Denna andra ADB-Bulletin från FARs databehandlingskommitté täcker några aktuella ämnen främst inom området datorisering av revisorns arbete. I bulletinen beskrivs också de senaste aktiviteterna inom Bokföringsnämnden för att se över regler för systemdokumentation och behandlingshistorik. Vidare redogörs för skriften ”Säkerhet i persondatorer” från samarbetsgruppen FAR-SDF-IIR och för hur kvaliteten på datorskyddet påverkar revisionen.
Norton Utilities (Advanced Edition) är ett av flera s.k. hjälpprogram tillgängliga för IBM-kompatibel persondator. Det ger användaren ett bra stöd i arbetet vid PCn. Det kanske verkar underligt att man över huvud taget måste skaffa särskilda program för att utföra vissa av de uppgifter som just Norton Utilities kan hjälpa en PC-användare att utföra. Nu är det en gång så att även en ”vanlig” användare av PC faktiskt har behov utöver vad DOS kan ge. T.ex. behöver man ofta ”rädda” filer som av misstag blivit raderade från en diskett eller hårddisk, vilket DOS-kommandona inte enkelt klarar av.
Programmet innehåller många funktioner som kan utföras på datorns disketter och hårddiskar. Man uppmärksammar särskilt följande:
Sortering av innehållsförteckningar (directories)
Testning av disketter och hårddiskar
Sökning efter filer
”Räddning” efter oavsiktlig formatering
Direkt läsning och uppdatering av diskinnehåll
”Räddning” av raderade register
”Städning” av disketter och hårddiskar så att alla filer läggs fysiskt obrutna. Detta ökar väsentligt läshastigheten
Systeminformation angående den utnyttjade datorn kan snabbt tas fram
Sökningar efter viss text eller ord inom specificerade register
Total radering av viss(a) fil(er) eller en hel diskett/hårddisk
Dessutom medföljer en bok där man får lära sig ”allt” om disketter och hårddiskar: ”The Norton Disk Companion”.
Ökad rationalisering
Om dessa hjälpmedel används på ett rationellt sätt ger det stora tidsvinster i datoranvändandet och kan leda till att PC används betydligt mer än tidigare då rationaliseringsvinster lättare kan framhävas. En produkt som Norton Utilities får PC att framstå som mycket mer lättillgänglig och lättanvänd.
Bättre informationshantering
Ur revisorns synpunkt är funktionerna där man kan radera all information från disketter och hårddiskar mycket viktiga, då dessa funktioner ger möjlighet att säkerställa att all information är borttagen från icke använda disketter och diskar. Det kan ej påpekas för många gånger att de normala kommandona inom DOS för att ta bort filer inte avlägsnar informationen utan endast lägger en markering i innehållsförteckningen på disketten/hårddisken. Med olika hjälpmedel (exempelvis Norton Utilities) kan denna markering enkelt tas bort och filen läsas igen, d.v.s. de normala kommandona inom DOS garanterar ej att information har raderats.
Avancerad dataåtkomst
För mycket skickliga användare ger Norton Utilities också möjlighet till avancerad dataåtkomst. Programmet tillåter användaren att läsa innehållet tecken för tecken på disketter och hårddiskar. Dessutom kan man på denna nivå ändra information.
Dessa funktioner innebär stora möjligheter att läsa och rätta till information i olika register och program. Ur revisorns synvinkel ökar samtidigt riskexponeringen eftersom dessa funktioner gör det relativt lätt att manipulera information i t.ex. mikrodatorbaserade redovisningssystem.