Redovisning: Så här skall advokatredovisningen utformas

Kontoplan

Den kontoplan, som ingår i programpaketet från Hogia Data AB, bygger på BAS-kontoplanen men relativt stora ingrepp har gjorts i kontoklass 1, där man lagt in klientmedelsredovisningen. Sålunda redovisas i kontogrupp 11 behållningar såväl tillgångar som skulder, i grupp 12 inbetalningar och i grupp 13 utbetalningar. Alla bokningar på dessa konton är integrerade med klientreskontran. Detta betyder, att belopp inte kan bokföras på kontot utan att ärendets nr samtidigt anges. Kontoplanen omfattar ca 150 konton, vilket betyder att det finns gott om utrymme för ”extra” konton innan man tangerar programmets maximala antal konton.

För den som är van vid att arbeta med BAS-kontoplanen och dess systematik känns standarduppläggningen av klientmedelsredovisningen främmande. Antalet konton upplevs dessutom ofta förvirrande av den, som i ett manuellt redovisningssystem hanterat kanske max fyra konton för klientredovisning. (Klienters postgiro, klienters bank, klientmedel och klienters avräkning.) Vi har därför använt oss av en kontoplan med mycket starkare anknytning till BAS-81. Denna har kompletterats med ett mindre antal ”advokatspecifika” konton. Överensstämmelsen med den av Yrkesrådet inom Sveriges Advokatsamfund rekommenderade kontoförteckningen är närmast total. Detta medför en standardisering i advokatbranschen som för alla parter måste upplevas som önskvärd. Antalet konton har kunnat nedbringas till ca 75.

Rapporter

Balansrapporten har vi ställt samman enligt Bokföringslagens schema men vi har dessutom lagt in delsummeringar, som direkt visar summan av skuldförda klientmedel mot summan av på bank resp postgiro insatta klientmedel.

Resultatrapporten är uppställd i staffelform med de sex olika resultatnivåerna enligt Bokföringslagen. Genom att ange en siffra i intervallet 1–99 framför resultatkontona kan vi ta fram resultatrapporter för respektive jurist (resultatenhet). Resultatrapporter kan också produceras för en grupp av jurister, verksamma i ett team eller t ex vid ett filialkontor. I resultatrapporterna kan jämförelse göras mot föregående års värden alternativt mot budgeterade belopp. Tyvärr måste jag emellertid uttrycka min besvikelse över avsaknaden av resultatbudgetar inom advokatkåren.

Konton som ligger till grund för belopp på de anställdas kontrolluppgifter har vi försett med en kod för kontospecifikation. Därmed kan belopp inte bokföras på kontona utan att man först anger personnummer och namn på dem beloppen avser. Detta förfarande ger till resultat en rapport med samlat underlag för kontrolluppgiftslämnandet. På motsvarande sätt tar vi fram en sammanställning av under räkenskapsåret anskaffade och avyttrade inventarier.

Antalet leverantörsskulder är som regel relativt litet i advokatrörelse. Därför använder många fortfarande kontantmässig redovisning, vilket enligt min bedömning knappast stämmer överens med god redovisningssed. Detta avsteg är dessutom onödigt, då redovisningssystemet erbjuder möjlighet till en integrerad minireskontra, som tillika är synnerligen lättadministrerad med tanke på det blygsamma antalet leverantörsfakturor.

Automatkonteringar

Programmet för Hogias advokatredovisning kan fås att självständigt generera vissa transaktioner s k automatkontering. Syftet härmed är att åstadkomma periodisering i den löpande bokföringen på ett smidigt sätt. Därmed erhålls månatliga rapporter över advokatbyråns ställning och resultat, som ligger så nära ett fullständigt periodbokslut som det är tänkbart.

Automatkontering kan göras på tre olika sätt och jag skall här ge exempel på hur dessa praktiskt kan användas.

Varje gång en lön utbetalas ger denna upphov till dels arbetsgivaravgift och dels intjänad semesterersättning (som i sin tur ger upphov till arbetsgivaravgift). Preliminär arbetsgivaravgift betalas till Riksförsäkringsverket varannan månad. Avgiften baseras på lönesumman två år tillbaka i tiden, visserligen uppräknad med beräknad löneökning. Semesterlön utbetalas regelmässigt en gång/år. Om dess poster bokförs på kostnadskonto vid betalningstillfället, tycks alla förstå att den månatliga resultatredovisningen blir missvisande. För att motverka detta kan man låta programmet göra en procentuell beräkning av kostnader, debitera dessa vid varje löneutbetalning på ett kostnadskonto med ett skuldkonto som motkonto i kredit. Vid betalning till Riksförsäkringsverket debiteras skuldkontot och motsvarande förfaringssätt tillämpas för utbetald semesterlön.

