Redovisning: Basplanen är en bra grund för internredovisningen

Utnyttja BAS-systemet för internredovisningsändamål. Den uppmaningen ger Eric Lundgren i denna artikel som beskriver hur man med datorer och BAS-systemet med stor flexibilitet kan utnyttja redovisningsmaterialet i ekonomistyrningen.

BAS – praktikfall är den senaste publikationen i en serie om BAS-systemet av Svenska Arbetsgivareföreningen och Sveriges Industriförbund. Tidigare publikationer i serien har främst givit rekommendationer till affärsredovisningen i mindre och medelstora företag. I BAS – praktikfall är intresset riktat på att visa hur BAS-systemet kan utnyttjas för internredovisningsändamål.

Företagsledningens intresse för och behov av information ur redovisningen ökar ständigt. Med moderna ekonomisystem och datorer kan betydligt fler önskemål tillfredsställas än tidigare. Önskemål och krav på internredovisning är emellertid så olika för olika företag att det är svårt att fastställa generella regler i form av en standardisering. I BAS – praktikfall ges i stället beskrivningar av hur nio olika företag har löst internredovisningen med hjälp av BAS-systemet.

Olika typer av företag

Av de nio praktikfallen har två färre än 20 anställda. Fyra har 100–450 anställda och tre st har 700–1.000 anställda. De representerar olika slag av verksamhet. Tillverkningsindustri, byggnadsindustri, varuförsäljning och tjänsteproduktion. Ett företag är en koncern bestående av ett konglomerat av företag. Ett företag är helägt dotterbolag till ett statligt verk.

De nio praktikfallen åskådliggör den stora flexibilitet som finns vid utformningen av ekonomisystemet med BAS-planen som grund. De nio företagen har byggt upp sina ekonomisystem på helt olika sätt utifrån sina resp rapportbehov.

Verksamhetens integration i ekonomisystemen

Hags Mekaniska är ett tillverkande företag med 100 anställda som har valt att driva integrationen mycket långt. Figur 1 visar försystemens koppling till internredovisningen.

Figur 1. Försystemets koppling till internredovisning

Hela beredningsprocessen är kopplad till internredovisningen. Allt material som används i företaget har numrerats utifrån en produktstruktur som visar om ingående detaljer är egentillverkade eller köpta, råmaterial, halvfabrikat, tillsatsmaterial o s v.

Operationsregister, ritningar och tidsunderlag är på motsvarande sätt integrerat i ekonomisystemet.

För att åstadkomma meningsfyllda rapporter räcker det inte med att mäta enbart vad funktionen kostar. Man måste också mäta värdet på vad den presterar. Kostnaderna utgör debetsidan, prestationerna kreditsidan. Prestationerna avser avdelningens utförda uppgifter räknade i timmar till en viss standardkostnad per timme. Om prestationernas värde är mindre än kostnaderna föreligger det en brist på effektivitet eller en obalans som måste rättas till.

Telelarm har byggt upp sitt materialregister på motsvarande sätt som Hags Mekaniska. Ur sitt artikelregister kan de erhålla lista på de komponenter som ingår i en artikel i företagets sortiment. Ur sitt strukturregister kan de erhålla lista över alla de artiklar i vilken en detalj ingår. Olika användare av registren kan lägga in egna begrepp på artiklar resp komponenter. Det betyder att en artikel kan ha olika beteckning beroende på vem som söker i registret. Artikelnumret som företaget använder i bearbetning och sortering och liknande kan därigenom göras mycket långt eftersom ingen användare behöver komma ihåg alla siffrorna.

AB Person Invest har integrerat sin lagerhantering med redovisningen på så sätt att artikel- och kundregistren innehåller kontonycklar som anger på vilket sätt en försäljningstransaktion skall konteras och kodas. När en order registrerats och fakturerats överförs transaktionerna helt automatiskt såväl till kundreskontra som till redovisning. Samtliga lagerpåverkande transaktioner görs automatiskt och styrs av artikel- och kundregister.

Asplunds Bygg har integrerat sitt omfattande maskinbestånd i ekonomisystemet genom ett maskinregister som håller reda på vilken avdelning resp vilket projekt som disponerar en maskin.

