Risken för kaos är stor om den nya EU-planen kallas BAS 97 eftersom BAS-planen uppfattas som standard och BAS 97 uppfattas som något som skall användas från 1997. Det är inte självklart att användare och rådgivare förstår att BAS 97 i praktiken är en helt ny kontoplan. Namnet antyder motsatsen. Först som sist bör understrykas att den nya EU-anpassade årsredovisningen kan produceras utifrån BAS 95.

Arbetsgruppen för BAS har börjat utveckla en kontoplan som är anpassad till den nya årsredovisningslagen. Denna är i sin tur en följd av Sveriges närmande till Europa.

Under hösten kallades den nya kontoplanen mycket riktigt för EU-BAS. Sedan mars 1996 rubriceras dock denna nya kontoplan konsekvent BAS 97 både inom arbetsgruppen och i externa skrifter. Namnvalet indikerar att arbetsgruppen har för avsikt att tvångsvis ersätta ca 300 konton i BAS 95 med nya nummer. Förväntar sig BAS-gruppen att Sveriges företag skall göra något så genomgripande som att byta kontoplan i tron att detta är en nödvändig, eller till och med tvingande, anpassning?

Eftersom BAS 95 är en defactostandard skall den uppgraderas varsamt till BAS 96, BAS 97 osv. Den nya kontoplanen bör kallas EU-BAS och utvecklas utan tidpress till dess programutvecklare i lugn och ro kunnat ta fram och testa, testa och åter testa nya program, till dess skolväsendet har råd att uppgradera sina nuvarande läromedel och framförallt till dess företagen av egen fri vilja tar kostnaden för övergång till en EU-BAS.

Onödiga kostnader

Samhällskostnaden för ett kontoplansbyte kommer att ligga på en nivå vida överstigande de 4–600 MKR som förändringen av de officiella årsredovisningarna medför. Tal närmare 5–10 MDR är mer sannolika. I all synnerhet gäller detta om BAS-gruppen lyckas övertyga RSV att även små enskilda näringsidkare och handelsbolag måste anpassa sin redovisning trots att den nya årsredovisningslagen inte ens berör dem.

Företagens kostnader för att byta kontoplan kommer att uppstå på många plan. De är bl.a. uppdatering av befintliga program, utbildning, registerkonverteringar och kostnader för felkonteringar i övergången. Genom användningen av PC har företagen många skräddarsydda rutiner i Excelmiljö. Dessa modeller kan inte konverteras med generella rutiner. Dyra manuella ändringar blir följden eller förlust av data. Om dataföretagen, läroboksförfattarna och revisorerna lyckas övervältra hela kostnaden på företagen så kommer de naturligtvis att fråga sig vad de fått för pengarna. Svaret är inte en minskad statsskuld som i det kritiserade fallet med tidig momsbetalning utan – ja, var ligger vinsten? Är detta lönsamt? För vem?

Uppgraderad eller helt ny?

De förändringar av BAS 95 som framtvingas av EU-samarbetet är egentligen få och avser nya konton för avsättningar och liknande poster som tidigare inte definierats eller slagits samman med andra begrepp. Dessa förändringar kan mycket enkelt tillföras BAS 95 och medför endast normala problem. Dessa problem är vi vana att hantera på ett smidigt sätt. En kontinuerlig uppgradering av BAS behövs och det är beklagligt att BAS-gruppen medvetet avstår från en uppgradering till dess deras E-BAS är klar. Endast ca en fjärdedel av alla Sveriges företag berörs av den nya årsredovisningslagen.

Problemet i den skissade BAS 97/EU-BAS är att alla konton i balansräkningen får nya nummer. Som skäl anförs bl.a. att man redan 1975 skapade BAS i ungefär samma nummerordning som den uppställningsform som krävdes i årsredovisningen. Därför skall BAS 97 ha en tradition att följa vid införandet av den nya årsredovisningslagen. Resonemanget har egentligen bara ett fel – en ändring av samtliga balanskonton är inte en anpassning av BAS. Det är en helt ny kontoplan som av marknadsskäl klär sig i BAS-namnet.

Behövs kontonummer?

Innan vi lägger ned stora kostnader på att byta kontoplan kan det vara på sin plats att reflektera över behovet. Givet att EU hade en gemensam standard så vore det enkelt att motivera ett byte till denna standard. Så är ej fallet så det krävs andra skäl.

