Nyheter: Behöver styrelsens arbete regleras

Rubrikens fråga har besvarats med ”ja” av den senaste utredningen om Aktiebolagslagen. Även i Danmark har man kommit till samma slutsats. Vi bör nu ta till oss budskapen från praxis, menar Åke Danielsson och Claes Holmberg i denna artikel. En annan fråga är om regleringen behövs för alla de 250 000 aktiebolagen.

Frågor om styrelsens arbetssätt, ansvarsområden, urval m.m. har diskuterats och debatterats intensivt under flera år. Namn och begrepp som Fermenta, Cadbury, Corporate Governance har blivit kända långt utanför specialisternas krets.

Många synpunkter om olika brister har framförts, särskilt i fråga om svårigheter att utkräva ansvar för beslut eller för försummelser, men även positiva idéer om hur styrelsens arbete bör utvecklas för bolagens bästa.

I denna artikel beskrivs och kommenteras föreslagna förändringar i Aktiebolagslagen för styrelsernas arbete, som, förutom att vara intressanta i sig, kan bli mycket betydelsefulla även för andra bolagsorgan, som VD och revisorer. Förändringarna handlar om att styrelser skall ha en fastställd arbetsordning, men förslaget har hittills inte medfört någon offentlig debatt.

I Danmark finns erfarenheter av detta. Baserat på detta kommenteras förslaget särskilt i fråga om aspekter där styrelser och revisorer har intressen som möts.

Utredningen om den svenska aktiebolagslagen

I den senaste utredningen om ABL (SOU 1995:44 Aktiebolagets organisation) sker en genomgång av ledningsfrågorna och utredningen redovisar sina slutsatser och förslag till åtgärder. Märk dock att kommittén helt avstår från att behandla koncernfrågor.

Utredningen föreslår att styrelsens uppgifter i de svenska aktiebolagen skall bli tydligare reglerade så att ansvar och skadestånd kan utkrävas vid avsteg från förpliktelserna. Styrelsens ansvarsområde skulle däremot inte förändras utan utredningen tycker att detta är väl avvägt.

Problemet är sålunda ett beskrivningsproblem och handlar alltså om att på lagom nivå ange styrelsens uppgifter och arbetssätt samt kompetensfördelningen med andra bolagsorgan.

Exempel på utredningens nya lagkrav i ABL:

• Styrelsen skall i instruktioner bestämma arbetsfördelningen mellan styrelsen å ena sidan och verkställande direktören och andra organ som styrelsen inrättar å andra sidan.

• Styrelsen skall fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Styrelsen skall meddela anvisningar för när och hur sådana uppgifter som behövs för styrelsens bedömning enligt första stycket och för att styrelsen skall kunna fullgöra sina uppgifter i övrigt skall samlas in och rapporteras till styrelsen. I ett moderbolag skall den rapportering som avses i andra stycket omfatta också dotterföretagens förhållanden.

• Styrelsen skall årligen fastställa en arbetsordning för sitt arbete. Arbetsordningen skall innefatta bestämmelser om arbetsfördelningen mellan styrelsens ledamöter, hur ofta styrelsen skall sammanträda samt suppleanternas närvaro och deltagande i styrelsens arbete.

I sina kommentarer till den föreslagna nya lagtexten anger utredningen bl.a. följande:

• Kommittén föreslår vissa bestämmelser som syftar till att precisera styrelsens och verkställande direktörens uppgifter och ansvar. Att mera detaljerat i lagen söka reglera dessa frågor anses emellertid förenat med svårigheter.

• De allmänna bestämmelserna om styrelsens och verkställande direktörens beslutskompetens och skyldigheter är väl övervägda. De bör även i fortsättningen utgöra grunden i regleringen. Det finns emellertid bl.a. pedagogiska skäl som talar för att regleringen görs utförligare än för närvarande och att en återgång sker till den typ av reglering som återfanns i 1944 års lag. Det innebär att styrelsens och verkställande direktörens uppgifter mera uttryckligt preciseras i lagtexten.

• Genom instruktioner kan styrelsen mejsla fram en organisation där ingen kan tveka om arbetsfördelningen mellan styrelsen, styrelsens arbetsutskott, verkställande direktören, direktionen, divisionsstyrelserna och de övriga organ som ingår i organisationen.

