Revisorerna har delvis datoriserat sin verksamhet, men det finns mycket kvar att göra. Gör klart vilka behoven är och styr utvecklingen så att det verkligen blir en effektivisering och rationalisering av kontors- och revisionsarbetet.
Harald Franzén, godkänd revisor i Jönköping, går i denna artikel igenom vad man kan datorisera hos revisionsbyråerna. Han ser en bärbar PC som varje revisors hjälpmedel, som ger kontinuerlig tillgång till olika databaser och som effektivt kan kommunicera både med klienten och den egna byrån.
Hos revisionsbyråer och revisorer som inom verksamheten utför redovisningstjänster och konsulttjänster i större omfattning har datorisering pågått en längre tid.
Relativt tidigt har man använt sig av servicebyråtjänster för klientredovisning. Däremot har det i allmänhet varit en långsammare utveckling på byråerna när det gäller att utnyttja systemen och datorerna för utformande av arbetsverktyg och även i viss mån när det gäller att använda datorer för den egna administrationen.
Förändringar hos klienten
Våra klienter har börjat efterfråga tjänster som vägledare vid anskaffning av säkra och riktiga system för administrativa ändamål. Många byråer har startat ganska omfattande konsultverksamhet på ADB-sidan med uppdrag avseende förundersökningar, kravspecifikationer och upphandlingsförfarande.
Nya medarbetare med ADB-utbildning
Ekonomerna har redan från skolan erhållit en ganska omfattande ADB-utbildning. När de anställs på våra byråer kommer de att ivra för en kraftfull utveckling på ADB-sidan inom alla våra arbetsområden. Detta bör särskilt då beaktas av oss medelålders och äldre revisorer, så att vi fördjupar våra kunskaper i ADB och inte blir förbisprungna av våra yngre medarbetare.
Olika kunskapsnivåer
Vi talar idag ofta om s k ADB-revisorer. Vi har t o m speciella organisationer för att organisera dessa ADB-revisorer, som då betraktas som specialister. Men den troliga utvecklingen är väl att i framtiden måste alla vara ADB-kunniga för att kunna utföra sitt arbete riktigt och att den typ av expertsyn vi nu har kommer att vara mindre aktuell.
Det är alltså att rekommendera att vi medvetet börjar organisera utbildningen på ett sådant sätt att vi får en god spridning på ADB-kunskapen.
ADB-utvecklingen
Stordator och servicebyrå
Sedan början av 60-talet har byråerna använt sig av servicebyråbearbetning för sina klienter. Kommunikationstekniken med servicebyråerna har förbättrats och utgör idag inget större problem vad avser fördröjningar i leveranser av handlingar, utan systemen fungerar i stort sett som om man hade datorn i huset. Samtidigt har nya klientredovisningssystem i mini- och microdatormiljö introducerats på marknaden och vunnit en stor andel.
Fortfarande bearbetas stora mängder av klientredovisning på byråerna, antingen genom egna lokala system eller via servicebyrå.
Man frågar sig hur länge denna typ av verksamhet kan fortgå med den utveckling vi har. Allt fler kunder skaffar sig egna s k försystem bestående av faktureringsrutiner, lönerutiner, reskontrarutiner.
När kunden har skaffat sig ADB-lösningar för försystemen, får man utgå ifrån att han så småningom tar hem behandlingen av redovisningssystemet. I och med detta försvinner basen för vår nuvarande uppläggning av redovisningstjänster.
Många tror att servicebyrån med stordatorn i framtiden kommer att förmedla lagring och distribution samt bearbetning av olika typer av data, som hämtas från databaser av olika karaktär. Därvid kommer servicebyrån att kunna erbjuda tillträde till olika databaser, sammanställa dem och exempelvis samköra dem för jämförelse med företagets egna uppgifter.
På revisionsbyråer och företag kommer man att ha tillgång till persondatorer och terminaler med kommunikationsmöjlighet som är kopplade i nätverk, från vilka man kan nå informationen vid behov.
Eftersom man räknar med att stordatorerna kommer att bli oerhört kraftfulla genom nya lagringsmöjligheter (s k superchips) samtidigt som kommunikationsmöjligheterna ökar genom allt snabbare överföringshastigheter genom fiberoptic-kablar, kommer avstånden mellan datorerna att få allt mindre betydelse.
