Utnyttja datorteknikens möjligheter i revisionsarbetet! Det ger bättre revisionsresultat, chans att göra det mer konstruktiva, något som annars är svårt att hinna med, och framför allt, datatekniken ökar revisorns personliga effektivitet.
Detta är erfarenheter som tre norska revisorer har gjort. B G Wennersten, Datavärldens grundare och förste chefredaktör har träffat dem för ett samtal för Balans räkning.
”Nu är det hög tid för varje revisor att på allvar värdera datateknikens möjligheter i sitt eget arbete.”
Det framhåller tre norska revisorer, Lasse Birkeland (Arthur Andersen & Co), Thor Reidar Andersen (Möller Andersen & Co) och Svenn Erik Forsström (Collegium/Coopers & Lybrand). De tre är föreläsare vid den nordiska revisorskongressen i Göteborg i höst. Balans har träffat de tre för ett samtal om deras ADB-erfarenheter och tankar om framtiden.
”Vi har på vår byrå hittills noterat en ren rationaliseringsvinst på 10–20 % till följd av att våra revisorer har personligt datorstöd i sitt arbete”, säger Thor Reidar Andersen, statsautorisert revisor och partner hos Möller Andersen & Co i Tönsberg. Firman sysselsätter 37 personer, företrädesvis med revisionsarbete men även till en del med konsultarbete.
Dator på varje skrivbord
Många av Möller Andersens revisorer utnyttjar redan i dag persondatorer i sitt dagliga arbete.
”Före årets slut kommer varje revisor att ha en egen dator på sitt skrivbord”, säger Thor Reidar Andersen.
Tre basverktyg finns: ordbehandling, kalkyleringsmöjligheter och en databas för lagring av revisionsdata. Just dessa verktyg är med vissa variationer standard även hos de övriga två revisionsbyråerna. Hos Möller Andersen & Co är de kopplade till ett specialutvecklat system för uppdragsstyrning.
”Systemet för uppdragsstyrning har vi själva tagit fram för en persondator och vi har god nytta av det sedan tre år”, säger Thor Reidar Andersen. Revisionsfirman använder uppdragsstyrning dels för medarbetarnas tidsredovisning, dels för budgetsimulering. Det senare gör det möjligt att simulera budget i både tid och pengar med ett optimalt resursutnyttjande av varje medarbetare.
Mera konstruktivt arbete
”Den största vinsten som vi hittills märkt är att revisorsarbetet blir mera konstruktivt än tidigare, inte så tidsödande rutinbetonat.”
Med traditionella metoder går mycken tid åt för att kontrollera alla belopp, summeringar, etc – ”kolla, kolla, kolla... det är mycket tråkigt nattarbete som en revisor tvingas lägga ner på tekniska avstämningar”, säger Lasse Birkeland, Arthur Andersen & Co i Oslo.
Genom att nyttja datakraft i revisionsarbetet försvinner en stor del av det rutinarbetet – datorn gör kontrollerna mycket snabbare och säkrare än någon människa klarar.
Ju större datamängder, desto större effektivitetsvinster.
”På det här sättet är revisorsyrket på väg att bli mera högkvalificerat och roligare”, säger Svenn Erik Forsström hos Collegium/Coopers & Lybrand i Oslo.
För klienten betyder revisorns datorstöd att tidsschemat för revisionen håller bättre och det går att snabbare se konsekvenserna av olika åtgärder. Dessutom är det alltmer troligt att revisorn har tillgång till en rad intressanta analysprogramvaror som inte klienten har i sitt eget datorsystem.
Bättre skriva själv
Ett specifikt användningsområde där utvecklingsmöjligheterna för en revisor är stora är att utnyttja datorn för ordbehandling.
Lasse Birkeland: ”Mycket av det vi skriver bygger på standardformuleringar som vi har att anpassa till varje situation. Det är naturligt att lägga upp alla dessa standardtexter i en databas som finns tillgänglig för varje revisor i firman.”
På det sättet kan den enskilde revisorn vid behov kalla fram önskat standarddokument på sin persondator, göra de tillägg och strykningar som krävs och därefter direkt låta datorn skriva ut texten på papper.
”Förfarandet spar såväl tid som personalinsats”, säger Lasse Birkeland.
Ett vanligt fenomen hos revisionsbyråer är att i bokslutstider är det långa köer hos skrivpersonalen för allt utskriftsarbete. Den flaskhalsen är i dag borta hos t ex Möller Andersen & Co.
