Revisorskongressen: INFOSÖK informationsbas för revisorer

Problemet för beslutsfattare är idag inte som tidigare att få tag på, komma ihåg och återge information, utan att sovra information. Hela begreppet ”att veta” har blivit omvandlat.

Margareta Damberg, FARs biträdande generalsekreterare, och Gunnar Rabe, chef för FAR/SRS INFO HB ger här en kort översikt över informationsdatabaser och presenterar FAR/SRS Infosök – FARs och SRS provverksamhet med en informationsdatabas på bl a skatteområdet.

Under de senaste decennierna har ny teknologi vuxit fram som stöder och förbättrar informationssökning. System för sådan informationssökning kallas ofta beslutsstödsystem (Decision Support Systems) och kan omfatta, förutom informationssökning, ett stort antal analys- och beräkningshjälpmedel, simulerings-, statistik- och kalkylprogram.

Informationsdatabaser är egentligen rätt enkla till sin uppbyggnad och användning, men trots detta – eller kanske just därför – kan de vara mycket användbara för revisorn som rådgivare, granskare och beslutsfattare.

Gammal företeelse i revisionsbranschen.

Informationsdatabaser har vi haft länge. Revisorer har t.o.m. ett åliggande (ingår numera i Kommerskollegiets revisorsföreskrifter, KFS 1986:8) att på ett systematiskt sätt arkivera revisionsberättelser, utlåtanden och anteckningar som visar omfattningen av utfört arbete etc. Detta innebär de facto att revisorn är skyldig att hålla ett slags informationsdatabas över sina klienter och det arbete han utför för dessa. Denna databas med klientdokumentation är tillgänglig endast för en trängre krets behöriga – ”revisorn och dennes medhjälpare”. Den uppdateras minst två gånger om året – vid planeringen av granskningen och vid revisionens avslutande. Revisionsbyråns referensbibliotek är ett annat exempel på en informationsdatabas för revisorer, och egentligen kan man kalla varje revisors eget referensmaterial av tidningar och facklitteratur i den egna bokhyllan en informationsdatabas. Dessa databaser uppdateras vid behov. FARs Samlingsvolym och FAR/SRS-Info är också exempel på informationsdatabaser. Den förra uppdateras en gång per år, den senare ca 20 gånger per år.

Det nya

Vad är det då för nytt med informationsdatabaser? Modern datateknik i kombination med modern telekommunikation har gjort att informationsdatabas-principen fått väsentligt ökade användningsområden. Allt eftersom tekniken för uppdatering, sortering och utnyttjande av data i informationsdatabaser utvecklats har en mängd behov av information kanaliserats till informationsdatabaser av vitt skilda slag.

I en modern informationsdatabas lagras information i ett datorbaserat system, där textavsnitt eller referenser till litteratur om ett visst problem kan sökas. Informationen söks on – line, d v s användaren ringer upp databasen, beskriver den sökta informationen och får upp den på bildskärmen och kanske även på en skrivare. En informationsdatabas kan innehålla referenser, kortfattad information, sammanfattningar eller ”fulltext”, d v s originaltexten.

I en informationsdatabas söker man efter ord, kombinationer av ordstammar etc. Man kan gradvis precisera frågandet genom att lägga till krav som den sökta informationen måste uppfylla. (Detta illustreras i exemplet som visar hur man använder Infosök.)

En databasvärd tillhandahåller innehållet i databasen. Databasvärden behöver inte vara samma person eller företag som databasproducenten, d v s den som svarar för att databasen förses med information.

Informationsdatabaser har använts sedan 1960-talet. De första informationsdatabaserna var bibliografiska. Tekniska databaser och marknadsdatabaser har också funnits i många år. Därefter kom databaser för bl a juridik, medicin och affärsinformation. Exempel på innehåll i den sistnämnda typen är råvarunoteringar, valutakurser, aktiekurser, uppgifter om leverantörer och deras produkter etc. Det finns t o m databaser om databaser – d v s databaser som visar vilka områden och uppgifter som behandlas i olika databaser.

För- och nackdelar

Vad datorteknik och telekommunikationsteknik gjort som skiljer moderna informationsdatabaser från traditionella sådana är framförallt följande:

• informationen nås inom loppet av någon minut

• svaret är oftast mer fullständigt och säkrare

• sökandet efter informationen är oftast billigare

En nackdel är att man inte kan resonera med databaser på samma sätt som med en kunnig kollega och, som mindre erfaren medarbetare, därför inte heller på så sätt lära sig av dennes förmåga att föra ett erfaret och kunnigt resonemang. I en informationsdatabas måste man veta tämligen exakt vad man är ute efter, även om det finns ett ganska enkelt tillvägagångssätt för att successivt förfina frågandet.