Programutveckling
Vi har nu fått den s k fjärde generationens programutvecklingshjälpmedel. Detta kommer att ha stor betydelse för de mindre datorerna för personlig databehandling. Vi kommer att få enkla användarprogram med helhetslösningar, som enkelt ”skräddarsys”.
Det finns mellan 10.000 och 18.000 programvaror för IBM-kompatibla persondatorer idag. Machintosh har ungefär 500 program. Lotus Development Cooperation, som är USAs största programvaruföretag, sålde i fjol programvaror för 170 miljoner US-dollar. Marknaden för program för personlig databehandling är alltså enorm.
Hela tiden avlöser nya, bättre och alltmer vidunderliga program de som igår var de bästa programmen.
För något år sedan ansågs integrerade program (som ordbehandling, kalkylering och registerhantering i ett och samma program) som något nyskapande och oöverträffligt.
Nu kommer programintegratorer av typen IBMs ”Topview”, ett slags program för programmen, som gör det möjligt att arbeta med flera program samtidigt. Det samordnar program som t ex ordbehandling, kalkylering och registerhantering. Det är också möjligt att överföra uppgifter från ett program till ett annat. Man kan ta upp ett annat program i programmet man arbetar med (s k fönsterteknik), eller arbeta med en applikation samtidigt som en annan applikation är aktiv i ”bakgrunden”.
I USA tycks fantasirikedomen för nya program outsinlig. Många avser att höja den personliga effektiviteten. Elektronisk tidsplanering med kalendrar är populärt. Det väntas överhuvudtaget en ökning av program för almanackor och kalendrar. Kommunikationsprogram är en annan grupp som blir alltmer populär. Det finns också en trend att utveckla skräddarsydda program för speciella grupper. Bland tidredovisningsprogrammen finns specialsydda applikationer för olika yrkesgrupper.
Programpriserna sjunker så gott som dagligen och dataprogramleverantörernas ”Ikea” och ”Hennes & Mauritz” träder in i branschen.
Byråernas nuvarande datoranvändning
Under det senaste året har det gjorts en intressant enkätundersökning genom SRS, som visar att nästan 90 % av byråerna använder ADB i någon form och 34 % så pass omfattande att man hade särskilt avdelad personal för ADB.
Tidredovisningssystem
46,5 % använder tidredovisningssystem via ADB.
Teknisk utrustning
63 % har installerat mikrodatorer och 13 % har minidatorer. Det är ca 6 % som har bådadera.
Framtida investeringar
49 % avser att inte göra några investeringar inom två år, däremot avser 51 % att göra köp, byte eller bådadera inom de närmaste två åren.
Sammanfattning
Medlemskåren är alltså i ganska betydande grad datoriserad. Vi kommer att behöva en ordentlig utbildningsverksamhet i ADB-frågor och vi bör utforma stöd för byråerna vid anskaffning av datorer.
Utred och planlägg förändring!
Vi måste konstatera att vi för vår egen verksamhet och överlevnad i vår rationella värld bör göra en mera metodisk planläggning av hur vi i framtiden skall ordna verksamheten med hänsyn till ADB-utvecklingen. Det är viktigt att de nya teknikerna inte blir ett självändamål. Det krävs att vi gör klart för oss vilka behov vi har och ser till att vi styr utvecklingen på ett sådant sätt att det verkligen blir en effektivisering och rationalisering av kontors- och revisionsarbetet.
Ord- och textbehandlingen utgör basen för kontorsautomationen och det kommer att påverka arbetsmetoderna för de enskilda befattningshavarna. En stor speciell rationaliseringspotential ligger hos chefer och sekreterare och olika typer av administratörer, som måste ta de nya hjälpmedlen i bruk. Detta gör dem i sin tur, både tekniskt och tidsmässigt, mer skickade att erbjuda service till klienter.
Man måste avsätta tid för särskilda funktionärer att följa utvecklingen inom dataområdet samt därvid också initiera utbildning för personal likväl som för arbetsledning och chefer.
Utbildning på ADB-området måste genomföras på alla nivåer i byrån.
Vad kan man med fördel datorisera?