Många advokater bedriver sin verksamhet i förhyrda lokaler. Lokalhyra erlägges ofta kvartalsvis i förskott. Alltför ofta har jag stött på att hyran för andra kvartalet bokförts på kostnadskonto för lokalhyra i mars. Trots att inte en enda krona av detta belopp har med mars månads resultat att göra! Kvartalshyran bör i stället debiteras ett periodiseringskonto i kontogrupp 13. I bokföringsprogrammet läggs därefter månadshyran in som ett fast belopp, som varje månad skall krediteras kontot i grupp 13 med lokalkostnadskontot som motkonto i debet. Så enkelt får man en korrekt kostnadsredovisning av kvartalshyra!

Advokatverksamhet kräver normalt inga omfattande investeringar. Därför bokförs också avskrivningar på anläggningstillgångar endast i samband med bokslut alternativt i periodbokslut. Men nu finns det en enkel metod att låta bokföringsprogrammet ta hand om avskrivningarna automatiskt varje månad. Nämligen genom att ange en procentsats för bokförd avskrivning mellan saldot på t ex inventariekontot och kostnadskontot för avskrivningar.

Ja, det finns faktiskt ännu fler transaktioner, som borde bli föremål för löpande periodisering i advokatverksamhetens bokföring. Men tyvärr har det hittills visat sig svårt att mobilisera det rätta intresset hos advokaterna för en månatlig, korrekt redovisning av byråns resultat före bokslutsdispositioner och skatt.

Klientmedelsredovisning

Däremot är, som sagt, intresset stort för bokföringen i klientreskontran. Detta har vi löst så, att på kontona för klienters postgiro, klienters bank, klientmedel och klienters avräkning kan belopp bokföras först sedan ärendets diarienr angivits. Programmet kvitterar då med att ange ärendets namn, vilket hämtats från ett speciellt ärenderegister.

I ärenderegistret kan varje ärende förses med en kod, som kan användas för olika sorteringar. Vi har använt denna kod för att ange ansvarig jurist. Då kan vi ta fram en ärendelista per jurist sorterad antingen i diarienr-ordning eller alfabetiskt. Ett bra hjälpmedel inför ”städning” och avslutning av gamla ärenden. Förfaringssättet ger oss också möjlighet att ta fram en lista över alla saldon på klienters avräkning för varje jurist som en liten fakturerings- eller kravpåminnelse.

Den löpande rapporteringen från klientreskontran utgörs av huvudbok över kontona för klientredovisning. Dessa rapporter kan fås antingen på bildskärm eller på skrivare. De innehåller uppgifter om bokföringsdatum, verifikationsnummer i advokatbyråns bokföring, verifikationstext, belopp samt kontosaldo efter varje transaktion. De motsvarar således korten i ett manuellt system. I ärlighetens namn skall sägas, att det kanske går något fortare att få fram dessa uppgifter genom att lyfta upp kortet ur kortlådan men å andra sidan får man i ett ADB-baserat system alltid fram avstämda och korrekt salderade siffror. Dessutom kan man på varje ärende ta fram en transaktionslista, d v s en grundbok i kronologisk ordning, utvisande samtliga transaktioner, som berört klienten.

En synnerligen arbetsbesparande rapport är avstämningsunderlaget över t ex samtliga klienters banktillgodohavanden. Denna användes för prickning och avstämning mot bankböcker alt saldobesked från bankerna.

Konkursredovisning

Den ovan nämnda huvudboken och transaktionslistan kan tas fram med en periodicitet omfattande ett kvartal. Tillsammans med kontoutdrag från bank kan dessa rapporter då utgöra kvartalsrapport i konkurs till TSM.

Denna integrerade konkursredovisning rekommenderas endast för mindre konkurser. Med mindre konkurs i detta avseende menar jag konkurs, där gäldenären inte varit näringsidkare.

I ”rörelsekonkurser” rekommenderar jag i stället att särredovisning sker. En särredovisning tillgår så, att konkursen läggs upp som ett separat företag med samma program, som användes för byråns egen redovisning. Nedan skall jag redogöra för hur Hogias Advokatredovisning har använts på ett sätt, som vunnit gillande från TSM i Malmö.

I särredovisade konkurser använder vi oss av programmets momsautomatik, vilket ger möjlighet att hos en konkursgäldenär hantera alla momsprocentsatser ävensom momsfri och ev exportförsäljning. Momsrapporter framtages med den periodicitet som önskas, oftast halvårs- eller helårsredovisning. Uppgifterna från momsrapporten är färdiga att utan ytterligare komplettering överföras till deklarationsblanketten.

Kontoplanen som vi använder ansluter till BAS-81 och är således parallell med advokatbyråns egen. Genom att konsekvent ha en 9:a som fjärde siffra i kontonumret (utom på konton för momsredovisning) har vi markerat kontots knytning till den särredovisade konkursen. Mycket enkelt kan nya konton läggas upp i lite udda konkursrörelser.

