektör Hans Biörck. Men det är en ren tillfällighet att flaggorna är hissade och vajar lite lojt i det fuktiga vinterdiset. Det är allmän flaggdag och den som äras är Alfred Nobel. Flaggorna med företagslogon är för dagen utbytta mot vår nationalsymbol. Heders-betygelserna gentemot revisorerna är inte vad de har varit. (Men i receptionen vet de i alla vad revisorerna heter.)
Bättre förr?
Var det bättre förr?
Nja, det är svårt att svara på. Revision 1913–56 var inte detsamma som revision av i dag.
Just den här dagen har alla revisorerna kommit till ett av de cirka tre större möten som de har varje år med företagsledningen. Därutöver hålls ytterligare ett antal löpande möten med Peter Markborn och dennes kollega auktor revisorn Jan Berntsson.
Herrarna har inte träffats på Nobeldagen för att tala om hur revisionen ska läggas upp. Den är nämligen redan klar så långt det över huvud taget är möjligt fastän året inte är slut. Revisionsprocessen pågår i stort sett över hela året. Med de krav som börsen och andra intressenter har så har processen snabbats upp oerhört. Den är nästan igång är innan revisorerna valts på bolagsstämman – det tycker inte revisorerna att vi ska skriva, men i princip kan man säga att det är så. Det är helt enkelt nödvändigt för att klara tidsramarna.
Denna vinterdag tar revisorerna och företagsledningen plats i styrelserummet på plan 10 i Esseltes huvudkontor på Sundbybergsvägen i Solna. De tar av sig kavajerna och rullar upp skjortärmarna för att ta itu med de allra sista problemen.
Det går inte att hantera några problem i januari. Det är för sent.
– Allting måste nu vara avstämt med företagsledningen och med systemen, säger Reidar Peters. Det här är en global koncern där processen börjar långt ute i periferin och går uppåt. Nu är vi här för att ”knyta ihop säcken”.
Koncernbokslutet kom ut och publicerades den 17 januari. Esselte blev därmed först i landet.
Det är ingen liten apparat som ska klaras av. Hans Biörck konstaterar att hans företag består av cirka 150 enheter som arbetar med 25 olika valutor:
– Men ”filtren” är så finmaskiga att det inte ska finnas något större problem som dyker upp senare när alla dotterbolag verkligen har granskats. Det kan ligga nere på en udda miljon som kommer ut i form av förändring i lager eller liknande. Och alla frågor som kommer upp i vår interna beslutsprocess stäms av allt eftersom de dyker upp. Förvärv och avyttringar går vi igenom med revisorerna redan innan de går till styrelsen.
Limousinen framkörd
Revisionen lever alltså ett helt annat liv än på Oskar Silléns tid när i stort sett hela insatsen gjordes när året var slut – en metod som var allmän ända tills för cirka 25 år sedan.
Både Stig Nilsson, 59, och Reidar Peters, 57, minns hur det var förr.
Reidar Peters FAR, Richard Peters, var tillsammans med Oskar Sillén revisor hos Kockums Mekaniska Verkstad i Malmö. Från den tiden går det många historier.
– Sillén brukade komma med nattåget från Stockholm, berättar Reidar Peters. På centralen mötte Kockums limousin och körde honom de hundra metrarna till Savoy Hotel där han installerade sig för de 3–4 dagar han skulle vara på Kockums. Varenda lunch blev det en ny (och kort) limousinfärd. Sillén skulle åka tillbaka till hotellet för att äta och byta kostym.
Stig Nilsson säger:
– Revisionen var ju en helt annan ritual på den tiden. Det var mycket formellt med böckerna som skulle ligga på bordet. Och när jag var ute som assistent fick man sitta de där 3–4 dagarna och pricka av gravationsbevis eller summera bokslutsbilagor.
– Numera har komplexiteten också ökat väldigt, säger Stig Nilsson. Kraven på en modern årsredovisning i en internationell koncern är mycket stora. Jag minns från förr en VD som hade en mycket klar uppfattning om sitt börsbolags årsredovisning. Jag hade försökt övertyga honom om att använda en mer sofistikerad lösning än parivärdemetoden i koncernredovisningen. Han bara tittade på mig och sa: ”Revisorspojken, en sak ska du veta. Jag ställer ett krav på en årsredovisning. Den ska gå ner i rockfickan”. Och så var det nog snackat om det.
Tidspressen ökar
Kraven på att snabbt få fram information kommer att fortsätta att öka tidspressen på revisionen:
– Koncernbokslutet kommer inte den 17 januari i framtiden, säger Reidar Peters. Det blir den 2 eller 3 januari.
