Ekonomifunktionen inför år 2000: Tillämpa teorin i praktiken

Professor Sten Jönsson och civilekonom Glenn Fihn fortsätter här sin redogörelse för den undersökning som handelshögskolorna i Göteborg och Stockholm med ekonomiskt stöd från Svenska Civilekonomföreningen gjort kring tillståndet på de svenska ekonomiavdelningarna.

I Balans 5/90 redogjorde vi för hur ekonomer inom och utom ekonomifunktionen i svenska företag såg på sig själva och varandra. Underlaget var en enkätundersökning som genomförts av handelshögskolorna i Göteborg och Stockholm med ekonomiskt stöd av Svenska Civilekonomföreningen.

För att komplettera bilden och för att få en indikation på vilka forsknings- och utvecklingsbehov som föreligger inom svenska storföretag gjordes en enkel rundfrågning enligt frågemall med 19 chefer för ekonomifunktionen i ABB, Alfa-Laval, Electrolux, Ericsson, ESAB, Första Sparbanken, Gambro, Mölnlycke, Sandvik, SAS, S-E-Banken, Skandia, SKF, Stora, Televerket, Trelleborg och Volvo. De flesta intervjuerna gjordes per telefon och varade ca 30 minuter.

Långt avstånd

Den första frågan avsåg angelägna forskningsbehov. En övergripande synpunkt som framfördes av flera var här att det är ett långt avstånd mellan operativ verksamhet och forskningen. Vissa respondenter framförde synpunkten att teorin är klar – problemet är att tillämpa den i praktiken.

De förslag till insatser som framkom kan indelas i förslag som rör olika aspekter på hur man kan åstadkomma bättre styreffekt, sådana som berör produktkalkylering och sådana som gäller de datorbaserade hjälpmedlens effekt.

En respondent hävdade att ekonomisystemen hittills knappast har använts för styrning utan det har mest varit för redovisning. Hur skall vi få medarbetarna att agera på rapporterna? Kanske arbetar ekonomisystemet med fel parametrar?

Ett antal förslag avsåg den operativa verksamheten. Hur skall resultatenheterna längre ner i hierarkin förses med relevant information? Hur skall uppdelningen i operativt och finansiellt ansvar respektive operativ och legal struktur fås att fungera bra? Hur få matriser att fungera? Hur långt kan man gå i nedbrytning av det ekonomiska ansvaret innan småskaligheten upphör att vara en fördel? Hur skall ekonomisk information presenteras?

Flera förslag avsåg ekonomistyrning i en internationell miljö: transferpriser och skatteregler, hur formulera differentierade avkastningskrav, höginflationsländer, östlandsstrategier. Andra avsåg styrning i regionaliserade strukturer. Möjligen kan man generalisera här och tolka dessa problemområden som exempel på avvägningsproblemet mellan enhetlighet inom systemet contra behovet av lokalt anpassade lösningar.

Dåliga produktkalkyler

Sju respondenter tog upp produkt- eller kundkalkylering. Man vädrade ett rent allmänt missnöje med nuvarande kalkylsystems förmåga att ge ett riktigt beslutsunderlag. De ökade overhead-kostnaderna i verkstadsindustrin är ett tecken på att den blir alltmer kunskaps- och kapitalintensiv. Fördelningsnycklarna – oftast baserade på antaganden om att kostnaderna varierar enbart med produktionsvolymen – återspeglar inte längre den resursförbrukning som produkten eller kunden ger upphov till. Det föreligger också behov av metoder för produktkalkylering i den kapitalintensiva tjänstesektorn.

I övrigt tog man upp ekonomistyrning i den offentliga sektorn, nya metoder för redovisning av anläggningstillgångar (fastigheter med stora övervärden, ekonomisk livslängd för datoriserad utrustning, t.ex. robotar), styrning av produktutvecklingsprojekt och nyckeltal för styrning av kunskapsföretag.

Tyngdpunkten i de förslag till forskningsinriktning som framkom låg vid anpassning av ekonomistyrningen till olika nivåer respektive olika internationella miljöer samt vid kalkylsidan. Det är fråga om att öka ekonomistyrningens förmåga att hantera olikheter, vågar man kanske påstå.

Arbetar med utvecklingsprojekt

Ett andra frågebatteri avsåg frågor om vilka typer av utvecklingsprojekt som pågår nu i våra storföretag.

Sex företag arbetar med nya produktkalkylmodeller med annorlunda fördelningsbaser.

Fyra företag har nyligen bytt ekonomisystem och koncentrerade sina insatser till intrimning och anpassning av lösningar.

I övrigt tycks uppmärksamheten vara inriktad mot utveckling av operativa styrsystem för underkoncerner, resultatenheter etc., vilket innebär avvägningsproblem mellan precision och komplexitet, samt mot förbättrad användning av datakommunikation och datorhjälpmedel.