Teknik
Vid anskaffning av nya utrustningar inom den närmaste tiden bör i hög grad beaktas den utveckling jag på olika sätt försökt belysa. Kommunikationen kommer att ha en mycket stor betydelse. De byrådatorlösningar som man kan tänka sig i fortsättningen kommer, enligt min uppfattning, att i stor utsträckning röra sig om persondatorer som fungerar tillsammans i nätverk och där man på byrån stationärt har utrustningar med god minneskapacitet med kommunikationsmöjligheter. Dessutom kommer operativsystemet UNIX med varianten XENIX m fl att skapa nya möjligheter med bl a flerarbetsplatser i PC-miljö.
De minidatormiljöer med flera arbetsplatser som vi idag har på kontoren kommer också att utrustas med de nya programmen.
Till detta måste man utveckla ADB-stöd på smådatorer för revisorer och konsulter som kan användas i de numera mycket kraftfulla bärbara hjälpmedlen, som kommer fram i allt snabbare takt. Det är viktigt att särskilt beakta att vi revisorer håller en hög standard och att organisationen, den tekniska säkerheten, sekretessen och allmänt etiska frågor noggrant beaktas.
Persondatorer till allt lägre priser och olika typer av programvaror med höga kvaliteter till allt lägre priser samt inte minst tillgång till nya enklare fjärde generationens programmeringshjälpmedel, som i stor utsträckning kan skötas av användaren, ger oss alltså möjlighet att själva strukturera vår miljö med hjälp av datorerna.
Kommunikation
Kommunikationsmöjligheterna gör att vi får uppleva en stor förändring i hela näringslivet och detta kommer att beröra oss i hög grad. Persondatorer har möjlighet att kommunicera internt i byrån, med andra kontor i landet och även med utländska kontakter, förutom den stora möjligheten som ligger i att korrespondera med olika typer av informationscentra. Vi kan bara nämna
teledata – videotex
telefax
telefonkonferenser
videokonferenser
Vi skall alltså tänka igenom hur vi vill
utväxla meddelanden
framställa och bearbeta dokument
arkivera dokument
distribuera dokument
utföra beräkningar och analyser
söka information i interna och externa databaser
sprida information internt och till klienter
planera uppdrag
sköta kalendrar
planera och analysera vår totala verksamhet.
Jag tror det är viktigt vid investeringar i system och datorer att man använder sig av utprovade och marknadsledande system.
Meddelandeutväxling (mailingsystem)
Medarbetare som man vill nå befinner sig ofta hos klienter och är svåra att få tala med, speciellt gäller detta de ansvariga. Därvid kommer mailingsystem med möjligheter att sända och mottaga meddelanden av olika slag till stor nytta.
Det finns program för kommunikation och meddelandehantering mellan bärbara datorer och persondatorer, som försetts med en anslagstavla för gruppkommunikation. Användaren får ett lösenord, som alltid öppnar anslagstavlan medan annan information kan skyddas i olika nivåer.
Även dokumentspridning inom de större byråerna, vilken nu sker via nyhetsblad, kommer att hanteras via datorerna.
Dokumentlagring
F n är arkivens material inte maskinläsbara men man utnyttjar varierande grad av ordbehandling för återanvändning av t ex årsredovisningar och bakgrundsmaterial i rapporter. I stor utsträckning kommer nu ordbehandlingen att ersätta dikteringsutrustningar och handskrifter. Det går ju faktiskt lika snabbt att med en enkel ordbehandlingsrutin skriva ner meddelanden som sedan eventuellt hyfsas av sekreteraren.
Arkivering
Det italienska företaget Olivetti har presenterat ett nytt arkivsystem. Det, hoppas man, kommer att överta rollen som samlare av arkivdokumenten – de oersättliga original som nu fyller hyllkilometrar av källare och vindar världen runt.
Det skall ske med digitala optiska disketter, vilka hittills ansetts ha en begränsad användning, eftersom de tecken som graveras av laserstrålar inte kunnat förändras.
Men denna begränsning blir en styrka i ett system, som skall lagra originalhandlingar. Det finns inga möjligheter att ändra eller behandla en handling, som en gång lagrats på den optiska disketten.
På sikt kommer säkert denna möjlighet att stå oss till buds.
Informationssökning
När det gäller informationsspridning bör våra revisorsorganisationer medverka till en utveckling, där man kan erhålla elektronisk lagring och spridning av branschinformation.
Skatteinformation som man vill komma åt, antingen från sin organisation, direkt från databasen eller internt i skatteavdelningarna inom de större byråerna, kommer alltid att kunna hållas tillgänglig och alltid vara ordentligt uppdaterade genom dessa centrala funktioner.
