Datalagen ändrades på flera punkter under 1982, bl a krävs nu licens för att få föra personregister. För en revisor liksom för alla andra är det nödvändigt med särskilt tillstånd för s k samkörning av t ex personalregister.
Såvitt man kan förstå av FARs regler för god revisorssed ingår det i revisors åligganden att vid genomförandet av sin uppgift beakta att klienten iakttar vad som stadgas ej endast i aktiebolagslagen och bokföringslagen utan även i lagar som har ett mindre direkt samband med förvaltningen. Ett exempel på en sådan lag är datalagen.
Konsekvenserna av att inte följa reglerna i datalagen kan – även om det sker på grund av bristande kännedom – vara rätt kännbara. Förutom möjliga ”normala” sanktioner kan en registeransvarig drabbas av skadestånd. Det finns även gränser för hur en revisor får utnyttja personregister i revisionen. Att bevara personregister som redovisningsmaterial kräver också en viss eftertanke. Det finns således flera skäl för revisorn att något sätta sig in i datalagen.
LICENS
Datalagen ändrades på flera punkter den 1 juli 1982. Tidigare krävdes – med några få undantag – tillstånd att föra personregister med ADB. Numera skall var och en som för personregister ha en licens. Licens utfärdas av datainspektionen på grundval av en enkel anmälan och utan någon prövning. Licensen ger rätt att som registeransvarig föra personregister – ett eller flera. Endast personregister som förs uteslutande för personligt bruk är undantagna från licensplikten. Utöver licensen krävs alltjämt särskilt tillstånd i vissa, i lagen angivna fall. Det bör observeras att samtliga hittills meddelade tillstånd alltjämt gäller precis som hittills oberoende av lagändringen. Licensinnehavet utgör bl a grunden för att registeransvariga skall kunna nås med information om sina skyldigheter enligt datalagen. Bland dessa skyldigheter kan nämnas kraven på att föra förteckning över registren liksom på system- och driftdokumentation, bl a behandlingshistorik. Datainspektionen kommer genom inspektioner att kontrollera datalagens och särskilt licens- och tillståndspliktens efterlevnad. Dokumentation är då en förutsättning för att inspektion skall vara meningsfull. Den dokumentation man som registeransvarig skall ha utgör en del av vad som kan kallas ”god registersed”. Närmare besked om vad denna goda sed skall anses omfatta kommer inom kort att preciseras i anvisningar från datainspektionen.
BEGRÄNSNINGAR
Personregister – t ex löne- och personalregister – måste naturligtvis kunna användas i revisionen. Emellertid finns gränser även för revisors rätt att använda registren. Det är t ex för revisor, liksom för alla andra, nödvändigt med särskilt tillstånd för s k samkörning. Registren får alltså användas med viss eftertanke.
Att bevara personregister på maskinläsbart medium som redovisningsmaterial enligt bokföringslagen är tillåtet för den som har licens, men även här kan problem uppstå med tanke på nödvändigheten att gallra uppgifter i t ex kundregister och personal-/löneregister.
Det här framförda är ett litet smakprov på vad en revisor bör känna till för att kunna hjälpa sin klient undan datalagens fallgropar. Den som vill veta mera kan alltid vända sig till datainspektionen. Vi har några informativa trycksaker som gratis delas ut till intresserade. Där berättar vi f ö inte bara om datalagen utan även om kreditupplysnings- och inkassolagarna. Vår adress är: Datainspektionen, Box 12050, 102 22 Stockholm, tel: 08-22 79 80.
Thomas Osvald, byråchef, Datainspektionen