Från BAS-plan till BAS-system

Den omarbetade BAS-planen lägger stor vikt vid informationsbehoven som i sin tur styr, till stor del, internredovisningens utformning.

BAS-planen från 1976 har fått stor spridning bland mindre och medelstora företag. Det gäller dock bara affärsredovisningen. Bristen på instruktioner för lämplig internredovisning har kritiserats. Sådana har nu framlagts – både generellt och för vissa branscher.

Huvudproblemet är att klassificera ansvarsområden och produktslag eller tjänster på ett för varje företag lämpligt sätt. Å ena sidan måste behovet av information för bedömning före beslut respektive för uppföljning i efterhand tillgodoses. Å andra sidan kan alltför höga ambitioner straffa sig. Systemet kan bli för dyrt eller stelt och rent av fyllt med registreringsfel.

Mottot för ett redovisningssystem enligt BAS har därför blivit ”företagsanpassad internredovisning, tekniskt väl samordnad med en enhetlig affärsredovisning”.

BAKGRUND

Bokföringslagen av 1976 skärpte kraven på företagens affärsredovisning. Detta och krav på uppgifter till myndigheter var ett starkt motiv för presentationen av BAS 76. BAS-kontoplanen knöt an till tidigare tradition för de mindre företagens redovisning. Den sköttes i stor utsträckning av redovisningsbyråer och utfördes med hjälp av stora eller mindre datorer.

En kungstanke var att den för olika företag likartade affärsredovisningen skulle kunna organisatoriskt samordnas med varje form av internredovisning. Den senare måste anpassas till företagens storlek, bransch, struktur, organisation m m. En fullständig s k neutralitet i detta avseende eftersträvades. Önskemålen om mer eller mindre omfattande internredovisning var skiftande.

ETT INTEGRERAT SYSTEM

Avsikten var att internredovisningen skulle vidareutvecklas inom olika branschorganisationer. Så har också skett på många håll. Sätten att genomföra anpassningen till företagets särart har dock stora likheter, oberoende av bransch. Det är viktigt att nå ett processtekniskt samordnat, enkelt administrerat system, tvärs över affärs- och internredovisning. De senare begreppen är visserligen konceptuellt åtskilda men detta får ej hindra bästa möjliga integration av redovisningsprocesserna.

Under rubriken BAS 81 framlägges därför nu en fylligare redogörelse för BAS-redovisningen. Stor vikt läggs vid preciseringen av informationsbehoven. Dessa får styra redovisningens utformning, inte minst beträffande internredovisningen. Standardkontoplanen för affärsredovisningen har dessutom inom SIS anpassats efter de gångna fem årens erfarenheter.

Det vore fel – åtminstone utan omfattande erfarenhet – att rekommendera blott vissa former av internredovisning. Snarare är uppgiften att presentera några alternativa förslag. Det blir företagens sak att välja. Framtiden får utvisa vilka utformningar som bäst passar olika typer av företag.

NÅGRA UTVECKLINGSDRAG

Bl a uppmärksammas att traditionerna inom redovisningen skiljer sig mellan olika länder. M-planen utvecklades under 40-talet närmast ur tysk tradition och med hänsyn till dåtidens bokförings- och hålkortsmaskiner. Kontoplanerna för hantverk och småindustri bygger snarare på schweizisk och österrikisk tradition. Många svenska företag knyter an till variabilitetsredovisning och liknande tankegångar.

Vid utformningen av BAS-redovisningen kan flera av dessa drag spåras. Samtidigt har det ansetts önskvärt att också belysa hur vissa principer i amerikansk redovisning skulle kunna utnyttjas av den som så önskar.

BAS-planen kan karaktäriseras som en ramkontoplan, byggd på fyrkontoteori. Den ger gott utrymme för affärsredovisningen vid t ex fyrsiffriga kontokoder.

Ordningsföljden ansluter sig till bokföringslagens RR- och BR-scheman. Samtidigt ges full frihet att knyta an snart sagt vilken internredovisning som helst.

