Persondatorerna gör sitt segertåg över världen. På bara tio år har de, tack vare lågt pris kombinerat med flexibilitet och enkel användning, utvecklats från specialistens leksak till ett uppskattat arbetsredskap inom snart sagt hela samhället.
Riskerna ökar när oerfaret folk tar hand om datoriseringen. Det krävs omfattande utbildning för att nå erforderlig bredd i datakunnandet både på revisionsbyrån och hos klienterna.
Auktor revisor Karl-G Giertz och ADB-konsult Magnus Josefson på Bohlins Revisionsbyrå AB i Stockholm tar i denna artikel upp hur persondatorer kan användas i revisionsverksamheten.
Kärt barn har många namn. I persondatorns hemland USA hittar vi benämningarna Microcomputer, Home Computer, Desktop Computer, Portable Computer, Workstation och det senaste Supermicrocomputer. Många namn speglar dels marknadsförares försök att särskilja sina produkter dels användningsområde. Låt oss enas om att en persondator är en till formatet liten lättplacerad dator, oftast avsedd för en person.
I januari 1984 fanns det, enligt Datasources och Teledok’s rapport nr 13, 666 olika persondatorer tillverkade av 217 olika företag. De flesta bygger på mikrokretsar från ett fåtal stora tillverkare, som Intel, Motorola och Zilog. Under det senaste året har flera tillverkare drabbats av stora ekonomiska svårigheter och ett antal har slagits ut.
För tio år sedan såldes persondatorer för 76,5 MUSD i USA och förra året för 7.750 MUSD. Försäljningen fortsätter och den tekniska utvecklingen stormar vidare. Vi får allt mindre, bärbara datorer. Det blir möjligt att koppla dem i nätverk. Att hämta och lämna data via telekommunikation till stordatorer går redan idag. Supermikrodatorer är i antågande.
PC-explosionen och revisorerna
Hur ska utvecklingen hanteras, hur ska revisorer agera vad gäller system, säkerhet och sårbarhet. Hur kan vi revisorer själva använda dem? Vad kan persondatorerna egentligen göra? Och är de lönsamma?
Persondatorer kan användas för alla vanligen förekommande administrativa rutiner inom ett företag som redovisning/rapportering, order/lager/fakturering, reskontror, ordbehandling och meddelandehantering. I planering och kalkylering lämpar de sig särskilt väl med många utvecklade programvaror tillgängliga på marknaden.
När klienten datoriserar sina redovisningsrutiner måste revisorn ändra sin granskningsansats vare sig det gäller stor-, mini- eller persondator. Det som nu händer är att datoriseringen får allmän utbredning och att datorerna handhas av andra än dataspecialister. Det vi förr anlitade ADB-revisionsspecialister till måste vi nu klara själva. Det krävs alltså omfattande utbildning för att nå erforderlig bredd i datakunnandet både hos klienten och på revisionsbyrån.
Ökade risker
Riskerna ökar också när oerfaret folk tar hand om datoriseringen. Vid större datorer är de ansvariga förtrogna med säkerhetskrav och metoder, som säkerställer god intern kontroll. Nu sprids datorer, som klarar betydande arbetsvolymer och sofistikerade program. Vitala rutiner läggs in men säkerheten glöms ofta bort. Svåra skador kan inträffa. Vad sägs om att förlora all information i ett reskontrasystem eller uppgifter om senaste veckans ofakturerade leveranser bara för att någon trycker på fel knappar? Revisorn måste kunna hjälpa klienten att välja och introducera datorn på rätt sätt.
För att stödja revisorerna i granskningsarbetet och för att snabbt få ut kunskaper om den interna kontrollen i de vanligaste på marknaden förekommande redovisningssystemen testade vi på Bohlins dessa för några år sedan. Testrapporterna ställdes till revisorernas förfogande. Metoden har några påtagliga nackdelar. Variationerna är så många att det är svårt och dyrt att göra heltäckande genomgångar av flera system. Resultaten blir dessutom snabbt inaktuella p g a utvecklingen. Det generella intrycket från testerna är dock att många redovisningssystem för persondatorer har påtagliga brister i den interna kontrollen. Det kan faktiskt många gånger ifrågasättas om redovisning/rapportering lämpar sig för persondatorer.
Revisionsprogram
Inom områdena revision och rådgivning lämpar sig kalkyl-, revisions-, ordbehandlings-, och specialprogram väl att använda. Analysprogram används bl a för ekonomiska analyser, finansiell planering, budgetering, konsolidering och nyckeltalsberäkning. Revisionsprogram finns bl a för granskning och analys av klienters dataregister och för olika typer av urval och utvärderingar vid stickprovsgranskning. För flödesschemaritning finns program såsom Flow Chart.
Internationellt pågår utveckling av betydligt större revisionsprogram. De kommer att göra det möjligt att utnyttja persondatorn för dokumentation och beräkningar i hela revisionsprocessen; från uppläggning av de första klientdata via planering, granskning till rapportering. Programpaketet kommer att innehålla enheter för grunddata, planering, flerårsstatistik, arbetspapper, arbetsprogram, statistisk stickprovstagning, rapportering m m.
