Revision: Ökad insyn behövs i valutariskhanteringen

Den interna kontrollen i valutariskhanteringen är ett eftersatt område. En skriftligt formulerad valutapolicy bör ge klara riktlinjer med möjlighet till god kontroll men också handlingsfrihet.

Ulla Törnqvist, verksam vid AB Volvo, tycker att en valutapolicy bör innefatta svar på vilket risktagande som kan accepteras, vilka åtgärder som kan vidtas för att nå målet och vem som ansvarar för att policyn tillämpas.

Den ökade internationaliseringen har medfört att allt fler företag är exponerade för valutarisker. Under de senaste åren har valutakursfluktuationerna varit kraftiga. Effekten av valutakursfluktuationerna på företagens resultat kan vara mycket betydande.

Extern information

Vid en analys av ett företag, baserad på externt tillgängligt material i form av en årsredovisning, erhålles en uppgift om redovisad kursvinst/kursförlust. Den redovisade kursvinsten/kursförlusten är beroende av vilka redovisningsprinciper som tillämpas för värdering av fordringar och skulder i utländsk valuta och omräkning av utländska dotterbolags ställning och resultat. Effekten av principvalet för redovisad kursvinst/kursförlust är oftast inte möjlig att urskilja.

Upplysningar i årsredovisningar om exponering för valutarisker och valutapolicy saknas i de allra flesta fall. En tendens till ökad öppenhet kan dock skönjas. Ett exempel på detta är att Hexagons årsredovisning för 1982 innehåller ett speciellt avsnitt i vilket en kvantitativ uppskattning ges av devalveringens betydelse för resultatet. Ett annat exempel på ökad öppenhet är beskrivningen av koncernens cash management och valutahantering i Atlas Copcos årsredovisning för 1982. I denna årsredovisning presenteras även information om vilken effekt på resultat, balansomslutning liksom eget kapital som skulle uppstått om tillämpning skett av dagskursmetoden i stället för den monetära/icke-monetära metoden för omräkning av utländska dotterbolags ställning och resultat.

I Fortia-Pharmacias årsredovisning för 1982 framförs dock motiv för att inte presentera effekten av valutakursfluktuationer på resultatet. Fortia-Pharmacia anser att publiceringen av ett tal avseende effekten av t ex den svenska devalveringen lätt kan misstolkas.

”Om vi skulle publicera valutaförändringarnas påverkan på vårt resultat är det en risk att externa bedömare skulle räkna bort den vinsten med motiveringen att den inte kommer från företagets egen vinstintjäningskapacitet. Eftersom samma bedömare inte känner till vilka övriga program vi påbörjat som en följd av devalveringen blir den vinst man får fram inte alls jämförbar med den vinst vi skulle ha haft om devalveringen inte ägt rum. Vi har därför inte velat rycka ut en parameter ur sitt sammanhang och fokusera intresset på denna.”

Jag anser dock, med hänsyn till den stora effekt på resultatet som valutakursfluktuationerna har i många företag, att det är mycket viktigt med information. Då exponeringen för kursrisker i många företag är stor, vilket kan leda till obehagliga överraskningar då valutakursutvecklingen inte blir den man räknat med, är det otillfredsställande att intressenterna inte erhåller en bättre bild av riskerna.

För en extern betraktare är det svårt att bilda sig en uppfattning om ett företags exponering för valutarisker. Tydligt är att behov finns av ökad öppenhet i fråga om exponering för valutarisker och valutapolicy samt effekten på resultatet av tillämpade redovisningsprinciper för värdering av fordringar och skulder i utländsk valuta och omräkning av utländska dotterbolags ställning och resultat.

Intern kontroll i valutariskhanteringen

Bristande kontroll i valutariskhanteringen i flera företag har väckt frågan om vilken insyn revisorerna, som har tillgång till intern information, har i valutariskhanteringen. Vad bör då revisorerna granska när det gäller intern kontroll i valutariskhanteringen?