”Den Nordiska Databasguiden” är klar med ca 200 allmänna databaser med uppgifter på ämnesområden, adresser, tillgänglighet m m. Informationen finns också lagrad i en databas hos Scannet, ett Nordinfo-finansierat serviceorgan, som lyder under Nordiska Ministerrådet och som skall bidra till marknadsföringen av nordiska databaser.
Hälften av de ca 200 databaserna som kommer att ingå i ”Den Nordiska Databasguiden” är svenska.
Scannet kommer kontinuerligt att uppdatera databasen, som kommer att rymma förteckningar över databaser med olika innehåll, exempelvis ekonomi och medicin.
Datapost
I Sverige byggs f n på privat initiativ upp en rikstäckande datapost av Svenska Teledata.
Den skall i första hand erbjuda kommunikationsmöjlighet och vända sig till företag som inte själva har egna interna datanät.
Man kan via systemet kommunicera mellan olika typer av utrustningar av PC och andra terminaler.
Exempel på möjligheter till analys
Idag finns på marknaden många analysprogram, utvecklade på kalkylprogram som Multiplan, Supercalc, Visicalc, Lotus och Symphony.
I Sverige har utvecklats modeller på vad vi kallar SAFs nyckeltal, d v s ett analyspaket som funnits i många år för manuell bearbetning.
Inom vårt företag, Öhrlings Revisionsbyrå AB, har vi anslutit oss on-line till Handelshögskolans FINDATA-system.
I detta finns stora analysprogram för alla svenska börsföretag inklusive OTC, som används av börskommentatorer och tidningar.
I denna miljö har vi byggt egna databaser för egna klienter och använder Findatas och egna analysmodeller, vilka flitigt utnyttjas.
Man kan bygga egna analysmodeller. Sedan hämtar man information om andra företag i den allmänna basen och gör jämförelser över resultat och ställning.
Vår egen databas i Findata kallar vi FINORB och den är tillgänglig för alla de revisorer i företaget som har en PC med kommunikationsmöjlighet.
Kalendarier och aktivitetsplanering
Marknaden erbjuder som tidigare sagts ett stort antal persondatorprogram för personlig planering.
Dessa program har en mängd funktioner, som mycket väl lämpar sig för användning i bärbara persondatorer likaväl som i dem man har permanent på skrivbordet. Delprogrammen ligger alltid tillgängliga i diskett eller skivminne. Om t ex telefonen ringer så kan man kalla in en anteckningsbok i ett fönster, samtidigt som det arbetsdokument man i övrigt håller på med ligger kvar. I anteckningsboken noteras med användning av en enkel ordbehandlare idéer och uppslag som framkommer vid samtalet. Samtidigt kan i en möteskalender ett sammanträde noteras. Kalendern fungerar som en vanlig dagbok, där man registrerar mötesbokningar, veckoscheman, fasta möten etc. I kalendrarna ingår också alarmfunktioner.
Naturligtvis finns det telefonbok med namn, adress och telefonnummer.
Litet större sådana här program innehåller också resursplaneringsrutiner.
Konsultation – service
I konsultverksamheten används på många håll sannolikt redan nu ganska mycket hjälpmedel i form av datorrutiner.
De olika tekniker som i den här framställningen har berörts kan ju användas för allehanda arbetsmodeller, t ex:
prognoser
kalkylering
administrativ planläggning och organisation
företagsvärdering
utredningsutskrifter
sammanställning av information från informationsdatabaser
simuleringsprogram för olika ändamål.
Bokslutskonsultation – revision
I det följande vill jag göra en kort beskrivning av tänkbara arbetsrutiner vid bokslut och revision med hjälp av stationär eller portabel PC.
De program som lämpar sig för detta ändamål är:
ordbehandling
planering
kalender
* kalkyl
grafik (helst)
programintegratorer m fl
och de kan användas vid:
bokslutskonsultation
uppläggning och underhåll av grundakt
revision
dokumentation
rapportering
Mitt förslag bygger i första hand på tankar omkring s k kombinerade uppdrag. I vissa avsnitt kanske jag överdriver PCns användning. Grundidén är att dokumentationen skall vara klar i och med direktnotering under arbetet via PC-skärmen.
Hänvisningsnotering för att ”spara” till revisions-PM för senare redigering görs i samma moment.
