Leasing – en utmaning för internrevisionen?

Internrevisorns granskning av leasingsystemets effektivitet innebär en bedömning av alla stegen i affären – från marknadsföring av tjänsten till avveckling av leasingaffären, eventuellt i form av inkassering.

Dagligen kan vi i dagspressens handelssidor och annonssidor läsa om nya områden för leasing. De i finansvärlden initierade frågar sig om bankerna ej täcker in hela finansieringssidan eller om leasing och andra utanför banken liggande finansieringstekniker är mera med i tiden än de ofta gammalmodigt opererande bankinstitutionerna. Eller är leasing något nytt jippo för att få lättförtjänta pengar?

De utanför affärs- och sparbankerna arbetande finansbolagen kännetecknas idag av en stark expansion med en högt utvecklad finansieringsfilosofi, ja, gärna en långt gående finansieringsinnovation!

Man påträffar hos dessa företag ett sortiment som brukar bestå av:

• leasing (med många variationer)

• factoring (både inland och utland)

• kontokort (kreditkort eller betalkort)

• kontraktsbelåning

• lagerfinansiering

• confirming

• mm

I denna artikel skall jag endast skärskåda leasing och revision av denna verksamhet sett speciellt ur den interna revisorns synvinkel.

Åttiotalet kommer att uppvisa en stark blomstringstid för leasingaffärer, framförallt på den internationella marknaden, trots problem med beskattning, redovisning, valutor och bedrägerier samt icke minst revisionssvårigheter. Antagandet bygger på amerikanska erfarenheter som brukar slå igenom några år senare i Västeuropa. Vi i Norden brukar låta påverka oss 5–10 år senare än i USA.

Top-management och revisorerna måste också ”hänga med” i tiden och sätta sig in i denna snabbt växande verksamhet.

OLIKA TYPER AV LEASING

Då jag förmodar att de flesta känner till leasing från företagsekonomisk synpunkt koncentrerar jag mig här på revisionsaspekterna. Trots detta vill jag ibland närmare förklara vissa uttryck och begrepp som annars kan bli föremål för tvetydigheter. Följande skiss kan vara bra att ha framför sig under genomläsandet av denna artikel.

Följande slags leasingaffärer talas det också om

• Konsumtionsvaruleasing

• Investeringsvaruleasing

• Direkt leasing – genom leverantörer eller av dessa närstående leasingbolag

• Indirekt leasing – leasing genom finansieringsinstitut

• Operativ leasing – leasing av objekt inkl serviceåtaganden

• Finansiell leasing – leasingbolag ställer kapital till förfogande, leasingtagaren står för service och affärsrutin

• Inhemsk leasing

• Import leasing

• Export leasing

• Leasing konto – En särform med förenklad hantering nyligen introducerad i Sverige.

Det existerar dessutom en hel del andra leasingtyper som för det mesta kan inlemmas i ovanstående.

EXTERN REVISION AV LEASINGFÖRETAG

Leasingföretag är som andra företag i aktiebolagsform underkastade lagarnas revisionskrav som är ungefär likalydande i de nordiska länderna. Den externa revisionen tar närmast sikte på att boksluten visar de rätta tillgångarna och skulderna med ofta mycket omfattande kontoanalyser, att företaget har en tillfredsställande internkontroll samt att uttala sig om styrelsens och verkställande direktörens ställning. Jag går ej här närmare in på eller värderar externrevisorernas roll.

INTERNREVISION I LEASINGFÖRETAG

GRANSKNINGSMETODIK

Kartläggning av de i företaget tillämpade systemen kan ske efter den av ”Skinner-Andersson” rekommenderade systemrevisionsmallen. (”Analytical auditing”) Denna mall eller modell har under de senaste åren vunnit allmänt erkännande både i USA och Västeuropa. Modellen innehåller dels en kort, verbal beskrivning av systemet ifråga, dels en grafisk beskrivning med förklarande, korta texter (flow chart). I korthet följer här en uppställning av systemet:

1. kontrollpunkter (ur IK-viktiga punkter)

2. kontrollmetodik (den metodik som management har ansvaret för och som visar hur IK skall kunna utföras)

3. testpunkter (internrevisorns metoder för att testa hur IK verkligen fungerar. I denna punkt kan ofta ingå frågescheman).

