Kartläggning av Datarevisionssystem/Rapportgeneratorer

FARs databehandlingskommitté har undersökt vilka datarevisionssystem/rapportgeneratorer som finns tillgängliga på den svenska marknaden.

Den alltmer utökade datoriseringen av företagens administrativa och ekonomiska informationssystem har medfört att traditionella manuella granskningsåtgärder i många sammanhang inte längre är försvarbara ur effektivitetssynpunkt. En betydande del av den internkontroll- och substansgranskning som revisorn anser sig behöva utföra kan numera genomföras snabbare och med ett mer tillförlitligt resultat om han tar datatekniken till hjälp. Detta gäller i särskild grad komplexa system med stora transaktionsvolymer. I vissa sammanhang kan det t o m vara alldeles nödvändigt att använda datorn i revisionen, nämligen om klientens ADB-system är så utformat att utskrifterna inte är detaljerade nog för att möjliggöra en manuell granskning, s k avbrott i verifieringskedjan. (BFL 7 § och BFN anvisning nr 3 ställer krav på arkivering, som räkenskapsmaterial, av sådan systemdokumentation som revisorn behöver för att med användning av datarevisionssystem/rapportgeneratorer kunna utföra nödvändig analys och kontroll.)

VAD KAN DATAREVISIONSSYSTEM UTFÖRA?

Det kan således vara av intresse för revisorn att direkt analysera klientens register. Arbetet bör utföras på en kopia av det aktuella registret så att revisorn inte av misstag förstör eller ändrar data. Några exempel på vad datarevisionssystem kan utföra är:

1. Summering av samtliga eller ett antal poster i ett register, t ex kundfordringar i reskontran för avstämning mot huvudbok.

2. Kontroll av beräkningar, t ex planenliga avskrivningar.

3. Selektering av poster med speciella egenskaper, t ex för bedömning av inkuransbehov eller reserv för osäkra fordringar, s k undantagsrapportering.

4. Urval av poster för substans- eller internkontrollgranskning, t ex kunder eller leverantörer för saldoförfrågan eller transaktioner för detaljtest.

5. Jämförelser av data i olika register, t ex jämförelser av årets löneregister mot förra årets. Utskrift av poster vilka uppvisar onaturligt stora variationer.

6. Sortering av data för utskrift i den ordning som är lämplig för revisorns arbete.

För att få fram de rapporter och analyser revisorn behöver kan han:

1. Be klienten skriva ett program. Detta kan dock vara olämpligt med hänsyn till oberoendeaspekten. Revisorn måste i detta fall antingen testa programmet och/eller säkerställa en tillfredsställande arbetsfördelning.

2. Själv skriva sina dataprogram i något av de vanliga programmeringsspråken (Cobol, Fortran etc). Detta ställer dock krav på revisorns programmeringskunskap och medför en betydande investering i programmeringstid.

3. Förvärva eller hyra ett datarevisionssystem som kan installeras hos vissa klienter, på en servicebyrå eller i revisorns egen dator.

4. Utnyttja rapportgeneratorer som klienten själv normalt använder.

Ett problem vid användning av datarevisionssystem på större klienter med förhållandevis sofistikerade system har visat sig vara systemändringar vilka medfört att det program i vilket revisorn investerat, ej fungerat året därpå. Det är således viktigt att följa upp de systemändringar som gjorts sedan datarevisionssystemet infördes. Vid användning av rapportgeneratorer kopplade till mer standardiserade system i en minidatormiljö uppstår däremot mera sällan motsvarande problem.

VAD FINNS I SVERIGE?

För att närmare utreda det tredje och fjärde alternativet ovan har vi, som ett led i FARs databehandlingskommittés verksamhet, undersökt vilka s k datarevisionssystem/rapportgeneratorer som finns tillgängliga på den svenska marknaden. Vi har därvid tillskrivit 104 hårdvaru- och mjukvaruleverantörer valda från Svenska Dataföreningens matrikel ”Datamarknaden 1981”. Svar har erhållits från 38 leverantörer.

En övervägande del av svaren har avsett system som närmast har karaktären av ekonomi- och administrationssystem som innehåller mer eller mindre sofistikerade rutiner för framtagande av specialrapporter. Sådana rapportgeneratorer är emellertid icke direkt lämpliga för revisionsbyråns revisionsändamål. Vi redovisar därför inte dessa svar i detalj utan nöjer oss med att referera till leverantörerna. Det är dock ur effektivitetssynpunkt viktigt att revisorn undersöker vilka system klienterna använder sig av och huruvida de innehåller rapportgeneratorer som skulle kunna utnyttjas av revisorn för framtagande av egna rapporter.

Vår undersökning har framförallt varit inriktad på att kartlägga sådana system som det kan vara ekonomiskt försvarbart för en revisionsbyrå att förvärva eller hyra för revisionsändamål. Det kan här vara fråga om rapportgeneratorer vilka ej är kopplade till ett specifikt redovisningssystem (softwarepaket) eller datarevisionssystem vilka är specifikt utvecklade för revisorer för att förse dem med ett verktyg vilket kan analysera och ta fram rapporter direkt ur klienternas register.

Vi har ej erhållit svar från alla tillfrågade leverantörer. Det kan finnas leverantörer som ej tillfrågats, d v s ej inkluderade i för undersökningen relevanta leverantörskategorier i ”Datamarknaden 1981”. Oklarheter i svaren kan ha medfört en felaktig klassificering av det tillgängliga systemet. Vi vill därför poängtera att undersökningen icke gör anspråk på att vara en fullständig kartläggning av samtliga tillgängliga system utan snarare att ge ett antal exempel. Vi har ej tagit med av vissa revisionsbyråer utvecklade system vilka ej är tillgängliga för andra byråer.

VILKA FRÅGOR BESVARADES?

De uppgifter vi begärt om datarevisionssystem kan indelas i fem olika grupper:

1. Utbildning, dvs hur lång tid det tar att lära sig systemet för en person med endast begränsade ADB-kunskaper. Tanken är nämligen att dessa system skall kunna användas av revisorn själv i det löpande arbetet utan att behöva anlita ADB-specialister.

2. Kostnader såväl för utbildning som för att hyra eller förvärva ett system.

3. Skydd för obehörig åtkomst.

4. Begränsningar i rätten att använda systemet.

5. Vissa tekniska frågor rörande systemets egenskaper. Vi har dock inte gjort någon utvärdering eller bedömning av de olika systemen. Detta måste den presumtive köparen göra mot bakgrund av sitt eget behov.