LITTERATUR

Enhetliga detaljanvisningar har utgetts blott för affärsredovisningen i en s k ”brun bok”. Ingen motsvarighet finns beträffande internredovisningen. Denna måste i stället bygga på hur ledningen i respektive företag vill uppfatta just det egna företaget, dess indelning och organisation. Endast arbetssättet att försöka bestämma informationsbehov och därmed krav på registreringen kan ske efter en och samma arbetsgång oberoende av företagets särart. Detta belyses i BAS-redovisningens nya ”blå bok”.

Olika exempel på internredovisning erbjuds i vissa av branschorganisationer utfärdade anvisningar. Dessutom publiceras förhoppningsvis hösten 1982 en bok med praktikfall. Den kommer att belysa övergången från gammalt till nytt system från kravspecifikation till teknisk utformning.

Nu tillgänglig litteratur om BAS-redovisningen framgår av litteraturförteckningen i slutet av artikeln. Dessutom uppmärksammas hur BAS-redovisningen alltmer behandlas i gängse allmänna läroböcker i redovisning. En mängd artiklar i denna tidning liksom i Ekonomen och Företagsekonomi har också behandlat BAS-redovisningen.

NYA ÖNSKEMÅL

Även små företag har ofta många produktslag. Dels kan riskerna därigenom reduceras, dels kan kunderna ställa krav på sortiment. Samtidigt blir tillverkning och lagerhållning splittrad. Det är viktigt att följa olika produktslags lönsamhet. Vilka produkter bör läggas ned eller köpas utifrån och vilka bör utvecklas? Detta fordrar en närmare registrering av prestationer och uppoffringar efter hur de förorsakas.

Ansvarskänslan och därmed initiativlusten hos anställda kan även i små företag förbättras med lämplig organisation. Ansvarsindelningen kan avse antingen fysiskt skilda delar som olika butiker, verkstäder m m eller olika funktioner, projekt etc. Detta kan kräva en registrering av framför allt uppoffringar på ett annorlunda sätt än produktindelningen. Ansvaret kan gälla upplupna kostnader mot standard eller budget, mot pålägg eller mot debiterade internpriser e d.

Även finansiellt kan det vara önskvärt att se inverkan av olika produktslag, avdelningar m m. Ofta binder just vissa produktslag eller aktiviteter kapital i långt större utsträckning än förväntat. Ibland är det i stället anspråken på kvalificerad och dyrbar personal som är mycket olika mellan t ex specialprodukter och standardprodukter. Sådana skillnader skulle behöva framgå tydligare än i traditionella ekonomisystem.

Informationen behövs för många olika syften. En fråga kan gälla vilka kostnader som tillkommer för att ta in ett nytt produktslag i sortimentet. En annorlunda fråga avser vilka kostnader som det nya produktslaget bör bära för att på sikt försvara sin plats i sortimentet. Inte minst i små företag kan det vara önskvärt att hålla isär nämnda informationsbehov.

NYA MÖJLIGHETER

Ett ökat kunnande hos människorna i företagen och datorutvecklingen skapar nya möjligheter. Till rimliga kostnader kan oändligt mycket mer uppgifter registreras, bearbetas och rapporteras än tidigare.

Dagens små datorer uppvisar både minnes- och bearbetningskapacitet i klass med tidigare stordatorer. Samtidigt har databastekniken utvecklats radikalt. System som passar just de speciella användarna utformas långt effektivare än tidigare. Systemen skissas i en enkel översiktsmodell innan den tekniska lösningen utarbetas i detalj (jfr infologisk modelleringsteknik enligt Bo Sundgren: Databaser och datamodeller, Lund 1981).

Grundtankarna är enkla. Det gäller att precisera hur användarna upplever den verklighet som redovisningen avser. Det som händer i företagens kontakter med utomstående eller internt i företaget berör olika objekt – personer, produktslag, avdelningar, projekt etc. Mellan objekten förekommer olika relationer, t ex att en avdelning utför tjänster för ett visst produktslag. Användarbilden av objektgrupper och attribut får sedan transformeras till lämplig datamodell.

VAL AV AMBITIONSNIVÅ

De tekniska möjligheterna erbjuder en annan syn på redovisningen än i kontoplanernas barndom. Då gällde det att flytta data från en kontoklass till en annan för att genom nya sammanställningar utvinna ytterligare information.

