Hur står det till i svenska företag: Ekonomifunktionen inför 2000-talet

Hur ser ekonomiavdelningarna i svenska företag på sig själva, och hur ser chefer i andra funktioner på ekonomifolket? Handelshögskolorna i Göteborg och Stockholm har med ekonomiskt stöd från Svenska Civilekonomföreningen gjort en stor enkätundersökning om ekonomifunktionen inför det nya seklet. I denna och en följande artikel redogör professor Sten Jönsson och civilekonom Glenn Fihn vid Handelshögskolan i Göteborg för resultatet.

Vi tycker att det satsas alldeles för litet forskningsresurser på ekonomifunktionen i företag och förvaltning. Med tanke på den galopperande utvecklingen av informationsteknologin, den kraftiga internationaliseringen av industriell verksamhet, kortare produktlivscykler, ökande andel overhead-kostnader, en fortgående decentralisering av ekonomiskt ansvar och det ökande teknik- och kunskapsinnehållet i alla former av arbete borde var och en inse att ekonomifunktionen står inför en omfattande utmaning som kräver forskning, forskning och mera forskning. Det är inte rimligt att begära att ekonomifunktionens övertidsbelastade personal skall kunna sätta av tid till att ens formulera de olika problem man står inför. Här krävs samverkan och en kraftsamling inför det nya seklet.

Vid sidan av det pågående utredningsarbetet inom IVA (måtte man där komma från prat om odokumenterade brister i ekonomutbildningen till handling för att främja en positiv utveckling!) har redovisningsavdelningarna vid handelshögskolorna i Göteborg och Stockholm slagit sig ihop med Svenska Civilekonomföreningen för att göra en första kartläggning av tillståndet i våra företags ekonomiavdelningar.

En tillkommande kartläggning av upplevda forskningsbehov och av pågående forskning i landet skall lägga grunden till en forsknings- och utvecklingssatsning inför nästa sekel. I idén ingår också en satsning på en kraftfullare professionell organisering med fokus på dem som arbetar med ekonomistyrning.

Inom och utom ekonomifunktionen

Alltnog, första steget togs alltså med en enkätundersökning som riktades till två grupper, dels chefer utanför ekonomiavdelningen (vad tycker de om ekonomiavdelningens insatser?), dels ekonomer i ledande befattningar inom ekonomifunktionen. Den förra kategorin fick svara på ett batteri om ca 25 frågor (med många svarsalternativ) och den senare på ett drygt 40-tal frågor (med ännu fler svarsalternativ).

Naturligtvis går det inte att redovisa resultatet av en så stor undersökning fullständigt inom det begränsade utrymme två artiklar ger, men en del godbitar kan vi avslöja redan nu.

Av 400 tillfrågade personer i chefsposition utanför ekonomiavdelningen är det 183 som besvarat enkäten (varav 4 kvinnor). Av dessa var drygt 30 % VD, 21 % divisionschef, 22 % på marknadssidan och 17 % inom produktion. Dessa chefers ekonomiska ansvar uttrycktes i räntabilitet för 35 % av respondenterna och i resultat för ca 60 %. Den vanligaste utbildningen var civilekonom (30 %), civilingenjör (25 %) och gymnasieingenjör (22 %). Drygt 70 % tyckte att deras företag hade god eller mycket god ekonomi.

Cheferna nöjda

Man kan säga att cheferna var nöjda med sin ekonomiavdelning. I allmänhet var det endast några få procent som markerade missnöje med det utbyte man hade av ekonomiavdelningen. Det var dock 11 % av cheferna som uppgav att de mycket sällan diskuterar enhetens ekonomi med ekonomifunktionens företrädare. Dessutom ansåg drygt 12 % att ekonomerna kan för litet om respektive chefs ansvarsområde för att fungera bra som ekonom (hela 34 % ansåg att kunskaperna var medelmåttiga).

