Kritiken mot Riksskatteverkets och Revisorsamfundets förslag till normer för bokföringsprogram i persondatormiljö kvarstår.

Vi framförde i Balans nr 4/1991 kritik visavi det av Riksskatteverket (RSV) och Revisorsamfundet (SRS) upprättade förslaget till normerande kravspecifikation att gälla bokföringsprogram för persondatorer. Peter Alnebring gick i Balans nr 6–7/1991 i svaromål och försvarade förslaget.

Detta ger oss anledning att på några punkter förtydliga vår kritik då Alnebring inte ger intryck av att till fullo förstått några av de synpunkter vi framförde.

För att inte onödigt tynga texten i denna artikel med alltför omfattande upprepningar från de båda tidigare Balansartiklarna, rekommenderar vi den intresserade läsaren att som ett komplement gå tillbaka till dessa.

Missat poängen

Alnebring ger i sin artikel uttryck för att, med den egna terminologin, totalt ha ”missat poängen” i vår skrivning. Vi hävdar att regelverket i en anvisning/rekommendation om normer för redovisningsrelaterade program, aldrig skall knytas till storleken på eller typ av dator som används av den bokföringsskyldige. En knytning som enbart innebär risker för godtycke i fråga om hur en viss dator eller nätverk av samverkande datorer skall klassificeras.

Vidare sade vi att i det fall förslaget accepteras, skapas ”ett rättsläge med ojämlikhet inför lagen”. Det vill säga att det skapas en ”normerande standard” kring bokföring på persondatorer som gör att de bokföringsskyldiga som bokför på en persondator kommer i ett sämre läge i en rättsprocess, än den gör som bokför på dator klassificerad på annat sätt.

Här har vi således helt olika uppfattningar eftersom RSV/SRS via sitt förslag ej tar hänsyn till annat än persondatormiljö med de risker vi relaterat ovan.

Det förhållandet att RSV/SRSs arbetsgrupp i sin förstudie enligt Alnebring konstaterat att det föreligger en ”vildvuxen marknad av bokföringsprogram”, kan enligt vår mening ej försvara en reglering som försämrar rättssäkerheten. Ej heller utgör som Alnebring hävdar, de mindre företagens brist på ADB-expertis ett motiv för en detaljreglering. Här anser vi det svårt att generalisera.

För övrigt finns det även stora koncerner som använder persondatorer inom dotterbolag och på koncernkontoren för den centrala redovisningen. Dessa koncerner kan inte generellt påstås lida brist på ADB-expertis. Med Peter Alnebrings syn skulle dessa koncerner vara tvingade att följa en rekommendation som ej är giltig för syster- respektive dotterbolag när dessa använder dator klassificerad på annat sätt än som persondator.

Projektets avgränsning

Arbetsgruppen har gjort det enkelt för sig när man begränsat sig till ett förslag som, förutom att det enbart berör persondatorer även är avgränsat till vad vi måhända något slarvigt betecknade som ”huvudbokföringen”. Ett begrepp som om man så vill kan bytas mot system för den ”egentliga redovisningen” d.v.s. som i huvudsak innehåller funktioner för kronologisk och systematisk bokföring.

Arbetsgruppen försöker reglera ett enda applikationsområde samtidigt som vi och andra revisorer med erfarenhet av ADB-revisionella spörsmål, vet att de verkligt allvarliga problemen i sammanhanget regelmässigt återfinns inom andra redovisningsrelaterade applikationssystem. Exempelvis applikationer av typ order-lager-fakturering, reskontror, löner etc. System som faller in under stadgandena i Bokföringslagen (BFL) på samma sätt som gäller för system för den ”egentliga redovisningen”.

Att som RSV/SRS koncentrera sig på att försöka skapa normer för den ”egentliga redovisningen” är att göra det enkelt för sig men måste vara i grunden fel. En reglering av berört slag bör istället göras med utgångspunkt från en helhetssyn med inriktning på att skapa ett regelverk tillämpligt för alla redovisningsrelaterade applikationer och oavsett typ och storlek av dator.