Kontoplanen var inte bara en förteckning utan också ett arbetsschema. Arbetsinsatsen gjorde att flertalet mindre företag avhöll sig från annat än en enkel affärsredovisning. Varje önskemål om ytterligare klassificering, kodning och sortering för att vinna tilläggsinformation blev dyrt att tillfredsställa.

Så småningom har det blivit möjligt att bygga upp flera kontoplans(respektive objekt-)orienterade register över data, förberedda för olika rapporter. Redovisningen kan gå in i detaljer med samtidig uppdelning av kostnaderna på ej blott avdelningar och produktslag utan ned till order- eller artikelnummer, maskinnummer etc.

Efter hand har det blivit möjligt att vinna ökad flexibilitet. Obearbetade data lagras transaktionsorienterat i mer generella databaser. Med avancerade program kan sedan de mest skilda, även icke förberedda rapporter tas fram. Helt naturligt har kontoplanens relativa roll fått allt mindre betydelse i denna utveckling.

Viss risk finns för att de tekniska möjligheterna lockar till onödigt hög ambitionsnivå. Det verkar förledande billigt att ta fram mer information. Naturligtvis behöver inte och bör inte ett litet företag ta all teknisk utveckling i anspråk för sin redovisning.

I stället kan tekniken utnyttjas för att göra det så enkelt som möjligt. Internredovisningen kan vara närmast fragmentarisk och ”insmugen” i den mer omfattande affärsredovisningen. Samtidigt är det värdefullt att veta att redovisningen kan utvecklas till fylligare, mer detaljerad och med behovet föränderlig information. BAS-redovisning finns utvecklad även för mycket avancerade behov.

BAS, RP OCH EKONOMISYSTEMET

Närmast med sikte på större och medelstora företag har under 1970-talet projektet Redovisningsplan utvecklats inom Sveriges Mekanförbund. Det gäller en föreställningsram för redovisningens syften, principer och instruktioner. Projektet har haft stor betydelse för systemutvecklingen inom hundratals företag.

BAS-projektet kan i viss mån sägas vara samma andas barn men för mindre företag. Gemensamt är strävan mot en redovisning som ger bra underlag för årsredovisning, budgetering och projektkalkylering. Samtidigt skall redovisningen erbjuda en effektiv uppföljning av de senare.

Modern teknik möjliggör långt mer än tidigare samtidig registrering efter orsaks- och ansvarsförhållanden. Önskemål om avdelnings- eller orderkalkylering, självkostnads- eller bidragskalkyler m m kan också ganska enkelt tillfredsställas simultant. Variabilitetsredovisningens grundtanke – den källnära registreringen – går igen i både RP och BAS.

Skillnaderna är emellertid också påtagliga. Inom RP vill man undvika onödigt detaljerade föreskrifter och låter företagen sköta detta på egen hand. Inom BAS är strävan just att så långt möjligt erbjuda färdiga kontoförteckningar och detaljanvisningar för de specifikationer som företaget önskar. För affärsredovisningen har detta varit möjligt. För internredovisningen går det att ge blott vissa allmänna synpunkter kombinerat med några detaljerade exempel.

Mycket av den information som behövs för redovisningen registreras och behandlas i andra rutiner. Relativt redovisningen kan dessa uppfattas som försystem. Allt efter dessas utformning kan redovisningen göras mer eller mindre detaljrik. Noggranna förråds- och löneredovisningar kan ersätta mer detaljerade indelningar i BAS-redovisningens kontoklasser för material och arbete. Alltmer sker överföringar mellan försystem och redovisning automatiskt.

INTERNREDOVISNINGEN – HUVUDSAK ELLER BISAK?

Redan vid BAS-planens tillkomst var konstruktörerna medvetna om behovet av en väl integrerad totalredovisning. Den måste omfatta både affärshändelserna och vad som sker inne i företaget. Skillnaden mellan affärsredovisning och internredovisning är begreppsmässig. Delvis täcker de helt olika slags händelser. Många händelser hänger dock samman. Då kan det vara rationellt att göra registreringen inte bara samtidigt utan i samma arbetsmoment.