Enligt FARs förslag till rekommendation om granskning av intern kontroll, som publicerades 1983, menas med intern kontroll

”ett företags organisation och alla de rutiner i företaget som syftar till

• att säkerställa en riktig och fullständig redovisning och

• att säkerställa att bolagets resurser disponeras endast i enlighet med styrelsens och VDs intentioner.”

Det är styrelsen och VD som är ansvariga för företagets förvaltning. Styrelsen skall tillse att organisationen beträffande bokföringen och medelsförvaltningen även innefattar en tillfredsställande kontroll. VD skall sörja för att bolagets bokföring fullgörs i överensstämmelse med lag och att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt.

Revisorn skall bedöma om styrelsen och VD iakttagit de åligganden de har vad gäller intern kontroll. Granskningen inriktas på att utröna om styrelsens och VDs bedömningar utförts på ett tillfredsställande sätt och om bolaget utsatts för orimliga risker.

Jag bedömer att den interna kontrollen i valutariskhanteringen är ett eftersatt område och att utrymme för förbättringar finns i många företag. Med hänsyn till de stora belopp som många gånger är involverade, jag tänker då på exponeringen för kursförluster, anser jag det angeläget att en översyn görs av den interna kontrollen i valutariskhanteringen. God kontroll är av stor betydelse inte bara för styrelsen, VD, den person som har ansvar för att valutapolicyn tillämpas och den person som har det operativa ansvaret för valutahanteringen utan även för externa intressenter typ aktieägare, kreditgivare m m.

Som hjälpmedel vid revisorernas granskning av intern kontroll i fråga om valutarisker har FAR utarbetat ett förslag till frågeformulär, som inkluderades i FARs revisionskompendium (FARs revisionskompendium, Bilaga R, 1975). Frågorna är dock av relativt generell natur. Specifika frågor om rutiner för hantering av avistaaffärer, terminsaffärer och lån saknas.

Behov synes finnas av en rekommendation från FAR om granskning av den interna kontrollen i valutariskhanteringen. I avvaktan på FARs rekommendation presenteras nedan ett förslag beträffande vad granskningen bör innefatta.

Granskningen av den interna kontrollen i valutariskhanteringen bör resultera i en rapport med förslagsvis följande disposition:

Valutapolicy

Av vad jag har funnit, är det inte vanligt att valutapolicyn finns formulerad i skriftlig form. Jag anser dock att det är värdefullt med en valutapolicy i skriftlig form, inte minst för att nedskrivandet kan ge incitament till diskussioner om lämpligheten av en viss valutapolicy.

Med hänsyn till att den interna kontrollen syftar till att säkerställa att bolagets resurser disponeras endast i enlighet med styrelsens och VDs intentioner, bör styrelsens inställning till valutarisker framgå, t ex i form av ett styrelseprotokoll. Detta styrelseprotokoll kan då innebära godkännande av viss formulerad valutapolicy. I styrelsen bör även uppföljning ske av att fastställd valutapolicy tillämpas.

Under beaktande av att stora risker är förknippade med valutahanteringen, är det av intresse för den person som har ansvar för att valutapolicyn tillämpas, liksom för den person som har det operativa ansvaret för valutahanteringen, att klara riktlinjer finns utformade. I många företag tycks finnas ett allmänt uttalande om inställning till valutarisker, t ex av typ kursförluster skall undvikas, spekulation skall inte förekomma. Ett allmänt uttalande av denna typ kan knappast sägas utgöra mer än en allmän vägledning. Några konkreta handlingsregler framgår inte.

Valutapolicyn får dock inte vara för ”stelbent”. En målsättning om att reducera kursförluster och önskemål om god kontroll bör inte utestänga möjligheten att utnyttja den expertis som finns på finansavdelningen, när det gäller att utnyttja uppkomna situationer på valutamarknaden. I vissa fall kan det vara ett bra beslut att inte kurssäkra sig till 100 %.