Det är en bit kvar dit.
– Men vi börjar komma ganska nära, säger Hans Biörck. Vi utbyter stora filer över nätet. Det blir mer och mer löpande systemgranskning över året. Om man nu ska jämföra med hur det var på Silléns tid så upprättar vi månadsbokslut på i stort sett samma basis som årsbokslutet. Därför ska det inte finnas några okända differenser som hamnar mellan stolarna – inte som förr när det var långt mellan boksluten. Saker och ting flyter upp löpande mellan månaderna och kvartalen. Det finns en följdriktighet i allt. Vi ser om blir ett avbrott någonstans i händelsekedjan och då vet vi att något är fel. Med datasystemen kan vi väldigt snabbt klara ut om siffrorna går åt fel håll. Det gäller både på koncern- och dotterbolagsnivå.
Tycker du att du har någon nytta av revisorerna? Efter allmän munterhet inför frågan, ställd i revisorernas närvaro, svarar Hans Biörck:
– Vi samarbetar väldigt mycket. Kommunikationen är öppen och rak. Problem och möjligheter hanteras löpande. Det är en fördel att kunna diskutera bolaget, dess styrkor och svagheter, med någon utifrån som verkligen kan bolaget. Visst kan man diskutera med analytiker och andra. Men de har, ärligt talat, en ganska begränsad insikt i hur bolaget egentligen fungerar.
– Revisorerna hjälper oss att se hur vi klarar oss i förhållande till andra stora bolag både i Sverige och internationellt. Och de hjälper oss att se hur vi klarar oss inom koncernen – vi får klart för oss vilka enheter som håller högre eller lägre standard.
– Arbetet är därför i hög grad framåtriktat, säger Stig Nilsson.
– Vi har själva våra uppfattningar, revisorerna har sina, fortsätter Hans Biörck. Vi matchar dem mot varandra och detta styr till stor fördelningen av revisionsinsatserna inom koncernen. Revisionsinsatserna i dotterbolagen bygger bland annat på den gemensamma uppfattning som vi har om risken inom var och en av våra olika enheter. Det är väldigt konstruktivt att vi och revisorerna kan ha olika uppfattningar att diskutera.
Bra att inte byta så ofta
Hans Biörck tycker att det är viktigt att under en längre period få behålla samma individer som revisorer. Där är Esselte på ett sätt ganska ovanligt. Oskar Sillén var Esseltes revisor i 43 år och mellan honom och dagens Stig Nilsson på Sillén-sidan (Ernst & Young hette under en del av 80-talet Hagström & Sillén) har det bara funnits Sigurd Löfgren och Arne Holmén under alla dessa år sedan 1913. Arthur Andersen genom Reidar Peters och Peter Markborn har också varit med länge hos Esselte.
När det gäller kontinuiteten i revisorsmandaten är det ofta inte så bra beställt på lokal basis ute i dotterföretagen som det är i Sverige som revisionen styrs ifrån.
– Det kan vara på lokala förhållanden arbetsmarknaden eller något annat som gör att genomströmningen inom revisionsteamen är snabbare än vad vi skulle önska oss, säger Hans Biörck. Varje gång man får in ett nytt ansikte så blir det en ganska omfattande utbildnings- och startprocess.
Totalt kan insatsen av extern revision inom Esselte-koncernen på världsbasis beräknas till nära 20 000 timmar.
Fem internrevisorer
Esselte har också fem interna revisorer, placerade i London eftersom 95 procent av verksamheten finns utanför Sverige. De arbetar väldigt mycket som interna konsulter. De använder ungefär en fjärdedel av sin årskapacitet till att bistå med årsbokslut. Användningen av internrevisorer för att hjälpa till med årsbokslutet styrs bland annat av de lokala lagarna. Det är inte alla länder som tillåter att internrevisorer arbetar på det sättet.
– I övrigt använder vi de här personerna för att exempelvis jämföra prestationerna i olika bolag i koncernen. De är de enda förutom externrevisorerna som verkligen går ner och studerar detta på detaljnivå. Vi använder också internrevisorerna mycket i samband med förvärv och avyttringar. Genom att ha internt folk till detta arbetar vi upp en kunskap inom bolaget som också kan överföras till andra avdelningar.
Givetvis är också de externa revisorerna tidigt inkopplade på förvärv och avyttringar.
– Det kan finnas ett antal olika alternativ att ta ställning till, säger Hans Biörck. Konsekvenserna av alternativen måste diskuteras. Hur en avslutad affär ska bokföras är något som aldrig får komma som en överraskning.
En annan aktuell fråga som diskuteras med revisorerna är att börja med euro.