Det senare kan vara lämpligt även i de fall då t ex anskaffning och förbrukning inte helt sammanfaller (se nedan).Skillnaderna får korrigeras – periodisering – i efterhand inför bokslut eller annan rapportering.

För det lilla företaget gör måhända lagstiftningens krav på affärsredovisning att denna upplevs som huvudsaken. Behovet av information för eget bruk – utöver vad myndigheter, banker etc kräver – kommer i andra hand. Eventuellt tillfredsställs det med en djupare indelning av resursslag och försäljningsinkomster eller någon tilläggskod till eller i vissa kontonummer för olika filialer m m.

Affärshändelserna kan avse försäljning, anskaffning och finansiell överföring. Dessa händelser motsvaras ofta av interna händelser i form av förflyttningar eller omvandlingar inne i företaget. Anskaffningen kan knyta an till förbrukning för visst ansvarsställe, för visst produktslag eller visst projekt m m. Därtill kommer interna händelser utan samband med affärshändelser såsom förbrukning av material från förråd eller avlämning av produkter från lager till försäljning. Förekomsten av interna beräkningar i form av kostnadsfördelning, pålägg, internprissättning, omvärderingar, bestämning av kalkylmässig ägarlön eller ränta, användning av standardkostnader m m är andra förhållanden som inverkar på behovet av internredovisning.

Företaget behöver inte vara särskilt stort eller komplicerat förrän dessa interna skeenden kräver stor uppmärksamhet. Att registrera dem och deras ekonomiska betydelse blir alltmer en huvudsak som beslutsunderlag.

OBJEKTINDELNING – EN KLASSIFICERINGSFRÅGA

Frågan är blott hur dessa interna händelser och beräkningar skall karakteriseras. Varje händelse kan relateras till en eller flera olika objekttyper inne i företaget. För en detaljerad registrering av vad som sker kan en händelse då definieras som den minsta komponenten i relationen mellan olika resursuppoffringar eller intäkter å ena sidan och olika objekttyper å den andra. En anskaffning av två olika varuslag skulle t ex uppfattas som två olika händelser.

Vilken objektindelning är då lämplig? Det måste bero på informationsbehovet. Vilka uppgifter behövs till ledning för beslut eller till förståelse av olika företagsdelars roll i det hela? Informationen lämnas vanligen i rapporter och uträknade nyckeltal. I första hand skulle uppgifter behöva registreras i anslutning till den uppdelning som krävs i dessa rapporter m m.

Som första objekttyp kan en indelning efter produktslag eller tjänster göras. Åtminstone gäller detta om företaget säljer olika produktslag eller tjänster till olika priser. Tanken är närmast att försöka bestämma kostnader för samma objektindelning som intäkterna registreras efter. Vissa kostnader kan dock avse projekt eller ändamål, för vilka åtminstone på kort sikt inga intäkter erhålls.

Många kostnader låter sig emellertid ej direkt uppdelas på olika produktslag, tjänster, projekt e d. Däremot kan de sägas avse vissa funktioner eller uppstår de i vissa avdelningar. Eventuellt kan de sedan i kalkyler fördelas eller med pålägg belasta olika produktslag etc. Själva registreringen inriktas dock på de avdelningar, funktioner m m där någon kan göras ansvarig för dem.

OBJEKTRELATIONER

I allmänhet torde det inte vara aktuellt att klassificera objekten i mer än två sådana dimensioner – t ex produktslag och ansvarsställen. Principiellt finns emellertid inga hinder för en mer mångdimensionell klassificering. En och samma utgift kan t ex anses gälla ett visst saluobjekt, ingå i ett större projekt, avse en viss anläggningstyp och utföras inom en viss ansvarsenhet. Det skulle följaktligen kunna registreras dels som visst utgiftsslag i affärsredovisningen, dels (som kostnad) på upp till fyra olika objekt i fyra olika dimensioner i internredovisningen.

