Årsredovisningstexterna är obegripliga för de flesta. För att förstå dem måste läsaren koppla på egen information och egna erfarenheter.
Ulla Eliasson, som i ett forskningsprojekt undersökt begripligheten i verksamhetsberättelser, har funnit att förvaltningsberättelserna är språkligt nästan identiskt uppbyggda. Språket är tungt, substantiven många och verben få. Många fakta packas samman i några få meningar.
Texten blir kryptisk för de flesta, särskilt de många aktieägare som inte skolats i konsten ”hur man läser en årsredovisning”.
Krångliga texter med krångligt språk blir snabbt begripligare om fackord och fackuttryck förklaras, om meningarna görs kortare och enklare, om tankegången görs tydligare. Ingen kan säga emot dessa påståenden. Men hur kan det då finnas texter som inte följer någon av dessa enkla tumregler? Förvaltningsberättelsen i årsredovisningen är ett exempel på en sådan text. Varför hyr de stora bolagen inte in språkexperter som snyggar upp de krångliga texterna i de vackert tryckta årsberättelserna? (Företagen borde väl om några ha råd.) Men så enkelt är det inte.
Vi har att göra med en materia som är synnerligen komplex. Vem kan göra anspråk på att ”förstå ett företag”? Man vänder sig till många läsargrupper, av vilka somliga är experter. De behöver inte språklig hjälp för att förstå. Verksamhetsberättelsen har dessutom många syften. Den är inte i alla avseenden avsedd att begripas.
Begriplighet
Texten och siffrorna i årsredovisningen ger information och talar om hur det gått för företaget. Läsaren måste emellertid kunna tolka innehållet för att begripa. Den moderna språkforskningen har uppdagat mycket under senare år, som ställt många vedertagna begrepp på huvudet. Många av dessa nya insikter är självklara, när man tänker närmare efter. För det första gäller att själva meddelandet (texten, orden etc) bara är en del av den information som förmedlas. Resten är underförstått (implicit, ”tacit”) och bygger på att avsändare och mottagare har en gemensam erfarenhetsbakgrund. Ju mer komplexa budskap som skall förmedlas desto mindre andel av budskapet kan fås upp på ytan i ord. Detta problem gäller alltså i hög grad förståelsen av företagets situation och därmed texten i verksamhetsberättelsen.
Begriplighet är därför, för det andra, ett mycket relativt begrepp. En läsare begriper mycket väl en text, en annan tror att han begriper samma text och en tredje anser att han inte förstår någonting. Vi ställer som läsare mycket olika krav på vad som är ”begripligt”.
Vem skrivs årsredovisningarna för?
En bra reklamman har helt klart för sig vem han eller hon vänder sig till och anpassar språket därefter. Detta innebär inte bara att anpassa sig till läsarnas eller mottagarnas förkunskaper utan även till deras fördomar och känslor. Reklamen för Mercedes väckte för inte så länge sedan indignation, men den träffade tydligen rätt. Försäljningen ökade. Jag kan inte tänka mig att något annat var avsikten.
De som sysslar med kommunikation bör helst veta vem de skriver eller talar till. Utan den vetskapen går budskapet lätt vid sidan av målet. Årsredovisningarna har en klart och nästan i lag definierad målgrupp: aktieägare.
Vem som helst kan vara aktieägare. Det gör det svårt för författarna att skriva för alla på en gång. En gemensam nämnare för aktieägarna är att de är intresserade av att få veta hur det företag gått som de köpt aktier i och hur framtiden ser ut. Det handlar om vinsten idag och i morgon, om hur den kommit till respektive skall kunna åstadkommas. Aktieägarna har hopp om att få veta det efter att de läst årsredovisningen. Det gör situationen för skribenten ännu besvärligare. Hur ”förklarar” man ett företag? Det är ju ofta så att till och med företagsledningen inte förstår sitt eget företag. Till detta kommer den moderna ambitionen att verksamhetsberättelsen även skall göras begriplig för de anställda. Den ambitionen motiverade ursprungligen detta forskningsprojekt. Därför tar jag även upp hur många företag hanterat detta speciella problem, nämligen genom att publicera särskilda förkortade, omskrivna eller tillrättalagda texter i personaltidningen.