Dessutom är ”föregående års” värden till nästa års försättsblad och beräkningar lagrade för nästa bokslut och revision. Detta är sammanlagt en stor besparing av ”improduktiv” skrivtid.
Grundakt
Registeruppläggning för grundakt görs i ordbehandlingen.
Vid varje rubrik skall utrymme finnas för dokumentering för senaste åtgärd (ex nytt registreringsbevis).
Underliggande huvudtext till rubriker behandlas praktiskt som nu, antingen bilagor i form av kopior på protokoll, bolagsordning o d eller i form av egna beskrivningar, som läggs in som textavsnitt efter viss gemensam modell. Dessa textavsnitt skrivs naturligtvis ut i klartext och förvaras i akten.
Vinsten är att ändringar och tillägg lätt kan göras vid behov.
Löpande underhåll av registren för t ex grundakt kan ske löpande, när händelser inträffar under året. För detta utses ansvarig. Exempel på sådana händelser som skall noteras är:
ändringar i bolagsordning
ändringar i ägarförhållandena
ändringar i organisation
nytt registreringsbevis
omläggning av redovisningssystem.
Under respektive rubrik kan, med kännedom om f n tillgängliga program och med litet användarfantasi, en mängd verktyg utvecklas.
Som exempel på detta gör jag en liten uppräkning av vad jag själv anser möjligt och användbart.
Modeller för organisationsbeskrivning i ordbehandling/grafik
Modeller för befattningsbeskrivning
Modeller för attest/fullmaktsbeskrivning
Modeller för ”Redovisningsplan” (enl RP-mekan) och kontoplan
Modeller och teknik för rutinbeskrivning med ritning av flödesscheman och kommentarer
Frågeformulär för internkontroll och granskningssystem
Revisions/granskningsprogram = frågeprogram/svar ex försäkringar slutkontrollistan
Revisionsplan med koppling till resursplanering
Vid medverkan vid analys av företaget och vid granskning av förvaltningen används
* Program för ”Se om Ditt företag”:
* räkenskapsanalys
* budgetering
* likviditetsbudgets
* flerårsplaner
* fråge-/svarsprogram för analys av svaga och starka sidor hos företaget
Program för företagsvärdering i samband med generationsskiften och överlåtelser, samt vanliga substansvärdeberäkningar till Länsstyrelsen.
Bokslutskonsultation
Vid kombinerade uppdrag skall underlaget till bokslutet utarbetas på ett systematiskt och enhetligt sätt, som är anpassat till de underlag som behövs för revision.
Jag går här igenom arbetsmomenten i några s k flikar enligt exempel på årsaktsregister. (Se figur 1) Många åtgärder, exempelvis beräkningar, kan genomföras datormässigt.
Figur 1. Exempel på rubriker i Grundakt
KLIENT: AB KAPELL
1. Verksamheten
allmänna uppgifter (verksamhetsgrenar, viktigare kunder och leverantörer mm)
bolagsordning
väsentliga avtal
riskbedömning
2. Ägarna
ägarstruktur
bolagsstämmoprotokoll
3. Styrelse och företagsledning
registreringsbevis
styrelseprotokoll
fullmakter angående firmateckning
4. Organisation
organisationsplan
personalförteckning
fullmakter för bank, postgiro mm
5. Redovisningssystemet
beskrivning/översikt (samlingsplan)
kontoplan
6. Extern redovisning
årsredovisning och revisionsberättelse
delårsrapporter
7. Granskning av den interna kontrollen
attestplan med signaturförteckning
rutinbeskrivningar
inköp
löner
förmedling av transporter
försäljning
provisionsintäkter
övrigt
granskningsprogram
frågeformulär (IKF/FIKF/MIKF/DI KF)
konstaterade svagheter i interna kontrollen (SIK)
8. Granskning av bokslut och årsredovisning
gravationsbevis
taxeringsbevis
granskningsprogram
intern revisions-PM (RPM)
9. Granskning av förvaltningen
budgets och flerårsplaner
frågeformulär (planering och kontroll)
försäkringssammanställningar, kopior av försäkringsbrev
10. Revision
brevväxling med anledning av revisionen
extern revisions-PM
11. Övriga uppgifter
12. Arkiverad dokumentation
förteckning
Bokslutsunderlag
Konsultationsinsatsen är mycket varierande. I vissa fall kanske sammanställningen från specifikt underlag görs åt kunden. Därvid används ju dels blankettsystem, som utarbetats och säljs av blankettföretag, dels byråernas egna blanketter.
