Revisorerna i Sörmlandskommunerna tröttnade på årsredovisningar i ”kommunalgrått” och visade, med Eskilstuna och Vingåker som exempel, hur läsvärda kommunala årsredovisningar kan se ut.
Johan Backman, revisionschef vid Kommunförbundets revisionsavdelning, berättar här om hur man resonerade.
Måste ett års verksamhet redovisas i en massa siffror och omfattande kommentarer som ingen orkar läsa?
Behöver presentationen vara så tråkig att man efter några sidor lägger årsredovisningen åt sidan?
Nej, det tyckte inte revisorerna i Sörmlandskommunerna. Intresset och viljan hos kommunerna själva att förbättra sina årsredovisningar var inte särskilt stort. Därför tog revisorerna saken i egna händer och satte igång ett utvecklingsarbete.
Kommunförbundets revisionsavdelning i Sörmland fick i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna att ta fram en modell på hur en kommunal årsredovisning borde se ut. För att göra det så konkret som möjligt togs två modeller fram. Den största och minsta kommunen i Sörmland valdes, Eskilstuna och Vingåker.
Det bestämdes att årsredovisningen för 1985 skulle utgöra en modell.
Långt efter privata bolag
Underlaget för årsredovisningarna togs fram av förvaltningarna i resp. kommun. Många samtal och diskussioner fick föras innan revisorerna var någorlunda nöjda med resultatet.
Initiativet till projektet är ovanligt. Revisorer ställer ofta höga krav på årsredovisningars kvalitet. Det var kanske inte så dumt att just revisorer tog itu med utvecklingsarbetet.
Kommunernas årsredovisningar har legat långt efter de privata bolagens. En uppryckning har dock skett på senare år, mycket tack vara Kommun Aktuellts årliga tävling om bästa kommunala årsredovisning.
Varför behöver kommunala årsredovisningar bli bättre?
Allmänt sett behöver årsredovisningen få en högre status. Detta kan den få endast genom att utformas på ett sätt som gör den läsvärd och användbar. Intresset har hittills fokuserats till årsbudgeten. Där läggs det ned stora resurser. Men intresset för ”hur det gick” har varit dåligt. Årsredovisningarna har lagts till handlingarna, punkt och slut.
De kommunala årsredovisningarna måste förbättras i olika avseenden. Modellerna ger exempel på detta samt visar på några nyheter:
Layout
Kommentar av oppositionsrådet
Kommentar av revisorerna
Utvärdering av verksamheten
Den ekonomiska redovisningen (resultaträkning, balansräkning m.m.)
Inte kommunalgrå
Kommunernas årsredovisningar har verkligen gjort skäl för benämningen ”kommunalgrå”. Det finns enstaka, strålande undantag på senare år.
Ett tråkigt omslag på en tjock årsredovisning – som dessutom vid ett hastigt bläddrande verkar ostrukturerad o.s.v. – kan vara nog för att läsaren lägger den åt sidan. Då spelar det ingen roll om innehållet är bra.
Ett snyggt omslag är viktigt och här kan kommunerna lära av de privata bolagen. Ett attraktivt omslag kan öppna dörren in till årsredovisningen.
Bort med den tunga, byråkratiska kanslisvenskan. Språket måste vara enkelt och kunna begripas. Modellerna försöker visa på ett ledigare sätt att uttrycka sig.
Illustrationer i form av diagram och bilder är viktiga både som saklig information och för att höja läsvärdet på årsredovisningen. Mycket i den vägen återstår att göra. Modellen för Eskilstuna visar hur man kan göra det på ett bra sätt.
Kommentar från oppositionen
Detta är en nyhet. En och annan reagerar säkert på att oppositionen skulle få komma till tals. Är inte risken att det kan bli politisk pajkastning? Risken är inte särskilt stor. Om kommentaren skulle vara för radikal eller kontroversiell, kan naturligtvis kommunstyrelsen besluta att inte ha med den.
Vi ska vara på det klara med att en kommunal årsredovisning på väsentliga punkter kan skilja sig från ett företags årsredovisning. Enligt vår bedömning har en kommun ”råd” att ha en mera ”öppen” redovisning. Eftersom kommunens uppgift är att ge hjälp och service åt kommuninvånarna, måste en årsredovisning ge en så allsidig belysning som möjligt av verksamheten. En kommentar från oppositionsrådet bör kunna komplettera den bild kommunstyrelsens ordförande ger. Så här lät det t.ex. i Eskilstuna och Vingåker:
”Under flera år har vi haft som målsättning att få behov och resurser av kommunal service att bättre stämma överens...”
”Ett ökat inslag av privata initiativ och entreprenadförfarande ger möjlighet till konkurrens och bör ge lägre kostnader...”
