Ett av de val man som köpare av bärbara datorer måste göra är att ”välja sida”. Skall man satsa på DOS-baserade datorer eller Apples bärbara maskiner?
För den byrå som började arbeta med bärbart redan i mitten av 80-talet var denna frågeställning dock inte aktuell. Apples första bärbara dator hade ju då ännu inte presenterats.
När Bohlins revisionsbyrå 1987 satsade på den bärbara datorkraften föll valet på Toshibas laptop modell T 3100. 150 maskiner köptes in under det första året. Satsningen kan tyckas kraftfull och medveten. Men med några års perspektiv konstaterar bl.a. Per-Åke Nilsson, som arbetat med Bohlins datorisering, att man i början satsade för lite på utbildningen.
– Revisorerna kvitterade ut sina bärbara datorer som vi hade laddat med program för ordbehandling, kalkylering och skatteberäkning. När det gäller utbildningen var vi nog lite blåögda. Revisorerna fick mest på egen hand försöka lära sig hantera både maskin och program.
Per-Åke Nilsson berättar att för de revisorer som var datorintresserade fungerade det hela ganska bra. Men det fanns, och finns fortfarande, de som behöver tid och hjälp för att lära sig hantera den nya tekniken.
– Många kom inte längre än till ordbehandlingen. Att lära sig formatera disketter och utföra andra DOS-kommandon blev för mycket för somliga.
– Idag möter vi inte så ofta frågor om hur man skall komma åt olika program, utan mer hur programmen kan utnyttjas på ett effektivt sätt.
Bytte miljö
I stort sett var man nöjd med laptop-satsningen. Men det fanns detaljer som störde.
– Toshiborna fungerade bra, säger Per-Åke Nilsson. Däremot upplevde vi ofta problem med själva systemmiljön, alltså DOS-världen. Ibland var det svårt att få fram å, å och ö vid utskrifter. Och vid en del tillfällen hade vi problem att få olika delar i systemet att fungera ihop.
Redan efter de första årens erfarenheter med bärbara datorer i DOS-miljö fanns det en och annan revisor som sneglade på Apple och deras Portable modell. Den höga användarvänligheten lockade.
Men eftersom Bohlins under åren 1987 och -88 köpt många hundra Toshibor var det inte bara att rakt upp och ner slänga ut de gamla och gå in i en ny datormiljö.
Ett tungt vägande skäl till att faktiskt byta datormiljö kom när Bohlins associerade sig med KPMG (Klynveld, Peat, Marwick och Goerdeler) 1990. Eftersom KPMG är helt ”macifierade” var det naturligt att Bohlins på sikt helt skulle gå över till Macintosh. En av vinsterna med detta är möjligheten att utnyttja gemensamma programprodukter.
Helhet som fungerar
Mac-satsningen blev ett lyft för många inom byrån, anser Per-Åke Nilsson.
– Det blev ett slags nytändning för många av oss, säger han. Användarvänligheten i Mac-världen är hög. Positivt överraskad är jag också att det mesta fungerar hela tiden. Datorer och skrivare pratar samma språk. Utskriftsproblem upplever vi knappast längre.
Att gå från en datormiljö till en annan brukar kunna orsaka en hel del problem. Både vad gäller program och maskiner. Enligt Per-Åke Nilsson fungerade det på programsidan väldigt bra. Väl fungerande konverteringsprogram gjorde att man utan några större problem kunde föra över information från DOS-världen till Macintosh-maskinerna.
Den första generationen bärbara Macintosh datorer (Portable som kom 1990) fungerade utan anmärkning, även om de fick kritik för sin mindre läsbara skärm och den höga vikten.
Under senhösten 91 investerade Bohlins i ca 300 Macintosh Powerbook 170. Till skillnad från föregångaren är den i alla avseenden verkligt bärbar. Den är också försedd med en ordentligt upplyst skärm.
Både när man köpte Toshiborna 1987 och 1988 och nu vid den senaste stora satsningen uppstod inkörningsproblem på kanske tio procent av maskinerna. Per-Åke Nilsson menar att det är nästan ofrånkomligt att det är fel på en del av maskinerna när man skaffar in stora volymer. Dessutom handlar det nästan alltid om nya modeller. Det som den här gången krånglade i början var främst diskettstationer och hårddiskar.
Apple bytte dock snabbt ut de felaktiga maskinerna och idag är ”maskinparken” väl fungerande och ordentligt intrimmad.
Utbildning
Med erfarenheter från Toshiba satsningen 1987, lades nu en plan för hur den fortsatta datoriseringen skulle läggas upp. I denna plan ingick bl.a. framtagande av Bohlins gemensamma mallar som går under beteckningen Mac-Revisorn.
Den första tiden köptes utbildningen externt, idag sker den i huset. För att få kvittera ut sin Macintosh var man tvungen att ta ”körkort”. Med andra ord gå igenom en utbildning.
