RP Handbok – för utveckling av datorbaserade ekonomisystem

RP visar på en metod och ett synsätt vid utveckling och dokumentation av datorbaserade ekonomi- och redovisningssystem.

BAKGRUNDEN

Mekanförbundets normalkontoplan (M-planen) presenterades 1945. Alltsedan dess har diskussioner om utveckling och förändring av denna kontoplan pågått. Inte förrän 1973 ledde dessa diskussioner inom Mekan till ett konkret resultat i form av tillsättandet av en arbetsgrupp med uppgift att utarbeta en redovisningsplan där redovisningen placeras i sitt sammanhang i ett modernt system för företagsstyrning. Redovisningsplanen sågs därvid som ett betydligt vidare begrepp än en kontoplan. Hänsyn till erfarenheterna från datateknikens utveckling skulle tas.

Arbetsgruppen har nu producerat ett antal publikationer om redovisningsplanen – RP. I korthet kan man karakterisera dessa så att RP visar på en metod och ett synsätt vid utveckling och dokumentation av datorbaserade ekonomi- och redovisningssystem. RP är ej en lika normativ och detaljerad rekommendation som normalkontoplanen; i det avseendet kan man ej säga att normalkontoplanen blivit moderniserad. Och det var ju ej heller avsikten. I det här avseendet har i stället BAS-systemet utvecklats vilket ger mer handfasta rekommendationer för hur redovisningen mer i detalj med avseende på konton etc kan utformas.

RP-projektet har producerat följande rapporter:

Redovisningsplan. En föreställningsram för redovisningens syften, principer och instruktioner. Med företagsfall. 1975

RP i praktiken 1: Atlas Copco MCT. 1978

RP i praktiken 2: Sabema Material AB. 1979

RP i praktiken 3: Volvo GRS-systemet 1980

RP i praktiken 4: Hugin Kassaregister AB. 1980

Industriell kostnadsredovisning. En översikt över typsystem. 1979

RP Handbok. 1982.

Efter den första föreställningsramen kom således fyra utförliga praktikfall. Dessa valdes bl a så att olika typer av verksamheter skulle beskrivas. De valda företagen använder också olika typer av programvaror för sin redovisning: Atlas Copco använder IBMs FMS, Sabema (som ingår i Euroc-koncernen) använder EPOK, Volvo utvecklade en egen programvara och Hugin tillämpar en inom KF vidareutvecklad version av IBMs BORE.

Översikten över system för industriell kostnadsredovisning innehåller dels en historisk översikt, dels en beskrivning av typerna produkt-, avdelnings- och ändamålsredovisning samt olika kombinationer av dessa typsystem. En tanke bakom denna skrift var att sätta in M-planen, med sin på produktredovisning inriktade struktur, i ett vidare sammanhang.

I början av 1982 kom så den senaste av publikationerna – RP Handbok. Syftet med föreliggande artikel är att presentera denna handbok med speciell tonvikt på nyheterna i förhållande till de tidigare publikationerna. Först kan dock nämnas att ytterligare resultat och publikationer kan väntas från Mekan inom detta område. I höst kommer således en lärobok i datorbaserad redovisning avsedd för den grundläggande redovisningsutbildningen vid universitet och högskolor. Den består av tre delar: grundbok, övningsbok till dito samt en praktikfallsdel. Aktuella fortsättningsprojekt inom RP-området är system för projektstyrning och projektredovisning samt metoder för utvärdering av standardsystem vilka också kommer att resultera i publikationer.

VAD ÄR NYTT I RP HANDBOK?

De främsta nyheterna i RP Handbok jämfört med de tidigare publikationerna är i sammanfattning att

• processen vid utveckling av datorbaserade ekonomi- och redovisningssystem behandlas med precisering av när och hur de olika delarna i RP-modellen (redovisningens syften och modeller, principer samt instruktioner) skall utvecklas.

• redovisningens modeller behandlas ingående med tonvikt på de ansvarsinriktade modellerna för olika typer av ansvarsenheter

• mått/objekt-matrisen förs fram som ett hjälpmedel för att sammanfatta det principiella informationsinnehållet i ekonomisystemet (den representerar med systemterminologi en infologisk modell)

• flera av redovisningens instruktioner, särskilt rapportplanen och kodplanen, behandlas mer utförligt. I kodplaneavsnittet utvecklas även en struktur täckande olika typer av kontoplaner i kombination med olika objektkoder

• i ett avsnitt har ett stort antal mer systemtekniska aspekter på utformningen av datorbaserade ekonomisystem samlats

• likaså har i ett avsnitt samlats olika aspekter på dokumentationen av datorbaserade ekonomisystem.

DET GRUNDLÄGGANDE SYNSÄTTET

präglar handboken. Den innehåller således ej en detaljerad modell med normativ prägel. Tonvikten ligger i stället vid att precisera en begreppsapparat för utveckling och dokumentation av ekonomisystem och vid att belysa olika möjligheter som kan övervägas i det enskilda företaget.