I idealförhållandet har kunden använt blanketter och gjort sammanställning och avstämning själv.
I många fall erhåller vi ostrukturerat grundmaterial. Det är då önskvärt att det i datorsystemet finns blanketter. De visas på bildskärmen och ifylles, kontrollberäknas och avstämmes. Som jämförelse visas i vidstående kolumn föregående års värden, där detta önskas och är relevant. Total sammanställning (försättsbladet i årsakten) bör alltid finnas inlagd i datorsystemet.
Figur 2. Exempel på rubriker i Årsakt
KLIENT: AB KAPELL
RÄKENSKAPSÅRET: 19X1
1. Planering
revisionsplan
budget
arbetsorderbudget
anteckningar om överenskommelse med klienten beträffande revisionen
granskningsprogram
2. Arbetspapper – granskning av löpande redovisning och intern kontroll
3. Arbetspapper – granskning av bokslut och årsredovisning
4. Arbetspapper – granskning av koncernredovisning
5. Arbetspapper – förvaltningsrevision
6. Extern redovisning
årsredovisning – koncern redovisning – delårsrapport
7. Ekonomisk planering
resultatbudget
likviditetsbudget
8. Intern redovisning
periodbokslut
periodiska rapporter
resultatanalys med nyckeltal
balansanalys med nyckeltal
9. Intern rapportering
revisions-PM
slutkontrollista
10. Extern rapportering
brevväxling med anledning av revisionen
revisionsberättelse
11. Övriga uppgifter
KASSA OCH BANK | 1 |
KUNDFORDRINGAR | 2 |
FÖRUTBETALDA KOSTNADER OCH UPPLUPNA INTÄKTER | 3 |
ÖVRIGA FORDRINGAR | 4 |
VARULAGER | 5 |
MASKINER OCH INVENTARIER | 6 |
FASTIGHET | 7 |
LEVERANTÖRSSKULDER | 8 |
SKATTESKULD | 9 |
UPPLUPNA KOSTNADER OCH FÖRUTBETALDA INTÄKTER | 10 |
ÖVRIGA KORTFRISTIGA SKULDER | 11 |
ANDRA LÅNGFRISTIGA SKULDER | 12 |
EGET KAPITAL | 13 |
14 | |
BOKSLUT OCH TILLÄGGSPOSTER | 15 |
16 | |
RESULTAT | 17 |
18 | |
DEKLARATION | 19 |
ENGAGEMANG+UPPGIFTER TILL FVB | 20 |
Flik 1: Kassa och bank
Dokumentationsblanketter
Kontrollräkning och summering
Redigering
Försättsblad med avstämning och uppgifter från föregående år samt utrymme för anteckningar vid boksluts- och kontrollarbeten och revision visas således på bildskärmen.
Konsultens kommentarer och anteckningar införes och därefter kan utskrift av bokslutsdokumentationen lämpligen göras. Om revisorn vill arbeta direkt vid sin portabla PC, kan eventuellt utskrift anstå tills även hans anteckningar införts.
Flik 2: Kundfordringar
Se flik 1.
Bokslutsarbetet med kontroll av osäkra fordringar och periodisering kan kanske bäst ske på vanligt sätt. Analys av reskontran sker ju i regel också i datorsystem numera. (Analys och revision av kundens datorsystem berörs ej i denna redogörelse.)
Sammanställning och noteringar sker som enligt flik 1.
Flik 5: Varulager
Se flik 1.
Varulagersammanställning
reservberäkningar
Pågående arbeten
reservberäkningar
Flik 6: Maskiner och inventarier
Se flik 1.
Sammanställningar
avskrivningsberäkningar
Flik 7: Fastighet
Se flik 1.
Avskrivningsplan
planenlig
bokföringsmässig
Bilagor utformas som fastighetsregister med plats för alla relevanta uppgifter.
Flik 9: Skatteskuld
Skatteberäkningsprogram
Flik 10: Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter
Se flik 1.
Beräkningsrutiner för
sociala avgifter
räntor
Flik 11: Övriga kortfristiga skulder
Se flik 1.
Rutin för kontroll av engagement
Flik 12: Andra långfristiga skulder
Se flik 1.