– Euron är ett typexempel på saker som drabbar olika koncerner olika fort. Men problemen är likartade: hur och när ska man till exempel konvertera? Det handlar om ett stort omställningsproblem och för en koncern av Esseltes natur finns det all anledning att ligga långt framme, till exempel driva processen att gå över till euro som konsolideringsvaluta i stället för kronor med tanke på att så stor del av vår verksamhet finns utomlands.
Diskussionerna med revisorerna förändras ständigt.
– I dag ägnar vi mindre tid åt att diskutera produkter i lager och mer åt våra säkerhetssystem och totala systemhantering, säger Hans Biörck. Det blir mer och mer av detta efterhand som systemen blir mer komplexa och sårbarheten ökar. Här behövs djup system- och fackkunskap. Av revisorerna ska man kunna kräva att de har folk med den kompetensen. Vi betalar för en extra trygghet.
Större riskfaktor
En annan sak som förändrats sedan flaggorna hissades för Oskar Sillén är riskerna:
– Förr kunde man revidera 4–5 månader efter bokslut, säger Peter Markborn. Det går inte i dag när företagen har en helt annan riskfaktor. På den gamla tiden tog det ett eller två år innan företagen gick dåligt. I dag kan de vara borta från ett produktfält på 90 dagar.
– Ja, och förr skrevs anläggningstillgångarna av till noll redan första året, säger Reidar Peters. Varenda balanspost man vände på dröp av reserver. Och industrin gick mestadels som tåget.
Hans Biörck påminner om att det förr i tiden inte heller behövde publiceras något koncernbokslut. Det fanns ett moderbolag och så fanns det de andra enheterna var för sig. Om produktionen skedde i en särskild enhet kunde det dröja ganska länge innan eventuella problem fortplantade sig till säljbolagen. I dag sprider sig förändringarna med en rasande FARt genom hela systemet.
Spänning och utmaning
Men var det ändå inte bättre förr att vara revisor? Mer mänskligt och personligt?
– Nej, jag tror att det var mer auktoritärt och formellt. Revisionsbranschen i dag är mycket mera spännande och utmanande, säger Stig Nilsson. Inte bara för oss påskrivande revisorer utan också för alla våra medarbetare. Kanske hade man förr mer tid att prata med varandra under mindre pressade former. Men innehållet i den tid när vi träffas på företaget har ett mycket högre värde i dag. Den kontakt vi haft till exempel nu och här på Esselte under en förmiddag har varit utomordentligt innehållsrik även om den varit tidsmässigt komprimerad.
– Branschen är spännande, instämmer Reidar Peters. Men det gäller för oss revisorer att hänga med. Vi befinner oss i en brytningstid. Vi måste ladda revisionsprodukten med nytt innehåll och revisionsprocessen måste effektiviseras. Kraven på snabbhet och exakthet tarvar nytänkande och stora investeringar i informationsteknologi och mer sofistikerad revisionsmetodik.
Peter Markborn fyller på:
– Se på den finansiella marknaden som är helt global, eller energimarknaden som är delvis regional men kommer att bli global. Det kommer att ställas nya krav på hur vi levererar våra tjänster. Verifieringsprocessen kommer att krympas tidsmässigt. Vi måste förstå IT-risker, vi måste ha affärskunskap för att förstå klienternas världsomfattande operationer. Kanske kommer klienternas huvudkontor att försvinna. Kanske får vi virtuella huvudkontor med produktlinjechefer på olika ställen hopknutna i ett datasystem.
Bokslut på fem dagar?
– Min ambition är att presentera kvartalsboksluten på tionde dagen efter kvartalsslutet, säger Hans Biörck. Där ligger vi i princip redan under 1997. Man kan diskutera om det i stället borde vara fem dagar – och vad vi får ut av den extra insatsen.
När Esselte gick från 25 till 10 dagar skedde det utan att det tillkom en enda person i koncernen. Och i dag har man bara 2,5 anställda på koncernnivå som är engagerade i redovisningen. När Hans Biörck började för 19 år sedan var det 8–10 personer.
– Systemen i dag är så effektiva att de här 2,5 personerna, som är mycket kvalificerade, bara arbetar med boksluten under några kortare toppar, säger Hans Biörck. Resten av tiden kan vi använda dem för systemutveckling och internutbildning av redovisningspersonal både centralt och på dotterbolagsnivå i Sverige och utlandet.
– I framtiden kan det för oss revisorer bli fråga om att revidera i en miljö där Hans Biörck har all information löpande tillgänglig för alla intressenter i en liten white box, säger Reidar Peters. Det blir nästa generations revisorsutmaning och en ödesfråga för vår bransch.
Inge Wennberg