Vad jag undersökt
Jag har under några år undersökt dels hur läsbara dels hur begripliga årsredovisningar är för olika kategorier mottagare. Jag har studerat hur svenska börsnoterade företag presenterar sig i sina årsredovisningar och funderat över hur och om informationen kan göras mer begriplig. Arbetet har utförts inom ramen för ett forskningsprojekt, ”Begriplighet i verksamhetsberättelser”, som bekostats av Riksbankens Jubileumsfond och bedrivits vid Institutionen för nordiska språk vid Stockholms universitet.
Det jag studerat är i första hand språkbruket i förvaltningsberättelserna. Resultaträkningar, balansräkningar och finansieringsanalyser med deras uppställningar och förklaringar av siffror har inte ingått i undersökningen. Siffror i årsredovisningar kan den läsa och försöka tolka som lärt sig företagsekonomi. En text borde å andra sidan alla som gått igenom en högre grundutbildning kunna läsa, kanske t o m begripa. Eller är det att ställa för stora krav?
Språket i siffror
Jag har gjort kvantitativa undersökningar av språket i förvaltningsberättelserna för att kunna jämföra språket där med språket i andra kvantitativt undersökta texter. Jag har även undersökt innehållet, bl a genom att testa hur studenter i företagsekonomi vid universitetet uppfattat texterna (se Ulla Eliasson i Marton-Wenestam (red), Att uppfatta sin omvärld, 1984 sid 75–91).
Med kvantitativ undersökning av språket avses en undersökning där man mäter (i siffror) sådana enheter som ordklasser, satsdelar meningslängd, ordlängd, d v s språkligt formella enheter. Det är naturligtvis mycket svårt att kvantifiera texters innehåll. Svårigheterna har att göra med de subjektiva gränsdragningar, som en sådan undersökning skulle innebära.
Jag har i min kvantitativa undersökning jämfört förekomsten av olika ordklasser i förvaltningsberättelser med förekomsten av liknande ordklasser i andra typer av texter. Jag har också jämfört satsdelar, meningsbyggnad och meningslängd i förvaltningsberättelser med hur dessa enheter ser ut i andra slag av texter. Jag tar här upp några huvuddrag från resultaten.
Undersökningarna pekar på att de undersökta förvaltningsberättelserna är nästan identiskt uppbyggda vad beträffar de språkligt formella enheterna. Olika ordklassers frekvens, meningarnas längd och läsbarhetsindex 1 visar ungefär samma tal från förvaltningsberättelse till förvaltningsberättelse. Variationen är mycket liten.
Det som dessutom är intressant är att denna formella uppbyggnad av förvaltningsberättelsen skiljer sig så tydligt från hur andra texter är uppbyggda som mätts kvantitativt. (Jfr Westman, Bruksprosa 1974, Strand, Nusvenskt tidningsspråk 1984, Danielson, Läroboksspråk 1975.)
Det är framför allt fyra ordklasser, vars förekomst skiljer sig från andra undersökta texter. Det gäller substantiv, verb, prepositioner och konjunktioner. Antalet substantiv är mycket högre än i andra typer av texter. Antalet verb är betydligt lägre liksom antalet konjunktioner. Antalet prepositioner är också mycket högt. Prepositioner och substantiv binds ihop till långa uttryck som sedan utgör subjekt eller adverbial i meningarna. Ett ensamt litet verb binder ihop dessa långa uttryck så att det blir en mening, en sats.
”Som försäljningsintäkter redovisas fakturerad försäljning exkl mervärdesskatt och efter avdrag för rabatter och liknande intäktsreduktioner men före avdrag för leveranskostnader ...” (MoDo 1979, 5 7). Med det menar jag att språket är kompakt. Många fakta packas samman i några få meningar.