Det mest intressanta utslaget av chefsenkäten är nog bedömningen av hur den egna ekonomiavdelningen placerar sig på skalorna när det gäller värderingarna i tabell 1. De genomsnittliga värdena håller sig nära mitten (= 3) av skalan. Vi ser en liten förskjutning mot att ekonomiavdelningen anses aktiv och orienterad mot kontroll och redovisning. Detta är rimligen vad en ekonomiavdelning skall vara.

Tabell 1. Chefer utanför ekonomifunktionen bedömer företagets ekonomiavdelning.

Cheferna fick tillfälle att uttala sig om sitt företags ekonomi, och om man undersöker materialet med avseende på sambandet mellan karaktäriseringen av ekonomiavdelningen och företagets ekonomi får vi ett statistiskt signifikant samband (p = 0,012) mellan en aktiv ekonomiavdelning och god ekonomi. Vi hittar också ett samband (p= 0,05) mellan god ekonomi och en utvecklingsorienterad ekonomiavdelning. Övriga dimensioner gav inget påtagligt utslag. Det förtjänar nämnas att vi inte vet i vilken riktning sambandet verkar; är det en god ekonomi som aktiverar ekonomiavdelningen eller tvärtom?

Cheferna är i allmänhet mycket nöjda med ekonomernas kompetens på ekonomiområdet (75,9 % var nöjda i hög eller mycket hög grad). När det gäller kunnigheten om chefens ansvarsområde var bedömningen mindre positiv (7,0 % nöjda i mycket hög grad och 45,2 % nöjda i hög grad). På frågan om ekonomerna är duktiga på att förklara ekonomiska problem var 72,0 % av cheferna nöjda och när det gällde ekonomernas förmåga att hjälpa chefen i hans arbete var 68,1 % nöjda.

Detta ser ju ganska bra ut, men bilden blir något annorlunda om man delar upp cheferna på nivåer. Man finner då en statistiskt säkerställd skillnad (p = 0,00002), särskilt vad gäller förmåga att vara till hjälp i chefens arbete. Här är koncernledningen mycket nöjd medan chefer på dotterbolags- och funktionsnivå uppvisar ett visst missnöje. (Medan 49 av 59 respondenter på koncernledningsnivå är mycket nöjda så är endast 11 av 32 dotterbolagschefer mycket nöjda). Samma tendens (p = 0,06) finns vad gäller förmågan att förklara.

Kommunikationsproblem

Dessa resultat är intressanta. Kommunikationen mellan ekonomiavdelningen och koncernledningen fungerar bra i termer av de abstrakta ekonomiska styrmodeller som används där, medan de verksamhetsansvariga tydligen upplever kommunikationsproblem. Ekonomiavdelningarna bör tydligen ägna relationerna till den operativa verksamheten mera uppmärksamhet.

Cheferna ombads rangordna de olika funktionscheferna och divisionschefer inom företaget vad gäller status. Den rangordningen är kanske inte särskilt intressant. Om man betraktar de olika funktionschefernas status i relation till företagets ekonomi finner man det starkaste sambandet mellan hög status för divisionschefer och god ekonomi. Även vad gäller marknadschefen finns ett visst samband mellan hög status och god ekonomi. För tillverkningschefen däremot är sambandet snarast åt andra hållet, hög status går ihop med sämre ekonomi (sambandet är emellertid svagt). För ekonomichefen får vi inget utslag alls.

Huvudenkäten till ekonomifunktionen

Huvudenkäten riktade sig till ekonomer med ledande befattningar inom ekonomifunktionen. Av 1.000 som fick enkäten har då detta skrivs 432 svar bearbetats. De svarandes fördelning på kön och utbildning framgår av tabell 2.

Tabell 2. Ekonomer på ekonomiavdelningarna som besvarat enkäten.

Rent allmänt kan sägas att civilekonomerna, som utgör 58 % av respondenterna, inte skiljer sig från övriga i sitt allmänna svarsmönster på enkätfrågorna. Mindre än 2 % av respondenterna har utländsk vidareutbildning (MBA eller motsvarande).