Osökt ställer man sig frågan om kontonummer överhuvudtaget har framtiden för sig. Varför har vi kontonummer? Varför konterar vi inte på namnet Kassa i stället för 1010 (eller 9910?) Ett antal hundra år räckte det gott med kolumndagböcker och kontonamn. Numret hänger naturligtvis intimt samman med utvecklingen av sorteringsmaskiner, hålkort och datorer före 90-talet. Kontonummer var en praktisk lösning på problemet att klassificera information entydigt så att det lämpade sig för stansning i rudimentärt utrustade datorer. Idag har vi åter grafiska gränssnitt. Det har redan börjat spira upp redovisningsprogram som inte har behov av kontonummer. I stället anger man vilken typ av affärshändelse som det är fråga om så att datorn kan föreslå en normal konteringsbild.

Så kan exempelvis knappen löner omedelbart utlösa att skärmen fylls med begreppen Lön, Sociala avgifter, Reseersättning m.m. på debetsidan och skuld för Källskatter, Sociala samt Pgo/Bank i kredit. Här behövs inga nummer utan det enda som registreras blir beloppen och vem som avses. Vips har vi ersatt stansning av kontonummer med det betydligt mer användbara tilläggsbegreppet VEM. Nu kan vi inte bara få ut rapporterna årsredovisning utan dessutom underlag för kontrolluppgiften. Andra transaktionstyper är fakturor in/ut och betalningar, memorial och så vidare. Här finns ett stort behov av utvecklingsarbete för programmakare och BAS-grupper.

Användarnas datormognad har förbättrats kraftigt de senaste åren vilket medfört att integrerade system kunnat användas alltmer. I dessa system med automatiska överföringar till huvudboken är behovet av kontonummer lika med eller nära noll.

Sortera eller klicka-dra?

Inom revisorsbranschen är Kapell och Bilan de mest använda systemen i s.k. kombinerade uppdrag. Båda har utmärkta funktioner för att läsa in saldobalanser och klassificera om konton. Med normal klicka-dra-teknik kan man idag snabbt och enkelt sortera om kontona efter de ändrade behov som regelbundet uppkommer. Att skapa rapporten ”den nya årsredovisningen” kommer regelmässigt inte att ta mer än 60 minuter för småföretagen och är en engångskostnad. Alla kostnader häröver måste kunna förklaras för företagen. Alltså – tekniken finns redan, den utvecklades för SRU och kan även användas för att skapa den nya årsredovisningsrapporten.

Vilken sortering är rätt?

Det enda skäl som anges för att vända kontonumren i EU-BAS/BAS 97 är att de skall komma i samma ordning som årsredovisningens balansräkning. Varför anpassa sig till just årsredovisningen när majoriteten av Sveriges företag inte har någon. De två resultatrapport alternativen förhindrar dessutom att ändringen i konsekvensens namn även omfattar denna rapport.

I företagens månatliga rapportering är ofta likviditeten av en avgörande betydelse. I dessa rapporter är det naturligt att hålla kvar dagens sorteringsordning. Denna nya typ av rapportering riskerar att bli svårare att läsa. SRU-koderna är osorterade. Vid genomförandet av SRU-rapporterna försökte inte RSV skapa tillräckligt med hål i nummerserien för att få plats med de ändringar som uppstod efterhand. Följden är idag att koderna hoppar godtyckligt fram och tillbaka. Kanske var det klarsynt av RSV att inse att politikerna snabbt skulle stuva om skattereformens begrepp i så hög grad att det inte lönade sig att ens försöka hålla en numerisk sorteringsordning. Räkenskapsutdragen har varit en bra övning i att skapa andra rapporter utifrån individuellt anpassade kontoplaner – en teknik som nu kommer väl till pass.

Utveckla BAS-konceptet

BAS var ursprungligen tänkt som förslag till de första 2–3 siffrorna i kontonumret. Med hjälp av dessa grupper kunde företagen bygga upp individuella kontoplaner med en struktur som var likartad hos alla BAS-användare. Det möjliggjorde framtagandet av analyshjälpmedel som Se-om-ditt företag och underlättade för programvaruföretagen. Den snabbt framväxande marknaden för persondatorer var skälet till att BAS spreds så snabbt. Bokföringsprogrammen måste ju ha någon kontoplan som möjliggjorde en snabb och enkel start för kunden. BAS blev den dominerande kontoplanen. Idag är läget helt annorlunda. All redovisning ligger redan på data. Vi tog BAS 75 till vårt hjärta när vi första gången datoriserade under 80-talet. EU-BAS kommer i motsats härtill att skapa stora problem och merarbete om den införs tvångsvis och för snabbt.

BAS-gruppen skulle i framtiden kunna göra kravspecifikationer så att programutvecklarna kan skapa ständigt effektivare verktyg.

Föreslå exempelvis att en bra balansrapport skall kunna visa en jämförande balansräkning för motsvarande månad föregående år.

