Med datorns hjälp görs snabbare och säkrare riskbedömningar på revisionsbyrån Price Waterhouse & Fälth i Göteborg.
Tack vare expertsystemet APEX (Audit Planning Expeditor) kan revisorerna koncentrera sig på de väsentliga delarna av kundens verksamhet. Onödigt jobb undviks.
Price Waterhouse & Fälth (tidigare Olle Fälths Revisionsbyrå) ingår nu i den multinationella Price med 500 kontor i hundra länder. Bland kunderna finns jättar som IBM och Exxon. Även på hemmaplan är det storkunder med internationell verksamhet som dominerar, t.ex. Ericsson och SKF.
Snabbt hitta rätt
Kraven på revisorerna att snabbt hitta rätt i ett omfattande material är stora. Internationaliseringen kräver dessutom ett system som ger en enhetlig revisionsmetodik oberoende av land.
För att möta kraven har Price Waterhouse utvecklat det persondatorbaserade verktyget APEX. Det fungerar som beslutsstöd för revisorerna och ger snabbt en tydlig bild av risken inom kundens verksamhet.
Mikael Andersson och Jan Arpi är två revisorer på kontoret i Göteborg som använder sig av systemet i det dagliga arbetet. Bägge två anser att APEX är ett ovärderligt verktyg.
Satsa på högrisk
– Det ger en bättre resursallokering. Vi kan satsa våra revisionsresurser på de områden där risken är högst.
Tidsplaneringen blir effektivare, säger Jan Arpi.
– Systemet har inneburit en revolution när det gäller att göra en stringent riskbedömning, konstaterar Mikael Andersson.
– Det tvingar användaren att tänka igenom problemet ordentligt, tillägger han.
Tidsvinsten är en stor fördel.
– Jag skulle kunna göra samma sak som systemet för hand. Men det tar tre, fyra gånger så lång tid, konstaterar Mikael Andersson.
Färdigt arbetsprogram
Störst är vinsten när ett företag redan ligger i datorn sedan fjolårets revision. Om inget väsentligt ändrats i företagets verksamhet är det bara att trycka ut ett färdigt arbetsprogram där den granskande revisorn ser exakt vad som behöver göras.
Arbetsprogrammet är det dokument som kommer ut ur systemet i slutändan. Och det är arbetsprogrammet som vägleder granskningsledaren och assistenterna när de ska utföra revisionen på plats.
Först krävs dock inmatning av de riskfaktorer som identifierats hos företaget och vilka poster i bokslutet som påverkas av risken.
Illustrerar systemet
Revisorerna Andersson och Arpi tar ett fiktivt exempel för att illustrera hur systemet arbetar. Östköpings mekaniska verkstad är ett medelstort verkstadsföretag med en omsättning på hundra miljoner och 200 anställda. Produkten består av bockade rörbitar i metall.
Revisionen startar med ett möte mellan företagsledningen och den uppdragsansvarige revisorn. Tillsammans försöker man identifiera riskfaktorer genom att gå igenom nyckeltal och diskutera bokslut. Mötet bör ge besked om kunder på fallrepet, produktgrupper på tillbakagång, skatteplanering med mera.
Strategisk planering
Efter mötet skriver den uppdragsansvarige ner en strategisk planering för årets revision. Denna PM ger besked om företagets inriktning, dess affärsrisk och interna kontrollmiljö.
Med planeringen som grund sätter sig den uppdragsansvarige revisorn vid sin PC och börjar planera revisionen. På Östköpings mekaniska råder en viss osäkerhet beträffande kundfordringar och därför koncentrerar sig revisorn på den delen.
Graderar affärsrisk
Från en meny på bildskärmen kan han välja mellan olika bokföringsposter och han markerar rubriken ”kundfordringar”. Med ledning av sin PM graderar han företagets affärsrisk och inbyggda kontrollrisk och knappar in värdena ”medium” och ”lägre” på skärmens frågerutor. Därefter fyller han i specifika riskfaktorer:
”Vänsterbockade rör säljs primärt till producenter av ånglok. Industrin har nyligen drabbats av finansiella problem.”
Sedan frågar systemet efter detaljerade planeringsinstruktioner. Revisorn fyller i:
Gör en snabb test
”Uppdatera systembeskrivningen. Gör en snabb diagnostisk test över obetalda fakturor.”
Slutligen fyller han i förväntad revisionsmetodik: ”Gör analytiska tester för att se om balansen är rimlig.”