Låt revisorerna komma till tals
Revisorerna är det yttersta kontrollinstrumentet i en kommun. Varför inte låta revisorerna också komma till tals?
I normalfallet är revisionsberättelsen helt ointressant. Den ger ingen upplysning om en kommun eller ett bolag har skötts bra eller dåligt. Finns det något utöver standardfraserna i revisionsberättelsen är det något allvarligt, något negativt som hänt. Men därutöver måste det väl ändå finnas intressanta saker som revisorerna iakttagit under sin granskning?
Är det inte dags att tänka om på den här punkten, även på den privata sidan?
I kommunerna utgör idag förvaltningsrevision den största delen av revisorernas insatser. Speciellt från denna granskning finns ofta viktiga och intressanta iakttagelser, både positiva och negativa. Dessa bör kort delges i årsredovisningen.
I modellen för Eskilstuna finns förutom en redovisning av vad revisorerna granskat några axplock på synpunkter:
”Kommunen kommer sannolikt att på sikt tvingas satsa betydande belopp för att bibehålla en tillfredsställande driftsäkerhet på va-verkets ledningsnät. Tekniska verken har redan satt igång en utredning för att bedöma förnyelsebehovet och hur finansieringen ska ske.”
”Trots konkreta förslag och exempel på hur penninghanteringen avsevärt kan förbättras har mycket litet gjorts. Härigenom har kommunen gått miste om betydande räntevinster.”
Utvärdering av verksamheten
En seriös analys/utvärdering av en nämnds verksamhet är den stora ”grejen” i projektet. Av de årsredovisningar som vi tog in från andra kommuner var det mycket tunt eller ingenting alls av utvärdering. På många håll har kommentarerna hittills i stort varit koncentrerade till avstämning mellan budget och redovisning. Kommentarer som ”Det blev högre än budgeterat” har inte varit ovanliga. Vi får hoppas, att den typen av kommentarer tillhör det förflutna.
Det var svårt att få folk att ”tänka om”. Traditionella kommentarer och verksamhetsbeskrivningar blev det första resultatet.
Kravet på en årsredovisning bör vara att en så sann bild som möjligt redovisas. Det är inte bara det som är bra som ska redovisas. Även misslyckanden ska med. Först då blir man trovärdig.
Siffrorna är bara en del av sanningen. Vi måste också fråga oss vad vi fick för pengarna. Vad gick bra och vad gick dåligt? Hur klarades uppsatta mål?
Vi tror, att när kommunerna på ett dylikt sätt analyserar hur man lyckades med verksamheten, då blir årsredovisningen ett viktigt styrinstrument för nämnder och kommunfullmäktige. Därför bör det också finnas ett avsnitt om framtiden, där man får klart för sig konsekvenserna av det gångna året.
Då återstår en sak. Årsredovisningen måste bli färdig tidigare. Kommunerna måste bli lika proffsiga som bolagen. Detta är möjligt med en bättre planering och ett större engagemang.
Exempel på skrivning i utvärderingsdelen:
”Oklara mål och dubbla budskap blev dock ibland orsaken till en viss ineffektivitet. Vi bemödar oss dock om att finna former och arbetsmodeller för att kunna efterleva uppsatta mål.”
”Trots omfattande insatser under de senaste åren kunde en slutlig lösning av va-problemen och planläggningsfrågorna för Borsökna fritidsområde inte uppnås.”
”Kommundelsnämndernas administration hade betydande rutin- och resursbrister. Överföring av uppgifter från facknämnd till kommundelsnämnd gav upphov till många kompetensfrågor: ’Vem gör vad?’ och ’Vem får göra vad?”’
”Gemensamt för alla verksamheter är att resursknappheten blir allt mera märkbar. Om detta fortsätter, får det till följd att verksamheternas kvalité blir lidande.”
”Kostnaderna för fritidsnämndens verksamhet kan hållas nere tack vare ett intimt samarbete med kommunens föreningar.”
”Samtliga har lovprisat badet som något fantastiskt, både till utformningen och investeringskostnaden (10 Mkr). (Hur har vi kunnat få så mycket för pengarna?)”
Den ekonomiska redovisningen
Kommunförbundet har tagit fram en förenklad och mer begriplig redovisningsmodell för kommuner. I årsredovisningsmodellerna har resultaträkning, balansräkning m.m. anpassats till detta.
Dessa delar överensstämmer i stor utsträckning med bolagens årsredovisningar. Förståelsen för kommunernas årsredovisningar får genom denna förändring ett rejält lyft.
Johan Backman, revisionschef vid Kommunförbundets revisionsavdelning