Redovisningsregler har ännu inte fastställts för affärsverken i lika hög grad som för aktiebolagen. Affärsverkens redovisning skall upprättas enligt den statliga bokföringsförordningen som till stor del överensstämmer med bokföringslagen.
Förändringen av externrevisionen i affärsverken har tidigare behandlats i två artiklar i Balans. I nr 5/1979 beskrev Margareta Damberg bl a bakgrunden till riksdagens beslut hösten 1977 om extern revision av affärsverkens redovisning och bokslutshandlingar. I nr 6/1980 redogjorde Hans Torkelsson för regeringens beslut våren 1980 om hur denna revision skulle utformas.
Varje affärsverk har sedan lång tid en internrevision, med en inriktning som i grova drag regleras i verkets instruktion. I de affärsverk där internrevisionen utfört en väsentlig redovisningsrevision har det varit naturligt med ett nära samarbete mellan internrevisionen och den nya externrevisionen. I denna artikel skall vi närmare redogöra för hur detta samarbete fungerar i Postverket.
POSTVERKET
Postverket är ett stort företag med 63.000 anställda som är verksamma över hela landet. Omsättningen var senaste räkenskapsåret 7,7 miljarder och balansomslutningen 22 miljarder kronor.
Postens viktigaste uppgifter är att förmedla brev och andra försändelser samt betalningar. Brevet svarar för cirka 40 % av intäkterna, och den verksamheten är monopolskyddad. Övrig verksamhet, t ex postgirot, paket och gruppkorsband, bedrivs i konkurrens med andra företag. Monopolskyddet för brev motsvaras av en skyldighet att upprätthålla en tillfredsställande postservice över hela landet.
Organisatoriskt indelas Posten i tre nivåer: centralförvaltning, regional förvaltning (7 st) och lokal förvaltning (60 st, med cirka 2.000 postkontor). Centralförvaltningen består av tre rörelsegrenar – distributions- och kontorsrörelsen samt postgirot – och stabsenheter för ekonomi, personal, information, revision mm. Dessutom finns fem s k resultatenheter (Postens Frimärksavdelning, Postens Adressregister, Postens Diligenstrafik, Postens inköpscentral och Postens industrier) vid sidan av centralförvaltningen.
Postens verksamhet är i princip relativt likartad vid de olika postkontoren, även om arbetet naturligtvis praktiskt skiljer sig mycket vid de stora kontoren med hundratals anställda och de minsta enmansbetjänade kontoren. Volymerna är imponerande stora: i genomsnitt förmedlas 12 miljoner försändelser och 2 miljoner betalningar varje dag, och i postgirot bokförs betalningar på 15 miljarder kronor i genomsnitt dagligen.
INTERNREVISIONEN
Internrevisionen rapporterar direkt till Generaldirektören och har som uppgift att granska redovisningen och verksamheten i hela Postverket. Revisionen har förändrats i stor utsträckning under senare år och bedrivs numera enligt moderna revisionsprinciper. Den har 35 medarbetare, varav ungefär en tredjedel är externt rekryterade och två tredjedelar rekryterats inom Posten. Flera av medarbetarna har en kompetens motsvarande auktoriserad eller godkänd revisor.
Internrevisionen är indelad i tre grupper, varav en svarar för förvaltningsrevision och två för redovisningsrevision. Revisionen styrs av en årlig revisionsplan, som formellt fastställs av generaldirektören.
Förvaltningsrevisionen är föreskriven i Postverkets instruktion, där det står att revisionen skall ”övervaka att verksamheten bedrivs ändamålsenligt, effektivt och ekonomiskt samt i överensstämmelse med meddelade riktlinjer”. Revisionen utförs huvudsakligen i form av projekt, som väljs så att de områden prioriteras som är väsentligast från effektivitets-, ekonomisk och servicesynpunkt eller där det finns anledning räkna med att det föreligger problem.
Redovisningsrevisionen bedrivs enligt god revisionssed som denna sammanfattas i ”Grundläggande principer för redovisningsrevision” (GPR). Av de två grupperna granskar den ena postgirot och några av de särskilda resultatenheterna, och den andra gruppen granskar resten av Postverket. Arbetet inriktas främst på att granska internkontrollen i redovisningssystemen, som ofta är mycket stora och nästan genomgående datorbaserade. Nya större system granskas normalt under systemutvecklingen. Dessutom granskas årsbokslutet. Internkontrollen vid postkontoren granskas av personal på de stora lokalförvaltningarna. Internrevisionen lämnar anvisningar för deras granskning samt följer upp resultatet av granskningen och hur denna planerats och utförts.
