Förutom att återge brusfri musik kan den allt vanligare CD-skivan även lagra stora mängder data. En CD-skiva rymmer lika mycket som 15 hyllmeter böcker och tidskrifter. Att utnyttja det här mediet i stället för motsvarande mängd tryckta publikationer har flera fördelar.
De källor till information som revisorn använder i sitt arbete förnyas ständigt genom lagändringar, nya ekonomiska data etc.
För att kunna göra en tillfredsställande arbetsinsats behöver revisorn ständigt aktuell information. Det behovet kan klaras genom att CD-skivor med förnyat innehåll ges ut med jämna mellanrum. Med den senast utgivna CD-skivan kan användaren vara säker på att ha den aktuella utgåvan av ett stort antal publikationer. Detta utan att behöva kontrollera tryckår, upplaga etc för varje särskild bok eller artikel.
Snabb sökning
CD-skivan kan därmed bli en databas där användaren snabbt och säkert kan ta fram information med hjälp av olika sökord. Att söka tar en bråkdel av den tid som krävs vid traditionell sökning i stora dammiga luntor.
Det går också att söka i flera olika publikationer samtidigt. Sökandet kan ta några minuter om databasen är stor. Datorn behöver inte övervakas under arbetets gång utan gör arbetet på egen hand när väl processen startats.
Ett exempel: en användare vill ha reda på alla paragrafer i kommunalskattelagen där termen ”ortens pris” förekommer. Paragraferna kan sedan snabbt presenteras på bildskärmen, skrivas ut på skrivare eller lagras i en ny datafil.
Detta är möjligt om skatte- och taxeringsförfattningarna ges ut på CD-skiva. Andra publikationer som kan vara bra att ge ut på CD är FARs samlingsvolym, Balans samlade årgångar, lagboken etc.
I dag finns endast ett mindre antal uppslagsverk, de flesta på engelska, tillgängliga. Det finns också databaser på CD-ROM för internt bruk inom storföretag, mest i USA.
Ta med till kunderna
En CD-skiva väger bara 16 gram och CD-läsaren endast något kilo. Enheten går med andra ord att ta med sig ut till revisionsuppdragen. Datasökning görs när revisorn är på plats och granskar. Revisorn slipper kånka på referenslitteratur.
För att kunna använda en CD-skiva måste en CD-läsare kopplas till persondatorn. Läsaren fungerar i princip som en CD-spelare för musik. Läsaren ansluts via ett kommunikationskort. När datorn slås på måste skivan ligga i läsaren och denna måste vara påslagen. Om så är fallet och riktiga rutiner finns installerade fungerar CD-enheten på samma sätt som en extra hårddisk.
CD-ROM-enheter kostar i dag 45.000–10.000 kr. Det kan tyckas dyrt jämfört med CD-spelare för musik. Det ganska höga priset beror nog på att CD-ROM ännu används så lite, särskilt i Sverige.
FAKTA
CD-ROM betyder Compact Disc-Read Only Memory. Det innebär att användaren bara kan läsa information från skivan.
Numera finns det dock skivor som både kan läsas och skrivas på (WORM, Write Once Read Many, där informationen kan skrivas in en gång men läsas obegränsat antal gånger, samt RWM, Read & Write Many, dvs skivor som man kan ändra i hur som helst). Utrustningar till dessa är ännu alltför dyra för att vara ett realistiskt alternativ för den vanlige användaren.
Att bara kunna läsa från CD-skivan och inte kunna göra ändringar, avsiktliga eller oavsiktliga, kan dock ofta vara en fördel. Originalet är alltid oförändrat och det finns ingen risk att man arbetar med en skiva med felaktig information.
Vill användaren ändra ett dokument kan data tas över på diskett eller hårddisk och bearbetas i ett ordbehandlingsprogram.