Mellan de olika objekttyperna kan olika relationer föreligga. En viss aktivitet, t ex reparationer, kan avse arbete som en viss organisatorisk enhet, reparationsavdelningen, utför för en annan organisatorisk enhet, t ex huvudverkstaden. Varje aktivitet kan avse många organisatoriska enheter likaväl som varje organisatorisk enhet kan relateras till många aktiviteter.

KLASSIFIKATIONSTABLÅ

Överblick över relationen mellan konton och objekt kan nås i en klassifikationstablå (mått-objekt-matris), den visar hur olika grundstorheter ur affärsredovisningen som kostnader, intäkter m m registreras för olika objekt. Med ett kryss markeras vilka storheter enligt förspalten som registreras för respektive objekt enligt kolumnhuvudet. Ibland kan det vara önskvärt att markera vad som uttryckes i kronor och ören respektive i kvantiteter eller tid. (Se tabell 1.)

Tabell 1 Klassifikationstablå

Klassifikationstablån knyter an till skillnader mellan BAS-redovisningens kontokoder och dess objektkoder. Kontona avser vanligen företaget som helhet – även i internredovisningens egna dubbla bokföring. Objektkoderna gäller olika företagsdelar, produktslag etc.

En skillnad görs i förspalten mellan grundstorheter och härledda storheter. De förra registreras i affärsredovisningen. De senare måste beräknas som skillnader, kvoter etc från grundstorheterna.

UTGIFTSREDOVISNINGENS PROBLEM

Få problem diskuteras så mycket som behovet av särskild utgiftsredovisning utan dubbelräkning. Redan i en artikel 1952 (i Affärsekonomi) ifrågasatte författaren värdet av detta. I sann M-plansanda har detta dock förespråkats i decenniers undervisning. Praktiken utvisar en annan utveckling. Skillnaden mellan utgifter och kostnader anses vanligen inte tillräckligt betydelsefull att motivera allt arbete med att löpande och konsekvent göra åtskillnaden.

Strängt taget skulle det kunna vara av intresse att för sig registrera beslut, beställning, avrop, ankomst, eventuell kontroll och retur, fakturamottagning och fakturabetalning åtskilda från förbrukningen.

Den senare sker dessutom ofta i etapper. Skulle varje steg registreras för sig blev det ett orimligt arbete.

Praktiken måste söka enkla lösningar. När utgiften eller inkomsten registreras i affärsredovisningen kan det ofta samtidigt registreras vilket eller vilka objekt inne i företaget som omedelbart berörs. För försäljningsintäkter samt direkt material och lön är objektet i första hand produktslag, tjänst, projekt eller liknande ändamål. Om så önskas kan samtidigt registreras den rörelsegren, det ansvarsområde etc som förbrukningen avser.

Många resurser förbrukas ej lika påtagligt för visst produktslag eller motsvarande. Kanske kommer de i produktkalkyler att via pålägg fördelas på produktslagen. I internredovisningen brukar man emellertid i första hand registrera sådana utgifter eller kostnader på det ansvars- eller kostnadsställe, den funktion e d för vilka de uppoffrats eller av vilka de förorsakats.

PERIODISERINGSSÄTT

Endast i de fall då anskaffning och förbrukning måste hållas isär behöver redovisningen ske i två steg. BAS-redovisningen bjuder här olika möjligheter. Inköp av material kan registreras i klass 4, medan förbrukningen noteras blott i internredovisningen. Alternativt registreras inköpen som tillgångsökning i klass 1. Förbrukningen noteras då i klass 4 samtidigt som respektive objekt anges i internredovisningens fristående kodsystem.

Vanligen sker BAS-redovisningens periodisering först inför bokslut. Den kan också vid behov för särskilt betydelsefulla poster göras vid sidan om redovisningen vid kortperiodisk rapportering (med lämplig s k rapportgenerator). Perodiseringen kan ske med ledning av lagerinventering och efter beräkning av semesterlöneskuld, skuld till riksförsäkringsverket, obetalda räntor och hyror m m respektive i förskott betalda sådana. Eftersom kontonas saldon efter periodisering utvisar kostnader och intäkter betecknas kontona med dessa termer.