Följande användningar av handboken förs i linje med detta fram:

1. checklista vid planering av utvecklingsprojekt

2. idébank rörande systemutformning i olika avseenden

3. normerande begreppsapparat till hjälp för kommunikationen mellan olika specialister, t ex ekonomer och systemerare

4. ett antal blanketter som kan användas såväl vid utveckling som dokumentation av systemen

5. en mall för dokumentation av ekonomisystem.

UTVECKLINGSARBETET

indelas i följande etapper:

förstudie

kravstudie

utformning

genomförande

uppföljning

Förstudie: här analyseras befintligt system och skisseras det nya. Det viktiga här är att komma fram till att något ska göras och hur

Kravstudie: i denna etapp utformas redovisningens syften, modeller och principer. En grov informationsanalys utförs och sammanfattas t ex i en mått/objektmatris

Utformning: etappen inriktas på utformningen av redovisningens instruktioner (rapport-, lagrings-, transaktions- och kodplan)

Genomförande: nu sker nödvändig programmering, utarbetas anvisningar för drift och användning av systemet samt utbildas de som ska arbeta med det

Uppföljning: efter genomförandet följs upp att det nya systemet fungerar som avsett. I annat fall vidtas åtgärder för att rätta till detta.

Inriktningen av utvecklingsarbetet i det enskilda företaget varierar starkt bl a beroende på utgångsläget i olika avseenden. Ibland är bristen att ADB-systemet är dåligt (ej flexibelt, dåligt integrerat med andra system, dåligt dokumenterat etc), medan kraven på information finns väl preciserade och är ej aktuella att ändra. Arbetet blir då klart avgränsat och kan klaras av på kort tid. I andra företag är även den information som befintligt system presenterar ej särskilt användbar. Är då ej heller kraven på information väl definierade blir utvecklingsarbetet mer omfattande såväl i tid som vad gäller antalet befattningshavare som blir berörda av arbetet.

Ett moment i utvecklingsarbetet som uppmärksammas i handboken och som är av stor betydelse för arbetets utformning och inriktning gäller beskrivningen av den totala informationsstrukturen. Redan i förstudien rekommenderas således att informationsstrukturen uppritas. Det gäller dels den befintliga men framför allt den framtida. De aktuella utvecklingsområdena kan mot denna bakgrund definieras, avgränsas och en prioritering av områdena kan ske.

REDOVISNINGENS MODELLER

visar den ekonomiska information som ska ges om ett visst rapportobjekt. Modellerna kan visa utformningen av t ex

• ansvarsrapporter (budgetrapporter)

• produktrapporter (lönsamhetsrapporter, efterkalkylrapporter)

• projektrapporter

• resursrapporter.

I handboken ges en relativt utförlig behandling av de olika principiella modellerna för ansvarsrapporter. Här skiljs således mellan enheter som har ansvar för kostnader, intäkter, resultat och investeringar. För kostnadsansvarsenheter visas också olika detaljmodeller. Främst skiljs mellan sådana enheter för vilka värdet av utförda prestationer kan mätas i form av standardkostnader för utförda prestationer (s k standardprestationsenheter) och övriga enheter där detta ej är möjligt (s k rena kostnadsenheter).

De grundläggande redovisningsrapporterna (resultat- och balansräkningen) bildar stommen för rapporteringen. Det visas hur samarbetet mellan olika rapporter kan beskrivas med hjälp av dessa räkningar.

MÅTT/OBJEKT-MATRISEN

Bilden visar ett enkelt exempel på en mått/objekt-matris. Ett kryss i en ruta markerar att ekonomisk information enligt raden (måttet) ska kunna produceras för objektet på aktuell nivå enligt kolumnen. Objekten uppfattas i ekonomiska informationssystem till övervägande delen vara hierarkiskt strukturerade. Skillnader i bestämning av olika mått för olika objektnivåer beror dels på de fysiska möjligheterna att göra mätningar (samkostnads- och samkapitalproblem etc), dels på ledningsmässiga önskemål om att åstadkomma viss typ av mätning på viss nivå, t ex att etablera resultatenheter på avdelningsnivå. (Se tabell 1.)

Tabell 1

Exempel på mått/objekt-matris

Matrisen sammanfattar informationskraven och ger därför en utgångspunkt vid utformning av rapport-, lagrings- och kodplanen.

RAPPORTPLANEN

behandlas såväl från utvecklings- som dokumentationssynpunkt. För utvecklingsarbetet gäller att kraven från olika rapportanvändare skall fångas upp. Detta brukar betraktas som ett stort problem: användarna brukar ej kunna beskriva vilka krav de har. I RP Handbok finner man ej lösningen på detta problem. Däremot betonas vikten av att man särskiljer olika användargrupper och att man bestämmer de olika gruppernas krav med hjälp av olika metoder. Följande grupper urskiljs:

• externa mottagare

• ledningens krav från styrsynpunkt

• budgetansvarigas krav på detaljinformation

• krav från medarbetare med ansvar för de operativa funktioner som redovisningen stöder med information (t ex likviditetsstyrning och kundkreditbevakning).