Det kan vara svårt att utforma en policy, som dels ger klara riktlinjer och möjlighet till god kontroll, dels ger handlingsfrihet. En möjlig lösning är att utforma en generell policy som innebär kurssäkring till t ex en viss procent av valutapositionen och dessutom fastlägger vilka handlingsregler som skall följas vid avvikelser från policyn. Därigenom kan finansavdelningen få möjlighet att utnyttja sina kunskaper vid en bedömning av när det kan vara lämpligt att göra avvikelser från den generella policyn. En avvikelse från policyn kan förekomma vid förväntad kraftig valutakursjustering, t ex förväntan om att en svensk devalvering skall komma att inträffa. En åtgärd som innebär avvikelse från policyn bör attesteras innan åtgärden vidtages av den person som är ansvarig för att valutapolicyn tillämpas. Fastläggandet av en generell policy och handlingsregler att följas vid avvikelser utgör en förbättring av den interna kontrollen, i och med att man undviker bedömningar som inte förankrats hos den person som har ansvar för att valutapolicyn tillämpas.

Mål, medel och ansvar

Begreppet valutapolicy bör innefatta mål, medel och ansvar. Målsättningen bör avspegla vilket risktagande som anses acceptabelt. Exempel på mål kan vara att kurssäkring skall ske av viss del av valutapositionen, t ex 75 %. Med hänsyn till den osäkerhet som råder vad gäller prognostiserade betalningar, som utgör underlaget vid kurssäkring, kan man välja att hålla en viss volym osäkrad. Detta kan då ses som en generell policy.

Ett policybeslut bör fattas beträffande omfattning av kurssäkring av kortfristiga lån i utländsk valuta, t ex att alla kortfristiga lån i utländsk valuta skall kurssäkras.

Medel kan användas som beteckning på åtgärder som är avsedda att medföra att målsättningen uppfylles. Exempel på medel är att kurssäkring skall ske i form av terminssäkring. Genom att fastställa huruvida utländska dotterbolag skall faktureras i lokal valuta, liksom huruvida finansiering av utländska dotterbolag skall ske i lokal valuta, bestäms var kursrisken skall ligga, centralt i moderbolaget inom koncernen eller decentraliserat.

Av policyn bör även framgå huruvida upptagandet av lån i utländsk valuta skall vara centraliserat till moderbolagets koncernfinansavdelning eller om dotterbolagen själva kan handlägga upptagande av lån. I det fall att dotterbolaget tar upp lån på egen hand kan koncernfinansavdelningen ha en rådgivande funktion. Av policyn kan framgå att godkännande av upptagande av lån i ett dotterbolag skall inhämtas från den centrala finansavdelningen innan lån upptages. Ett annat alternativ är att finansieringen, vad gäller den svenska delen av koncernen, handhas av moderbolaget i Sverige, medan de utländska dotterbolagen kan upptaga lån på egen hand efter godkännande av koncernfinansavdelningen.

Riktlinjer kan fastläggas om hos vilka banker upplåning kan ske samt om vilka typer av upplåning som kan utnyttjas. Vidare kan riktlinjer fastläggas om att utländska dotterbolag kan utnyttja krediter inom en viss ram, utan att speciellt godkännande av den centrala finansavdelningen krävs för varje lån. Dessutom kan fastställas, att godkännande krävs av den centrala finansavdelningen, om ett dotterbolag önskar byta bankförbindelse.

Som ovan nämndes, bör begreppet valutapolicy innefatta mål, medel och ansvar. Med ansvar menas ett angivande av vem som har att ansvara för att policyn tillämpas. Vad gäller frågan om ansvar, är det viktigt att organisationen i företaget är uppbyggd på ett sådant sätt att en klar ansvarsfördelning finns.

Organisation

En centralisering av finansfunktionen är vanligt förekommande. Även i koncerner med en i övrigt decentraliserad organisation förblir ofta finansfunktionen centraliserad. En fördel med en centraliserad finansfunktion från kontrollsynpunkt, är att det är lättare att följa upp att en fastställd valutapolicy tillämpas. Större enhetlighet inom koncernen i fråga om åtgärder kan även lättare åstadkommas då finansfunktionen är centraliserad.

