ADB-bulletin: Datorstödd dokumentation

Denna andra ADB-Bulletin från FARs databehandlingskommitté täcker några aktuella ämnen främst inom området datorisering av revisorns arbete. I bulletinen beskrivs också de senaste aktiviteterna inom Bokföringsnämnden för att se över regler för systemdokumentation och behandlingshistorik. Vidare redogörs för skriften ”Säkerhet i persondatorer” från samarbetsgruppen FAR-SDF-IIR och för hur kvaliteten på datorskyddet påverkar revisionen.

Datorstöd i revisionsarbetet får en allt större spridning. Detta medför en ny inriktning av och nya krav på revisionen. Det är därför av stort värde för varje revisionsbyrå att datoriserade hjälpmedel börjar användas även om den ekonomiska nyttan inte alltid är helt given i inledningsskedet.

Datorstödd dokumentation kan definieras som den teknik och de metoder där datorer används för revisionsuppdragets genomförande. Detta innebär att datortekniken i många fall ersätter papper och penna vid revisionen och på ett flertal sätt att information som insamlats kan användas samt kan bearbetas logiskt och analytiskt av andra datorprogram.

För att kunna använda datorstödd dokumentation på ett riktigt sätt krävs att en likformig dokumentationsstruktur införs och används på revisionsbyrån. Krav på likformighet i revisionsarbetet är därför viktigt och om detta krav inte kan uppfyllas måste parallellt med utvecklingen av datorstöd för revisionen också en utveckling av byråns revisionsmetodik ske.

Användningsmöjligheter

Det är väsentligt att ett dataprogram för dokumentation kan användas med olika utnyttjandegrad. Dokumentationsstrukturen måste vara uppbyggd på ett sådant sätt att den passar både manuellt och datorbaserat arbete. Avseende bokslutsrevisionen har i idealförhållandet klienten gjort ett färdigt bokslut med underlag som utarbetats på ett systematiskt sätt och som är anpassat till de underlag som behövs för granskningen. I många fall erhålls dock ett ostrukturerat grundmaterial, vilket medför högre krav på dokumentationsstrukturen och revisorns insatser.

Samma program och rutiner som används vid bokslutsarbetet kan också utnyttjas av revisorn, vilket gör att en stor del av revisionen kan dokumenteras utifrån befintligt material med hjälp av en bärbar eller stationär persondator.

Systemstruktur

Här följer en översiktlig beskrivning av hur ett dokumentationsprogram kan vara uppbyggt. Programmet stödjer olika arbetsmoment, vilka naturligtvis utförs av olika personer inom byrån och i vissa fall även av klienten.

Grundinformation

I denna modul lagras basinformation i form av standardkontoplaner för olika branscher, granskningsprogram etc som skall kunna passas in på ett flertal uppdrag. Vid uppläggning av ett nytt uppdrag behöver endast klientspecifik information registreras samt anpassning av befintlig basinformation göras.

Årsakt

Innehållet i årsakten utgörs av ett register som baseras på den standard som normalt finns i manuella system. Vissa poster i registret hänvisar till manuella flikar, t.ex. allmän korrespondens, medan de flesta är kopplade till datorbaserad dokumentation och analys.

Saldobalans

Under funktionen saldobalans sker registrering av klientens saldobalans, ingående balans och budget, antingen manuellt eller genom filöverföring. När saldobalansen är inregistrerad kan stora delar av revisionen genomföras i programmet, t.ex. analys av nyckeltal, dokumentering, kontrollsummeringar och -beräkningar etc.

Bokslut

Bokslutsposter registreras i denna del, först som preliminära, för att sedan fastställas och skrivas ut som en bokföringsorder. Saldobalans samt resultat- och balansräkning skall kunna listas som preliminär respektive slutlig för att kunna presenteras i olika steg för klienten. Årsredovisning liksom bokslutsbilagor och protokoll kan skrivas ut, ändras och redigeras med hjälp av en ordbehandlingsrutin som är kopplad till basprogrammet.

Revision

Revisions- och arbetsplanering kan ske för varje uppdrag med hjälp av en matris som visar revisionens inriktning, personal på uppdraget, tidplan, budgeterade timmar m.m. Granskningsprogram upprättas med hjälp av datorprogrammet. En databas av granskningsmoment läggs upp i systemet, t.ex. enligt FARs modell, Revision II. Varje granskningsmoment kan genom särskild kodning styras direkt till respektive balanspost/arbetspapper i årsakten.

Revision – arbetspapper

Försättsblad/arbetspapper för RR och BR kan visas direkt på skärmen eller listas. Utifrån försättsblad sker indexering till arbetsblad där indexering sker vidare till underliggande dokument, vilka arkiveras som vanligt i årsaktspärmen.

Noteringar och uppföljningsarbete kan skrivas på skärmen och om så önskas föras vidare till funktionen revisionsplan. Där sparas anteckningarna för åtgärd och eventuell utskrift i form av revisions-PM.

Revision – nyckeltalsanalys

Nyckeltal, antingen enligt SAF-modellen eller enligt egen modell, beräknas automatiskt av programmet. Vidare finns jämförande uppställningar mot föregående års utfall och budget med utfallsavvikelse i kronor och procent.

Slutkontrollista

Revisionen avslutas genom att slutkontrollistan ifylls och signeras under funktionen revisionsplan. Därefter görs årsavslut då årsakt och övrig användbar information överföres till nästa räkenskapsår.

För- och nackdelar med datorstödd dokumentation

Fördelarna med datorstödd dokumentation kan sammanfattas enligt följande:

• en effektiv och systematisk informationsinsamling

• möjligheter till ”informationsåtervinning”

• bokslutsfunktioner automatiseras

• beräkningsstöd automatiseras

• tidigare datamognad och kompetens hos personalen

• snabbare genomloppstid för revisionen

• minskad manuell tidsinsats

• mer tid för konsultationsinsatser m m på uppdragen

Nackdelar kan vara:

• att systemet är delvis oflexibelt och ställer höga krav på likformig struktur på revisionen

• kan upplevas som oöverblickbart (svårt att bläddra) eftersom endast en sida i taget kan visas i stället för de pärmar som finns i dag, vilka ger en bättre överblick

• kreativitet i revisionen kan eventuellt minska

• ökade investeringskostnader i datorer, program och utbildning