Automatkontering användes för beräkning av sociala avgifter för konkursboets anställda.

I den mest avancerade versionen av särredovisningsuppläggningen sker kontinuerligt en förmånsrättsredovisning. Alla transaktioner i konkursboets räkenskaper kodifieras enligt följande.

1 = Företagsinteckning

2 = Fastighetsinteckning

3 = Allmän förmånsrätt

9 = Ej fördelningsbart (fördelas i samband med slutredovisningen)

Förutom att programmet då genererar kvartalsrapporter till TSM fås även rapporter för slutredovisningen direkt.

Denna uppläggning tillsammans med en korrekt inlagd ingående balans i konkursboet gör att systemet motsvarar de krav, som numera måste ställas på konkursboens redovisning mot bakgrund av Högsta Domstolens avgöranden beträffande ”förkovran” i konkurs.

Konkursboets ingående balans

Vad är då en korrekt inlagd ingående balans? Jo, rätteligen en balansräkning vid konkursutbrottet, där tillgångarna värderats efter vedertagna företagsekonomiska principer. Då detta hittills stött på praktiska tillämpningsproblem, har vi i konkurser, där driften omedelbart inställts, använt bouppteckningsvärdena.

Om driften fortsätter och fråga om förkovran således kan uppkomma, har vi för varulagrets olika beståndsdelar (färdiga varor, produkter i arbete och råvaror) gjort en inventering med värdering enligt företagsekonomiska principer. En motsvarande inventering och värdering måste då också göras i samband med avvecklingen, oavsett hur denna sker och oavsett vilket pris, som åsätts varulagret vid en eventuell försäljning!

För övriga tillgångsposter har vi använt bouppteckningsvärdena med undantag för fastigheter, där vi i något fall i stället använt taxeringsvärdet.

Skulderna införs i den ingående balansen enligt fördelningen i bouppteckningen. Skillnaden mellan skulder och tillgångar upplägges som kapitalbrist.

Programmet är så utformat att den ingående balansen kan justeras obegränsat i efterhand. Ingående saldon kan därför införas i efterhand i takt med att de blir kända till sina värden.

Konteringsprinciper

Efter hand som tillgångarna avvecklas krediteras tillgångskontona med aktuellt konto för likvida medel som motkonto i debet. Samtidigt sker registrering på typ av förmånsrätt. Förskottsutdelningar krediteras likvidkontot och debiteras respektive skuldkonto efter förmånsrätt. På så sätt kan man i konkursboets balansrapport se vilka som erhållit förskottsutdelningar och slututdelning.

Figur 1

BALANSRAPPORT FÖR TSM EX MED ING BAL

Samtliga inkomster och utgifter som hänger samman med den fortsatta driften i konkursboet bokförs på resultatkontona. Dessa salderas vid konkursens avslutning mot särskilt upplagda resultatfördelningskonton. Eventuell förkovran som uppkommit i den fortsatta driften fördelas till resultatfördelningskontona för respektive förmånsrättsslag, varefter samtliga konton som utvisar saldon, avslutas mot ett särskilt konto, som vi benämnt ”Avslutning konkurs”. Här kan nu analyseras saldon beroende på differenser mellan erhållen försäljningslikvid och bokfört IB-värde för tillgångar eller beroende på att alla inte erhållit full utdelning.

Figur 2 Exempel på kontoutdrag med ingående balans

KONTOUTDRAG 8305–8305 FÖR TSM EX MED ING BAL 0

Detta system för särredovisad konkurs ger en mycket god överblick över konkursen. Tillgångsavveckling och rörelsedrift separeras tydligt, vilket möjliggör en bättre bedömning av konkursens driftresultat med tanke på eventuell förkovran. Av konkursboets balansrapport framgår skuldernas storlek och fördelning samt successivt i vad mån utdelning erhållits.

Systemet ställer å andra sidan lite större krav på den, som har att kontera räkenskapsmaterialet, eftersom förmånsrättsredovisning sker redan ”vid källan” i stället för i samband med slutredovisningen.

Förenklingar erhålls i verifikationshantering och rapportering. Månadsvis inför vi i advokatbyråns bokföring förändringarna på de likvida kontona i de särredovisade konkurserna. Som verifikation i byråns redovisning lägger vi då en huvudboksutskrift för konkursboet. Tidigare kopierade man ofta samtliga verifikationer och tyngde därmed byråns verifikationspärmar med allt detta material.

Till TSM sändes kvartalsvis en huvudbok för hela konkursen, oavsett förmånsrättsslag, och som slutredovisning användes huvudbok och transaktionslista fördelad per förmånsrättsslag.

Figur 3

Exempel på slutredovisningsrapport – fastighetsinteckning

2:FASTIGHETSINTECKN