Ekonomisystemets funktion används i liten utsträckning i små företag som styrinstrument för mindre organisatoriska enheter.
I samband med professor Albert ter Vehns 80-årsdag hölls ett seminarium med några av hans tidigare elever. Vid seminariet instiftades Albert ter Vehns pris till bästa uppsats i Redovisning. Juryns val av pristagare för läsåret 1980/81 bland 105 redovisningsuppsatser på 60-poängsnivå som producerats under året, föll på Birgitta Berggren och Gunnar Hjalmarsson som valt att arbeta med ett litet företags ekonomiproblem. Detta är ett klokt val eftersom man då har goda möjligheter att få en överblick över hela företaget. Juryn fäste sig just vid författarnas helhetsgrepp och förmåga att sätta in de analyserade delproblemen i sitt sammanhang. Pristagarna ger här ett sammandrag av uppsatsen.
Fördelen med att skriva om ett litet företag är att företagets hela verksamhet kan överblickas, varigenom behållningen av arbetet ökas för såväl företagsledningen som studenterna. Dessutom illustreras härigenom att trots att det numera finns utmärkta standardprogram för redovisning i små företag, kvarstår alltid ett behov av att beakta företagets specifika förutsättningar vid konstruktion av system för ekonomi.
Med andra ord måste utgångspunkten vara att företagsledningen skall kunna dra verklig nytta av de möjligheter som ekonomisystemet erbjuder. Därför upptar vår uppsats först en kartläggning av företagets uppbyggnad och verksamhet, varefter följer ett förslag till ekonomisystem, som främst behandlar kalkylsystemet.
PRESENTATION AV FÖRETAGET
AB Grejer är ett litet familjeföretag med ca 15 anställda och en omsättning kring fem miljoner kronor. VD är ensam ägare och företaget sysslar uteslutande med legotillverkning av i huvudsak maskindelar.
PROBLEMBESKRIVNING
Följande problembeskrivning utgör en kombination av företagsledningens egna upplevelser av vad som inte fungerar tillfredsställande och våra synpunkter på vad som är att betrakta som problem.
Nuvarande redovisning är helt inriktad på den externa delen och att bilda underlag för självdeklaration. Man använder sig inte av budget, har ingen redovisning för internt bruk och kalkylsystemet uppvisar stora brister. Många av dagens problem beror troligen på att AB Grejer saknar personal med ekonomisk bakgrund.
I samband med problemgenomgången framstod två centrala problem som framför allt utgör utgångspunkterna i förslagsdelen:
1. Genom att mycket av produktionen är automatiserad, behöver inte maskinerna ha tillsyn hela tiden. Detta gör att produktionspersonalen kan bearbeta vissa order (sidoarbeten) under tiden som en annan maskin (huvudmaskin) själv utför vissa arbetsmoment. De så kallade sidoarbetena registreras oftast inte alls, vilket bland annat medför att man inte får något korrekt underlag för efterkalkylerna vad gäller dessa arbeten.
Man förenklar i dagsläget situationen genom att registrera maskintimmar och mantimmar till samma antal. De order som man bearbetar på en vad man kallar huvudmaskin, blir med andra ord påförd ett större antal mantimmar än vad som egentligen har använts, eftersom även sidoarbetenas arbetstimmar registreras på dessa huvudmaskinorder. (Se figur 1.)
Figur 1
Registreras på order i huvudmaskinen | Registreras ej | ||
Huvudmaskin 8 tim | Sidomaskin 3 tim | ||
Person 8 tim | |||
Betjäning av huvudmaskin 4 tim | Betjäning 4 tim | ||
Sidomaskin 1 tim |
2. Det andra centrala problemet som noterades var att de timpriser som används vid debitering av tid i verkstaden inte är förankrade i någon budget. Därför råder stor osäkerhet om huruvida de använda timpriserna ger täckning för ned lagda kostnader och skälig vinst.
Övriga konstaterade problem som dock ej kommenteras vidare:
Personalens notering av nedlagd tid i verkstaden på arbetskort fungerar otillfredsställande.
Bolaget saknar tillfredsställande metoder för investeringsbedömning.
Dokumenterad kapacitetsplanering saknas.
Faktisk kredittid på kundfordringar är för lång.
KRAV PÅ ETT NYTT EKONOMISYSTEM
För att kunna utforma ett välanpassat ekonomisystem är det viktigt att kartlägga det informationsbehov som finns genom att bestämma vilka begrepp man vill kunna följa upp i redovisningen.
Den minsta enhet för vilken lönsamhet kan beräknas i AB Grejer är order. Order är därför ett centralt uppföljningsbegrepp och följande uppgifter bör registreras ordervis
intäkter
kostnader
resultat
utnyttjad tid.
