Det centrala är inte att köpa en datamaskin utan ett system av rutiner som drivs av en dator och som tillgodoser företagets behov nu och i en framtida expansion.
Det är här de allra flesta köpare går bet.
Många tvister uppstår p g a att köpare och leverantör inte gjort klart för sig vilka rutiner och arbetsuppgifter som skall datoriseras och som datorsystemet skall klara.
Advokat Raoul Smitt ger i denna artikel några råd om hur en systemlösning bör upphandlas och hur avtalet mellan köpare och säljare bör utformas.
Datorisering kräver omfattande förarbete för att köpet skall motsvara förväntningarna. Att få rätt programvara och ett rätt dimensionerat system av program- och maskinvara är hemligheten i datorköpet. För att uppnå detta krävs omfattande konsultinsatser före köpet i syfte bl a att upprätta en s k kravspecifikation.
Kravspecifikation
Syftet med en detaljerad kravspecifikation är flerfaldigt: varje funktion i ett program kostar pengar. Köparen tvingas därigenom att noggrant analysera sina behov och krav och att prioritera.
Genom att utarbeta en detaljerad kravspecifikation ges leverantören motsvarande möjlighet att leverera en produkt som överensstämmer med köpares krav och behov. Ju mer välunderbyggd och förfinad kravspecifikationen är desto mer kommer det levererade systemet att motsvara köparens verkliga behov.
En viktig funktion hos kravspecifikationen är vidare att det är med den som utgångspunkt ev fel i det köpta systemet kan komma att fastställas. Fel fastställes juridiskt som avvikelser från kravspecifikationen bl a.
En ofullständig kravspecifikation kan göra det omöjligt att i efterhand fastställa vad som avtalats och köparen kan komma i bevissvårigheter, d v s få svårigheter att visa vad köpet omfattade och systemet skulle prestera (se dock det intressanta rättsfallet Lovely vs Burroughs – Supreme Court of Montana, 1974 där domstolen fann att leverantören borde ha insett att utrustningen inte lämpade sig för kundens användning).
Standardavtal
Det finns en lag som reglerar köp mellan näringsidkare – den s k köplagen. Centrala punkter i köplagen är bl a rätten att vid fel och brist i den köpta varan eller vid utebliven eller försenad leverans, dels få ersättning för ev liden skada, dels kunna häva köpet om köparen bedömer att han ej kan avvakta leverans. Leverantörsidan har intresse att bl a begränsa köparens rätt till skadestånd och möjlighet att häva.
De flesta leverantörer har – bl a för att på olika sätt begränsa sitt ansvar och sina åtaganden – genom sina försäljningsavtal avtalat bort köplagen och tillämpar i stället sina egna ”Allmänna bestämmelser”.
Det är sålunda av vikt att före köpet granska dessa ”Allmänna bestämmelser”. Att få alltför betungande avtalsvillkor upphävda i efterhand kan vara en dyrbar, osäker och komplicerad procedur. Det som främst tilldrager sig intresse är frågor som rör garanti, felavhjälpande och skadestånd men också reklamation/preskription, provningsförfarande och tvistlösning.
Inte ovanliga är sådana klausuler som t ex innebär att även om leverantören inte kan leverera datorsystemet så är köparen bunden vid avtalet under avsevärd tid. Det är uppenbart att det i vissa fall kan vara till betydande nackdel för en köpare att tvingas stå kvar vid ett avtal under kanske ett halvt år trots att säljaren inte kan leverera anläggningen.
I de allra flesta fall har leverantören begränsat sin skadeståndsskyldighet vid leveransförsening till 0,5 % av köpeskillingen per försenad vecka för den del av varan som inte levererats, dock högst 10 %.
Branschavtal
Leverantörföreningen Kontors- och Datautrustning (LKD) har givit ut ett avtal kallat SDA 82 som används av många leverantörer vid köp av ”mindre” datorer. Vid köp av ”större” datorsystem (mer än 75.000 kr/alternativt mer komplicerade upphandlingar) finns ett s k ”branschavtal”, Avtal 80, som är utarbetat i samarbete mellan LKD och Svenska Dataföreningen. För den intresserade finns en utförlig juridisk kommentar till dessa bestämmelser i företagarhandboken – Data – Esselte Info.
En köpare skall dock vara medveten om att Avtal 80 och SDA 82 i betydande avseenden är leverantörsvänliga och köparen bör därför söka genom förhandling förändra avtalet i de frågor som är av vikt för honom. Det åligger f ö en köpare att alltid noggrant gå igenom ett avtalsförslag. Att i efterhand få ett avtal ändrat eller jämkat kan visa sig svårt eller ogörligt.