Beteckningarna på befattningar och kanske framför allt innehållet i befattningar skiljer sig naturligtvis mellan företagen, men ca 14 % har angett ekonomidirektör som sin befattning, 38 % är ekonomichef, 12 % controller och 8 % redovisningschef.

Åldersmässigt fördelar sig respondenterna enligt tabell 3. Beträffande denna åldersfördelning är det en sak som förefaller vara särskilt intressant att fundera över: kvinnornas frammarsch. Observera åldersgruppen 1955–59! Man bör komma ihåg att endast ca 15 % av respondenterna är kvinnor när man gläder sig åt en inbrytning inom ekonomifunktionen för kvinnornas del.

Tabell 3. De svarandes fördelning på ålder, utbildning och kön (%).

Ekonomimannen (det är alltså 85 % män i populationen) har vanligen (52 %) suttit 1–5 år på sin nuvarande befattning. 33 % har suttit längre än 5 år på sin nuvarande post. Man har i allmänhet innehaft 3–4 befattningar efter examen, varav 1–2 hos den nuvarande arbetsgivaren.

Civilekonomerna tog sin examen vid:

36,8 % av civilekonomerna är medlemmar av Svenska Civilekonomföreningen medan 3,2 % är medlemmar av Företagsekonomiska Föreningen och 1,6 % av Svenska PEI. Anslutna till fackförening är 33,6 %.

Ekonomerna trivs

Ett viktigt mått i alla enkäter är frågan om respondenterna trivs med det de håller på med. Detta kan sedan användas i olika sambandsanalyser. Vi återkommer till detta senare och konstaterar att 85 % av ekonomerna trivs med sitt jobb i hög grad eller mycket hög grad. Se tabell 4. Skillnaderna mellan olika kategorier är små och ligger helt inom felmarginalen. Detta måste anses vara ett ganska bra värde, även om alla skalor av det här slaget är relativa.

Tabell 4. Svar på frågan Trivs Du med Ditt jobb? Svaren i procent.

Yrkesrollen ansågs väldefinierad av 75 % av ekonomerna (vilket betyder att 25 % anser den oklar). I chefens ögon förefaller rollen mera väldefinierad än i ekonomens egna ögon (80 % av respondenterna ansåg det). Mest oklara uppfattning om ekonomens yrkesroll anses företrädare för andra funktioner i företaget ha. 64 % anser att deras roll är klar eller mycket klar i dessa företrädares ögon.

Det var ungefär 43 % som ansåg att yrkesetiken i deras yrkesroll är svårdefinierad. Kvinnor upplever mindre problem: 35,9 % ansåg att yrkesetiken är svårdefinierad.

Mer än hälften (52,5 %) anser sig aldrig hamna i lojalitetskonflikter. Bland dem som uppgivit att de ofta råkat i lojalitetskonflikter fördelade sig de upplevda konflikterna som framgår av tabell 5. Efterfrågan på någon form av stöd i yrkesetiska frågor var dock liten. Det var 8,6 % som ansåg att sådant stöd skulle vara till stor eller mycket stor nytta, medan 23,8 % såg viss nytta i sådant stöd. Det var emellertid hela 46,1 % som inte svarade på denna fråga.

Tabell 5. Typ av konflikt för dem som svarat att de råkat ut för lojalitetskonflikter. Svaren i procent.

Analytisk förmåga viktig

Respondenterna ombads att ange vilka av ett antal uppräknade egenskaper som är de viktigaste i den egna befattningen. Analytisk förmåga och engagemang står i särklass, envishet värderas lägst, se tabell 6. Denna fråga var komplicerad i den meningen att man dels skulle välja ut vilka egenskaper man ansåg viktigast, dels skulle ange i vilken utsträckning man själv besitter dessa egenskaper.

Man bör vara försiktig i tolkningen här, men man ser en del intressanta skillnader mellan olika kategorier. Kvinnor lägger större vikt vid noggrannhet och flexibilitet än män. Män lägger större vikt vid initiativförmåga och förmåga att ta folk. Yngre lägger större vikt vid att kunna ta folk än äldre.

