Revision: Ställ krav på datorbaserade revisionsprogram

Konventionella kontrollmetoder räcker inte längre till som arbetsinstrument för revisorerna. Nu behövs datorstödda revisionsprogram.

Karl-Axel Sjögren, auktoriserad revisor i Göteborg, tar i denna artikel upp hur bra datorstödda revisionsprogram bör vara uppbyggda och fungera.

Fler och fler mindre och medelstora företag lägger idag över sin redovisning på datamedia. Detta innebär att de konventionella kontrollmetoderna, som vi revisorer använder oss av, kommer till korta och vi måste anpassa våra arbetsmetoder och redskap efter den alltmer datoriserade utvecklingen.

På de större företagen har vi revisorer under de senaste åren haft möjlighet att arbeta med ”programmerade kontroller” i de datorbaserade rutinerna, vilket innebär att det har byggts in kontroller i dataprogrammen. När det däremot gäller de små och medelstora företagen har vi hittills fått förlita oss i huvudsak till manuella granskningsrutiner. De kontroller vi kunnat göra, på ett klientföretag som har datorbaserad redovisning, har varit att stansa in några kontrollverifikationer och jämföra dessa med ”facit”. I några fall har vi haft tillgång till en rapportgenerator, med vars hjälp vi har kunnat ta fram rapporter med bestämda utseenden. Vad vi därutöver har gjort har i stort sett varit att vi har suttit med högar av datalistor framför oss, som vi har försökt att stickprovsvis kontrollera. Vi kan nu glädja oss åt att det har börjat förekomma datorbaserade revisionsprogram på marknaden. Under de två sista åren har jag själv använt mig av egna skräddarsydda revisionsprogram och under de senaste månaderna har jag haft möjlighet att arbeta med revisionsprogram från några externa programtillverkare.

I denna artikel skall jag rent översiktligt redogöra för min uppfattning om hur datorbaserade revisionsprogram bör vara uppbyggda och fungera för att vara ändamålsenliga. Först vill jag dela upp revisionsprogrammen i två kategorier:

Aktiva och passiva revisionsprogram.

Aktiva är de program som direkt går in i klientföretagets redovisning, när denna är datorbaserad, och utför aktiva kontrollmoment. Passiva revisionsprogram är de program som utför arbetsmoment utanför klientföretagets redovisning.

Aktiva

I stället för att hos varje klient behöva programmera in flera olika kontrollmoment, så har revisorn egna aktiva revisionsprogram, som är utformade så att de kan kommunicera med de flesta av marknadens befintliga redovisningsprogram. Det praktiska förfaringssättet är att revisorn går in i klientföretagets databas, exempelvis via en portabel dator, och där betraktar innehållet och utifrån detta låter de egna revisionsprogrammen utföra följande kontrollmoment, som alltid bör finnas med i de aktiva revisionsprogrammen:

Verifikationskontroll

Kassakontroll

Rimlighetskontroll

Visa samtliga omföringar i bokslutet

Sök givet belopp

Procentintervallskontroll

Sök transaktion med givet belopp utanför given gräns

Visa ett bestämt verifikat

Verifikationskontroll

Revisionsprogrammet bör alltid utföra en grundläggande kontroll av det totala redovisningsmaterialet. Denna kontroll skall utvisa, att samtliga verifikationer finns med, att de är bokförda i nummerföljd, att inga verifikationsnummer är överhoppade, ej heller att de finns med mer än en gång och att de är bokförda i datumordning. Samtidigt skall man få besked om att omslutningen på varje verifikation går jämnt ut, med andra ord debet och kredit blir noll. Utöver detta bör alla eventuella nollverifikat redovisas, d v s de verifikat som är inbokade utan värden. Genom att mata in ett gränsvärde, så skall vi även kunna komma åt orimligt stora omslut. Är allting som det skall, så skall vi få ut en kontrollrapport som utvisar resultatet och naturligtvis om någonting avviker så skall detta rapporteras.

Kassakontroll

Denna del skall ange om kassakontot har varit mindre än noll vid något tillfälle under året. Vid detta delprogram kan vi fånga upp eventuella kassabrister, som i sin tur kan indikera eventuella felaktigheter i redovisningsmaterialet. I granskningsrapport skall den verifikation som orsakade kassabristen noteras med verifikationsnummer och datum. Har det inte varit några kassabrister under räkenskapsåret så skall detta också framgå av granskningsrapport.

Rimlighetskontroll

Riktigheten i inmatade data och rimligheten i dessa kontrolleras genom att vi anger kontonummer och max/- resp minimibelopp; då får vi en rapport över alla transaktioner med belopp överstigande/understigande det angivna beloppet på kontot. Kontrollen kan även göras genom att programmet visar exempelvis de fem högsta och de fem lägsta transaktionerna på ett konto. På detta sätt kan vi enkelt fånga upp eventuella felkonteringar på exempelvis kostnadskonton samt stora belopp, som oftast närmare behöver granskas. Denna del är mest lämpad att utföra i dialogform med datorn från en terminal. Genom att stickprovsvis testa sig fram med olika konton, kan vi stöta på eventuella underligheter, som kan föranleda ytterligare en granskningsåtgärd. Detta delprogram skall som alla andra avslutas med en granskningsrapport.

Visa samtliga omföringar i bokslutet

Inte alltför sällan kan vi revisorer råka på företag som vid datorbaserad redovisning har stansat in flera alternativa konteringar på ett och samma konto. Detta för att de skall kunna testa sig fram till ett skattemässigt fördelaktigt resultat. När detta äger rum kan vi också få svårigheter att följa de tankegångarna i bokslutsarbetet.