Sammanfattningsvis kan sägas att det finns en påtaglig koppling mellan svaren på frågan om angelägna forskningsproblem och redogörelserna för pågående projekt. Det är naturligt och sunt att pågående projekt avser att lösa angelägna problem med ekonomistyrningen.

Avancerat datorstöd kommer

När det gäller framtida satsningar var det många respondenter som hänvisade till pågående projekts effekter som utgångspunkt för framtida satsningar. Man avvaktar och ser hur pågående projekt utfaller innan man satsar vidare i fem av företagen.

Generellt kan sägas att framtida projekt påtagligt ofta innefattade mera avancerad användning av datorstöd: integration i planeringsprocessen, kommunikation, centrala och lokala informationssystem. Ett antal projekt avses också behandla fördjupad decentralisering och effektivisering (snabbhet och precision) av rapporteringen ute i företagsstrukturen, som består av divisioner, affärsområden och dotterbolag i olika länder. Under rubriken framtida projekt dyker också två projekt avseende förbättrad investeringskalkylrutin upp. Det finns också antydningar om problem med att hantera förändringar i koncernstrukturer och möjligheterna att i sådana fall upprätthålla rationaliteten i system och styrprinciper.

Nöjda med ekonomistyrningen

Ett antal frågor avsåg hur ekonomistyrningen fungerar i dag och hur ekonomifunktionen är organiserad.

I allmänhet var ekonomidirektörerna relativt nöjda med ekonomistyrningen i stort. På en skala från 1 till 5 fördelade sig betygen enligt tabell 1.

Tabell 1. Ekonomidirektörernas betyg åt ekonomistyrningen i stort. Skala 1–5.

I båda de fall där betyget 2 gavs har företaget nyligen genomgått en omorganisation som gör att ekonomistyrningen inte kunnat ägnas tillräcklig uppmärksamhet på sistone. Företaget med betyget 5 har en kvalificerad datortillämpning i sin rapportering och en ovanligt liten ekonomistab centralt.

De områden för förbättring av ekonomistyrningen som nämndes kretsar kring rapporteringen och dess anpassning till decentralisering och andra strukturförändringar. Snabbhet och precision samt kopplingen mellan finansiell och operativ verksamhet var termer som ofta användes. Uppföljning av produktutveckling, investeringar och förbättringar av produktkalkyleringen var brister som nämndes av flera respondenter.

På lite längre sikt nämns utveckling mot mer långtgående decentralisering och därmed lokal ekonomistyrning, produktredovisning och behovet att få grepp om språkbruket så att koncernledningen och de operativa bolagen kan föra en bättre dialog.

Decentralisering

I elva företag är det inget speciellt på gång när det gäller organiseringen av ekonomifunktionens arbete. Ofta har det i dessa företag nyligen förekommit ändringar som gått ut på att reducera den centrala staben och flytta ut det löpande controller- och redovisningsarbetet på operativa enheter.

I sex företag pågår en sådan decentraliseringsprocess som nämndes ovan, dvs ut med staber till den löpande verksamheten och uppbyggnad av controllerfunktioner på resultatområden. Man beskriver utvecklingen i termer av att det behövs mindre personal till själva basarbetet till följd av datoriseringen. Detta innebär att mer resurser kan läggas på analyser. Då uppstår möjligen ett bemanningsproblem därför att många medarbetare är alltför redovisningsorienterade för att fungera bra i controller-rollen. Man behöver då internrevision för att säkerställa att siffrorna som ”business controllers” använder är tillförlitliga.

När det gäller förväntade framtida förändringar anmäldes inte särskilt många aspekter utöver arbete på att säkra de förändringar som man för närvarande är i gång med. Tre respondenter nämnde arbete på att öka förmågan att hantera strukturförändringar och allianser. I övrigt talades om fortsatt decentralisering och stärkande av en verksamhetsorienterad controllerfunktion.

Respondenterna ombads betygsätta, på en skala från 1 till 5, hur ekonomifunktionen klarade sina uppgifter på olika nivåer i företaget. Resultatet framgår av tabell 2. I de fall man gav betyget 2 var det fråga om att ekonomistyrningen var under uppbyggnad och ännu inte funnit rätta former.

Tabell 2. Ekonomidirektörernas betyg åt ekonomistyrningen på olika nivåer i företaget. Skala 1–5.

Operativa kopplingen bekymrar

I kommentarerna till betygsättningen ombads respondenterna ange vad de ansåg vara de huvudsakliga bristerna hos ekonomiavdelningen i dag. Här var bilden relativt entydig. Det är personalsituationen och den operativa kopplingen som inger bekymmer. Ekonomerna tenderar att vara för mycket redovisare och har därmed svårigheter att tolka ekonomisk information i relevanta termer när de är verksamma på divisionsnivå och lägre.

Någon nämnde att därutöver tunnas den centrala kompetensen ut genom att tunga svenskar flyttas ut på internationella projekt och därmed blir verksamheten på hemmaplan mer teknikerstyrd. Man nämnde också kommunikationen från koncernledningen och nedåt vad gäller mål och intentioner, delvis orsakat av att man hängt kvar i centraliserade system som inte medger en adekvat rapportering till enheter med ett decentraliserat ansvar.