Varje avdelning och kontor ute i landet, fick en Mac-ansvarig som bl.a. skall kunna ge användarstöd.
Inom Bohlins har varje programvara också en s.k. systemägare som är ”specialist” på det aktuella programmet. Dessutom har man egen telefonsupport dit användarna kan ringa för att få hjälp.
Klar inriktning
På Bohlins har man förstått att den bärbara datortekniken kan vara ett viktigt verktyg för att kunna utföra en verkligt kostnadseffektiv revision. Den nya tekniken gör det lättare att identifiera riskområden.
Redan 1987 var viljeinriktningen från Bohlins VD klar. I princip varje revisor skulle förses med en bärbar dator. Trots att man i omgångar köpt ett stort antal maskiner är behovet ännu inte mättat.
Johan Agerman ”kör” sedan många år bärbart.
– Jag har en lång tid varit intresserad av datorer. Så för mig var det inte ett stort steg att börja arbeta med bärbart.
– Den första Portable-modellen var så pass stor att jag kanske inte alltid tog med den. Men den nya Powerbook 170 har jag jämt med ute hos kunderna, berättar Johan Agerman.
Hans syn på datorer är genomtänkt och strukturerad, fortfarande också entusiastisk.
– En dator är bra på att räkna, lagra och sortera data. Den kan beräkna, sortera, jämföra och selektera tidskrävande uppgifter på kort tid. Jag får mer tid över till tankearbete och analyser.
– Men hur har ditt arbete förändrats sedan du började använda bärbara datorer?
– Först och främst har snabbheten ökat, då jag hela tiden lätt kommer åt olika program för registeranalys etc. När jag enbart körde pärmmetoden fick jag ute hos kunden samla in den information jag behövde. Sedan tillbaka till mitt kontor för att där knappa in information. Nästa dag tillbaka till kunden för att presentera de uppgifter jag fått fram. Jag arbetade alltså då hela tiden med en dags fördröjning.
– Idag går allt så mycket fortare. Medan jag är hos kunden kan jag få fram nödvändig information, göra analyser eller simuleringar och presentera fakta. Jag hittar idag felkällorna snabbare och kan därför också tidigt föreslå var åtgärder skall sättas in.
Johan Agerman berättar att den s.k. Mac-revisorn innehåller ett hundratal färdiga hjälpmedel. Modeller för koncernkonsolidering och skatteberäkning, grundmallar för rapportering och dokumentation är några.
– Det är bland annat genom att använda dessa hjälpmedel vi uppnår en jämn och hög dokumentationsstandard. Dessutom uppnår vi stora effektivitetsvinster genom att använda standardiserade programprodukter. Medarbetare runt om i landet slipper sitta och uppfinna hjulet var för sig, det är redan uppfunnet och distribuerat.
Hans Knodt är frilansjournalist och har bl. a. skrivit mycket kring bärbara datorer.
Fakta och siffror
Bohlins har idag ca 700 bärbara datorer i drift (några av de tidigare inköpta har hunnit gå i pension). Så här började det.
* 1987–89 Sammanlagt ca 500 St Toshiba T 3100, 286 processor Klockfrekvens 8 MHz. Internminne 640 KB. Hårddisk 20 MB och Toshiba T 5100, 386 processor. Klockfrekvens 16 MHz. Internminne 2 MB. Hårddisk 40 MB.
* 1990 340 st Macintosh Portable. 68000 processor. Klockfrekvens 16 MHz. Internminne 1 MB. Hårddisk 40 MB.
* 1991 300 st Macintosh Powerbook 170. 68030 processor. Klockfrekvens 25 MHz. Internminne 4 MB. Hårddisk 40 MB. Alla bärbara datorer är laddade med:
* Word
* Excel
* Hypercard
* Powerpoint
* Mac-revisorn med mallar och modeller. Program för t. ex. skatteberäkning och bokföring
* Många maskiner har också Registeranalys
* Elektronisk post, som redan finns i många av maskinerna, ska installeras för samtliga.
För säkerhets skull: Aldrig lagra någon kundinformation på hårddisken
Kundinformation får aldrig tappas bort eller hamna i orätta händer.
Det alltmer flitiga användandet av bärbara datorer bland revisorer har i hög grad aktualiserat säkerhetsproblematiken. En notebook eller laptop är en stöldbegärlig produkt.
– Revisorerna får inte lagra kundinformation på hårddisken säger Per-Åke Nilsson.
Han medger att teori inte alltid är praktik. Det viktiga är att revisorn i alla lägen har fysisk kontroll över datorn och hårddisken.
Idag finns det notebook-maskiner med löstagbara hårddiskar.
– Jag tror att någon form av behörighetskontroll kommer att bli allt vanligare. Men skall den tekniken bli intressant och användbar är det viktigt att den här typen av funktion utgör en integrerad del av det befintliga operativsystemet.
Hans Knodt är frilansjournalist och har bl. a. skrivit mycket kring bärbara datorer.