Ett applikationsområde

Vi förde i vår artikel diskussionen med utgångspunkt från applikationsnivå och gav i övrigt några kommentarer till delar i förslaget som vi ansåg vara verklighetsfrämmande eller motsvarande. Vi finner det därför märkligt när Alnebring i sin artikel skriver att ”Glans/Malmeby påstår att förslaget enbart berör huvudbokföringen. Påståendet är emellertid helt gripet ur luften. Vi har svårt att förstå anledningen till denna uppenbara felinformation till läsarna”. Längre ner i samma avsnitt av artikeln räknar sedan Alnebring upp ett antal områden, t.ex. automatkontering, säkerhetskopiering, verifikationsnumrering o.s.v. som berörs i förslaget. Områden som vi kommenterade i vår artikel i den omfattning dessa var av intresse för att belysa bristerna i förslaget.

Eftersom förslaget endast avser reglera ett enda applikationsområde och bortser från allt annat som faller under samma stadganden i BFL, är Alnebrings argumentation svag. Vi förutsätter härvid att inte Alnebring hävdar att exempelvis automatkontering är att i sammanhanget betrakta som en applikation. Automatkontering är enligt vedertaget språkbruk en funktion som kan förekomma inom ramarna för flera av de applikationer som faller inom ramarna för vad BFL är avsedd att reglera.

Systemdokumentation och behandlingshistorik

Enligt BFL § 7 skall vid datorbaserad redovisning i övrigt erforderliga beskrivningar kompletteras med systemdokumentation och behandlingshistorik ”i den mån det behövs för att man utan svårighet i efterhand skall kunna följa och kontrollera de enskilda posternas behandling och företagna bearbetningar inom systemet” (BFL § 7). Detta stadgande har behandlats i BFN:3 vilken f.n. är föremål för omarbetning med hänsyn tagen till ADB-teknikens utveckling och utvecklad praxis. Mot bl.a. denna bakgrund anser vi det olämpligt att fastställa ett separat regelverk för persondatorrelaterad redovisning.

Vi noterar i sammanhanget att Peter Alnebring inte i sak kommenterar BFL § 7 utan hänvisar till propositionen 1975:104 sid. 193 varefter han skriver ”redan idag uppställer Bokföringslagen krav på behandlingshistorik – åtminstone om den behövs. Kan man då verkligen påstå att man har en behandlingshistorik om man inte ens därav kan utläsa när och av vem en körning utförts?”.

Peter Alnebring medger genom skrivningen ”åtminstone om den behövs” att det kan finnas undantag. Vad gäller den direkt ställda frågan citerad ovan vill vi på denna svara ett obetingat ja.

I den mån ett system är så utformat att separat behandlingshistorik erfordras bör denna inriktas mot vad som är väsentligt. Denna vår syn med hänsyn till att vi ej kan finna det vara av något större intresse för att bedöma redovisningens tillförlitlighet etc. att i efterhand kunna följa upp vem som registrerat de enskilda transaktionerna, när exakt i tiden arbetet utförts och vilka verifikationer registreringsomgången omfattar.

Lämna i sticket

Alnebring säger i sin artikel ”Vi kan inte acceptera att Glans/Malmeby vill lämna den bokföringsskyldige användaren av persondatorer i sticket genom att inte kräva systemdokumentation till bokföringsprogrammet och ej heller kräva att denna skall vara skriven på svenska”.

Alnebrings påstående saknar all grund. Skrivningen i vår tidigare artikel kan ej tas till intäkt för ett dylikt påstående även om vi i denna mot bakgrund av i artikeln redovisade motiv ansåg att språkfrågan ej skulle detaljeras. Vi anser därför Alnebrings skrivning vara närmast en oförskämdhet.

Grundbokföring

Nu gällande BFL (1976:125) ersatte en äldre lag (1929:117) som under årens lopp blivit mer eller mindre obsolet. Med en bokstavstolkning av denna äldre lag, fanns det exempelvis inget egentligt utrymme för användandet av datorer i redovisningsarbetet i den utsträckning som i varje fall större företag gjorde från och med sextiotalet.