BAS-redovisningen kan emellertid också genomföras med fortlöpande periodisering. Det kräver i så fall fortgående registrering av uttag från förråd och lager eller schablonmässig beräkning härav.

Det senare blir ofta fallet i handelsföretag, där förbrukningen beräknas som försäljning minus genomsnittlig marginal. För de inkomster och utgifter som i övrigt behöver periodiseras krediteras respektive debiteras fakturorna på särskilda interimskonton för periodavgränsning. Varje kortperiods beräknade intäkt respektive kostnad debiteras respektive krediteras dessa konton med motkontering i klasserna 3–8. De senare kontona uppvisar då alltid periodiserade belopp. Fortlöpande periodisering förekommer bland större företag som lämnat. M-planen och har ihop med BAS-planen rekommenderats för större företag i tidningsbranschen.

BAS-REDOVISNING FÖR OLIKA FÖRETAGSTYPER

Informationsbehovet skiftar med företagens art. En vanlig indelning skiljer mellan handels-, tjänsteproducerande och tillverkningsföretag. Byggföretag kan uppfattas som en kombination av tjänsteproducerande och tillverkande företag.

HANDELSFÖRETAG

Inom handelsföretag är valet av inköpskanaler och försäljningsmarknader, sortimentspolitik, kreditvillkor, priser och rabatter ofta av störst intresse. Om olika varor eller rörelsegrenar kräver olika insatser kan detta behöva registreras striktare än som nu ofta sker. Marginalen kan vara så olika på olika varugrupper att detta kan behöva beaktas. Moderna kassaapparater underlättar detta. Rabatter, svinn m fl intäktsreduktioner kan behöva följas åtskilt för olika varugrupper.

TJÄNSTEPRODUCERANDE FÖRETAG

Tjänsteproducerande företag omfattar ingenjörs- och arkitektfirmor, konsulter, dataservice-, reklam-, revisions- och redovisnings-, advokat- m fl byråer, speditions- och åkeriföretag m m. Det gemensamma draget är ofta att någon egentlig lagerhållning knappast äger rum. Arbetskraften spelar vanligen stor roll i kostnadsbilden även om t ex transportföretag också kan kräva betydande kapitalinsatser. Centrala problem gäller prissättning – mer eller mindre ”pris efter prestation” – och jämn beläggning.

Resultatmätningen i tjänsteproducerande företag kan ske efter olika principer. Om uppdraget har längre varaktighet blir periodiseringen betydelsefull. I enklaste fall tillämpas ingen tidrapportering för de anställda och kostnaderna beräknas blott per period. Vid tidrapportering görs en skillnad mellan debiterbar och övrig tid. Uppdragsavräkning innebär att kostnader och intäkter registreras på enskilda uppdrag. Resultatmätningen avser färdiga, slutfakturerade uppdrag men beaktar förändringen av pågående arbeten. Alternativt kan löpande upparbetsavräkning tillämpas. Internt mäts då resultatet på basis av upparbetade intäkter. Vad som ”intjänats” under perioden ställs mot dess kostnader.

TILLVERKNINGSFÖRETAG

I tillverkningsföretag tillkommer ofta behovet av att följa produktens väg genom och kostnaderna för olika avsnitt av tillverkningen. Alltmer uppmärksammas betydelsen av material- och produktionsplanering så att kapitalbindningen i förråd och produkter i arbete samt kundfordringar hålls nere. Den interna redovisningen kan ofta – liksom i byggföretag – med stor fördel samordnas med material- och produktionsstyrningen.

Den detaljerade uppföljningen av enskilda tillverkningsorder kan antingen göras i själva redovisningssystemet eller i ett separat efterkalkylsystem. Det senare fungerar i så fall som ett slags försystem och avger summabelopp – eventuellt automatiskt – till internredovisningen.

EN GRUNDMODELL FÖR TILLVERKANDE FÖRETAG

Två huvudmodeller presenteras. I den s k grundmodellen läggs internredovisningen i klass 9 som en dubbel bokföring i sig. Här registreras vissa periodiseringar och omvärderingar från utgifter till kalkylens kostnader. Dessutom noteras fördelningar och påläggsberäkningar, avlämning från tillverkning till lager och vidare till försäljning m m. Objektkoder för kostnadsställen, produktslag, projekt m m anger i detalj vilka objekt som transaktionerna avser. Objektkoderna är i första hand kopplade till kontona i klass 9. När en intern kostnad kan registreras samtidigt med extern utgift kan kopplingen dock ske till resultatkontona i klasserna 4–7.