Tillgänglig respektive utnyttjad tid i olika maskiner är andra viktiga beståndsdelar i ett ekonomisystem. Vidare skall man kunna beräkna kostnaderna per maskin. Denna information är nödvändig för timprisbestämningen.
Vad de anställda beträffar, är det givetvis tiden och kostnaden som är intressant. Dels registreras närvarotid per anställd som underlag för löneberäkning och uppgifter till olika myndigheter, dels bör de på olika order registrerade arbetstimmarna kunna hänföras till respektive produktionsanställd.
PRINCIPLÖSNINGAR
Införande av budgetering
Då AB Grejer idag helt saknar budget är det viktigt att framhålla de praktiska fördelarna som budgeteringen innebär.
Ett tungt vägande skäl för budgetering är att med en budget som stomme är det betydligt enklare att få fram underlag för kalkylerna. Vid budgetering måste man tänka igenom och planera verksamheten och gör redan då en stor del av kalkyleringsarbetet. Timpriserna kan förankras, vilket gör att man i större utsträckning kan ”lita på” de resultat som framkommer i efterkalkylerna.
I AB Grejer skulle budgetering av kapacitet underlätta det löpande arbetet med att planera in order i tiden, eftersom kapacitetsplaneringen idag inte fungerar.
I samband med argumenteringen för budgetering är det dock viktigt att framhålla att det är helt lönlöst att använda sig av ambitiösa budgetmodeller som varken förstås eller används av företaget.
Nya registreringsbegrepp
HUVUDMASKINER – SIDOARBETEN
I det tidigare avsnittet ”Problembeskrivning” nämns att AB Grejer har problem med att på ett lämpligt sätt fördela kostnaderna för utnyttjad kapacitet på olika order. Den främsta orsaken till dessa svårigheter är uppdelningen i sidoarbeten, som inte registreras och order i huvudmaskinen. Detta betraktelsesätt bör därmed överges.
TILLGÄNGLIGA ARBETSTIMMAR – FAST KAPACITET
Vid fördelningen av maskinkostnader är det normala och naturliga förfarandet att man betraktar tillgången till maskinparken under en tidsperiod som en given resurs. Kostnaden för utnyttjad maskinkapacitet beräknas då genom att man sätter ett pris per tidsenhet i olika maskiner.
Detta synsätt kan även tillämpas vid fördelning av mänsklig arbetskraft. I så fall betraktas lönekostnaden som ianspråktagande av personalkapacitet, varvid direkt lön inte längre självklart anses utgöra en genuin särkostnad.
MASKINTIMMAR – MANTIMMAR
När ovanstående synsätt på arbetslöner tillämpas ligger det nära till hands att man registrerar ianspråktagen maskinkapacitet respektive personalkapacitet var för sig. Då överensstämmelse inte alltid råder mellan nedlagda maskintimmar och dito arbetstimmar anser vi att en sådan särredovisning är motiverad. Därför baseras förslaget till budget- och kalkylmodell på dels ett maskintimpris och dels ett arbetstimpris.
ORDERSTORLEKENS BETYDELSE
Antalet enheter per order har stor betydelse eftersom man för varje nytt arbetsmoment behöver ställa in den aktuella maskinen. Ställtiden är densamma oavsett hur många detaljer en order omfattar, vilket innebär att tillverkningskostnaden per styck sjunker då antalet stiger. Då ställtiden ofta är betydande, anser vi det viktigt att i kalkylerna beakta detta förhållande. Av denna anledning föreslår vi att AB Grejer bedömer och registrerar tidsåtgången för maskininställningen respektive bearbetningen var för sig.
Kalkylmetod
Den kalkylvariant som förefaller lämpligast i AB Grejer är baserad på ett självkostnadstänkande, dock inte i en helt renodlad form. Det timpris som skall användas vid kalkyleringen skall baseras på kostnaden plus ett vinstpålägg. Den förväntade prisnivån som då framkommer behöver inte följas för varje specifik order, utan vilket pris som slutligen sätts påverkas av hur marknaden ser ut just vid det tillfället. Den ”känsla” för marknaden som företaget och dess VD har är viktig att tillvarata, men ändå ha viss kontroll över, så att olönsamma order avvisas.
Vid fördelningen av kostnader på order skall, som tidigare nämnts, maskintimpriser och arbetstimpriser användas. Härigenom kommer varje maskin samt begreppet debiterbart arbete att fungera som uppsamlingsbegrepp för indirekta kostnader. Hur fördelningen skall gå till har vi löst på ett enkelt sätt. De indirekta kostnaderna fördelas i förhållande till de till respektive uppsamlingsbegrepp direkt hänförbara kostnaderna. Anledningen till att ingen mera sofistikerad lösning föreligger är att skillnaden i resultat skulle vara försumbar.