Beroende på företagets storlek, typ av verksamhet etc placeras valutahanteringen i moderbolaget organisatoriskt inom finansavdelningen eller ekonomiavdelningen. Viktigt är att en klar åtskillnad görs mellan ansvar för tillämpning av valutapolicy och ansvar för den praktiska hanteringen. En person bör således ha ansvar för att valutapolicyn tillämpas. Denna person kan vara finans- eller ekonomidirektören alternativt finans- eller ekonomichefen. En annan person inom finans- eller ekonomiavdelningen bör ha det operativa ansvaret för valutahanteringen, kontakter med banker för ingående av terminskontrakt m m. I vissa företag förekommer att en och samma person dels har ansvar för affärer, dels själv ingår affärer. Detta är inte bra från kontrollsynpunkt.

Viktigt är vidare att ha klara regler för vem eller vilka som skall fungera som ersättare vid frånvaro av den person som har det operativa ansvaret för valutahanteringen. Denna person eller dessa personer skall då vara upplärda på de rutiner som tillämpas vid t ex ingående av en terminsaffär med en bank. Tillgång till personer som är väl insatta i rutinerna är också viktigt i det fall att den person som sköter valutahanteringen slutar sin anställning. Bankerna bör informeras om vilka personer på företaget som har befogenhet att ingå avistaaffärer och terminsaffärer.

Valutahantering

Om enligt fastställd valutapolicy kurssäkring skall ske av viss del av valutapositionen, t ex 75 %, krävs ett bra underlag i fråga om förväntade betalningar för att valutapolicyn skall kunna tillämpas. Valutapositionen bör uppdateras löpande. Vid uppföljningen av valutapositionen bör en speciell blankett användas. Uppdelningen bör ske på olika valutor.

En beloppsgräns kan fastställas beträffande befogenheten att fatta beslut om kurssäkringsåtgärder för den person som är operativt ansvarig för valutahanteringen. Överskrides denna gräns skall beslut fattas av den som är ansvarig för att valutapolicyn tillämpas.

I vissa företag gäller att en person har fullmakt att på egen hand ingå terminskontrakt. Fullmakten bör dock gälla för två personer i förening.

Då en terminsaffär ingås med en bank bör noteringar föras på en speciell blankett i samband med att kontraktet ingås per telefon. Följande uppgifter bör framgå:

• handläggare på företaget,

• ändamål,

• dag då terminskontrakt ingåtts,

• period för terminskontrakt,

• förfallodag,

• valuta,

• belopp i utländsk valuta,

• terminskurs enligt överenskommelse med bank per telefon,

• belopp i svenska kronor,

• bank.

Noteringar bör även föras på en speciell blankett i samband med avistaaffärer. Då uppgifterna noterats på blanketten skall denna överlämnas samma dag till en neutral tjänsteman, d v s en annan person än den som ingått affären. Till denna neutrala tjänsteman skall bankens bekräftelse på terminsaffär och betalningsavi vid avistaaffärer adresseras. Kontroll kan då utföras av den neutrala tjänstemannen att uppgifterna stämmer. Genom att den person som ingår affären inte själv kontrollerar uppgifterna förbättras den interna kontrollen.

Beträffande terminskontrakt gäller att kontroll av att uppgifterna stämmer även kan utföras genom jämförelse med uppgifter enligt engagemangsbesked från olika banker, som visar vilka terminskontrakt som ingåtts per en viss dag. Engagemangsbesked kan begäras t ex vid bokslut, månadsbokslut eller årsbokslut. En jämförelse baserad på engagemangsbesked ger dock inte den kontroll löpande som bör eftersträvas.