Rutin för kontroll av engagement
Flik 15: Bokslut
Bokslutssimuleringsprogram, t ex OPTI, skall finnas tillgängligt i rutinen.
Flik 17: Resultat
Analysprogram för olika typer av analyser, där man kan hämta registerposter av olika administrativa program för kontroll och bedömning.
Revision
Samma program och rutiner som har använts vid bokslutsarbetet är tillgängliga vid revisionen, som således i stor utsträckning kan göras vid datorn, naturligtvis kompletterad med andra normala revisionsåtgärder.
Vissa kommentarer, anmärkningar och förslag skall skrivas ut i revisions-PM (RPM), vilket avgjort talar för att revisorns anteckningar skall ske via datorn. Kod för att spara till RPM anges direkt och tas senare fram i utskrift för redigering och bearbetning.
Dessa senare synpunkter gäller alla följande moment.
”Arbetspapper” för olika moment skall finnas i program:
IK-granskning
bokslutsgranskning
konsolideringsprogram
förvaltningsrevision
resultatkontroll
nyckeltal
analys
slutkontrollista.
Anteckningar
Noteringar kan utföras som jag inledningsvis antydde. Med den nya ”FÖNSTERTEKNIKEN” kan anteckningsblock användas parallellt med att granskningsprogrammet användes. Noteringen sker i ”fönstret” i ett annat program, avsett t ex för RPM.
Rapportering
Vid granskningsarbetet har noteringar gjorts om vilka anmärkningar som skall med i RPM. De kan nu tas fram i ordbehandlingsrutiner och redigeras av revisorn eller hans medhjälpare.
Vem gör vad?
Skall revisorn övergå till att skriva maskin?
Nej, men det finns anledning att pröva nya vägar för t ex ”kladdnoteringar”, som sedan överlämnas till sekreteraren för redigering och lagring i databas.
Man kan också organisera kontoret efter de nya möjligheterna och kanske upprätta en stab eller ”traffic manager”-funktion, som består med service i denna nya komplicerade, men effektiva datavärld.
Sammanfattning – Scenario
Faktaruta
ORDBEHANDLING | ||
FÖNSTER | ||
KALKYL | ||
PROGRAMINTEGRATOR | ||
KALKYLPROGRAM | REGISTERPROGRAM | ORDBEHANDLING |
FÖNSTERTEKNIK MED PROGRAMINTEGRATOR
I datorns centralminne ligger i detta exempel tre tillämpningsprogram inne och är tillgängliga samtidigt, genom programintegratorns funktion. Kalkyler och registeruppgifter kan t ex överföras till brev eller PM i ordbehandlingen.
I marknaden finns både datorer och program som kan åstadkomma i huvudsak det jag har redogjort för och mycket mer än det.
Under den närmaste tiden kommer det att framställas en mängd tillämpningsprogram för vår yrkeskategori men man måste inte vänta på att allt skall finnas utan regeln bör vara att börja nu.
Det finns motstånd mot datorer bland beslutsfattare men det finns exempel på många befattningshavare, som direkt underställda företagsledningen skaffat sig unik kompetens om datateknikens erövringar och möjligheter. De vet bäst och snabbast var man hämtar viktiga beslutsunderlag för sina arbetsuppgifter. De har grepp om vilka informationskanalerna är och skaffar på det sättet allt säkrare underlag för sina egna och företagsledningens beslut.
Samtidigt kan man väl utfärda en varning för alltför komplexa program som gör att utnyttjandegraden blir låg.
Arbetsdagen för en revisor börjar väl i många fall redan på kvällen före arbetsdagen med att han eller hon tar fram sin portfölj och planerar och noterar direktiv till sekreterare, gör koncept till brev etc.
Pappersportföljen blir nu något lättare men i stället så har vi en bärbar PC med oss och sitter hemma på kvällen före och tittar i kalendern över planeringen, kallar in program för anteckningar som förses med anvisningar till sekreterare och medarbetare om önskade åtgärder för de kommande dagarna.
I ordbehandlingsrutinen skriver man ner några utkast till brev som förses med direktiv till sekreteraren.
Skall revisorn inte till kontoret på morgonen kan han eller hon via telefon skicka över uppgifterna till kontorets stationära dator för vidarebefordran till de övriga medarbetarnas PC.