Vid den utredning som föregick tillkomsten av nuvarande BFL insåg utredningsmännen att utvecklingen skulle komma att gå vidare och göra även denna omodern eller på ett eller annat sätt ej i alla stycken tillämpbar. Utredningsmännen föreslog därför inrättandet av en nämnd som genom rekommendationer, uttalanden etc. skulle kunna medverka i utvecklingen av god redovisningssed. Bokföringsnämnden har således en viss frihet att agera med hänsyn till förändringar inom datortekniken och/eller samhället i stort.

Alnebring har visst stöd för sin ståndpunkt avseende rättelse av verifikat enligt i hans artikel återgivet citat (prop till Bokföringslag 1975:104). Man skall dock vara medveten om att det i propositionen citerade avsnittet skrevs mot bakgrund av att ”utredningen räknar emellertid med att bundna böcker i praktiken kommer att användas i betydande utsträckning” (sid. 38 i propositionen). D.v.s. man förutsatte att de mindre och därmed det stora antalet företag även framgent skulle sköta sin bokföring utan datorstöd. Datorstöd och de till detta hjälpmedel kopplade stadgandena skulle därmed underförstått vara förbehållet ett relativt sett litet antal företag.

ENTER-tangent

Mot ovan nämnda bakgrund ser vi det som klart olämpligt att det av RSV/SRS lämnade förslaget skulle ligga till grund för en rekommendation som stadfäster ett stadgande som enbart försvårar överskådligheten i redovisningen. Ett stadgande som givit arbetsgruppen underlag (?) att föreslå en verifikationslåsning ”...då man har tryckt på ENTER-tangenten eller motsvarande...”. Rättning skall därefter enbart kunna ske via rättelseverifikation. Detta då även om användaren gjort ett rent felslag på tangentbordet och verifikationen i sig är rätt konterad.

Noteras kan i detta sammanhang att Alnebring när han hämtar citat ur vår artikel undviker motivet för vårt ställningstagande. Motivet är i korthet att vi ej kan finna på vilket sätt det förbättrar redovisningens tillförlitlighet/överskådlighet om den bokföringsskyldige skall vara tvungen att upprätta rättelseverifikationer föranledda av rena felslag av den egna redovisningspersonalen alternativt redovisningsbyrån.

Alnebring påpekar att vi ej anger när en transaktion skall anses vara bokförd. Vi har ej i detta sammanhang sett som vår uppgift att ge bokföringsnämnden/statsmakterna ett detaljerat komplett förslag i frågan som kan ligga till grund för en ny rekommendation eller en förändrad lagstiftning.

Möjlig lösning

I vår artikel har vi endast haft ambitionen att visa på ett antal av de punkter i RSV/SRS förslag som gör detta otjänligt som underlag för en rekommendation. Helt klart är dock att det med de tekniska hjälpmedel som finns inte torde vara särskilt svårt att systemmässigt låsa bokförda verifikationer automatiskt även vid en senare tidpunkt än ”...då man har tryckt på ENTER-tangenten eller motsvarande...”. En lösning är exempelvis att låsa registrerade verifikationer vid byte av bokföringsdatum.

Skriven på svenska

I vår artikel instämde vi i princip i kravet på att den bokföringsskyldige ej skall ha fritt val i fråga om på vilket språk dokumentationen skall vara skriven. Med hänsyn till näringslivets internationalisering, EG etc. anser vi dock en begränsning till svenska språket som tveksam. Vi förordar därför att frågan ej detaljregleras utan att existerande praxis tillåts vidareutvecklas.

Kravet på att systemdokumentationen skall vara skriven på svenska försvarar Alnebring med hänvisning till BFN U89:8 Bokföring utomlands. Alnebring skriver mot denna bakgrund ”att systemdokumentation skall kunna stämmas av mot vad som faktiskt händer i datorn. Att dokumentationen skall vara avfattad på svenska språket framstår, mot bakgrund av syftet med detta uttalande, som en självklarhet”.