Användning av klass 9 i internredovisningen

Sture Volt AB använder inte klass 9 alls i sin internredovisning. De arbetar helt och hållet med efterställda projektnummer som är integrerade med affärskontot. Westbergs Måleri AB använder också efterställda projektkoder. De använder klass 9 för beräkningstransaktioner som innebär att alla utgifter periodiseras ut över de 12 månader som ingår i bokföringsåret. På det viset blir varje månadsrapport mer rättvisande.

Industriprodukter AB använder inte heller klass 9 utan den s k modifierade 78-metoden. Metoden beskrivs utförligt i skriften BAS – redovisning i mindre och medelstora företag. Metoden bygger på att kontogrupp 78 används för att hålla samman internredovisning med hjälp av objektkoder. Bohlins Revisionsbyrå AB använder klass 9 för rena interntransaktioner. Hit hör huvudsakligen tidredovisningens bokföringstransaktioner betr tid som ”köpts” resp ”sålts” mellan avdelningar/kontor samt fördelningen av egen intern tid.

Asplunds Bygg har efterställda koder för sina byggprojekt. De har också efterställda koder för att skilja ut avdelningar inom företaget. Till samma kategori hör företagets bilar som försetts med var sitt avdelningsnummer. På det sättet kan resultatrapporter löpande tas ut på resp projekt för uppföljning och faktureringsunderlag. Varje avdelning kan också följas upp i förhållande till budget. Varje bil i företaget blir särredovisad genom sitt projektnummer så att eventuella extrema kostnader som beror av ökande reparationsbehov, ökat bilutnyttjande eller annat kan uppmärksammas i tid.

Klass 9 använder Asplunds Bygg för interna överföringar mellan olika projekt och avdelningar. Utdebitering av ”hyra” för företagets maskinpark sköts också via klass 9.

Antag att smidesverkstaden utfört ett arbete för ett visst byggprojekt genom att kreditera intäktskontot 9359 (med avd koden) och debiterar kostnadskontot 9433 med (objektskoden) för projektet får man fram kostnaden på objektet samtidigt som smidesverkstaden får sina intäkter redovisade.

Datorutrustning

De nio företagen har olika typer av datorutrustning. Westbergs Måleri AB och Bohlins Revisionsbyrå arbetar med egen mikrodator. Hags Mekaniska och Person Invest använder egen minidator. Industriprodukter AB utnyttjar egen stordator. Asplunds Bygg har valt att utnyttja servicebyrå där företaget har egna terminaler med möjligheter till on-linekoppling till servicebyrån.

Telelarm använder en mix av olika utrustningar. Varje kontor har en intelligent terminal i form av en mikrodator som är kopplad till en centralt placerad minidator. Den i sin tur är kopplad till stordator på servicebyrån.

Hur bygga mitt eget internredovisningssystem

Datorerna har öppnat helt nya möjligheter för företagen att utnyttja sitt redovisningsmaterial i ekonomistyrningen. Med ovanstående exempel ur BAS – praktikfall har jag velat visa på den stora flexibilitet som användning av BAS-systemet ger. För att lyckas i uppbyggnaden av internredovisningen i ekonomisystemet är det viktigt att följa några enkla tumregler.

1. Börja alltid med en kravspecifikation som mynnar ut i en förteckning över de rapporter Du önskar få ut ur Ditt ekonomisystem, och framför allt ur redovisningen.

2. Se efter på marknaden om det finns något standardredovisningsprogram som svarar mot Dina krav.

3. Gå därefter ut på marknaden och leta fram en lämplig datorutrustning som klarar att hantera programmet.

Ibland kan det vara befogat att gå flera varv 1, 2, 3 i syfte att skärpa och konkretisera systemuppbyggandet. Tyvärr är dock motsatt arbetsgång alltför vanlig, d v s att företagaren börjar med att köpa datorutrustning, därefter skaffar ett program och slutligen tittar efter om de problem och de krav man har går att lösa i den anskaffade utrustningen. Det är då komplicerat och dyrt att byta utrustning om den inte passar.

Eric Lundgren, universitetslektor, företagsekonomiska institutionen, Stockholms universitet