Riksdagen har emellertid antagit en lag om avtalsvillkor mellan näringsidkare (prop 1983/84:92) som kan komma att få stor betydelse för innehållet i den flora av leverantörsbestämmelser som finns. Den nya lagen innebär att en näringsidkare som har ställt upp ett oskäligt villkor när han ingår eller avser att ingå avtal med en annan näringsidkare kan förbjudas av Marknadsdomstolen att i fortsättningen använda villkoret i liknande fall. Vid bedömningen av om ett avtalsvillkor är att anse som oskäligt skall särskild hänsyn tas till behovet av skydd för den som intar en underlägsen ställning i avtalsförhållandet. Genom detta markeras att lagen i första hand syftar till att stärka de ”mindre” företagens ställning.
Några råd
– Upprätta före köpet tillsammans med egen anlitad oberoende sakkunnig konsult och leverantören detaljerad kravspecifikation som skall utgöra del av avtalet. I de allra flesta fall förutsättes ett nära samarbete med företagets revisor så att de krav som kan ställas på en tillfredsställande intern kontrol uppnås. Det är viktigt att den kunskap som revisorerna har kan tas till vara genom att de t ex deltar i referensgruppen.
Kravspecifikationen skall grundligt reglera bl a tillgänglighet, funktion och kapacitet. Dessa tre punkter utgör grunden. Om ett köp av ett datorsystem skall bli en framgångsrik investering eller ett misslyckande kan oftast härledas till kravspecifikationens kvalitet i dessa tre punkter.
– Försök att så långt möjligt utnyttja standardprogram. Specialanpassade program innebär erfarenhetsmässigt risker för kostnadsfördyring, fel och leveransförsening och att resultatet inte blir det förväntade. I vissa situationer är programutveckling att föredraga men ställer särskilda krav på kompetens och resurser. En nackdel är att de förbättringar/förändringar som kommande nya versioner av standardprogrammet kan innehålla ofta inte kan tillgodogöras – varje förändring måste således specialanpassas. Löpande räkningsförfarande för programutveckling bör om möjligt undvikas. Fast pris eller maxpris bör krävas. Vid programutveckling kräves noga definierad kravspecifikation med funktionsgaranti – särskilda ”kontrollstationer” för kontroll av utvecklingsarbetet bör finnas. Frågor som måste lösas är vidare bl a upphovsrätten/nyttjanderätten till programutvecklingen. Det råder nämligen ofta delade meningar om beställaren eller konsulten äger rättigheterna till ett sådant program som utvecklas på beställning. 1
– Innan köpet sker bör noggrant undersökas om systemet också räcker till för företagets framtida utveckling. Ofta visar det sig att det inom en snar framtid behövs t ex fler arbetsplatser, större minneskapacitet, möjlighet att kommunicera mellan företagets datorer/terminaler och mot externa datorsystem ex vis databas m m. Avtalet bör innehålla garantier av leverantören för systemets utvecklingspotential och om möjligt priserna härför.
Många tvister rör just datorsystemets kapacitet, tillgänglighet och utvecklingspotential. Ett vanligt ”fel” är att systemet visserligen går att bygga ut men att t ex svarstiderna blir oacceptabelt långa.
– Tag referenser på tidigare idriftsatta anläggningar.
– Att upphandla maskin- och programvara från skilda leverantörer har sina risker. Vid upphandling av datorsystem bör således s k totalentreprenad tillämpas, d v s en (1) leverantör skall ha totalansvaret – särskilt viktigt är detta t ex för ansvaret för att de funktionella kraven uppfylles.
– Att betala hela köpeskillingen i förskott utan att ha fått säkerhet för fullgörandet av leverantörens åtaganden innebär ett risktagande.
Om säljaren inte kan leverera eller går i konkurs efter det att betalning erlagts kan köparen förlora den inbetalda köpeskillingen. Å andra sidan är det rimligt att köparen erlägger viss förskottsbetalning, särskilt om det rör sig om ”skräddarsydda” funktioner/system eller större leveranser/dyrare system. Det är inte ovanligt att köpeskillingen delas upp i 3 rater: 1/3 vid beställning, 1/3 vid fysisk leverans och resten vid godkänd provning. Vid leverans av ”standardvaror” är det en förhandlingsfråga om köparen skall erlägga något före fysisk leverans. Tag upplysning på säljaren vid osäkerhet.
– Köpeavtalet bör uppta att den köpta anläggningen ej anses levererad och slutlikviden förfallen till betalning förrän både maskin och programvara fungerar enligt kravspecifikationen, vilket skall konstateras vid besiktning som gemensamt skall företas av köpare och säljare. Det skall avtalas att sådan besiktning skall prova bl a att avtalade krav för tillgänglighet, funktion och kapacitet innehålles.