I klientredovisning kan persondatorer användas som självständiga enheter eller i förening med större datorer. En intressant utveckling är att program som ursprungligen utvecklats för minidatorer, numera kan köras på persondatorer utan omprogrammering med hjälp av konverteringsprogram.
Effektivt samarbete
Samarbetet revisor-sekreterare förändras även. Revisorn förbereder rapporter och andra utskrifter på sin persondator, kanske efter att ha hämtat information från sin egen revisionsdatabas vad gäller klientdata eller FAR/SRSs gemensamma databas för allmänt tillgänglig information. Revisorn lämnar sedan materialet på diskett till sekreteraren, som slutredigerar dokumenten. I många fall har sekreteraren dessförinnan förberett grunduppgifterna. Mycken träning och samordning krävs för att nå ett effektivt samarbete. Hjälpmedlen finns, det hänger på oss själva att utnyttja dem.
Revisionsbyråns egen redovisning påverkas också av utvecklingen. Möjlighet finns att koppla sig till det gemensamma tidredovisningssystemet eller redovisningen via persondatorn som terminal, att analysera och bearbeta data samt att registrera grunddata. Tidredovisning, fakturering, planering och uppföljning blir avsevärt enklare och snabbare.
Allt detta är fantastiskt, men hur ska vi få tillgång till datorerna?
Utbildning och handledning
Köper du en persondator utan eftertanke kan det gå så här. Den nya persondatorn levereras och står där i sina kartonger. Experten kommer insusande, sliter vant upp förpackningarna, trycker in alla kablar och låter därefter fingrarna gå som lärkvingar över tangentbordet. Nu har experten gått. Du sitter ensam kvar med ditt nya hjälpmedel.
Klarar du av att på egen hand finna en naturlig koppling till dina ordinarie arbetsuppgifter? Gör du inte det blir vinsten liten och investeringen riskerar att bli bortkastad och persondatorn stående i ett hörn. Du måste tänka efter före så att du får hjälp med utbildning, information och handledning. Du måste också ta dig tillräckligt med tid, fastställa mål och kontrollera att de uppfylls.
Entusiasterna är inte problemet. De slänger sig över persondatorn och trycker sig fram. Det är vi vanliga dödliga, lagom ointresserade och avogt inställda till förändringar, som behöver stöd och hjälp för att komma igång och fullfölja utbildningen. Och vi är många. Det krävs alltså stora resurser. Om datorn eller handledaren inte finns till hands när de behövs finns risk att inlärningsprocessen fördröjs eller avbryts.
Vår erfarenhet är dessutom att man i en organisation måste tala samma språk och använda samma arbetsmetoder för att säkerställa kvalitet och effektivitet. Därför använder vi inom revisionen en gemensam handbok och standardiserade arbetsmetoder. Detsamma gäller de nya arbetshjälpmedlen. Inte bara maskintyper och programvaror utan även metoder att bygga, dokumentera och utnyttja program och kalkylmodeller måste standardiseras. Gör man inte det får man snart en ohanterlig flora av analys- och revisionsmodeller som bara skaparna kan använda.
Från säkerhetssynpunkt är det dessutom väsentligt att testa modellerna noga innan de sprids i företaget. I annat fall är risken stor att modellerna, som ofta är komplicerade, innehåller fel som i sin tur resulterar i fel i beräkningarna. Användarhandböcker och annan dokumentation måste likaså vara pedagogiskt upplagda, kompletta och hållas à jour. Man måste m a o ställa samma krav på system till persondatorer som på andra datorsystem vad gäller dokumentation, test och säkerhet.
Förutsättningar för att lyckas
Vad kan då göras för att säkert lyckas?
Det är av största vikt att företagsledningen engagerar sig positivt. En långsiktig ADB-strategi måste fastställas, detaljerade planer för tillvägagångssätt upprättas och följas. Som alltid bör man göra investeringskalkyler.
Erfarenheten visar att en produktivitetshöjning på omkring 10 % räcker för att motivera köpet. Då behöver datorn dessutom inte användas hela tiden, den kan stå till hands när den behövs.
Ett s k Informationscenter bör upprättas. Här samlas företagets yttersta kompetens på persondatorer. Här testas och dokumenteras nya produkter. Härifrån lämnas stöd i form av handledning och utbildning. En utbildningsplan med lätt tillgängliga kurser är viktigt, liksom självstudiematerial med exempel kopplade till befintliga modeller i kalkylprogrammen.
Lika viktigt som att uppmuntra den entusiasm som finns hos många användare, är det att kunna ta hand om alla goda idéer och produkter som kommer fram. Det gäller att sprida dem vidare och att anpassa arbetsmetoder, handböcker och instruktioner för övriga verksamheten.
Resurser måste således till. Det är ett stort misstag att tro att investeringen är färdig när maskinvaran köpts. Det är då arbetet börjar. Arbetet att föra in de nya hjälpmedlen och motivera oss alla motvilliga att använda dem förnuftigt och effektivt.
Auktor revisor Karl-G Giertz och ADB-konsult Magnus Josefson på Bohlins Revisionsbyrå AB i Stockholm