Samtidigt kontrollerar man alla ankommande meddelanden från andra kollegor och medarbetare från när och fjärran. Man besvarar meddelanden genom att direkt skriva ner det på datorn och sända information.
Med den tid man sparar genom att använda sin PC för detta ändamål kanske man inte behöver göra det här på kvällen utan har gjort det på kontoret, innan man gick hem.
Det är helt naturligt att använda datorn för förberedelse av möten man skall ha, både internt och externt, genom att göra dagordningar och noteringar. Kanske man också hämtar in uppgifter från lagrad information om klienter, som man bearbetar och sammanställer eller delegerar till någon medarbetare att bearbeta.
Om det gäller ett internt möte för planering och information får man utgå ifrån att även övriga medarbetare i byrån förberett sig genom att ta fram information genom sina PC för att överskådligt kunna presentera sin situation och sina planer.
Revisorns telefonlappar finns inskrivna i datorns mailingsystem och via ett automatiskt telefonanrop kopplat till ett telefonregister ringer man upp dem som har sökt. Lämpligen har sekreteraren försett ”telefonlappen” med vissa noteringar om vilka ärenden telefonsamtalet gällde och eventuellt tillfogat information som hämtats från lagrade uppgifter om klienten. I annat fall får man själv förbereda sig på det sättet innan man ringer upp.
Den ankommande posten har redan vid ankomsten registrerats i en databas, där man genom att slå på datorn kan se vilka tidskrifter, brev och räkningar etc som har kommit och av vilka man då väljer ut dem som man hinner ta del av för tillfället.
Vid budgetering och upprättande av prognoser för den egna verksamheten använder man naturligtvis de program som man lagt upp för ändamålet i kalkylsystemen. Detsamma gäller naturligtvis resursplanering, som man utför genom att använda ”time managing”-system som ligger på datorn.
För dagliga uppgifter har man, oavsett om man är på byrån eller hos klient, hela tiden tillgång till olika databaser som t ex
skattelagstiftning
annan lagstiftning
förordningar
intern information i byrån
branschinformation
tidskriftsmaterial
marknadsinformation, t ex datorprogram, konsulttjänster etc.
I utbildningssammanhang använder man ordbehandlingsrutiner för talarkoncept och dokumentation samt program för konstruktion av overhead-bilder.
Bokslutskonsultationer, revision och andra konsultationstjänster utförs i datorer enligt tidigare beskrivningar, där således dokumentation och arkivering sker datormässigt.
Det finns de som gör gällande att den mest rationella åtgärden är att förse handläggare och beslutsfattare, som har löner mellan 12.000 och 20.000 kronor i månaden, med persondatorer, då de inte behöver använda sin PC mer än tre till sex timmar per vecka för att investeringen skall vara lönsam.
Vi har dock ett motstånd bland många chefer för att exponera sin okunnighet om ADB och de undviker därför att gå på kurser. Det är nog dags att ändra på det nu. Man kan säkert lita på att utbildningsföretagen vet om detta och kommer att erbjuda speciell utbildning för sådana personer.
Övergång till den här sortens hantering kommer naturligtvis att ske successivt och därmed får man en långsam tillvänjning. Vi bör i högsta grad inom vår bransch också betrakta de sekretessfrågor och risker för informationsläckage som kan uppstå genom att man lagrar känslig information i gemensamma databaser. Härvidlag bör man särskilt studera de testprogram för kontroll av sårbarheten som kommer fram i branschen.
Vi måste naturligtvis också ha tänkt igenom hur vi skall göra när vi står ute hos klienten och datorn inte fungerar av olika anledningar. Då bör vi ha 5 s k back up-rutin för hur vi skall komma åt ersättningsdator, programkopior och klientdata m m, kanske genom manuella rutiner.
Naturligtvis kommer misslyckanden vad gäller program och utrustning att förekomma. Det är alltid människor som är avgörande för hur man skall lyckas, även inom dataområdet.
Det är tillrådligt att, efter en egen bedömning av datoriseringsbehovet, kontrollera med rutinerade, oberoende konsulter innan investeringar görs och gör gärna åtgärderna stegvis.
Nu har jag skrämt en del som säkert tänkt: ”Vad skönt att jag snart går i pension!”
För andra är det redan till viss del verklighet.
För någon kanske en del av uppslagen kan leda till utveckling.
Harald Franzén, godkänd revisor vid Öhrlings Revisionsbyrå AB i Jönköping