På frågan om man ansåg sig leva upp till kraven ser vi att analytisk förmåga och engagemang inte anses saknas. Däremot upplever ekonomer brister i sin förmåga att förklara, i sin kreativitet och sin flexibilitet. För kvinnor gäller att man anser sig leva upp till engagemang och ansvar i än högre grad än män (67,2 % mot 58,0 % för hela populationen), liksom när det gäller noggrannhet (37,5 % mot 25,0 %). Däremot ansåg kvinnorna sig ligga lägre vad gäller analytisk förmåga (42,2 % mot 56,0 %).

Tabell 6. Viktiga egenskaper relaterade till yrkesrollen. Svaren i procent.

När man ställde frågan till chefer utanför ekonomifunktionen om de ansåg att ekonomerna hade god förmåga att förklara var det 72 % som angav att det var fallet i hög grad (52 %) eller mycket hög grad (20 %). Det var drygt 35 % av cheferna som flera gånger i veckan diskuterade enhetens ekonomi med företagets ekonomer, och 63 % av samtliga chefer satte stort eller mycket stort värde på dessa samtal.

Vill gå mer på kurs

Ekonomerna fick svara på hur de skulle vilja avhjälpa eventuella brister i de egenskaper som visats ovan. Att delta i kurser var det vanligaste svaret, som angavs av 56 %. Därnäst kom diskussion med en ”speaking partner” med 52 %. Kvinnor hade betydligt högre värdering av kurser (77 %) liksom av eget läsande (45 % jämfört med hela ekonomgruppens 38 %).

Vi frågade beträffande ett antal arbetsuppgifter som anges i tabell 7 om man är ansvarig, om man har tungt engagemang, om man deltar, och ungefär hur mycket tid man lägger ned på uppgifterna. Här finns naturligtvis en mängd kommentarer att göra. Vi ser att de tyngsta engagemangen ligger inom utredningar, speaking partner och strategisk planering, medan den mesta tiden ägnas åt internredovisning, budget, externredovisning och utredningar. Det måste anses anmärkningsvärt att ekonomifunktionen är så litet engagerad i produktkalkylering.

Tabell 7. Ekonomernas arbetsuppgifter och engagemang i dessa (%).

Inom ekonomifunktionen jobbar man övertid i genomsnitt 7,2 timmar per vecka. Civilekonomerna redovisar 8,7 timmar, kvinnor 5,5 timmar.

Utöver detta att trivas med jobbet och besitta vissa egenskaper krävs naturligtvis fackkunskaper för att lyckas i jobbet. Respondenterna ombads att ange dels vilka fackkunskapsområden som är viktigast, dels i vilken utsträckning ekonomen själv tycker sig ha tillräckliga kunskaper på området med hänsyn till de krav som arbetet ställer. Resultatet framgår av tabell 8. Om denna tabell finns mycket att säga.

Produktkalkyler försummas

Först urskiljer man de fyra kärnområdena för ekonomifunktionen och sedan konstaterar man med bedrövelse att produktkalkyler och investeringskalkyler inte bedöms som viktiga och att dessa aktiviteter ofta anses ligga utanför ekonomistyrningsjobbet. Ändå är det just här som slaget står i dag och än mer i framtiden! Johnson & Kaplan (1987) beskriver i sin prisbelönta bok Relevance lost hur dagens ekonomisystem inte ger relevant information om produkters kostnader eller för den lokala enhetens förbättringsarbete. Detta beror på att inaktuella schabloner används vid fördelningen av de allt större overhead-kostnaderna. Overhead-kostnader skaffar man sig genom investeringar i utrustning och mjukvara.

