Ett skäl till att rättsosäkerheten är stor vid tecknande av ADB-avtal är att inga domar avkunnats inom området. Det konstaterar auktoriserade revisorerna Roy Eide och Johan Kaijser vid Erikson & Tjus Revisionsbyrå AB i Stockholm i denna artikel där de går igenom gällande lagstiftning och jämför olika standardavtal.
Upphandling av ADB-system innehåller många rättsliga problem. Vi belyser här kortfattat de viktigaste lagarna som berör upphandling och installationer.
Datalagen
Datalagen reglerar i huvudsak när ADB-teknik används för registrering av personuppgifter. För samtliga personregister som skall inrättas och föras måste tillstånd sökas hos Datainspektionen. Tillstånd ges om det saknas anledning att anta att otillbörligt intrång i den registrerades personliga integritet skall uppkomma.
Enligt Datainspektionens beslut faller bokföringsregister, dagbok, huvudbok och resultatrapporter utanför begreppet personregister. För reskontraregister, medlemsregister och liknande gäller ett förenklat ansökningsförfarande. Den förenklade ansökan förutsätter dock att registren faller inom ramarna för de i föreskrifterna angivna ändamålen och att de inte innehåller andra uppgifter än de som tillåts av Datainspektionen. Tillståndskravet gäller även i det fallet att servicebyrå anlitas.
Registeransvarig är den för vars verksamhet personregistret förs, d v s den fysiska eller juridiska person som bestämmer över registrets innehåll. Förutsättningen är dock att man förfogar över registren, d v s att man har praktisk möjlighet att påverka dessa. Regeln tillämpas så att någon alltid bedöms vara registeransvarig.
Bokföringslagen
Bokföringslagen anger generellt att bokföringen skall utföras enligt god redovisningssed. I övrigt berörs ADB-bokföringen mest genom kravet på åtkomst till olika register och information.
Avtalslagen
Någon speciell lagstiftning som särskilt behandlar ADB finns ej utan avtalen upprättas och hanteras rättsligt som vilket annat avtal som helst. Ett antal olika standardavtal har därför utarbetats, se nedan.
Övriga lagar
Andra lagar som påverkar ADB utan att för den skull vara anpassade är exempelvis köplagen, medbestämmandelagen, lagen om anställningsskydd, mönsterskyddslagen, upphovs- och patenträtt.
Det kan nämnas att köplagen ej gäller vid köp av immateriella produkter som exempelvis programvara. När det gäller programmen blir det i första hand upphovsrätten som tillämpas och bevisningen är här ofta mycket svår. Ett ytterligare skäl till att rättsosäkerheten är så stor beror på att inga domar avkunnats inom detta område. Det är därför av största vikt att så mycket som möjligt regleras vid avtalsskrivningen och att oklara formuleringar undviks.
Ett avtal bör innehålla följande:
Specifikation av hårdvaran, maskinutrustningen.
Specifikation av mjukvaran, programmen. Här bör kravspecifikationen läggas till som bilaga.
Pris
Ekonomiska villkor, eventuella vitesklausuler.
Vem som ansvarar för lokalens utformning, elnätets stabilitet och dess inverkan på utrustningen.
Leveranstidpunkt/tester.
Senaste dag för produktion.
Nyttjande och äganderätt.
Ansvar och garantier.
Service och underhåll.
Standardavtal
Karakteristiskt för standardavtal är att man genom i förväg standardiserade villkor reglerar ett större antal enskilda avtalssituationer i vilka åtminstone den ena avtalsparten växlar.
De standardiserade villkoren behandlar som regel frågor om leverans- och betalningssätt, reklamation, påföljder vid dröjsmål och frågor avseende garantier för varans eller tjänstens beskaffenhet.
Standardavtal som ensidigt upprättats av ena avtalsparten har haft en benägenhet att primärt tillgodose upprättarens intressen.
I ett försök att motverka ensidiga avtal utarbetade Leverantörsföreningen Kontors- och Datautrustning (LKD) och Svenska Dataföreningen AVTAL 80 för större installationer samt Smådatoravtal SDA 82 för mindre installationer. Dessa avtal är upprättade i syfte att åstadkomma villkor som är juridiskt genomarbetade och där parternas rättigheter och skyldigheter är rimligt avbalanserade.
Lagstiftning som kan påverka standardavtal är framförallt:
Avtalslagen, där 36 § med den så kallade generalklausulen ger både konsumenter och näringsidkare möjlighet att få villkor antingen jämkade eller lämnade utan avseende.
Avtalsvillkorslagen, som vänder sig direkt mot företag som använder sig av oskäliga villkor i sina erbjudanden till konsumenterna. Denna lag syftar till att skydda konsumenterna som kollektiv och är inriktad på förebyggande sanering av standardvillkor.
AVTAL 80 och olika standardavtal
Vi har granskat de större leverantörernas avtal och jämfört dessa med AVTAL 80.
Vid denna jämförelse kan man ej generellt hävda att de större leverantörerna i sina ensidigt upprättade avtal försatt motparten i en sämre ställning än vad AVTAL 80 medför. De synpunkter vi, som revisorer, funnit mest anmärkningsvärda i de olika avtalen är följande.
AVTAL 80
Oavsett vem som säger upp avtalet, skall kunden stå för alla kostnader för avinstallation och returfrakt.
Leverantören har rätt att efter 30 dagars dröjsmål uppsäga resterande köpeskilling, hyra eller avgift till omedelbar betalning samt häva avtalet helt eller delvis.
Om kunden försummar att t ex iordningställa lokaler eller genom annan handling eller underlåtenhet förorsakar en leveransförsening, äger leverantören rätt att framflytta leveransdag till en med hänsyn till omständigheterna motiverad tidpunkt.