Svårigheten med metoden är naturligtvis att alltid ha korrekta systembeskrivningar. Företag som från affärssynpunkt ofta ändrar sitt sortiment och därmed ej hinner med noggranna systemkartläggningar kan vara svåra att revidera med denna metod. Dock är grundfilosofin så klar och överskådlig att den kan rekommenderas även i svårreviderbara företag.

GRANSKNINGSFASER

För att kunna uppfylla granskningsmålet som jag vill kalla för leasingsystemets effektivitet har internrevisionen inriktats på de olika stegen eller faserna i systemet horisontellt sett. Faserna blir då

• marknadsföring

• försäljning

• kreditbedömning

• registrering

• redovisning – manuell – datamässigt

• avveckling av leasingaffären

• inkassering.

MARKNADSFÖRING

Eftersom marknadsföringen kostar stora summor pengar bör revisorn ägna detta område ett visst intresse även om det är svårt att redovisningsmässigt få något bra grepp om det hela. Man kan som revisor fordra att marknadsinvesteringar ska medtas i företagets investeringskalkyler. Det bör även finnas protokollerat vilka som beslutat införa nya produkter. På leasingsidan finns det ett oändligt stort antal varianter som tyvärr marknadsförts utan produktkalkyler. Det kan vara av intresse att få reda på hur marknadsförarna följer upp marknaden, konkurrenternas åtgärder mm. Det är ej alltför ofta man hinner med att göra en slutsummering av hur en viss ny produkt påverkade leasingföretagets intäkts- och kostnadssituation.

FÖRSÄLJNING

När det gäller leasing har försäljaren två olika kontaktytor: leverantören som har leasingobjekt till uthyrning och kunden (leasetagaren) som skall använda, hyra objektet och teckna hyresavtalet. Det är därför av vikt att leverantör- och kundkontakterna är väl organiserade så att relationerna underhålls. De datasystem som producerar material för redovisningen innehåller ej alltid tillräckligt statistikunderlag för försäljningssidan. Internrevisorn som ofta är projektrevisor i de stora komplexa datasystemen bör se som en av sina uppgifter att även försäljningssidans krav blir tillgodosedda. I projektens slutskeden är det lätt att före produktionsstarten ”hoppa över” vissa besvärliga krav från säljsidan.

Även här gäller att följa upp de vidtagna kontakterna och åtgärderna. Hur lönsamma är produkterna och hur lönsamma är kunderna? Håller våra produkter vid en marknadsjämförelse?

KREDITBEDÖMNING

I finansieringsbolagens interna rutiner ingår alltid en bedömning av kredittagarens kreditvärdighet. Det är sällan som de givna krediterna täckes av säkerheter som ur bankernas synvinkel skulle bedömas bankmässiga. – Det klassiska exemplet är att för att få ett lån på 100 kkr måste man visa att man har 100 kkr på en bankräkning! – Finansieringsbolagens kreditgivning förutsätter att det finns ett stort mått av förtroende mellan kontrahenterna. Dock, vissa undersökningar och bedömningar måste företas. För de flesta kreditbedömningar ligger i botten en analys av balans- och resultaträkningarna. Nyckeltal enligt allmänt erkänt sakkunniga tas fram för tillväxt, rörelsekapital, självfinansiering, finansiell balans, kapitalomlopp och lönsamhet. Man försöker också på olika sätt få fram en bild av företagets totalengagement, vilket kan vara svårt då banksekretessen lägger hinder för detta när det gäller flerbankskunder.

Internrevisorn bör gå igenom vissa kreditdossier för företag som förefaller ligga över riskmarginalerna. Han ska undersöka om krediterna är beviljade i rätt instans enligt finansföretagets kreditinstruktion. Det kan också vara av intresse vilken externrevisor som granskar kunden eller leverantören ifråga.

Hur följer man upp riskbranscher? Har man något system för att få ”early warnings”? Vilka upplysningsinstitutioner anlitas? Har personalen tillräckliga kunskaper i kreditbedömning?

I finansieringsbolagen finns en stor mängd mindre krediter som förutsätter en omedelbar kreditbehandling, s k snabbkrediter. Eftersom dessa skall beviljas snarast, ja nästan omedelbart, måste den agerande personalen vara försedd med snabba accesser till kreditdatabaser. Man måste för denna personal ha utarbetat kreditprofiler efter vilka man gör sina direkta bedömningar utan ytterligare undersökningar.