Konjunktionerna (d v s ord som ”därför att, fastän, ehuru, när”) är mycket få i jämförelse med vad fallet är i andra typer av texter. Detta återspeglas i att texterna huvudsakligen består av huvudsats på huvudsats i långa banor. Bisatserna är således få (bisatser inleds med konjunktioner). Bisatser brukar ofta sättas in för att förklara påståenden. Så är alltså inte fallet i förvaltningsberättelser. Meningsbyggnaden där är huvudsatser och påståenden på påståenden. Läsaren förväntas begripa hur påståendena hänger ihop. Förstår gör givetvis den läsare, som har tillräckligt med kunskaper och referensramar för att begripa ett speciellt företags årsredovisning. Men texten blir kryptisk för de flesta, särskilt de många aktieägare som inte har skolats i konsten ”hur man läser en årsredovisning”.
Ett så enkelt förhållande, som att ett minskat antal anställda har producerat lika mycket som ett större antal anställda gjorde tidigare, framställs på följande sätt i Ericssons förvaltningsberättelse från år 1982 (s 27):
”Fortsatta konstruktions- och produktionstekniska rationaliseringar genomfördes inom moderbolaget. En jämförd med 1981 oförändrad leveransvolym från verkstäderna kunde härigenom uppnås med en betydligt reducerad personalstyrka. Övriga svenska tillverkande bolag och praktiskt taget samtliga utländska tillverkande bolag reducerade sina personalstyrkor i tillverkningen. Samtidigt bibehölls nivån för de totala utleveranserna.”
Egentligen har detta forskningsprojekt så småningom för mig blivit att komma underfund om
huruvida den materia man talar om är för svår för att förklara i text för oss vanliga dödliga,
om man inte vill förklara sig i årsredovisningarna eller
om skribenterna är dåliga.
Jag lutar åt 1, men även 2.
Business Week gav i sitt aprilnummer (15 april 1985) exempel på företag, som minsann ville förklara sig. I dessa företags årsredovisningar visade man att man trodde att brutal ärlighet ingav förtroende hos aktieägaren. Kanske det vore något för författare av svenska årsredovisningar.
(läsbarhetsindex eller lix ger ett sammanfattande tal för meningslängd och ordlängd i meningen).
Språket i årsredovisningarna – en speciell genre
Språket i förvaltningsberättelserna tycks alltså, enligt mina kvantitativa undersökningar, helt oavsett innehållet utgöra en speciell genre, skild från andra genrer som mätts kvantitativt, t ex den s k bruksprosan, tidningsspråket, läroboksspråket etc.
Då det gäller den kvantitativa delen av undersökningen har jag vidare undersökt vad som hänt med språket, då samma information som i förvaltningsberättelserna skall delges andra målgrupper än de som årsredovisningarna direkt vänder sig till. Jag har jämfört förvaltningsberättelserna med personaltidningarnas texter om det år som gått och med s k populära versioner av årsredovisningen. Givetvis är det inte exakt samma information i dessa tre olika typer av texter, men syftet med texterna är delvis detsamma, att tala om hur företaget gått under föregående år.
Personaltidningar och populära versioner
Vad har då hänt med den språkligt formella sidan av språket? I personaltidningar och populära versioner i jämförelse med förvaltningsberättelsernas texter? Det visade sig att personaltidningarnas texter hade stora likheter med andra kvantitativt undersökta tidningstexter. De populära versionerna som var få till antalet, visade stora skillnader sinsemellan. Den populärversion som var enklast uppbyggd liknade en enkel barnbok.
Då det gäller ordklasser fanns en fallande skala för substantiv och prepositioner och en stigande skala för verb och konjunktioner från förvaltningsberättelser över tidningstexter till populärversioner.
Många personaltidningstexter var dock mycket lika den förvaltningsberättelse de vilade på. De var ibland direkta kopior. I många fall hade man emellertid bemödat sig om att skriva en annan text som då också visade samma förekomst av t ex substantiv, verb, prepositioner och konjunktioner som andra kvantitativt mätta texter.
De populära versionerna hade ett stort antal verb, färre substantiv och färre prepositioner och fler konjunktioner än personaltidningarna och framför allt förvaltningsberättelserna. De populära versionerna hade kortare meningar än de två andra undersökta texterna, vilket också visade sig i ett lägre lixtal. Bisatserna var betydligt fler i de enklare texterna, i de populära versionerna, vilket också indikerades av fler konjunktioner i dessa texter. Förklaringar till påståenden gjordes i dessa texter.