En annan nackdel är att det personliga kontaktnätet med specialister och kunniga kollegor kan gå förlorat – informationsdatabaser kan ju inte lösa alla informationsproblem och kontaktnätet måste ju underhållas. Personliga kontakter kollegor emellan har dessutom ett stort värde i sig. Hur mycket som går förlorat av sådana icke kvantifierbara värden – och vad det i sin tur leder till – vid flitigt utnyttjande av informationsdatabaser är omöjligt att säga.

Provverksamhet med Infosök

För FAR och SRS har det känts naturligt att ytterligare utveckla det informationssamarbete man har i det gemensamt ägda FAR/SRS INFO HB. (Detta bolag förser nu revisorskåren med bl a FAR/SRS-Info, Revisorn Informerar och Revisorsalmanackan.)

FAR och SRS gick därför i slutet av 1984 ut med en enkät till sina ledamöter för att ta reda på intresset för en informationsdatabas på skatteområdet. Enkäten gav ett mycket positivt gensvar. Som en följd av det stora intresset öppnades Infosök i januari i år i form av en provverksamhet.

Det här ingår i Infosök

Infosök innehåller i dag referenser till samtliga artiklar i tidskrifterna Balans, Skattenytt och Svensk Skattetidning från 1975 och framåt. Referenserna omfattar rubriker, författare och ca 30.000 ”sökord” d v s ord som är väsentliga för sakinnehållet i artikeln. Sökorden har tagits fram under en genomläsning av hela materialet och skall normalt ge ”träff” på en eftersökt artikel. Till hösten kommer dessutom FAR/SRS-Info att läggas in i Infosök i fulltext.

Härutöver ger Infosök tillgång till DAFAs ”Rättsbanken” varom mera nedan. (Se även illustrationen.)

Det statliga DAFA är ”databasvärd” för Infosök. Främsta motivet till att vi valde DAFA var att man därmed på samma telefonnummer får tillgång till ett stort antal databaser av intresse för en revisor. DAFA har samlat dessa i vad man med ett gemensamt namn kallar Rättsbanken. I denna ingår rättsfall från regeringsrätten fr o m 1972, riksskatteverkets anvisningar och föreskrifter (fr o m starten 1946), i stort sett all lagtext utom på skattesidan, register till Svensk författningssamling (till alla nu gällande författningar) m m. Förhoppningen är att lagtext på skatteområdet skall läggas in under 1986.

(Se figur 1.)

Vad behövs för att utnyttja Infosök?

Den utrustning som behövs för att kunna utnyttja Infosök framgår av figur 2.

Andra databaser

Den som har skaffat utrustning för att söka i Infosök kan också använda samma utrustning för att söka i andra databaser. Exempel på sådana svenska databaser framgår av figur 3.

Hur man använder Infosök

Hur man gör när man använder Infosök visas i figur 4.

Erfarenheter av Infosök

Under den korta tid Infosök har varit i bruk, har den använts ungefär 100 timmar, vilket verkar tyda på att behovet varit stort.

Erfarenheter av de demonstrationer och kurser som hållits är framförallt att själva sökningen har upplevts som mycket enkel. Däremot har uppkopplingen mot databasen känts besvärlig för dem som inte haft ett s k uppringbart modem, d v s ett modem som självt ringer upp databasen. Dessutom efterfrågar man mer material i databasen, något som vi själva också planerat – om provverksamheten faller väl ut.

Motivet till att vi har startat redan nu med ett så förhållandevis blygsamt eget material är att vi vill skaffa oss know-how för en utbyggnad och anpassning till de faktiska behoven inom revisorskåren – en sak är att fylla i en enkät om vad man tror att man kommer att använda en informationsdatabas till – en annan att sitta vid sin PC och själv söka information.

Blick framåt

Avsikten är att efter hand utöka Infosök med fler tidskrifter. Möjligen kan också artiklarna läggas in i fulltext eller i form av korta referat.

Framförallt avser vi att utöka Infosök med ytterligare material och bl a följande diskuteras: Bokföringsnämndens anvisningar och cirkulär, Kommerskollegiets disciplinärenden, skatteberäkningsprogram, frågelåda, meddelandehantering, kalkyl- och prognosprogram, stickprovsgranskningsprogram etc.

Närmast till hands ligger att lägga in FAR/SRS-Info i fulltext. Detta kommer att ske nu under sommaren.

Margareta Damberg, FARs biträdande generalsekreterare, och Gunnar Rabe, chef för FAR/SRS INFO HB.