AFFÄRSVERKSREVISIONEN
Riksrevisionsverket (RRV) fick genom regeringens beslut våren 1980 i uppdrag att fr o m den 1 juli 1981 svara för externrevisionen av affärsverkens redovisning och bokslutshandlingar. Enligt regeringsbeslutet skulle revisionen i betydande utsträckning utföras med biträde av auktoriserad revisor, som skulle väljas i samråd med berört affärsverk.
Som följd härav etablerade RRV en enhet för affärsverksrevisionen. RRV informerade våren 1981 intresserade revisionsbyråer om vad den nya revisionen innebar och inbjöd i samråd med resp affärsverk några revisionsbyråer att lämna anbud på revisionen för varje affärsverk.
Som underlag för anbuden låg en relativt fyllig information om resp affärsverks organisation, redovisningssystem och internrevision. I de fall internrevisionen bedrev löpande granskning och bokslutsgranskning av samma karaktär som den externa revisionen förutsattes en samordning av arbetsinsatserna.
Revisionsbyråns anbud avsåg den granskning som den bedömde erforderlig för att kunna avge en årlig revisionsberättelse. Inför anbudsgivningen gavs även de intresserade byråerna möjlighet att sammanträffa med internrevisionen och diskutera frågor som aktualiserats vid genomgång av anbudsunderlaget.
På grundval av de lämnade anbuden valde RRV i samråd med Postverket REVEKO AB att biträda RRV vid den externa revisionen, med Hans Torkelsson som huvudansvarig revisor.
SAMARBETS- OCH RAPPORTFORMER
När det gäller arbetsfördelningen mellan extern- och internrevision föreskrev regeringen att möjligheterna att utnyttja de reviderade verkens interna revisionsenheter borde beaktas av externrevisorerna. Detta har av RRV behandlats så att man årligen med internrevisionen och den valda revisionsbyrån diskuterar lämplig fördelning av granskningsinsatserna.
I Posten är förutsättningarna mycket goda för att externrevisorn skall kunna stödja sig på internrevisionens granskning av redovisningen. Internrevisionen är organisatoriskt placerad direkt under generaldirektören. Den är helt fristående i förhållande till de enheter som ansvarar för redovisningen och den har en välutbildad och erfaren personal. Internrevisionens granskning har en sådan inriktning att den i allt väsentligt stämmer överens med externrevisorns granskningsbehov.
Jämfört med revision av aktiebolag framträder några särdrag vid revisionen av Postverket. Antalet engagerade revisorer är stort och utgörs av RRV, REVEKO och Internrevisionen. REVEKO har rapportansvar till RRV och Internrevisionen har rapportansvar till Generaldirektören men även till REVEKO. Viktigt i detta sammanhang har varit att finna smidiga samarbets- och rapportformer, där rätt information når rätt person.
Till skillnad från vad som gäller i aktiebolagen är i princip alla revisorns rapporter utöver revisionsberättelsen offentliga. Problemet härvid har varit att finna former som tillgodoser kravet på affärsverkssekretess utan att inskränka på REVEKOs rapportering till RRV.
Ett tredje särdrag är, att redovisningsregler ännu inte fastställts för affärsverken i lika hög grad som för aktiebolagen. Affärsverkens redovisning skall upprättas enligt de regler som ges i den statliga bokföringsförordningen från 1980 och som till stor del överensstämmer med bokföringslagens krav. Dock saknas fastställt schema för resultaträkning, balansräkning och anslagsredovisning. Ett sådant schema är under övervägande av RRV, liksom andra viktiga redovisningsområden, såsom redovisning av anläggningstillgångar och avskrivningar, redovisning av statskapital samt anslagsredovisning.
ERFARENHETERNA
Våra erfarenheter efter första årets revision är klart positiva. På grundval av utvärdering av årets arbete, som gjorts tillsammans med ekonomiledningen, har vissa detaljer kring granskningen av bokslutet och rapporteringsformerna beaktats i planeringen inför innevarande års revision. I det följande redogörs för innevarande års revisionsplan, vilken väsentligen överensstämmer med föregående års.
REVEKO har byggt upp sin revisionsorganisation på motsvarande sätt som Internrevisionen, dvs med två revisionsgrupper, som omfattar samma granskningsområden som Internrevisionens motsvarande grupper. På motsvarande sätt har även RRVs personal delat upp sina ansvarsområden.
Arbetet med 1982/83 års granskning startade hösten 1982 med REVEKOs genomgång av Internrevisionens revisionsplan. Därvid diskuterades särskilt granskningsområden, som var speciellt problematiska från granskningssynpunkt och överenskommelse träffades om nödvändiga insatser på dessa områden. Härutöver planerade REVEKO vissa egna granskningsprojekt. REVEKO planerar att enligt en flerårsplan gå igenom samtliga större rutiner inom Postverket. Även vid denna genomgång kommer REVEKO att utnyttja Internrevisionens utförda arbete.