I och för sig kan vi resa vissa invändningar mot skrivningen i BFN U89:8 då denna bl.a. ej är helt i överensstämmelse med BFN:3. Det skulle dock föra för långt att i sammanhanget utvidga diskussionen.

Vi nöjer oss istället med att påpeka följande. Om det anses vara en självklarhet att systemdokumentationen skall vara avfattad på svenska språket med hänsyn till avstämningsmöjligheten mot ”...vad som faktiskt händer i datorn.”, så bör även all kommunikation gentemot och dokumentation av operativsystem etc., vara skriven på svenska. Berört motiv för dokumentation på svenska torde därmed inte vara relevant.

Pinsam missuppfattning?

Enligt RSV/SRS skall datalagring ”...ske i sådant format att datafiler inklusive behandlingshistorik, ej kan ändras av användaren. Ändringar skall förhindras genom att programmet innehåller skydd i form av kodning, samlagring av kontrollsumma eller annan likvärdig skyddsteknik”.

Begreppet ”kodning” har vi tolkat som kryptering. Enligt Alnebring har vi härmed gjort oss skyldiga till en ”pinsam missuppfattning”. Eftersom vi får tro Alnebring på hans ord att det är fråga om en missuppfattning, så visar detta att förslaget inte är entydigt. Man kan därför ifrågasätta för vem/vilka en eventuell missuppfattning är pinsam.

I övrigt konstaterar vi att Alnebring överhuvudtaget ej kommenterar våra synpunkter beträffande de problem som kan uppstå vid byte av programversion och/eller operativsystem om skyddad datalagring enligt ovan används.

Förbiseende

Alnebring skriver i sin artikel att ”Glans/Malmeby förbiser i sin artikel att till förslaget finns, med programtillverkarens tillstånd, bifogat ett konkret exempel på såväl systemdokumentation som behandlingshistorik”.

Vi förbiser inte de bilagda exemplen, vi bortser från dessa. Detta eftersom en diskussion på denna detaljnivå ej tillför något av principiell eller saklig betydelse.

De-facto-standard

Alnebring anser att RSV/SRSs förslag ”är på god väg att ta form av de-facto-standard på området.” Vi kan konstatera att vi och våra kollegor hittills inte sett några effekter av förslaget i praktisk tillämpning bland näringsidkare. Vi har ej heller vid kontakter med programleverantörer till smådatormarknaden funnit att dessa arbetar utifrån förslaget.

RSV/SRSs arbetsgrupp har enligt Alnebring under hand fått entydiga signaler från flera programtillverkare om att en uppstramning av bokföringsprogrammen för bättre överensstämmelse med BFL görs. Detta är en utveckling som pågått under de senaste åren varför vi finner det något förmätet att som Alnebring gör, ta pågående förbättringsarbete som intäkt för att förslaget skulle börja få acceptans.

Alnebrings diskussion om standardiserade räkenskapsutdrag hör ej hemma i detta sammanhang. Det har ej kommenterats i förslaget och vi har ej heller tagit upp ämnet i vår tidigare artikel.

Att skapa normer

Att skapa normer av detta slag kräver erfarenhet, eftertanke och lyhördhet för pågående utveckling inom ADB-, redovisnings- och revisionsområdet. Hänsyn måste bl.a. tas till rättssäkerhetsaspekter och en helhetssyn beträffande BFLs syfte. Med helhetssyn avser vi exempelvis att en rekommendation skall inbegripa samtliga redovisningsrelaterade rutiner i ett sammanhang. Stegvisa lösningar över tiden begränsade till viss hårdvara och visst tillämpningsområde är av ondo.

Ingemar Glans är ADB-revisor och Anders Malmeby auktor revisor samt ledamot av FARs Databehandlingskommitté. Båda arbetar på Bohlins. Författarna medverkade senast i Balans nr 4/1991.