”Nu när varje revisor föredrar att själv klara mycket av sitt skrivarbete börjar vi få svårt ibland att hitta arbetsuppgifter åt sekreterarna”, säger Thor Reidar Andersen.
Från ren ordbehandling till elektronisk post är steget inte långt – ”hos Arthur Andersen & Co ser vi elektronisk post som ett hjälpmedel för vår internkommunikation”, säger Lasse Birkeland. Elektronisk post innebär att varje medarbetare via sin skrivbordsdator kan sända och ta emot meddelanden. Främst gäller det internt inom organisationen, men även telexmeddelanden kan i vissa system sändas och tas emot på det egna skrivbordet. Elektronisk post har fördelar särskilt inom stora och geografiskt spridda organisationer. Medarbetare på fältet kan stå i förbindelse med postsystemet via en bärbar persondator och telenätet.
”Elektronisk post är intressant även för mindre organisationer”, säger Thor Reidar Andersen, ”särskilt med tanke på att revisorer är rörliga och inte alltid går att nå vid sitt skrivbord.”
När det gäller datorverktyg för själva revisionsarbetet börjar det komma fram flera hjälpmedel. Det finns i dag bl a väl fungerande bokslutsmodeller som väsentligt rationaliserar bokslutsarbetet.
Lätt skapa egna rapporter
Ett annat verktyg som får spridning bland revisorer är olika slag av rapportgeneratorer.
”Vårt alltmer papperslösa samhälle medför att revisorn behöver programvara för att på egen hand göra analyser direkt på klientens datorsystem eller data”, säger Svenn Erik Forsström. Rapportgeneratorn är här det centrala verktyget. Antingen går det att använda den rapportgenerator som kan finnas i klientens datorsystem eller också kan revisorn tömma över relevanta data i sin egen bärbara persondator och ta med sig hem för analys med en egen rapportgenerator.
”Rapportgeneratorn använder jag för att sammanställa de data jag önskar och på det sätt jag önskar”, säger Svenn Erik Forsström. Det sker dels för kontroll, dels för analys.
”På så sätt klarar jag att effektivt analysera stora datamängder, t ex en kundreskontra med 30.000 kunder som jag inte har en chans att göra manuellt.”
Andra exempel: ”Jag listade hos en klient med hjälp av min rapportgenerator alla kunder som överskridit kreditgränsen ... och jag fann därigenom fel i redovisningen – manuellt hade jag inte hittat felen.”
Eller: ”En gång valde jag ut varor med långsam omsättningshastighet för att därigenom få extra hjälp med lagervärderingen.”
Rapportgeneratorn behövs för att bekräfta klientens egna rapporter – ”de behöver ju faktiskt inte vara utskrivna korrekt och baserade på de rätta registren”, säger Lasse Birkeland. ”Risken för sådant fiffel ökar ju för varje dag genom att allt fler människor lär sig data.”
Bland andra datorbaserade hjälpmedel pekar Svenn Erik Forsström på olika slag av rapportgeneratorer skräddarsydda för särskilda situationer. Han talar även om bruket av s k branschprogram, t ex för revision av försäkringsbolag och banker.
Något som kommer framgent är utnyttjandet av externa databaser, d v s att revisorn kan utnyttja sin persondator för att hämta t ex referensdata hos någon oberoende källa som Statistiska Centralbyrån, börsen eller värdepapperscentralen –” på så sätt kan jag låta datorn jämföra klientens nyckeltal och uppgifter med andra”, säger Svenn Erik Forsström.
Den trio revisorer som Balans samtalar med räknar sig till de mera offensiva användarmiljöerna när det gäller datorstödd revision. En persondator eller terminal per revisor och skrivbord är ingen utopi, utan en synnerligen näraliggande verklighet.
Session på revisorskongressen: Använd datateknologi i revisionsarbetet
”Datateknologi i revisionsarbetet” heter den session vid den nordiska revisorskongressen där de norska revisorerna Thor Reidar Andersen, Svenn Erik Forsström och Lasse Birkeland kommer att föreläsa.
Thor Reidar Andersen, statsautorisert revisor vid Möller Andersen & Co: ”Användningsområden och möjligheter för utveckling av datakraften som verktyg i revision och byråadministration.”
Svenn Erik Forsström, statsautorisert revisor vid Collegium/Coopers & Lybrand: ”Programvara som hjälpmedel vid revision av klientens data.”
Lasse Birkeland, statsautorisert revisor vid Arhtur Andersen & Co: ”Användning av datakraft för effektivisering med avseende på planering, riskanalys och dokumentation av revisionsarbetet.”