Till vår hjälp skall vi då kunna ha ett program, som redovisar samtliga bokslutsföringar i kronologisk ordning.

Sök givet belopp

Med denna del skall vi kunna använda datorns utomordentliga sorteringsmöjligheter för att leta reda på en speciell transaktion. Genom att söka på endast belopp, kontobelopp eller datumbelopp så får vi snabbt reda på om en speciell post finns med eller ej i redovisningen.

Procentintervallskontroll

Genom att ange ”basintervallet” exempelvis försäljningskontona, ”kontrollintervallet” momskontona och den ”kontroll gräns” som vi önskar tillåta momsprocenten att röra sig inom (exempelvis 22,5–24,0) så fångar vi upp de verifikationer som har en moms inbokad som avviker från vårt angivna intervall. Detta granskningsprogram är också utomordentligt användbart i många andra sammanhang där vi använder oss av procenttal, exempelvis när vi kontrollerar att de sociala avgifterna är avdragna med rätt procentsats.

Sök transaktion med belopp utanför given gräns

För att snabbt kunna fånga upp onormalt stora transaktioner på ett konto, genom att ange ett kontos gränsvärde, letar datorn upp samtliga transaktioner på detta konto, som överstiger det satta gränsvärdet. När datorn eventuellt har letat fram någonting, som avviker så tar naturligtvis det manuella granskningsarbetet vid, men då omfattas det bara av att begrunda verifikationen.

Visa ett bestämt verifikat

När vi sitter mitt i ett granskningsarbete, vill vi ofta kunna titta på en bestämd verifikation, hur den exempelvis är konterad, vilka kostnadsställen och kostnadsbärare den belastar. För att snabbt få detta besked skall vi endast behöva ange verifikationsnr och sedan skall datorn servera svaret.

Passiva

De passiva revisionsprogrammen ligger helt vid sidan om den konventionella redovisningen. Dessa program kan tillämpas av alla, som har tillgång till någon form av dator, oavsett om klientföretagen har datorbaserad redovisning. Jag skall nedan gå igenom några delar, som jag anser bör räknas till passiva revisionsprogram och som var och en kan använda sig av som har tillgång till en dator.

Planering

Planeringsprogram kan enkelt tillverkas av var och en, som har tillgång till kalkylprogram. Man tillverkar en matris och i det horisontella ledet anger man årets månader och i det vertikala ledet de revisionsåtgärder som skall utföras under året. Inne i matrisen markerar man de åtgärder som man önskar ha utförda under respektive månad med angivande av vem som skall utföra arbetet samt när det skall vara klart. När arbetsmomentet sedan är utfört så markeras även detta (se figur). Med tillgång till dessa program på en terminal, kan den ansvarige revisorn enkelt följa de planerade revisionsåtgärderna och på ett lika enkelt sätt göra eventuella ändringar.

Dokumentation

Med de vanliga ordbehandlingssystemen, som finns till de flesta datorer, har vi på ett utomordentligt bra sätt skaffat oss ett arbetsredskap, som vi kan använda när vi skriver dokumentationshandlingar.

En av de största fördelarna med att ha dokumentationen på ordbehandling är att den ansvarige revisorn när som helst kan gå in och ta del av vad som har hänt, på en bestämd klient, utan att behöva leta i arkivet efter dokumentationsmaterialet. Detta är speciellt tidsbesparande om vi vill gå tillbaka ett eller flera år. Genom datateknikens möjligheter att lagra stora volymer på små media kan vi alltid ha tillgång till flera år på en gång.

Bevakningsprogram

Vi vet alla hur svårt det kan vara att få ett bevakningssystem att fungera tillfredsställande. Några har prövat på kortregister, några olika typer av almanacksmodeller. Nu finns det utmärkta bevakningsprogram i handeln. Ett enkelt och billigt sådant program kommer från en amerikansk tillverkare som heter Borland. Detta program ger signaler den första i varje månad, den första i varje vecka och varje dag till varje anställd. På detta sätt får alla anställda varje dag en bevakningsrapport över vad som skall bevakas den aktuella dagen. Samma typ av rapport fås då i början av varje månad med angivande av allt som skall bevakas under den kommande månaden. Om man så önskar kan man även ta denna rapport per vecka.

Vad finns på marknaden?

När det gäller aktiva revisionsprogram finns det utöver direkt skräddarsydda, sådana program både till Hogias och Wangs redovisningssystem. Enligt min uppfattning är det programpaket som används i Wangs redovisningssystem det som har kommit längst. Det finns en väsentlig skillnad mellan Hogias och Wangs båda program och det är den att Hogias program ligger tillsammans med klientens redovisningsprogram, vilket innebär att klienten när som helst om han så önskar kan köra revisionsprogrammen. När det gäller programmen till Wang så är dessa helt skilda ifrån klientens redovisning.

Utan överdrift vill jag påstå att det är möjligt att med rätt utförda revisionsprogram, skall man kunna kontrollera alla datorbaserade redovisningar. I några fall kommer det att behövas hjälp från programtillverkaren så att revisionsprogrammen kan komma åt datafilerna.

Inom en inte alltför avlägsen framtid kommer alla revisorer att kunna ha med sig bärbara datorer, som de ansluter till klienternas maskiner och kan göra rationella revisionsinsatser.

Slutligen vill jag fastslå att datorstödda revisionsprogram är en del av revisorernas arbetsinstrument och skall vara i revisorernas besittning och ej ligga hos klienterna tillsammans med deras redovisningsprogram.

Karl-Axel Sjögren, auktor revisor, Revisorsringen Göteborg AB