Om ekonomifunktionen skall vara med i ekonomistyrningen måste den börja intressera sig för produktkalkylen och styrningen av investeringar! Absolut nödvändigt! Vet våra ekonomer vad produkterna kostar i dag? Är det ekonomiskt försvarbart att ligga med alla dessa varianter av produkterna? Är det någon ekonomiavdelning som vågar visa upp offentligt hur man följer upp investeringarna?

En följdfråga när det gäller bristerna i fackkunskaper avsåg orsakerna till detta. De som hade angivit bristande fackkunskaper ombads ange vilka alternativ som passade in bäst av Bristande kunskaper från Handelshögskolan (motsv.), Bristande erfarenhet, Bristande vidareutbildning, Hinner ej läsa tillräckligt, och Annan orsak. Frågan ställdes för vart och ett av områdena enligt tabell 8.

När det gällde bristande kunskaper från högskolan nämnde man oftast ADB (14,1 %), risk management (12,3 %), juridik (7,9 %), strategifrågor (7,2 %) och beskattning (7,2 %). För bristande praktisk erfarenhet var motsvarande svar strategifrågor (20,1 %), risk management (19,7 %), ADB (19,1 %), finansiering (16,0 %), beskattning (14,4 %) och produktkalkyler (11,3 %).

Bristande vidareutbildning angavs som orsak beträffande ADB (29,2 %), juridik (19,7 %), beskattning (14,6 %), ekonomistyrningsprinciper (13,7 %) och risk management (13,7 %). Bland de ämnen man angav att man inte hinner läsa tillräckligt om hamnade ADB högst (13,0 %) följt av beskattning (9,3 %), juridik (8,1 %) och strategi (7,6 %).

Få brister i grundutbildningen

Från högskolehåll är vi naturligtvis belåtna med att så få upplever brister i grundutbildningen vid högskolan och vi konstaterar att förutsättningarna för ett ökat inslag av ADB i utbildningen förbättras efter hand även om kostnadsramen inte tillåter en tillräckligt bred utbildning. Strategifrågor framträder som ett bristområde. Här är det enligt enkäten i första hand bristande praktisk erfarenhet som anges.

Man kan generellt säga att respondenterna efterfrågar mera vidareutbildning. Den alldeles övervägande förklaringen till att respondenterna inte fått en tillräcklig vidareutbildning uppges vara att man inte haft tid (48,6 %), men det är också relativt många som inte funnit någon utbildning med önskad inriktning på marknaden (19,2 %).

När det gäller de egna läsvanorna uppger drygt hälften (54,9 %) att de läser 1–2 fackböcker per år. Drygt 60 % skulle vilja läsa mera.

Antalet utbildningsdagar under det senaste året var ”ingen” för 26 % av ekonomerna, 1–4 för 56 %. 5–10 för 12 % och mer än 10 för 6 %. På frågan om hur många utbildningsdagar man skulle vilja ha sker en förskjutning av svaren upp mot det dubbla antalet. 53 % vill ha 5–10 dagar per år. Kvinnor har en jämnare fördelning över skalan än män. Det är en större andel som önskar sig mera än 10 dagars utbildning (23 % jämfört med totalpopulationens 17 %), medan det är färre som vill ha 5–10 (42 % jämfört med 53 %). av affärstidskrifterna läser man Veckans Affärer (73,1 %), Affärsvärlden (60,2 %), Ledarskap/Ekonomen (48,6 %) och Balans (41,4 %) och är nöjd med det. Harvard Business Review läses av 2,1 %.

Behöver speaking partner

Man kan väl säga att denna enkät givit ett positivt utslag vad gäller värdet för ekonomer av att ha en ”speaking partner” som man har personligt utbyte av att samtala med. Man sätter högst värde på att samtala med sin chef (49,8 %), men också medarbetare skattas högt som samtalspartner (39,1 %). Hela 28,2 % uppgav kollega på annat företag som viktig samtalspartner, medan 28,9 % angav andra personer än de på den egna avdelningen. Det var bara 14,6 % av respondenterna som inte ansåg sig ha någon samtalspartner som ger personligt utbyte.