• Fermenta-utredningen visar att det finns skäl att genom uttryckliga lagbestämmelser inskärpa styrelsens plikter. Kommittén föreslår därför att det direkt föreskrivs i lagen att styrelsen är skyldig att fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Till denna skyldighet kopplas en särskild bestämmelse som ålägger styrelsen att bygga upp ett fungerande rapporteringssystem så att den blir i stånd att fullgöra sin bedömningsskyldighet. Styrelsen skall vara skyldig att meddela anvisningar för när och hur uppgifter som behövs för dess bedömning skall samlas in och avrapporteras.

• I Danmark infördes för en tid sedan en bestämmelse i aktieselskabslagen som ålägger styrelsen i ett börsnoterat aktieselskab att upprätta en arbetsordning för sitt eget arbete. Arbetsordningen skall innehålla bestämmelser om styrelsens arbete och om styrelseledamöternas plikter i vissa särskilt viktiga avseenden. En motsvarande bestämmelse i den svenska aktiebolagslagen kan enligt kommitténs bedömning bidra till att ge stadga åt styrelsearbete och underlätta bedömningen av enskilda styrelseledamöters ansvar. Kommittén föreslår därför att det införs en bestämmelse i den svenska lagen vilken ålägger styrelsen att fastställa en arbetsordning för sitt eget arbete.

• Arbetsordningen skall för det första innehålla bestämmelser om arbetsfördelningen mellan styrelsens ledamöter, om det över huvud skall finnas en sådan arbetsfördelning. Det innebär bl.a. att om bolaget har en s.k. arbetande styrelseordförande, dennes uppgifter skall regleras i arbetsordningen. Det är i det sammanhanget viktigt att varken styrelseordföranden eller andra ledamöter av styrelsen i ett bolag som har en verkställande direktör får uppgifter som hör till den löpande förvaltningen.

I kommitténs lagförslag föreskrivs förbud för verkställande direktören i publikt aktiebolag att vara styrelsens ordförande. Förbudet motiveras bl.a. av en önskan att hindra att den som har ansvaret för den löpande förvaltningen får en dominerande ställning i styrelsen.

Det framstår då som ett kringgående av förbudet och i sak helt olämpligt att styrelseordföranden i stället tar på sig uppgifter som enligt lagen är förbehållna den verkställande direktören. De skäl som bär upp förbudet i publika bolag mot att kombinera posten som styrelseordförande med uppgiften att vara verkställande direktör är i hög grad giltiga också i sådana privata bolag som har en verkställande direktör.

• Arbetsordningen skall också reglera suppleants närvaro och deltagande i styrelsens arbete.

• Ingenting hindrar att i arbetsordningen regleras andra frågor än de som nämnts i bestämmelsen. Sålunda torde det ofta vara lämpligt att i arbetsordningen ange även exempelvis vem som har rätt att teckna bolagets firma.

• För att säkerställa att styrelseledamöterna känner till arbetsordningens innehåll skall denna fastställas för ett år i sänder. Kommittén förutser att det normalt sker på det första styrelsesammanträde som hålls efter den ordinarie bolagsstämma på vilken styrelseval skall förrättas. Om omständigheterna påkallar det skall arbetsordningen också revideras under året.

Fondbörsen i Stockholm överväger f.n. en ”uppförandekod” för de inregistrerade bolagen. Där ingår ett liknande krav på arbetsordning för styrelsen, men kravet kan inte förväntas föranleda några större problem i praktiken. Banker, som har påtagliga behov av att kunna begränsa styrelsens formella medverkan i sin volymhantering, har redan infört arbetsordningar för styrelsen.

Oklarheter att debattera

I förslaget diskuteras begreppet arbetsordning relativt översiktligt. Som revisor noterar man dock att diskussionen sker utan samband med eller koppling till revisorns uppgifter.

Utredningen pekar på betydelsen av att styrelsen och VD:s roller fungerar väl, men berör inte revisorns roll. Bolagets revisor har här både uppgiften att bedöma och eventuellt kritisera styrelsens och VD:s valda roller, men även en konsultuppgift som expert i styrnings- och kontrollfrågor.

Här finns oklarheter som behöver debatteras:

• att revisorn åläggs arbetsuppgifter i den formella arbetsordningen som i princip skall skötas av andra bolagsorgan men som kan vara attraktiva för revisorn från både relations- och uppdragsekonomiska utgångspunkter

• att revisorn utformar delar av arbetsordningen och sedan får svårt att kritisera dess tillämpning fast detta framstår som motiverat (alla Sveriges 250.000 bolag berörs av förslaget!)