REGISTRERING OCH REDOVISNING

Oavsett vilket media för registrering av affärshändelserna som används måste vissa grundläggande krav vara uppfyllda i systemet. Registrering av grunddata måste ske så fort ett grunddokument är upprättat och affären avgjorts i rätt instans. Platsen för registreringen måste vara i omedelbar närhet av där dokumentet är upprättat. Alla transportvägar för förflyttning av dokumentet får högst vara inom samma arbetsenhet. Systemet måste ge en återkoppling av registrerade data till registreringsansvarig och där skall dessa kontrolleras av behörig (viktig internkontrollpunkt!). Utbetalningar måste före själva penningtransaktionen vara attesterade enligt attestinstruktion (viktig IK-punkt!). Samtidigt som utbetalningen initieras skall den registreras i systemet.

Inbetalningar från leasetagare skall registreras i systemet omedelbart efter postöppningen (viktig IK-punkt!).

Inkomna summor skall samtliga bokföras, ev differenser eller ej placerbara belopp skall föras över interimskonton (viktig IK-punkt!). Avstämningar skall göras dagligen och dokumenteras (viktig IK-punkt!).

De gjorda in- och utbetalningarna, som sålunda först ”reskontraföres”, måste ograverade ingå i bokningarna på respektive huvudbokskonto. Idealet är integrerad reskontra och huvudbok och realtime on-line registrering. På så sätt undviker man tidsödande felletningar och får en tillförlitlig bokföring. Detta senare är något som externrevisorerna skall vara övertygade om innan de skriver på årsredovisningen.

Redovisningen skall i kontoplanen klart kunna utvisa leasingobjektens anskaffningsvärde och som minuspost på tillgångssidan de ackumulerade avskrivningarna på dessa objekt. Vidare bör anges de i leasingrörelsen lämnade förskotten. I kommentar till balansräkning är det att rekommendera att notera efter vilka metoder leasingobjekten avskrivs. Resultaträkning bör också på intäktssidan förutom leasingavgifter uppta årets avskrivning på objekten. – Jag har här utgått från svensk praxis men denna sammanfaller oftast helt med utländsk.

Internrevisorn har sedan han fått grepp om hur redovisningen fungerar att välja ut vissa avtal, efter ett stickprovssystem eller göra en rent subjektiv bedömning. Därvid kan följande vara intressant:

inventera och kritiskt granska dessa avtal

• är handlingarna kompletta

• finns avlämnade säkerheter

• är firmatecknare behöriga

• är avtalen korrekt inlagda i systemet

• leasingsats

• baspris contra fakturabelopp

• ej betalda hyror, åtgärder

kontrollera leasingobjekt mot bokföringen.

Dessutom exempelvis

Blir alla ankommande fakturor bokförda

Har kreditinstruktionen följts

Bokförs förskott till leverantörer som fordran

Hur fungerar de dagliga avstämningarna

Finns leverantörsgodkännande från hyresmannen mm mm

Vid handhavande av en leasingaffär kan ofta skattefrågor komma in i bilden, t ex mervärdesskatt, investeringsavdrag. Jag går dock ej närmare in på detta.

AVVECKLING AV LEASINGAFFÄRER

De leasingavtal som upprättas skall alltid göras enligt leasingbolagens egna formulär men särbestämmelser kan vara fogade till grundavtalet.

Efter basperioden (vanligtvis 35 år) sker ett ställningstagande. Om leasetagaren ej senast tre månader före leasingtidens upphörande säger upp avtalet så anses detta vara förlängt ett år i taget. Det vanliga är att förlängningen sker men leasetagaren kan också få köpa objektet ifråga. Priset kan lätt räknas fram genom att restvärdet framgår tydligt i leasingföretagets bokföring. Skulle ej någon sådan uppgörelse komma till stånd tas objektet tillbaka och lagerbokförs hos leasingbolaget som då försöker sälja det på öppna marknaden. I flera länder förekommer även på detta område brookers, som är specialister på olika utrustningar, och som övertar föremålen och sköter försäljningen.

Internrevisorn måste lägga ner ett påtagligt intresse på detta område. Han bör fråga sig

• hur är restvärdet framräknat

• är försäljningspriset marknadsanpassat

• finns några personliga kopplingar mellan leasingbolagets handläggare och brookers.