Av de 78,5 % som uppgav att de vill utöka denna typ av speaking-partner-kontakter var de flesta (42,8 % av hela antalet) orienterade mot kontakter med kolleger vid andra företag. Inom det egna företaget var det i första hand den egna chefen (30,8 %) man ville ha mera samtal med, men också kolleger inom andra avdelningar i det egna företaget fick många röster (17,8 %).

Enkäten innehöll två frågor om vilka förväntningar som ställs på ekonomerna från andra delar av företaget. På det hela taget ansågs det inte förekomma några orimliga kompetenskrav från resten av företaget (89,4 % ansåg det). I den mån det förekom (6,5 %) var det från företrädare för andra avdelningar än den egna. Inte heller vad gäller kompetens utanför det egentliga ekonomiområdet ställdes orimliga kompetenskrav.

Det fanns emellertid områden utanför det egentliga ekonomiområdet där ekonomerna upplevde sig ha kunskapsluckor, och då framför allt avseende pågående forskning och utveckling, där 53,5 % ansåg att de inte visste tillräckligt med tanke på de krav arbetet ställer. Branschens och landets ekonomiska situation kände sig 20,1 % otillräckligt informerade om. När det gäller företagets marknad, strategi, personalpolitik och produktsortiment var det ungefär 10 % som tyckte sig kunna för litet. Däremot ansåg alla sig välinformerade om företagets ekonomiska situation.

Man kan här notera att kvinnorna ligger högre när det gäller känsla av bristande information om FoU, branschens och landets ekonomi, samt företagets strategi. Skillnaderna är inte särskilt stora.

En viktig förklaringsfaktor för bristande kunskaper om företaget och dess omvärld var ”dålig intern information” och ”hinner inte bevaka området”. Det senare alternativet gäller branschens ekonomiska läge och pågående FoU.

Tabell 8. Vilka områden är viktigast; har Du tillräckliga kunskaper? Alla uppgifter är i procent.

Inte bättre förr

Till sist kunde vi inte, mot bakgrund av den eviga debatten om utbildningens kvalitet i dag jämfört med förr i tiden, låta bli att fråga ekonomerna vad de anser om kvaliteten på de ekonomer som utexamineras i dag. Svaren fördelade sig på följande sätt:

En viss övervikt åt det positiva hållet, alltså!

Undersöka samband

När man har så många svar på så många frågor är det naturligtvis frestande att undersöka om det finns några samband mellan svaren på frågorna. Här återstår en del körningar, men som väntat kan vi konstatera att det finns ett starkt samband mellan vidareutbildning och läsande av facklitteratur. Ju mer man läser av facklitteratur desto mer vidareutbildning hade man förra året. Det faktiska läget är emellertid att man inom ekonomifunktionen läser relativt litet (54,9 % uppger att de läser 1–2 fackböcker per år) och att man får mycket litet vidareutbildning: 26 % hade ingen utbildningsdag förra året och 56 % hade 1–4 dagar!

En intressant variabel att pröva samband mot är trivseln. Här finner vi t.ex. starka samband mellan hög värdering av engagemang och trivsel. Likaså finns ett signifikant samband mellan hög värdering av analytisk förmåga och trivsel. Däremot fann vi inga samband mellan trivsel å ena sidan och värdering av kreativitet, förmåga att ta folk, noggrannhet, förmåga att förklara och initiativförmåga å andra sidan.

Att de som inte trivs tenderar att vilja avhjälpa upplevda brister genom att byta arbetsgivare får uppfattas som en bekräftelse på att den statistiska bearbetningen fungerar.

För att komplettera den bild enkäten givit och för att få en indikation på vilka forsknings- och utvecklingsbehov inom området som föreligger gjorde vi en rundfrågning till 19 chefer för ekonomifunktionerna i svenska storföretag. I Balans 6–7/90 kommer vi att redogöra för den undersökningen. Vi kommer där också att ge en avslutande kommentar till hela projektet.

Sten Jönsson och Glenn Finn