Totalt sett kan man säga att bristerna oftast kopplades samman med en bristande verksamhetsförankring av ekonomifunktionens insatser.

Vad är viktigast?

Få uttalade sig om framtida förändringar av ekonomifunktionens organisation. En mera systematisk användning av job rotation för att förbättra ekonomipersonalens verksamhetsförankring nämndes av tre respondenter. Vidare talade ett par om satsningar på att utnyttja datamedia bättre i arbetet.

Som en komplettering till enkätresultaten bad vi ekonomidirektörerna ange vilka arbetsområden de ansåg viktigast inom ekonomifunktionen. Resultatet framgår av tabell 3. Inom parenteser anges motsvarande resultat från enkäten.

Tabell 3. Ekonomidirektörernas åsikt om vilka arbetsområden som är viktigast inom ekonomifunktionen (%). Inom parentes ekonomernas enkätsvar.

Man ser att det är en viss skillnad i synsätt på arbetsuppgifterna mellan cheferna och ekonomifunktionen i gemen. Det fanns en del antydningar om att budgeten har blivit lite nedtonad jämfört med tidigare i några av de kommentarer som gavs till rangordningen.

En avslutande fråga avsåg behovet av ”speaking partner” och huruvida Svenska Civilekonomföreningen (SCF) kunde vara en organisatör av tankeutbyte i professionella frågor. I stort sett bemöttes frågan med skepsis. Det är svårt att få speaking-partner-arrangemang att fungera i praktiken genom att administrera dem. De flesta ansåg att detta löses lokalt genom de relationer man redan har. Några tyckte det vore bra med sammankomster för likasinnade, och i ett par fall framfördes synpunkten att det vore bra om högskolorna informerade om pågående forsknings- och utvecklingsprojekt. En del gliringar mot SCF förekom (kamratklubb eller seriös professionell förening).

Bättre verksamhetsorientering

Det är kanske inte lämpligt att försöka sammanfatta en rapport av det slag som refererats i denna och föregående artikel. I stället borde man avvakta vad en diskussion av materialet ger. Det är emellertid några aspekter som vi tycker förtjänar särskild uppmärksamhet.

Den viktigaste iakttagelsen tror vi är behovet av en mera uttalad verksamhetsorientering. Enkäten till chefer utanför ekonomifunktionen visade att man var mycket nöjd med ekonomifunktionen på koncernnivå medan det fanns ett visst missnöje på dotterbolags- och divisionsnivå. Samma åsikter kom tydligt fram i intervjuerna med ekonomidirektörerna. Ekonomifolket är för mycket redovisare för att kunna tolka den ekonomiska informationen i relevanta termer på den operativa nivån.

Vi noterar också en relativt undanskymd plats för finansfrågor i ekonomifunktionens arbetsuppgifter och ett påtagligt litet engagemang i produktkalkylering och investeringsbeslut.

När vi frågar om orsakerna till upplevda brister i den egna kompetensen är det ”bristande praktisk erfarenhet” och ”bristande vidareutbildning” som oftast anges om orsaker. Det förefaller som om ekonomipersonalen är eftersatt när det gäller vidareutbildning – mer än 25 % hade ingen utbildningsdag under närmast föregående år, 56 % hade 1–4 dagar. Här är ekonomiavdelningen klart eftersatt. Detta måste rättas till!

När det gäller önskvärd inriktning av forskningen kan man säga att de problemställningar som drogs upp hade att göra med anpassningen av ekonomistyrningen till verksamhetens mångfald, antingen det gällde styrning i internationella miljöer eller att säkra kopplingen mellan finansiella mått och den operativa verksamheten.

När det gäller den företagsekonomiska forskningens framtid finns det anledning att påpeka att regeringen i sin forskningsproposition lågprioriterar företagsekonomi och prioriterar upp statsvetenskap och socialpolitiskt orienterad forskning. De tre nya företagsekonomiska professurer som överlevt manglingen i Universitets- och Högskoleämbetet ströks samtliga av regeringen.

Dessutom skärs från nästa år ekonomutbildningen (på allmänna ekonomlinjen) ned för att finansiera ett ökat utrymme för utbildning av förskollärare. Den utbildningen har redan i dag svårt att fylla mer än två tredjedelar av existerande platser, medan ekonomlinjen har flera sökande till varje plats. Nedskärningen sker vid universiteten som kan ge en kvalificerad utbildning.

Rapporten överlämnas härmed för begrundande.

Undersökningen har letts av Sten Jönsson, professor vid

Handelshögskolan i Göteborg, och Lars A Samuelson, adjungerad professor vid Handelshögskolan i Stockholm. Övriga deltagare i projektet har varit Glenn Fihn, HHG, Anders Källström, HHG, Per Johansson, HHS, och Hans Mattsson, HHS.

Sten Jönsson, professor och Glenn Fihn, civilekonom