Det vite som utgår p g a en installationsförsening är begränsat till 0,5 % per vecka av köppriset för den del av produkterna som inte kan tagas i avsett bruk, dock sammanlagt högst 10 % av ca-priset för dessa. (Detta oavsett att en försenad leverans för det enskilda företaget kan medföra mycket stora merkostnader.)
Det ankommer helt på kunden att svara för erforderliga kontroller och säkerhetsåtgärder. Användningen av maskiner och program sker helt på kundens risk.
Den force majeure-klausul för försening som används är mycket vid och innefattar t ex större militär mobilisering, åsknedslag, eldsvåda, inskränkningar i fråga om drivkraft, allmän knapphet på transporter, varor och energi samt fel eller försening i leverans från underleverantör p g a orsak som här angivits. Dessa villkor gäller oavsett om orsaken till förseningen inträffar före eller efter den avtalade leveransdagen.
Part förlorar rätt till talan avseende fel eller försumlighet redan efter tre månader.
Om ej underhållsavtal tecknas garanterar leverantören endast under tre månader från effektiv leveransdag att tillverknings- och materialfel hos de levererade produkterna avhjälps. Tillgång till reservdelar garanteras endast i fem år från effektiv leveransdag. För begagnade maskinprodukter finns ingen sådan garanti.
Den nyttjanderätt till programprodukter som kunden förvärvat är icke överlåtbar.
Leverantören avhjälper programfel endast under de första sex månaderna.
Skadeståndsansvar är oavsett vem som häver avtalet begränsat till 10 % av kontraktssumman för den del av avtalet som hävts om ej grov vårdslöshet föreligger.
ICL
ICL använder sig av AVTAL 80 med ett antal egna bilagor. Ur dessa framgår bl a att:
Leverantören ansvarar ej för kostnader som kan uppstå om fel i programvaran förorsakar skador i kundens egendom.
Digital
Digital garanterar maskinvara i endast tre månader från installation men om köparen står för installationen bortfaller garantin helt. Garantin gäller endast om Digitals personal reparerat felet.
Upplåten nyttjanderätt av programvara är ej överlåtbar.
Köparen förbinder sig att samarbeta med Digital mot tredje part om tredje part misstänks ha brutit mot licensvillkor.
Digital ansvarar icke gentemot köparen i något fall enligt dessa leveransvillkor för indirekt skada eller följdskada.
Även Digital har en omfattande force majeure-klausul.
IBM
Om köpeskillingen för maskin jämte kostnader för transport, import, skatter etc ej är betalda på förfallodagen (= installationsdagen för maskinen) äger IBM rätt att omedelbart återtaga maskinerna.
Garantitiden för maskiner är i huvudsak tre månader.
IBM garanterar inte att driften av maskin kommer att vara ostörd eller att program är fritt från fel eller att alla programfel kommer att bli rättade. Efter garantitidens utgång tillhandahåller IBM ersättningsdelar så länge dessa är allmänt tillgängliga.
IBM ansvarar för person- eller sakskador som orsakats genom vållande som ej är endast av ringa betydelse, av IBM eller av anställda hos IBM eller genom ett väsentligt kontraktsbrott av IBM. IBMs skadeståndsansvar omfattar endast ersättning för direkt kostnad till följd av skadan. För förmögenhetsskada som ej är en följd av person- eller sakskada friskriver sig IBM från skadeståndsansvar för ekonomisk förlust.
Om kunden visar att skadan berott på vållande som ej endast är av ringa betydelse, av IBM eller av anställd hos IBM eller genom ett väsentligt kontraktsbrott av IBM, svarar IBM för direkta kostnader upp till maximalt 200.000 kronor.
IBM har även en omfattande force-majeure klausul innehållande t ex kassation av större arbetsstycken. Licens för programvara får ej överlåtas utan IBMs skriftliga godkännande.
Då domslut i ovannämnda frågor är mycket sällsynta är det svårt att med säkerhet uttala sig om avtalsvillkorens hållbarhet vid en avtalstolkningstvist. Samtliga avtal innehåller dessutom skiljedomsklausul, varför möjligheten till offentliga domslut blir mindre. Det bör även påpekas att de flesta leverantörer är villiga att diskutera ändringar och tillägg till avtalsvillkoren om kunden har särskilda önskemål.
Problemställning vid upphandling
Nedanstående synpunkter gäller först och främst vid upphandling av ADB-system från leverantörer som tillhandahåller totallösningar.
I dagens marknad, där en kraftig utslagning av ADB-leverantörer förväntas under de närmaste åren, är det mycket väsentligt att granska överlevnadsförmågan hos den eventuella motparten.
Hur detta skall ske är mycket svårt att ange, några grundläggande hållpunkter kan dock anges. Dessa måste ställas i relation till investeringens storlek och systemets betydelse för den egna organisationen. Följande grundkrav bör uppfyllas:
Bolaget bör vara aktiebolag.
Bolaget bör vara av viss storlek.
Bolaget bör ha varit i drift åtminstone några år.
Köparen bör ta kreditupplysning och kontrollera leverantörens betalningsförmåga.
Ett registreringsbevis samt senaste årsredovisningen bör införskaffas.
Efter insamlandet av denna information får en rimlighetsbedömning göras. Vid köp av större anläggningar där hårdvaran levereras från ett håll och mjukvaran från ett annat, får en annan teknik tillämpas. Möjligheterna att bedöma överlevnadsförmågan hos tillverkarna måste anses mycket begränsad och bör kunna utgå om det inte rör sig om mycket stora installationer.
Roy Eide och Johan Kaijser är auktoriserade revisorer vid Erikson & Tjus Revisionsbyrå AB i Stockholm.