Föregående planeringsfas leder fram till Rapport över förberedande granskning, som REVEKO tillställer RRV och som därefter diskuteras mellan REVEKO och RRV. I det sammanhanget behandlas även de granskningsinsatser som RRV tänker utföra med egen personal. RRVs insatser riktas främst mot områden som bedöms vara av speciellt intresse ur RRVs eller statsmakternas synvinkel. Dessa är i första hand områden där regelsystemet är oklart och tolkningsproblem kan uppkomma.
I syfte att nå en smidig och löpande rapportering från Internrevisionen till REVEKO har planerats månadsvisa sammanträffanden mellan REVEKO och Internrevisionen för de båda revisionsgrupperna var för sig. Vid dessa sammanträffanden skall bl a följande punkter behandlas:
Uppföljning av arbetsläget inom Internrevisionen, väsentligen enligt de punkter som anges under rubriken ”Samverkan med internrevision” i FARs förslag till rekommendationer rörande inverkan av intern revision på revisorns granskning.
Genomgång av de granskningsrapporter som Internrevisionen avlämnat under den gångna perioden. Dessa granskningsrapporter skall löpande översändas till REVEKO.
Dessa månadsmöten innebär snabb kommunikation och möjlighet till beslut om särskilda insatser, där sådana visar sig nödvändiga.
RAPPORTERING
Under april 1983 planeras genomgång med RRV och ekonomiledningen beträffande nya redovisningsregler. Under senvåren 1983 sker en genomgång med ekonomiledningen av bokslutsplan, som utarbetats av ekonomi. Bokslutsplanen ligger till grund för planeringen av bokslutsgranskningen. För att möjliggöra problemlösning ”i förväg” kommer några träffar att äga rum mellan revisorerna och ekonomiledningen under bokslutsarbetet. Härigenom kan ekonomiledningen inhämta revisorernas syn på aktuella redovisningsfrågor. Rapporteringen från revisorerna om iakttagelser från bokslutsgranskningen sker i följande steg:
Kort tid efter det att bokslutet färdigställts i en första version gör revisorerna en genomgång främst från rubriceringssynpunkt och övrigt som framgår vid en eftertänksam genomläsning, varefter en ny version av årsbokslutet framställs av ekonomiavdelningen. Sedan huvuddelen av bokslutsgranskningen genomförts, främst på områden där risken för fel är störst, sker en genomgång med ekonomiledningen av eventuella ändringar. Om en så viktig fråga kommer upp att den kan föranleda oren revisionsberättelse informeras Generaldirektören omedelbart om detta.
Den version av årsbokslutet som härefter skrivs ut distribueras till styrelsen. Om inga ytterligare ändringar behöver göras, är denna version den slutliga. Slutrevisionssammanträde hålls därefter med Generaldirektören, varvid denne informeras om innehållet i den revisionsberättelse som RRV avser avge till regeringen. Modell för ”ren” revisionsberättelse har utformats av RRV efter samråd med de revisionsbyråer som anlitas för revisionen av affärsverken. Revisionsberättelsen fastställs av RRV med Hans Torkelsson som särskilt förordnad föredragande. Den tas in i Postens tryckta årsredovisning.
REVEKOs rapportering till RRV innehåller följande:
Rapport över förberedande granskning enligt ovan
Rapport över löpande granskning inklusive Postens svar på iakttagelserna. Denna rapport upprättas gemensamt av Internrevisionen och REVEKO och överlämnas till RRV inklusive Postens svar i september 1983.
Slutrevisionens PM upprättas av REVEKO. Denna PM innehåller de väsentligaste iakttagelserna från såväl löpande som bokslutsgranskning och ligger till grund för slutrevisionssammanträdet.
Rapport över bokslutsgranskning avlämnas gemensamt av Internrevisionen och REVEKO och innehåller Postens svar.
Härutöver kan RRV naturligtvis vid behov ta del av de rapporter som både Internrevisionen och REVEKO löpande utarbetar.
NÄRA SAMARBETE
Sammanfattningsvis bedömer vi att det nära samarbetet mellan extern- och internrevisorer, där externrevisorernas breda erfarenhet av statsförvaltning och affärsliv kombinerats med internrevisorernas djupa kunskaper om Postens redovisningsrutiner, har medfört en revision, som effektivt tillgodosett både statsverkets, Postverkets och allmänhetens krav på en rättvisande redovisning.
Alf Sydholm, revisionschef, Postverket
Hans Torkelsson, auktoriserad revisor, REVEKO AB