Kodbilden omfattar i allmänhet konto, avdelning och – åtminstone vid orderredovisning – produktslag eller order. Varje transaktion medför minst en debitering och en kreditering i klass 9. Vid behov användes även särskilda avstämningskonton som ett slags utfyllnad. Grundmodellen kan anpassas efter hur omfattande efterkalkylsystem som företaget har, vilka differenser som skall tas fram och om företaget önskar tillämpa avdelnings- eller orderredovisning (eller båda).

78-METODEN

En radikalt annorlunda metod är influerad av amerikansk redovisning. Utgifterna periodiseras fortlöpande till kostnader. I metodens mest renodlade form begränsas antalet konton för rörelsekostnader till några få och motsvarar behov för årsrapporteringen.

Kontogrupperna 40–77 används ej som konton i den dubbla bokföringen. Förutom kontot Kostnader för sålda varor erfordras blott konton för försäljnings- och administrationsomkostnader samt för pris-, förråds- och lager-, kalkyl- och påläggsdifferenser samt ett konto för återläggning av kalkylmässiga merkostnader. Samtliga placeras i kontogrupp 78.

Specifikationerna för olika kostnadsslag sker istället i en särskild resurskod som tillkommer utöver gängse objektkoder. Resurskoden kan dock utnyttja samma sifferkombinationer för kostnadsslagen som i BAS-planen. Denna specifikation på olika kostnadsslag kan jämföras med t ex reskontrans specifikation på olika leverantörer eller kunder.

DEN MODIFIERADE 78-METODEN

Användning av fyra olika dimensioner – konto, resursslag, avdelning och produktslag – kan vara alltför krävande för många mindre datorer. 78-metoden kan då modifieras. Resursanvändningen redovisas liksom i grundmodellen på olika konton i klasserna 4–7. Om en produktkod förekommer, omtalar denna att resursanvändningen avser produkter i arbete. Vid en avdelningskod vet datorn att posten är en omkostnad.

Vid måttligt antal produktslag och avdelningar kan koderna för dessa utnyttja samma kodutrymme. Antalet dimensioner i kodplanen skulle då nedbringas till två – konto och objekt. Förenklingarna medför emellertid att saldona för produkter i arbete, påläggsdifferenser och affärsomkostnader inte erhålles som lagrade poster utan måste tas fram enligt i förväg programmerade regler.

Sammanfattningsvis är grundmodellen dualistisk med klar begreppsmässig skillnad mellan affärs- och internredovisning. Däremot är 78-metoderna monistiska. Framtiden får utvisa i vilka företag eller sammanhang de olika metoderna anammas.

BAS-REDOVISNINGEN OCH TEKNIKEN

Redovisningen även för de minsta företagen sker allt mer på dator. Tekniken ändras snabbt. Detta leder till kommunikationsproblem mellan redovisningsspecialister och dataspecialister. Det är viktigt att de förra kan precisera sin beskrivning av företaget i sådan form att databehandlingen kan ske så rationellt som möjligt.

I första hand gäller det att ange kraven på rapporter och nyckel tal. Samtidigt är det viktigt att kraven ordnas efter prioritet. Kan de inte tillfredsställas utan höga kostnader måste en avvägning ske.

Den s k blå BAS-boken lämnar ledning för inte bara rapportplanen utan även beträffande instruktioner för registrering (transaktionsplanen), lagring och kodifiering av redovisningsinformationen. Det bör observeras att bakom den korta termen kodplan (kanske oegentligt) brukar rymmas inte bara numreringen av olika begrepp och bearbetningar utan även definitioner samt indelning och gruppering av kodifierade begrepp.

Även synpunkter på utveckling, införande och underhåll av redovisningssystem ges.