Internrevisorn bör även någon gång avstämma vad som finns på lagerkontot med vad som i verkligheten finns i lagerlokalerna.

DATABEHANDLINGSFRÅGOR

Leasingbolagen är numera så stora och har en så avancerad bokföring och redovisning att ADB-system måste användas.

Då finansbolagen och speciellt leasingaffärer är komplicerade och komplexa är det absolut nödvändigt för en internrevisor att vara väl insatt i dessa. Därför bör han dels delta i projektarbetet och dels löpande utnyttja systemen för sina ändamål.

Som systemrevisor har han att följa med projektet från förstudiestadiet till dess produktionstillfället uppnåtts. Detta får ej tolkas som om internrevisorn är en ”gisslan” i projektet. Han deltar ej i besluten utan lämnar hela tiden endast sina råd i framförallt internkontrollfrågor och andra säkerhetsproblem. Han ser bl a till att erforderliga tester görs under projektets gång och att projektledaren och kravställaren är medvetna om vad som sker. Detta kräver mycket tid för revisorn men är det enda sättet att helt lyckas med ett projekt. Det går naturligtvis att anställa konsulter för detta men sådana brukar ej vara så väl insatta i företagets affärer och, icke minst viktigt, efter projektets igångsättande försvinner de ur bilden. I den löpande granskningen har revisorn stor hjälp av ADB-systemet. Han kan genom rapporteringen följa hur avstämningsrutinerna fungerar. Genom inflytande i projektuppläggningen kan han få genomfört sådant som att varje transaktion går att följa genom flödet, från vaggan till graven och tvärtom, audit-trail. Detta är en absolut nödvändighet och finns dessutom i många länder föreskriven i officiella regler, i Sverige i Bokföringslagen. Genom en väl konstruerad undantagsrapportering kan de flesta felmöjligheter inringas.

Sedan flera år finns ute på marknaden att köpa olika revisionssystem. ”Audit-pak, Auditor” m fl. Dessa system går att anpassa till det egna företagets behov. Systemen blir allt mer sofistikerade och utgör ett betydande stöd för internrevisorn.

Rent allmänt i företagets redovisning är det nödvändigt att internrevisorn medverkar till att moderna ekonomisystem införs, t ex EPOS, EPOK, CL/PLUS m fl. Internrevisorn bör ha ett gediget redovisningskunnande.

INKASSERING

I leasing förekommer det tyvärr att vissa affärer ej helt går i lås, man måste tillgripa inkassering. När leasingföretagets egna aviseringar ej har någon verkan överlämnas fallet till ett inkassoföretag.

Det gäller från bl a risksynpunkt att alltid veta hur stora belopp som överlämnats för inkassering. Bokföringen bör klart utvisa vilka fordringar som är säkra och vilka som innebär ett större risktagande eller kanske t o m klara förluster. Internrevisorn kan kontinuerligt få en uppfattning om riskengagemangets utveckling genom att få rapporter om detta ur ADB-systemet. Avstämning med inkassoföretaget bör regelbundet företas.

LEASING OCH INTERNREVISION UNDER 80-talET

Leasing är idag även internationellt inriktad och vi ser hur internationaliseringen tilltar. Det inhemska konkurrentklimatet är nu speciellt hårt i Norden.

Denna internationalisering visar hur nödvändigt det är för oss i västvärlden att samarbeta om vi ska överleva och motstå trycket från andra maktkonstellationer. För det erfordras innovationer och stora investeringar. Finansbolagen har alltid kännetecknats av sitt innovationstänkande. Detta innebär nya produkter och nya system.

Med denna tilltagande internationalisering kommer internrevisorn att få utökade arbetsuppgifter. Detta fordrar också ett utökande av internrevisorns kunskaper och införande av mer sofistikerade revisionsmetoder. Man kan också med säkerhet konstatera att internrevisorn med leasing och finansbolagsprodukter fått ännu ett intressant fält att arbeta med!

Jag har i denna artikel försökt strikt hålla mig till vad internrevisorn gör eller vill göra, men leasing, factoring mm berör naturligtvis i hög grad även den externe revisorn. Ett intimt och givande samarbete måste helt visst förefinnas!

Torsten Engstedt, revisionschef, Handelsbanken