Nu har den uppdragsansvarige överfört sin kunskap till systemet och datorn kan spotta ut en PDC (Preliminary Decisions for Components). Granskningsledaren tar över jobbet och arbetar efter de riktlinjer som den uppdragsansvarige lagt fast i PDC. Där framgår alltså kundens finansiella status, specifika riskfaktorer, inbyggda risker, instruktioner för detaljplanering och förväntad revisionsmetodik.
Detaljplanerar revisionen
Med datorn som hjälp sätter sig granskningsansvarige ner och börjar detaljplanera revisionen. Han markerar vilka aspekter av bokföringsposten kundfordringar (är den korrekt bokförd och värderad? t.ex.) som påverkas av en viss risk.
Sedan knappar han in vilken typ av analytiska procedurer som ska utföras vid revisionen, t.ex analys av marknadssegment och åldersanalys av obetalda fakturor. Som stöd kan han plocka ut ett schema ur datorn där det klart framgår vilka bokföringsaspekter som täcks in av de aktuella analyserna.
Stegen i detalj
När är granskningsledaren färdig att plocka ett arbetsprogram där revisionsstegen framgår i detalj. Det kan se ut så här för en slutrevision:
Analytiska procedurer
1) Förklara förändringar och undersök oväntade avvikelser mellan året, fjolåret och budget för:
* Fordringar.
* Fordringar per affärsområde, delmarknader och dotterbolag.
* Omsättning genom kundfordringar.
* Ålderstest av kundfordringar.
2) Kontrollera avvikelser i faktureringen på kundnivå.
Substansgranskning
3) Jämför kundreskontra och huvudbok. Differens?
4) Finns lista över kunder som släpar efter?
5) Gå igenom de största fordringarna och begär bekräftelse av företagets kunder.
Granskningsledaren kan nu med listan i handen sätta sig med assistenterna och gå igenom revisionen.
Om revisorn i stället vill granska försäljning eller betalning kan han välja de posterna från huvudmenyn på sin skärm.
Saknar kännemärke
Price Waterhouse egenutvecklade APEX är ett exempel på hur en avancerad databas kan fungera som expertsystem och ge belutsstöd. Det saknar dock det klassiska expertsystemets kännemärke att kunna dra egna slutsatser utifrån givna regler. På Price Waterhouse i Sverige används också klassiska expertsystem för begränsade tillämpningar.
Ett exempel är det PC-baserade systemet för utvärdering av ett företags interna datasäkerhet.
Ett ADB-system byggt kring IBM A/S 400 kan granskas genom att en diskett läser av ett antal säkerhetsrutiner, såväl inom den fysiska miljön som programvaran.
Vilka som har åtkomst
– Det kan gälla t.ex. fördelningen av ansvar mellan olika användare. Systemet granskar vilka användare som har åtkomst till olika data. Det är t.ex. inte lämpligt att en programmerare ska kunna förändra produktionsdata inom företaget, säger Gunnar Sjöqvist, ADB-ansvarig på Price Waterhouse i Sverige.
Granskningen gäller också allmänna säkerhetsrutiner som uppdatering av lösenord och skydd mot dataintrång.
Genom att bearbeta informationen i sin persondator kan revisorn få råd av programmet. Om någon säkerhetsrutin inte är tillfredsställande kommer ett meddelande upp på skärmen. Är informationen inte komplett fortsätter datorn med att ställa frågor till användaren.
Planera för katastrof
– Vi har också ett expertsystem för katastrofplanering. Många företag har inte tänkt igenom konsekvenserna av katastrof, brand eller datorhaveri.
I form av ett expertsystem finns ett hjälpmedel för att bygga upp en katastrofplan. Dessutom kan man ha katastrofplanen tillgänglig på en centralt placerad PC i stället för att behöva gå till manualer, säger Gunnar Sjöqvist.
Uppslagsbok på skiva
Den datoriserade uppslagsboken i form av en optisk skiva är en annan form av expertsystem som används på Price Waterhouse i Sverige.
På en skiva som uppdateras en gång per kvartal finns allt referensmaterial på internationell nivå samlat.
Där finns också officiella uttalanden om god revisionssed i olika länder plus blanketter och formulär. Allt är indexerat för att sökningen ska underlättas. Här kan man t.ex kolla lagstiftningen i USA inför någon förestående affär hos ett svenskt bolag.
Sten Sjögren