För vissa branscher har särskilda minimiversioner av kontoförteckningar utformats som hjälp för de allra minsta företagen. Dessutom har åtminstone i byggbranscherna kontobenämningarna förkortats till maximalt tjugo tecken. Motsvarande kan naturligtvis också göras för objektbenämningarna.

KOMMUNIKATIONSPROBLEM

Redovisningsspecialister eller -konsulter kan sägas ha kommunikationsproblem inte bara relativt dataspecialisterna. Ännu viktigare är ofta att verkligen utreda vad företagets ledning och beslutsfattare önskar eller behöver i information. Viss information – t ex om prisförändringar eller kassationer – kan behövas näst intill dagligen. Där kan och bör åtgärder insättas omedelbart. På andra punkter är snabbheten mindre viktig och noggrannheten mer väsentlig.

Slutligen finns information som med fördel inte skall belasta mottagarna mer än någon gång per år. Det gäller främst förhållanden som icke kan påverkas av respektive befattningshavare. Ändå kan informationen vara värdefull för en bättre lojalitetskänsla med företaget och dess problem.

SAMMANFATTNING

Som slutord kan anföras att utvecklingen av BAS-redovisningen innebär:

1. För att fylla lagens krav och kunna lämna begärda uppgifter åt olika håll måste även de minsta företagen ha en affärsredovisning. Denna kan enkelt och praktiskt läggas upp genom ett urval ur eller ibland tillägg till den ram för kontoförteckningen som BAS-planen och dess anvisningar ger.

2. Med djupare underindelning av konton för särskilt påverkbara, känsliga eller ekonomiskt betydelsefulla poster kan egna informationsbehov tillfredsställas.

3. För utformningen av en internredovisning över interna händelser och beräkningar erfordras en beskrivning av företaget, dess produkter, avdelningar, projekt m m. Det bör ske i de dimensioner som företagsledning och andra beslutsfattare anser önskvärda.

4. Därefter indelas produkter, avdelningar, projekt m m i nämnda objektdimensioner med det djup i klassificeringen som erfordras för önskade rapporter, nyckeltal m m. Indelningen kan behöva anpassas inte bara till förberedda rapporten utan också till ytterligare information som tillfälligtvis kan önskas. Observera dock risken för dyrbar överambition.

5. Redovisningens relation till budgetering och kalkylering – för datagivning och uppföljning – måste undersökas. De olika leden i ekonomisystemet kan behöva samordnas med varandra liksom med förekommande försystem, planeringssystem m m.

6. Slutligen planeras olika tekniska metoder att tillfredsställa informationsbehovet. Därvid måste en anpassning ske med hänsyn till kostnaderna för (inklusive registreringsarbete) och värdet av informationen. Redovisningsspecialister måste här skickligt sammanföra beslutsfattarnas önskemål och dataspecialisternas tekniska lösningar.

Paulsson Frenckner, professor, Stockholms Universitet

LITTERATUR

BAS-bygg, Redovisning i byggföretag, Byggförlaget 1981

BAS-redovisning för mindre och medelstora företag, Svenska Arbetsgivareföreningen och Sveriges Industriförbund 1982, 2:a uppl

BAS-kontoplanen med anvisningar, Sveriges Standardiseringskommission, Svenska Arbetsgivareföreningen och Sveriges Industriförbund 1982, 2:a uppl

Elfirmornas Bransch-Kontoplan 80. Elektriska Installatörsorganisationen EIO 1981

Energibas 80, Redovisningssystem för energiverk och Kontoplan för energiverk, Svenska Elverksföreningen 1979

Frenckner, P, BAS-redovisning, externt och internt. 2:a uppl, Studentlitteratur 1982

Glasmästarnas redovisningssystem, Glasmästeriförbundet 1976

Redovisningssystem för måleribranschen – Mål, Målarmästarnas Riksförening 1979

Rörfirmornas Bransch-Kontoplan 80, Rörfirmornas Riksförbund 1981

SPA Normalkontoplan 1981, Sveriges Praktiserande Arkitekter 1981

TI-planen. Redovisningssystem för tidningsföretag, Svenska Tidningsutgivareföreningen 1980

Andra stencilerade branschkontoplaner