– Specificera exakta leveranstider. Rätt till ersättning skall alltid finnas vid försenad eller felaktig leverans som inte är obetydlig. Ju viktigare exakt leveranstid är ju högre vite (= i förväg överenskommet normerat skadestånd).
– Köpeavtalet bör omfatta fast pris inklusive moms för komplett och levererad anläggning inklusive programvara och om möjligt färdig för nätanslutning.
– Leverantören skall skriftligen garantera service, reservdelar och programsupport i minst fem år – en viktig fråga att beakta särskilt om leverantören är ett mindre företag och/eller maskin eller operativsystem icke är generella.
Utan kompetent service kan datorköpet lätt bli en katastrof. Anpassa servicen till företagets behov. Jourservice är kanske onödigt och blir alltid dyrt. För större system kan servicekostnaden uppgå till ca 10 % per år av köpeskillingen.
Programvaruservice/support skall alltid ingå och omfatta automatiska uppdateringar/ändringar. Ändras t ex mervärdesskatten skall detta automatiskt medföra ändringar i sådan programvara som uträknar skatten – programmet kan ju annars bli oanvändbart och i värsta fall även maskinen.
– Garantifrågorna är alltid förhandlingsbara. Minst ett halvt års garanti bör kunna lämnas på maskinvara. På programvaran skall garantin vara så lång att den omfattar en årskörning där sådan är aktuell, t ex för bokföringsprogram.
– Observera att datorprogram oftast upplåtes mot s k licens, d v s en rätt att nyttja programmet. Äganderätten till programmet övergår således inte. Licensavgift (hyresavgift) utgår, att erläggas på de tider som stadgas i kontraktet. Eftersom det är fråga om en nyttjanderätt av programmet föreligger oftast ingen rätt att låta programmet medfölja vid försäljning av maskinen t ex (jmfr bl a Avtal 80: NP 80 p 1 och p 5).
– Fel skall genast reklameras. Observera att det enligt Avtal 80 åligger köpare som vill framställa anspråk p g a fel eller försumlighet att skriftligen påtala felet senast tre månader efter det att detta kommit till köparens kännedom. Iakttager köparen inte detta förlorar han därefter all rätt till talan i denna del. I SDA 82 är tiden 20 dagar.
– Kör om möjligt det gamla systemet parallellt med det nya till dess att alla inkörningsproblem är undanröjda. Inrätta rutiner för manuell hantering vid ev datorstopp. Tag alltid säkerhetskopior.
– Före, under och efter köpet krävs utbildning av personalen. Tag med det i avtalet. Priserna är förhandlingsbara.
– Uppmärksamma säkerhetsfrågorna. En följd av datatekniken är att information, t ex företagshemligheter, kan finnas lagrade och därför lätt åtkommas och utnyttjas av obehöriga. Sekretessavtal, icke – konkurrensavtal, diskretionsavtal m m bör och kan skrivas.
– Datainspektionens medgivande (licens och tillstånd) fordras i vissa fall, t ex vid inrättande av personregister.
– Ett kraftfullt system är aldrig billigt. Nytta – kostnad står i ett direkt förhållande än så länge. Man får det man betalar för.
Den intresserade kan hänvisas till branschavtalet Daka 84 – se bl a Affärsrätt nr 6/85 sid 25.
Leasing
Leasing som finansiering av datorköp är många gånger ett alternativ till köp. Vid leasing uppstår dock särskilda problem utöver vad som angivits vid köp. De flesta leasingavtal är så konstruerade att leasingbolaget ej står någon affärsrisk. Ett exempel visar en situation som kan uppstå främst vid s k finansiell leasing. A leasar ett datorsystem av leasingbolaget B som i sin tur köpt systemet från datorleverantören. Efter köpet går C i konkurs eller upphör med service med verkan att As maskin upphör att fungera p g a utebliven service och brist på reservdelar. A skall dock enligt avtalets konstruktion erlägga leasingavgifter till B trots att systemet är och kanske förblir obrukbart. Det är uppenbart att affärsriskerna måste fördelas på ett rimligt sätt även i ett leasingavtal. Den här typen av s k cut-off-klausuler torde också möjligen i vissa fall kunna jämkas enligt 36 § avtalslagen.
– Anlita alltid sakkunnig vid upphandling, t ex advokat, samt medlem av Datakonsultföreningen eller Samverkande Ledningskonsulter för administrativ utveckling.
”Konsumentintressena” företräds av Svenska Dataföreningen som har viss rådgivande verksamhet.
Raoul Smitt, advokat
Litteratur: Företagarhandboken Data – Esselte Info