De användare som brukar anses ha svårt att precisera sina krav torde normalt motsvara gruppen budgetansvariga. För att erhålla deras krav är det då först och främst nödvändigt att de budgetansvarigas ekonomiska ansvar har preciserats. Därefter kan intervjuer rörande synpunkter på befintliga rapporter genomföras. I det sammanhanget eller eventuellt senare kan också förslag till nya rapporter presenteras. Att i det sammanhanget använda tekniken med systemskisser (alltså utarbetandet av en datormodell av det framtida ekonomisystemet med möjlighet att t ex vid en bildskärm konkret visa hur en framtida rapport kan se ut oberoende av om den slutligen kommer fram på papper eller på bildskärm) förs fram som en intressant möjlighet för att få tag på användarkraven.

I avsnittet presenteras också en del blanketter till hjälp såväl i utvecklingsarbetet som för den slutliga dokumentationen av systemet. En blankett med namnet ”Rapportförteckning” innehåller bl a kolumner för angivande av formen för delgivandet av de framtida rapporterna. Det gäller dels om rapporten skall skickas ut i form av lista eller om den skall kunna erhållas på bildskärm, dels om informationen skall presenteras i sedvanliga sifferkolumner eller om de nya möjligheterna till grafisk framställning av informationen skall tas till vara.

KODPLANEN

har ägnats ett stort intresse i RP-gruppen. Frågan var ju bl a hur M-planen skulle behandlas i RP. De utgångspunkter man stannade för baserades på observationen att konto/kodplanerna i de större företagen skiljde sig kraftigt åt och att M-planen visserligen levde kvar i ett antal företag men att den utnyttjades på olika sätt.

Att göra en M-kodplan som skulle kunna ersätta M-planen betraktades som föga möjligt. I handboken presenterades därför i stället ett synsätt vilket ger möjlighet både att beskriva och klassificera befintliga kodplaner och att bestämma vilken kodplan som det egna företaget skulle kunna använda. Synsättet utgår från att kontoplanen i princip svarar för bestämningen av den ekonomiska informationen (måtten) medan i övrigt koder används för de olika objekten. Med en sådan grundläggande definition kommer konto och kod att motsvara mått och objekt i mått/objekt-matrisen. I sin mest elementära form kommer kontot att motsvara de olika raderna i balans- och resultaträkningarna. Klassificering av olika objekt sker då med fristående koder. I praktiken är kontona ej så ”rena” som dessa definitioner pekar mot. De byggs i stället ut genom att ytterligare klassificeringar tillförs kontot. Alternativa utbyggnadsmöjligheter belyses.

En datoranpassad variant av M-planen presenteras även. Men det visas också hur det informationskrav som M-planen kan sägas representera med sin för produktredovisning utformade struktur kan mötas med andra kodplaner.

I avsnittet om kodplanen behandlas också andra, mer direkt praktiska frågor som t ex hur det manuella kodifieringsarbetet kan minimeras för att undvika fel vid inläsning av transaktionsdata.

AVSNITTET OM DE SYSTEMTEKNISKA ASPEKTERNA

är ganska omfattande. Det innehåller ett stort antal exempel på systemutformning baserat på praktiska erfarenheter. Det griper över hela området från systemutformningen i stort till detaljer inom redovisningens instruktioners områden. Exempel på behandling av mer övergripande frågor är efterkalkylsystemets placering, utformning av systemet när flera företagsenheter ska använda det men med olika innehåll samt användning av testsystem för utveckling och underhåll av systemet.

Exempel på mer detaljerade aspekter som behandlas är hanteringen av årsskiftesproblematiken, rutiner för konvertering av koder från försystem, kontrollmetoder för transaktionsinnehåll och transaktionsvolymer samt ett användarorienterat system för framställning av fasta rapporter.

DOKUMENTATIONSAVSNITTET

är också omfattande. Där beskrivs principer för systemets dokumentation med uppdelning på redovisningshandbok (redovisningsplan), användardokumentation, systemdokumentation, programdokumentation och driftsdokumentation. En utgångspunkt är också bestämmelserna i 1976 års bokföringslag rörande systemdokumentation och behandlingshistorik.

De olika dokumenten behandlas ingående. I en särskild bilaga till avsnittet har också ett antal exempel på dokumentation av olika delar av systemet samlats in från olika företag.

FORTSATT UTVECKLING

Som nämnts ovan utvecklas RP vidare. Handboken har också gjorts i en ringpärm i vilken de olika avsnitten ingår med separata häften. Det ger möjlighet dels att lägga till nya avsnitt när de föreligger, dels att byta ut häften som blivit omoderna.

Mekanförbundet arrangerar också seminarier rörande RP ett par gånger per år. Dessa seminarier har varit en ständig källa till nya idéer och erfarenheter.

RP visar på en modell för utveckling av datorbaserade ekonomisystem i dag. Med all säkerhet kommer utvecklingen på ADB-området fortsätta i ökad takt under de närmaste åren. Det kommer att bli allt enklare att utforma ett system för ett företag som fyller långtgående krav på flexibilitet och användarvänlighet. Genom en fortsatt utveckling av RP i takt härmed kan redovisningsplanen fortsätta att vara ett hjälpmedel vid utveckling och dokumentation av datorbaserade ekonomisystem.

Lars A Samuelson, docent vid Stockholms universitet och Pragmatic AB