Tala om att god redovisning regelmässigt kräver minst två dimensioner i konteringsbilden.

Förklara finessen med ”ostrukturerade projekt” så som de används i Hogias kontospecifikationer.

Dessvärre har BAS-gruppens önskan att EU-anpassa kontonumren i BAS medfört att programvarubranschen utsätts för pressen att lägga ned tid på att hantera dubbla kontoplaner i stället för att vidareutveckla redovisnings – och analysdelarna i programmen.

Är någon kritisk?

Ledamöter i Arbetsgruppen för BAS hävdar att de till en början tvekade att ändra numreringen i BAS 95 men att de efterhand kommit till insikten att vi på lång sikt kommer att ändra och att man därför bör ta tjuren vid hornen direkt. Som skäl anförs även att flertalet snabbremissinstanser tillstyrkte en omvänd likviditetsordning och att programvaruföretagen sagt sig kunna ordna konverteringen enkelt.

En genomgång av exempelvis SRS:s svar på referensremiss visar att organisationen starkt ifrågasätter behovet av BAS-gruppens arbete. De betonar vikten av att BAS behålls som en standardiserad nomenklautur över konton för redovisning.

Vid samtal med en representant för RSV i BAS-gruppen framkommer att RSV anser sig tvingade att följa BAS i sina räkenskapsutdrag. I de fall uppgifterna lämnas på datamedia saknar blankettutseendet helt betydelse. Det innebär att de aktiebolag som byter kontoplan i fortsättningen bör lämna in sina SRU-uppgifter på datamedia om de inte vill fortsätta att lämna in på den redan inarbetade blanketten. RSV strävar efter att få in materialet på datamedia och har således intresse av att inte anpassa sig till en ny kontoplan.

Självklart tillstyrker de läromedelsskribenter som tillfrågats – men vad säger lärarna på gymnasieskolorna om idén att ta av de knappa anslagen på i sig onödiga uppdateringar av program och litteratur? Har BAS-gruppen frågat gymnasielärarna hur de anser knappa resurser bör användas? På SIE-gruppens årsmöte var majoriteten av Sveriges programvaruföretag samlade och åhörde BAS-gruppens argumentering. SIE-föreningens medlemmar har följt ärendet ända sedan EU-BAS-dagen i höstas. De är är intresserade och kan bedöma effekterna av BAS-gruppens förslag. Vid en efterföljande omröstning var 2 personer för en lång övergångstid, ingen enda röstade för BAS-gruppens mål; en snabb övergång omkring 1997 men hela 21 st var helt emot. Medlemmarna i SIE förstår att inte göra våld på standarder. BAS-gruppen borde lägga stor vikt vid detta och inte försöka avfärda det som en oinvigs rädsla för förändring. Varför inte söka en kompromiss – en friståen de EU-BAS som inte sprängs in i en given standard? Den kan vi troligen alla stödja i stället för att bojkotta en misshandlad BAS 95–97.

Är BAS obligatorisk?

Vid införandet av SRU-rapporteringen träffade jag ibland på personer som på fullt allvar försökte få klienterna att anpassa sina individuella kontoplaner exakt efter BAS 90 så att byråns rudimentära system för överföring till SRU skulle fungera. Trodde klienterna att BAS blivit lag? Trodde revisorerna detta? Det förtjänar att åter påpekas. Sverige har INTE någon obligatorisk kontoplan utan BAS har accepterats som en de-facto-standard som det är lönsamt att följa. RSV har valt att följa BAS.

Torulf Jönsson har i tidigare artiklar beskrivit bristen på standardisering inom EU och även pekat på problemen i de länder som har en lagstiftad kontoplan. Med en tvingande kontoplan måste alla fall täckas in vilket medför en osmidighet. Trögheten i förändringarna skapar en miljö som är direkt utvecklingsfientlig. Låt oss hoppas att vår svenska kontoplanefrihet skall bestå.

Om BAS-gruppens arbete resulterar i något väsentligt nytt så kommer företagen att ha skäl att byta till den nya kontoplanen helt frivilligt. Rimligen sker detta i samband med att företaget byter datorer, system eller personal vilket gör att kostnaden för bytet av kontoplan minimeras.

Lösning: BAS 97 och EU-BAS

Namnfrågan är inte oviktig eftersom BAS 97 med omvänd likviditetsordning av många uppfattas som är ett hot mot företagens frihet att själva välja kontoplan parat med väsentliga kostnader utan motsvarande positiva effekter. En uppgraderad BAS 95 till BAS 97 med en parallell utveckling av en frivillig EU-BAS är däremot ett välkommet initiativ för att ytterligare utveckla svensk redovisning.

Hans Sjölund

Auktoriserad revisor, Norrtälje