Kapitalkostnader
Utgångspunkten för beräkning av kapitalkostnaderna är den av företaget eftersträvade ökningen av det egna kapitalet per år med 25 % (före skatt). Denna procentsats ligger till grund för framräkning av det genomsnittliga förräntningskravet på tillgångarna.
För beräkning av genomsnittligt förräntningskrav, som används som kalkylmässig ränta, tas anläggningstillgångarna upp till bruksvärdet. Utifrån en för detta ändamål särskilt konstruerad balansräkning beräknas det genomsnittliga förräntningskravet. Den kalkylmässiga räntan i AB Grejer har på detta sätt fastställts till (nominellt) 12 %.
Den i kalkylerna använda kapitalkostnaden består dels av kalkylmässig realränta, dels kalkylmässiga avskrivningar. De senare beräknas (under antagande om tio års ekonomisk livslängd) som 10 % av maskinernas beräknade nuanskaffningsvärde.
TILLÄMPNINGSFÖRSLAG
I uppsatsens kapitel ”Tillämpningsförslag” diskuteras i korthet hur de tankegångar som tidigare förts kan användas i praktiska lösningar avseende planering-budgetering, registrering och uppföljning. Här begränsas redogörelsen dock i stora stycken till en uppräkning av kapitalets olika avsnitt.
Planering-budgetering
För att få en sammanfattande överblick över verksamheten behöver man först skilja ut företagets olika delar och budgetera för dessa var för sig.
Detta kan ske med enkla medel och utan att man behöver använda sig av omfattande och komplicerade blanketter. I AB Grejer är det exempelvis centralt att beräkna kapaciteten, vilket man gör genom att bedöma antalet tillgängliga maskintimmar i verkstaden och det förväntade utnyttjandet av maskinerna. Vad avser personalen kan man resonera på liknande sätt. Bland annat måste man uppskatta sjukfrånvaron och förutse hur stor del av arbetstiden som läggs ned direkt på order, underhåll respektive administrativt arbete.
– Hur maskin- och arbetstimpriser beräknas visas i kapitlet med exempel som bygger på tidigare nämnda resonemang. Nedanstående uppställning visar hur de framräknade timpriserna kan användas för att beräkna den förväntade omsättningen. Här framgår även kopplingen mellan kalkyl- och budgetsystem. (Se figur 2.)
Figur 2
Budgeterad tid (timmar) | x | Timpris | = | Förväntad intäkt | |
|---|---|---|---|---|---|
Maskin 1 | 1 500 | 149 | 224 (kkr) | ||
Maskin 2 | 1 500 | 97 | 146 | ||
Maskin 3 | 800 | 36 | 29 | ||
− | − | − | − | ||
− | − | − | − | ||
− | − | − | |||
1 570 | |||||
Debiterbart arbete | 21 000 | 92 | 1 930 | ||
Material och utlämnat arbete: | |||||
beräknad kostnad | 1 400 | ||||
pålägg 20 % | |||||
Förväntad omsättning | 5 200 |
Registrering
– Då förslaget till nytt budget- och kalkylsystem kräver utökad information har vi utformat förslag till nya arbetskort för registrering av nedlagt arbete i verkstaden. I samband därmed har beaktats att de kort som idag används inte blir fullständigt och korrekt ifyllda.
Uppföljning
– För att underlätta arbetet med efterkalkylering har vi utformat en blankett för sammanställning av uppgifterna på arbetskorten. Vid upprättandet av efterkalkylerna skall även eventuella differenser räknas ut och dessa bör analyseras av företagsledningen. Även resultatrapporter bör tas fram löpande för jämförelse med budget.
AVSLUTNING
I små företag (som det här behandlade) är ekonomisystemets funktion, som ett instrument för att styra mindre organisatoriska enheter, av underordnad betydelse. Däremot kan den information som hämtas ur ekonomisystemet ofta vara ett viktigt beslutsunderlag. Detta till trots är ledningen i många mindre företag av den uppfattningen, att formaliserade system för budgetering och kalkylering mest är onödigt pappersarbete. Även i ”vårt” företag finns spår av ett sådant synsätt, vilket har påverkat innehållet i uppsatsen.
Förutom det angivna syftet var en målsättning med vårt uppsatsarbete att belysa hur ett ekonomisystem med rätt ambitionsnivå kan vara en god hjälp vid styrningen och utvecklingen av företaget. Denna del av arbetet är dock inte till fullo återgiven i uppsatsen, utan har fullgjorts genom våra diskussioner med företagsledningen.