Intressant nog fördelar sig således ordklasser på olika sätt beroende på vem man skriver för. Det finns alltså mätbara skillnader mellan texter om samma saker. En intressant fråga för en språkforskare är om textens form står i något direkt förhållande till dess innehåll och begriplighet, d v s hur texten når fram.
Hur når informationen fram?
Efter dessa iakttagelser av förvaltningsberättelsernas formella språkliga uppbyggnad funderade jag över hur begripligt innehållet egentligen var i förvaltningsberättelser i förhållande till personaltidningstexter och populärversioner.
Man kan påstå att ju mindre sammanhängande en läsare finner att en text är, desto mer krävs av kunskaper och referensramar av läsaren. Det krävs ett visst mått av insikt i ämnet för att begripa varför ett stort antal påståenden, utan synbarligt sammanhang, görs i en följd.
De samband som man kunde mäta i förvaltningsberättelserna var mycket få, något fler samband fanns i personaltidningstexterna och flest samband fanns i de populära versionerna. Jag fann också, vilket inte alls är förvånande, att texten blev betydligt längre, då samband explicit uttrycktes, då man förklarade sina påståenden. Texterna i de populära versionerna var ju riktade till en läsekrets som inte kunde anses insatt i de förhållanden som redogjordes för. Den information som i förvaltningsberättelsen tog några rader bredde ut sig över flera sidor i den populära versionen. Om man alltså vill skriva en text som är begriplig för personer, som inte kan ämnet eller som inte är insatta i de speciella förhållanden man redogör för blir man bl a tvungen att ge definitioner på fackord och uttryck som används och förklara varför påståenden görs och hur de hänger ihop med varandra. En text blir inte begriplig, förrän de kunskaper och referensramar som texten vilar på är någorlunda samma som läsarens.
Förståelsens djup
Men en text kan vara begriplig på ett oändligt antal nivåer. Det är inte nödvändigt för alla som läser en verksamhetsberättelse och en förvaltningsberättelse att få en djup förståelse av innehållet. Det kan nämligen också sägas att en läsare begripit en årsredovisning, om han förstått av texten att företaget gått ”bra” eller ”dåligt”. Det räcker då med ett påstående av typen ”Vi går bra. Var inte oroliga.” Men ett sådant påstående kräver förtroende från läsarens sida.
Förvaltningsberättelser är fyllda av värderande påståenden. Det heter att ”orderingången var god, produktion och försäljning steg, räntabiliteten var hög”. Det heter också att ”lönsamheten var låg, resultatet försämrades”.
Alla dessa värderande påståenden tolkas av läsaren. Om de är alltför motsägelsefulla, kan det bli svårt för läsaren att avgöra om företaget går bra eller dåligt. Tvetydighet och motsägelser verkar vara vanliga, när företaget inte går så bra och något skall bortförklaras.
Läsaren gör också en värdering, oberoende av hur mycket han begripit (i en djupare mening) av texten och årsredovisningens information. Jag har testat studenter i företagsekonomi på mycket korta meningar (från 3 till ca 15 rader). Studenterna gör klara värderingar av hur företaget gått, trots den ytterligt magra informationen. Det märkliga är att mycket få studenter frågar efter mer information innan de gör ett ställningstagande, trots att de borde veta att informationen är otillräcklig.
Samma värderingar som studenterna gör gör säkert andra läsare också på grundval av värderande påståenden, trots att de varken har tillräcklig information eller tillräckliga kunskaper.
Texter i årsredovisningar är alltså läsbara. Tolkning av vad texten vill meddela blir möjlig, därför att läsaren kopplar på egen information och egna erfarenheter. Kravet på sådana erfarenheter är speciellt stort, när det gäller årsredovisningars innehåll. I en djupare mening är texterna därför obegripliga för de flesta.
Ulla Eliasson, institutionen för nordiska språk vid Stockholms universitet