Vid upptagande av lån bör noteringar om lånevillkor föras på en speciell blankett av den person som är operativt ansvarig för lånehanteringen. Kontroll bör sedan ske av att överensstämmelse råder med de lånevillkor som framgår av de dokument som erhålles från banken. I det fall att lån terminssäkras erhålles, liksom vid annan terminssäkring, bekräftelse från banken rörande ingånget terminskontrakt. Även i detta fall förbättras den interna kontrollen, om en neutral tjänsteman kontrollerar att överensstämmelse råder i fråga om uppgifter. Regler bör finnas för vem som skall underteckna lånedokument, liksom för vem som skall förvara kopior av lånedokument och följa upp att amorteringar och räntebetalningar sker.

Uppföljning bör ske av att fastställd valutapolicy tillämpas. Denna uppföljning bör ske dels inom finans- eller ekonomiavdelningen på moderbolaget, dels inom koncernen. Även om finansfunktionen i princip är centraliserad och kursrisken kan anses vara centraliserad till moderbolaget, förekommer i vissa fall att terminskontrakt kan ingås i en del dotterbolag. I detta fall gäller att uppföljning bör ske från den centrala finansavdelningens sida av att dotterbolagen tillämpar samma policy som moderbolaget.

I det fall att beslut fattas om att vissa avvikelser skall göras från valutapolicyn inom moderbolaget, bör dels information om avvikelser spridas till olika enheter inom koncernen, dels uppföljning ske av att enhetlighet råder inom koncernen i fråga om avvikelser från policyn.

Vad gäller lån bör uppföljning ske av att den person som är operativt ansvarig för lånehanteringen inom moderbolaget följer den policy som fastställts gälla beträffande upplåning. Uppföljning bör även ske av att de utländska dotterbolagen följer de riktlinjer som fastställts i fråga om upptagande av lån.

En möjlighet till uppföljning, som utnyttjas i vissa företag, är valutamöten. En mindre grupp, t ex VD och den person som har ansvar för tillämpning av valutapolicyn, eller en större grupp, samlas då regelbundet. Vid valutamöten kan uppföljning ske av att åtgärder, som enligt beslut vid föregående valutamöte skulle vidtagas, har vidtagits. En analys av exponeringen i dagsläget kan även göras. Dessutom kan beslut fattas om åtgärder som skall vidtagas. Besluten kan gälla att avvikelser från policyn skall ske. Protokoll från valutamöten bör skrivas och distribueras. Förutom möjligheten till uppföljning är en ytterligare fördel med valutamöten att den person som har det operativa ansvaret för valutahanteringen kan få stöd i sin verksamhet.

Viktigt är att de personer på finans- eller ekonomiavdelningen som är involverade i valutahanteringen har kunskap om hur redovisning sker av avistaaffärer, terminsaffärer och lån. Ett bra hjälpmedel i detta sammanhang är en instruktion. Av instruktionen skall framgå vilka rutiner som tillämpas för redovisning av avistaaffärer, terminsaffärer och lån, till vilka kurser bokföring sker, liksom hur kursdifferenser framkommer.

Ett företag kan ha som målsättning att fördela kursdifferenser på enskilda affärer. Fördelningen av kursdifferenser kan ha stor betydelse för olika enheters resultat liksom för finansavdelningens resultat. Även om inget explicit lönsamhetskrav ställs förekommer att kravet ställs att verksamheten skall ge minst nollresultat.

Ovan lämnade synpunkter är av generell karaktär. När det gäller utformning av rutiner, utformning av blanketter o s v måste en anpassning ske till det specifika företagets förhållanden.

Avslutande kommentarer

Principerna om väsentlighet och risk skall vara vägledande då revisorn bestämmer inriktningen och omfattningen av granskningen. Med hänsyn till den stora exponeringen för valutarisker i många företag, finns motiv för insatser från revisorernas sida för att erhålla ökad insyn i företagens valutariskhantering.

En ökad uppmärksamhet kring frågorna om exponering för valutarisker, valutapolicy etc kan förhoppningsvis medverka till förbättringar i fråga om den externa informationen. Därmed skulle även externa intressenter kunna få möjlighet till ökad insyn i företagens valutariskhantering.

Ulla Törnqvist, ek. dr., verksam vid AB Volvo