Bokföringslagen och arkivet

För att kunna ta ställning till vilka handlingar som kan gallras bort måste man skaffa sig en systematisk överblick över företagets ekonomimaterial.

Bristen på en enhetlig förteckningsplan/arkivbildningsplan för i första hand företagens ekonomimaterial har efter det att den nya bokföringslagen trätt i kraft känts besvärande.

En grupp företagsarkivarier har nu utarbetat ett förslag till förteckningsplan/arkivbildningsplan och tror att den kan ha ett visst intresse även för andra, som arbetar med samma problem. Planen presenteras här med kommentarer.

De datorbaserade redovisningssystemen har rubbat den gamla terminologin för dokument inom ekonomifunktionen. Enbart med ledning av namnen på utdatalistorna, mikrokorten eller programmen till minidatorerna är det inte längre så helt enkelt att avgöra var i bokföringskedjan man befinner sig. Detta framför allt då möjligheterna att ta ut uppgifter enligt de mest skilda sorteringsbegrepp är i det närmaste oändliga.

Hur en formellt riktig bokföring skall vara upplagd framgår av bokföringslagen (SFS 1976:125) och bokföringsnämndens m fl anvisningar.

Bokföringslagen (BFL) 2 § .... Bokföringsskyldigheten innefattar att

1. till upplysning om rörelsens förlopp kronologiskt och systematiskt löpande bokföra uppkomna affärshändelser samt i samband härmed tillse att verifikationer finns till alla bokföringsposter,

2. med undantag i fall varom föreskrivs i 1 § fjärde stycket till upplysning om rörelsens ekonomiska resultat och ställning vid räkenskapsårets utgång avsluta bokföringen med årsbokslut,

3. arkivera verifikationer, bokföringsböcker och annat räkenskapsmaterial.

Som arkivarie ställs man inför den föga avundsvärda uppgiften att söka identifiera och ordna den stora mängden ekonomihandlingar. Måste man då systematisera materialet, räcker det inte att vräka ner ”eländet” årgångsvis i någon källare? Vi anser dock obetingat att man måste skaffa sig en systematisk överblick över handlingarna. Det är bara därigenom – att man gör klart för sig vilket led i bokföringskedjan ett dokument tillhör – som man kan ta ställning till den viktiga gallringsfrågan. Handlar det om räkenskapsmaterial som måste förvaras i tio år eller om handlingar som upprättas som interna hjälpmedel och som sådana snabbt spelar ut sin roll och inte har någon funktion att fylla efter t ex revisionen?

Med utgångspunkt i bokföringslagens bestämmelser om verifikationshantering, kronologisk och systematisk bokföring har vi utarbetat ett förslag till förteckningsplan/arkivbildningsplan för företagens ekonomimaterial.

Planen är anpassad till det historiska materialet och till dagens utdatamaterial, så vi erfarenhetsmässigt vet att det huvudsakligen är formen, som skiljer handlingarna enligt gängse arkivprincip att det mest väsentliga, slutprodukten, placeras först. Följaktligen börjar vi med bokslutet och avslutar med budgeten. Detta bör dock knappast vara någon stötesten, eftersom ekonomiarbetet ändå alltid är en sorts perpetuum mobile; årets budgetarbete bygger på föregående års bokslut o s v.

Nedan följer först förslaget och sedan en kommentar till grupperna inom schemat. Vi har avstått från att kommentera de i planen medtagna äldre räkenskaperna. De finns med för att visa sambandet mellan den manuella bokföringen och den datoriserade samt som stöd för den som vill använda planen vid ett eventuellt ordnings- och förteckningsarbete i ett äldre handlingsbestånd.

BOKSLUT OCH (FÖRETAGETS) SKATTER

Årsböcker/inventarieböcker

Bilagor till årsböcker/inventarieböcker

Årsredovisningar (tryckta)

Periodbokslut: (halvår, tertial etc)

Råbalanser

Underlag till bokslut

Bokslutsrapporter etc

Deklarationer med underlag

Skatter, sociala avgifter etc

HUVUDBOKFÖRING

Huvudböcker

Specialer: specialer till huvudböcker

aktivitetslistor

Kontoplaner

Systemdokumentation

Behandlingshistorik

SIDOORDNAD REDOVISNING/HJÄLPBOKFÖRING

Reskontrabokföring

Lönebokföring

Lagerbokföring

Övrig hjälpbokföring

GRUNDBOKFÖRING (tidigare dagbokföring)

