Datoriserade, jämförelsevis unga och många fler är revisorerna 1990, spår auktoriserade revisorerna Olof Herolf och Leif Lundfors i detta försök till beskrivning av revisorns framtida roll och arbete.
Utrustade med egen bärbar mikrodator kan de koppla upp sig såväl mot det egna kontorets centraldator som mot klienternas databaser. Och från 1988 då Kommerskollegium ger tillstånd att arkivera alla arbetspapper på data ersätts dessa av disketter.
FAR har skapat ett antal databanker som revisorerna kan nyttja i sitt arbete och det bidrar till att standarden på revisionen blir i stort sett uniform för alla revisionsbyråer.
Men datoriseringen medför också problem. Företagens interna kontroll försvåras, vilket ställer stora krav på revisorerna när det gäller att säkerställa att företagsledningarna gjort vad de kan för att trygga tillförlitligheten.
Låt oss tänka oss att vi tittar in på en revisionsbyrå år 1990. Hur kommer den då att se ut?
Det första vi kommer att se är att revisorerna har tillgång till mycket mer datakraft än i dag. Varje revisor har en egen bärbar mikrodator, som han kan använda dels som fristående dator för analyser m m, dels som skrivmaskin/ordbehandlare och dels som terminal så att han kan koppla upp sig emot dels kontorets centraldator, dels mot klientens centraldator eller nätverk och dels emot de databaser som han använder sig av i sitt arbete.
Eftersom revisorerna från 1988 har tillstånd från Kommerskollegium att arkivera alla arbetspapper på datamedier, har en mängd av de arbetspapper som vi är vana att se i början på 1980-talet, försvunnit. När vi öppnar dörren till revisionsbyråns arkiv ser vi att där finns framför allt ett stort antal disketter.
På kontoret sitter ett antal revisorsassistenter, som i stället för att gå ut och granska räkenskapshandlingar hos klienten via telenätet har kopplat in sig på klientens databas. Därifrån hämtar revisorn ett antal data som han vill ha bekräftade från andra databaser hos banker etc. Allt detta kan revisorn sköta från kontoret.
Medelåldern på de revisorer som sitter på kontoret är låg. Detta beror på den expansion som yrket haft under de senaste åren efter det att alla aktiebolag blev tvungna att anlita kvalificerad revisor. I slutet av 1980-talet kom också lagar som utökade skyldigheten för ekonomiska föreningar och handelsbolag att anlita kvalificerad revisor, och detta har också inneburit en stor ökning av revisorskåren. Det visade sig också att ett antal av de klienter som de kvalificerade revisorerna fick ta hand om 1988 var mycket tidskrävande i förhållande till sin storlek, och även detta har inneburit att revisorskåren har blivit tvungen att skaffa utökade resurser.
Med utgångspunkt i Eko-kommissionens förslag 1983 har Kommerskollegium fått förstärkta resurser. Resurserna har undan för undan utökats under 1980-talet så att Kommerskollegium nu har kapacitet att inte bara ta hand om det stora antal anmälningsärenden som förekommer (särskilt med utgångspunkt från 1988 års revision av ett antal av de nytillkomna klienterna), utan även har möjlighet att från egna utgångspunkter granska andra revisioner än de som rör anmälningsärenden. Diskussion förs om en obligatorisk extern kvalitetskontroll för alla revisorer.
Medan vi fortfarande är kvar på revisionsbyrån kan vi också lägga märke till att revisorerna under senare halvan av 1980-talet har specialiserat sig i mycket stor utsträckning. Förutom dataspecialisterna finns nu skattespecialister, organisationsspecialister, finansieringsexperter, logistikexperter etc. Ett mycket intressant samarbete har på sistone inletts genom att Auktoriserade Revisorers Serviceaktiebolag i ett dotterbolag har anställt ett antal personer som är experter på säkerhet kring datamaskiner. Dessa experter fungerar som konsulter till mindre och medelstora byråer vid granskning av internkontrollsystem. Dessutom agerar de som konsulter på marknaden i liknande frågor.
FAR har också skapat ett antal databanker som revisorerna kan utnyttja i sitt arbete. I första hand har naturligtvis innehållet i ”Revision II” lagts i en databank så att revisorerna snabbt får tillgång till lämpliga granskningsprogram. Dessutom har FAR ett register över revisionsberättelser som ledamöterna kan använda som referens i knepiga revisionssituationer. Revisorerna använder i sitt arbete också andra databanker, exempelvis för skattefrågor och redovisningsfrågor.
Under andra halvan av 1980-talet har IREV gjort stora satsningar på att erbjuda ett kursmaterial som passar dels för assistenter men även för de auktoriserade och godkända revisorerna. Alla revisorer kan nu skriva maskin, vilket är nödvändigt för att kunna rätt utnyttja datamaskinernas fördelar. Dessutom har IREV många kurser i allmän datakunskap på så sätt att revisorerna nu väl behärskar de allmänt förekommande analys-, kalkyl- och ordbehandlingsprogrammen m m. Slutligen har också kurser hållits i intern kontroll både för mikrodatorer och större anläggningar. Säkerhetsprogrammen har under den andra halvan av 1980-talet avsevärt utvecklats så att det numera är möjligt att åstadkomma en förhållandevis god intern kontroll i de flesta datoriserade miljöer.