• att styrelsen kan komma att rådfråga revisorn inför den årliga uppdateringen av arbetsordningen så att revisorns berättigade kritik tonas ned

Riskerna skall inte överdrivas och målas upp som något avgörande problem i relation till Kommitténs förslag, men det framstår som motiverat att utredningen hade lämnat några vägledande kommentarer om rollspelet även i dessa avseenden.

Danmark

Det var av intresse att se hur styrelsens arbetsordning faktiskt har fungerat i Danmark.1

Artikeln avslutas med några personliga synpunkter på de slutsatser om de danska erfarenheterna som bör vara relevanta för Sverige.

Regelverket

I Danmark har ABL:s motsvarighet sedan 1930 innehållit en bestämmelse att

Bestyrelsen skal ved en forretningsorden träffe närmere bestemmelser om udförelsen af sit hverv

Vid den samnordiska översynen av ABL-lagstiftningen i början av 1970-talet behöll Danmark sin bestämmelse oförändrad, även om ett utredningsförslag hade inneburit att den skulle tas bort.

1991 infördes en regel i revisionskapitlet i danska ÅRL om att revisorn som ett led i revisionsuppdraget skulle pröva huruvida styrelsen verkligen hade upprättat någon arbetsordning. Erfarenheten visade nämligen att regeln inte tillämpades. En orsak ansågs vara att arbetsordningen inte behövde sändas in till motsvarigheten till PRV.

Från 1993 har regeln om styrelsens arbetsordning skärpts påtagligt för de börsnoterade bolagen, medan de mindre bolagen formellt sett inte berörs. I praktiken har de nya reglerna även påverkat synen på vad som är gott styrelsearbete i andra bolag.

Regeländringen under 1993 innebär en förhållandevis detaljerad reglering av hur styrelsen bör utforma sin arbetsordning.

Tidigare regler

Den danske lagstiftaren har fram till 1993 helt avstått från att söka precisera lagbestämmelsen t ex genom att ställa krav på arbetsordningens innehåll och hur den skall hanteras. Praxis i fråga om utformningen av arbetsordningen beskrivs följdriktigt som mycket varierande.

Ett antal börsskandaler, där Nordiska Fjär nämns som särskilt exempel, tolkades innebära att styrelser kunde undslippa ansvar genom att påstå att de hade skrivit på formella dokument men inte tagit del av dem i sak.2

Som en reaktion på skandalerna införde lagstiftaren de nya reglerna för att skärpa kraven på styrelsen, dvs ungefär samma argumentation som den svenska aktiebolagsutredningen.

De nya reglerna beskrivs i vidstående ruta. De anses ge uttryck för att den danske lagstiftaren ser arbetsordningen som ett väsentligt styrningsdokument, men detaljrikedomen har kritiserats. Av beteckningen ”m.m.” ovan framgår att lagtexten innehåller ännu fler detaljer än vad som redovisas.

Det sista kravet i uppräkningen, som här betecknats ”generalklausul”, anses ha kunnat vara tillräckligt som lagbestämmelse.

En vanlig formulering i en arbetsordning, även om den inte ingår i uppräkningen, är att revisorn skall medverka vid det styrelsemöte där årsbokslutet behandlas.

Dansk revisors förhållningssätt till styrelsens arbetsordning

Styrelsen och revisorn – vem tar ansvaret?

Styrelser och revisorer i Sverige 3

Beskrivningen av de olika, alltmer detaljerade, danska åtgärderna visar ånyo på svårigheten att i lag eller liknande hitta en bra balans mellan det viktiga och det banala. Stringenta principer är önskvärda, men de måste också ge ett utrymme för styrelseledamöternas påverkan efter verksamhetens art, styrelsens sammansättning och bolagets organisation i övrigt.

För styrelseledamöter som professionellt och seriöst utför sitt uppdrag, bör inte krav på en formaliserad arbetsordning vara något problem. En i sak motsvarande ordning tillämpas säkerligen.

För styrelser som inte funnit de rätta arbetsformerna bör kraven vara en hjälp till struktur och handlingslinjer i umgängesformerna med bolagets angelägenheter och ledamöternas förhållningssätt till varandra.