Memorial: inköpsböcker

försäljningsböcker

Fakturalistor – ankomstregistrering

Transaktionslistor

Kassaböcker

VERIFIKATIONER

Fakturor, kund/leverantör med följesedlar etc

Memorialverifikationer

Kassaverifikationer

BUDGET OCH KALKYLER

Långtidsprognoser

Budget

Budgetförslag (anslagsframställningar)

Budgetuppföljning

För- och efterkalkyler

BOKSLUT OCH (FÖRETAGETS) SKATTER

Till denna grupp hänförs årsboken (som före 1977 benämndes inventariebok) med bilagor. Hit har även förts en arkivserie av företagets tryckta årsredovisningar – styrelse- och revisionsberättelser i original ligger som bekant alltid som bilagor till bolagsstämmoprotokollen.

Råbalansen utgör ett mellanled mellan huvudbokföringen och bokslutet, men har av oss betraktats som ett korttidsbokslut.

Med bokslutsrapporter avses t ex styrelserapporter, femårsrapporter, koncernredovisning m m.

För skatter och sociala avgifter etc görs ofta speciella redovisningar och sammanställningar. Grundmaterialet till dessa är spritt i den övriga bokföringen.

HUVUDBOKFÖRING

I de datorbaserade redovisningssystemen tar man ibland fram både en huvudbok och som komplement till denna, en mer specificerad variant, som ofta kallas aktivitetslista. Det händer inte så sällan att aktivitetslistan helt ersätter huvudboken, som alltså försvinner som benämning. Begreppet huvudbokföring kvarstår dock som beteckning för systematisk till skillnad från kronologisk.

Under huvudbokföringen har vi också placerat kontoplanen, nyckeln som gör det möjligt att ta sig in i och tolka bokföringen. Vi har här också kompletterat med systemdokumentation och behandlingshistorik – två dokumenttyper som enligt BFL 7 § betraktas som räkenskapsmaterial om de behövs ”för att man utan svårighet i efterhand skall kunna följa och kontrollera de enskilda posternas behandling och företagna bearbetningar inom systemet”. Det är värt att notera att även om man använder dataservicebyrå och systemdokumentationen och behandlingshistoriken ägs av servicebyrån, så är det fortfarande den bokföringsskyldige, som har ansvar för att dokumentationen handhas i enlighet med lagens föreskrifter.

SIDOORDNAD REDOVISNING/HJÄLPBOKFÖRING

Under denna rubrik faller en stor mängd handlingar och särskilt kan löne- och lagerbokföringarna volymmässigt vara mycket stora. Det är också här vi tror att en hel del vinster kan göras på gallringssidan – det är inte säkert att alla handlingar är räkenskapsmaterial, mycket kan vara tillfälliga hjälpmedel.

Observera dock att man som arkivarie inte bör gallra någonting (utom möjligen rena dubbletter) utan att konsultera företagets revisor.

GRUNDBOKFÖRING

Som vi såg av 8 § i BFL krävs en grundbokföring i kronologisk ordning. Här finns en rik flora av benämningar på det utdatamaterial som produceras: fakturalistor, transaktionslistor m m.

VERIFIKATIONER

Samtliga bokföringsexemplar av verifikationer och fakturor är givetvis räkenskapsmaterial och måste förvaras i tio år. Det kan dock finnas serier av kopior i en annan sorteringsordning än bokföringsexemplaret och här bör man naturligtvis beakta gallringsmöjligheterna. Observera att underlaget till kund- och leverantörsfaktureringen (följesedlar etc) i vissa fall även är räkenskapsmaterial och faller under tio-årsregeln.

Inte så sällan ser man fortfarande benämningen memorialverifikationer (idag ofta som rubrik för rättelser, omföringar m m) trots att själva memorialen – dagboken för ej kontanta affärer – för länge sedan avskaffats.

BUDGET OCH KALKYLER

Större delen av handlingarna inom denna grupp är troligen inte räkenskapsmaterial, men kan av praktiska m fl skäl behöva bevaras i ganska många år.

Observera att det kan vara viktigt att fånga upp för- och efterkalkylerna.

Slutligen bör också framhållas att under respektive rubrik ovan placeras även de fel-, larm- och rättningslistor etc som i förekommande fall tas ut. Dessa listor är ofta, beroende på funktion, också underkastade BFLs gallringsbestämmelser.

Inger Ljunggren, arkivchef på Föreningen Stockholms företagsminnen

Mats Hallerby, arkivchef på Svenska Väg AB