Datasystemen hos klienten
Vad har då hänt på det tekniska området och hur har det påverkat revisorns insatser hos klienten? Även hos klienten har datakraften blivit distribuerad till många fler människor än som i början på 1980-talet hade tillgång till datorer. De flesta kontorsanställda har egna terminaler eller PC. Dessa är oftast uppkopplade antingen till en centraldator eller till ett nätverk av mikrodatorer. Genom att man genom dessa terminaler och PC har tillgång till centrala databaser har de interna kontrollproblemen avsevärt försvårats.
Mot det faktum att tekniskt sett det blivit möjligt att koppla in sig på information och ändra information från fler fysiska platser än vad som tidigare var möjligt, står att säkerhetsprogram i datamaskiner har blivit betydligt bättre än vad de tidigare var. Tyvärr har det dock visat sig att de kontrollåtgärder som finns inbyggda i systemen i stor utsträckning kringgås av olika befattningshavare därför att de är tidskrävande och ibland försvårar den dagliga hanteringen av data. Revisorn arbetar därför i en miljö där det finns stor risk att data manipuleras på olika sätt.
Revisorns ansvar
Vad är då revisorns ansvar i detta sammanhang?
FARs rekommendation om revision i svenska aktiebolag säger att revisorn skall uttala sig dels om huruvida årsredovisningen upprättats enligt aktiebolagslagens bestämmelser och dels om huruvida aktiebolagslagen följts, vilket bland annat innebär att styrelsen och verkställande direktören skall ha sörjt för en tillfredsställande intern kontroll.
I mindre företag är det fortfarande möjligt för granskningen av årsredovisningen att förlita sig på manuella kontroller runt datorn. I större företag och framför allt sådana företag som i större utsträckning arbetar med finansiell information (banker etc) koncentreras revisorns insatser till datorerna och programmen.
Men revisorn måste också från förvaltningsrevisionssynpunkt säkerställa att företagsledningen gjort vad på den ankommer med avseende på den interna kontrollen. Här kommer IREVs kurser i intern kontroll i datorbaserade miljöer väl till pass.
Men datorerna innebär inte huvudsakligen svårigheter. Revisorn har fått möjlighet genom datorerna att på ett effektivt sätt granska många företag. Som inledningsvis sades, har revisorn en egen dator med vilken han kan koppla in sig på klientens databaser för att läsa de data som där finns. Det är nu möjligt att på ett enkelt sätt utföra den analytiska granskningen eftersom revisorn med datorns hjälp får alla nyckeltal och trender uträknade för sig. Revisorn behöver också bara i begränsad utsträckning skriva egna arbetspapper. Många av de data som i dag ingår i arbetspapperen kan man få i standardiserat format genom revisorns egen mjukvara med vars hjälp man kan läsa klientens databaser.
Revisionsuppdraget
Låt oss titta på ett tänkt uppdrag år 1990 och se hur det skiljer sig praktiskt från dagens teknik.
De tankar som finns i FARs läroböcker Revision I och Revision II är fortfarande applicerbara och utgör numera basen för all revision. Sedan Revision II lades in i FARs databank och blev tillgänglig för alla revisorer, har alla revisionsbyråer fått en gemensam standard för granskningsprogrammens utseende. Detta har bidragit till att standarden på revisionen in på 1990-talet i stort sett är helt uniform för alla revisionsbyråer. Efter det att Kommerskollegium avverkat den stora arbetsbördan som uppstod genom de 1988 tillkommande klienterna har anmälningstakten till Kommerskollegium drastiskt gått ner.
Hur fungerar då revisionen?
De nya hjälpmedlen har ställt krav på mycket framsynt planering, och kraven på rationalisering av revisionsarbetet har medfört krav på att den ansvarige revisorn på ett smidigt sätt kan integrera datorbaserad revision i den totala revisionsinsatsen.
Av granskningsarbetet kommer som ovan framhållits en större del än idag att kunna utföras från revisionsbyrån med hjälp av telekommunikationer och överföring av data. Detta innebär en risk att klientens register kan förstöras och därigenom orsaka icke önskvärda ekonomiska problem för klienten. Många arbetspapper som i dag skrivs för hand kommer att antingen genereras automatiskt ur olika revisionsprogram eller kommer att skrivas in på diskett och förvaras på magnetminne i stället för i skriven form.
Revisorerna har kommit att alltmer stå för begreppet trovärdighet. Fler och fler av de uppdrag som kommer till revisionsbyråerna gäller uttalanden om riktigheten i faktaunderlag som presenteras i olika sammanhang i samhällsdebatter. Yrket har kommit att bli alltmer intressant beroende på den utökade konsultinsats som uppskattas och begärs av klienterna.
Olof Herolf och Leif Lundfors, auktoriserade revisorer