Starta nu – ta det lugnt
För den som inte hunnit så långt på datavägen – vilka råd har de att ge inför en datorisering?
”Starta med datorstöd i dag, men ta det försiktigt”, säger de tre samstämmigt.
Många kanske ryggar för kostnaderna och avvaktar bättre och billigare datorer – ”ett självbedrägeri”, säger de tre som hävdar att det inte finns några sådana genvägar utan att bästa sättet är att komma igång genom eget praktiskt bruk, kanske några små tabbar ... ”det ger ökade kunskaper och försprång framför konkurrenterna”, säger Lasse Birkeland.
Alltså, analysera behovet och prioritera 2–3 avgränsade användningsområden.
Ordbehandling blir ofta det mest näraliggande. Därefter kommer bokslutssystem och olika analysmodeller.
”En vanlig tabbe är att ledningen i en revisorsfirma kommer underfund med att nu skall alla få varsin persondator, alla skall bli dataproffs ... sådant slutar i kaos”, säger Lasse Birkeland hos Arthur Andersen.
Lär alla datoranvändning
Receptet är i stället att utbilda alla revisorer i företaget så att de lär känna möjligheterna med datorstöd, men att låta en mindre grupp koncentrera sig på att kombinera sitt revisorskunnande med programvaruutveckling och koordination av datoranvändningen.
Först utbildning om användningsmöjligheterna, därefter direkt praktisk användning.
”Alla bör bli duktiga datoranvändare, men alla kan inte bli dataspecialister”, säger Thor Reidar Andersen.
En av de mest grundläggande positiva vinsterna med att alla revisorer konfronteras med praktisk datoranvändning är att man på det sättet kommer över den vanliga dataskräcken – ”en revisor kan därmed lättare gå in hos en klient och med auktoritet hantera datasidan”, säger Svenn Erik Forsström.
”Hos oss får alla datautbildning upp till en viss nivå”, säger Svenn Erik Forsström, Collegium/Coopers & Lybrand (som sysselsätter 250 personer), ”ett 20-tal blir s k persondatorkoordinatörer som aktivt skall stötta sina kolleger med råd och dåd och därtill har vi en liten specialistgrupp som utvecklar tillämpningar.”
”Alla kan inte utveckla programvara”, säger Thor Reidar Andersen. ”Ett vanligt fenomen är att en del har lätt att absorberas av datorn – blir ”freaks” och ägnar sig åt egen programutveckling – och sådant kan ofta gå ut över själva jobbet om man inte hänvisar sådana aktiviteter till fritiden.”
Att ett fåtal utvalda utvecklar programvara har även en kvalitets- och säkerhetsaspekt. Den programvara som släpps ut i praktiskt bruk kan därigenom bli omsorgsfullt provad, dokumenterad och ändamålsenlig. Den garantin finns inte om individuellt utvecklade program – som i och för sig kan fungera väl hos den som gjort programmet – okontrollerat sprids ut till andra.
Andra fallgropar som de tre vill varna för?
Var försiktig med att integrera flera datorsystem för att därmed uppnå en sorts automatik i arbetet.
”Hittills har en revisor ägnat sig åt rent manuella kontroller och det är lärorikt, man förstår hur bokföringen kommer till”, säger Thor Reidar Andersen. ”Men genom alltför omfattande integration i ADB-systemen, och därmed ökande automatik i arbetet, är risken att revisorn mister förståelsen för vad han gör.”
Delta i systemutveckling
I takt med den ökande datoriseringen måste revisorerna framgent spela en mera central roll i utvecklingen av nya ekonomisystem. Idag råder något av en konflikt mellan dataproffs och revisorer när det gäller systemutvecklingen. Dataproffsen upplever revisorer som bromsklossar.
”Men vi måste vara med och påverka framtida system om vi skall kunna göra ordentliga revisioner”, säger Svenn Erik Forsström och får starkt medhåll av sina kolleger.
I framtida system måste det finnas möjligheter att övervaka transaktionerna redan när de äger rum, d v s att vissa händelser parallellagras i särskilda register enbart med sikte på att revisorn senare skall kunna analysera materialet.
”Det är väsentligt att framtida ekonomisystem görs så att vi undviker mycket av dagens dubbelarbete vid revision”, säger Lasse Birkeland.
”Det betyder att systemutvecklarna måste vinkla in på framtida förutsättningar och inte bara automatisera dagens problem. ”
B G Wennersten