Nytt kalkylsystem för mindre företag

VF/MEKAN-kalkyl är en beskrivning av ett datorstött standardsystem till för- och efterkalkylering i mindre och medelstora producerande företag.

När Mekanförbundets normalkontoplan konstruerades någon gång på 1940-talet gjordes detta för att standardisera registrering och rapportering av ekonomiska händelser i företaget. Standardiseringen innebar en hel del fördelar, däribland att jämförelsen mellan olika företags redovisning underlättades betydligt.

Inom området för- och efterkalkylering av produkter för bl a prissättning har speciellt de mindre och medelstora företagen länge efterfrågat ett liknande hjälpmedel som normalkontoplanen utgjorde.

Standardiseringsmöjligheterna inom kalkylområdet är emellertid mera komplicerade, eftersom metoden att sätta pris är något av marknadsekonomins kärna. Behovet av att med hjälp av en historisk kostnadsbild fastställa ett lägsta tänkbara pris samt möjligheten att datorn kan bli varje företags hjälpreda har gjort att Mekanförbundet har försökt specificera ett datorstött standardsystem till för- och efterkalkylering i mindre och medelstora producerande företag.

Sveriges Verkstadsförening och Sveriges Mekanförbund har i VF–MEKAN-kalkyl försökt ange de krav man kan ställa på ett datorstött system.

Kriterier på VF/MEKAN-kalkyl:

• Systemet innehåller rutiner för både för- och efterkalkylering.

En användare skall ha full frihet att välja antingen för- eller efterkalkyldelen eller båda om detta är av intresse för honom.

• Rörliga och fasta kostnader skall alltid åtskiljas i transaktioner och registerposter.

Särskiljande av rörliga och fasta kostnadselement är en grundläggande förutsättning för riktiga ekonomiska bedömningar av kalkylresultat. Framförallt gäller detta vid jämförande analyser av olika produkters lönsamhet.

• Systemet skall kunna framställa självkostnadskalkyler enligt ”Enhetliga principer för självkostnadsberäkningar” men även bidragskalkyler.

• Koppling mellan efterkalkyl och intern redovisning skall vara möjlig via redovisningsunderlag.

Länken mellan kalkylsystemet och internredovisningen kan utgöras av en internverifikation (redovisningsunderlag, som innehåller komprimerade kostnadsdata ur kalkylsystemet).

• Systemet skall kunna redovisa de ekonomiska konsekvenserna av ett planerat tillverkningsalternativ (en produktmix) med resursbehovsberäkning och framställning av tillverkningskostnadsprognos.

En förutsättning för den ekonomiska planeringen är emellertid att erforderliga register för planeringen är uppbyggda.

Systemet är anpassat till både körningar på en servicebyrå och på en egen (mini-)dator. Det är också avsett att kombineras med VF-direktlön. Andra system i sammanhanget är BAS-76 och de vanligaste systemen för material- och produktionsstyrning som används i mindre företag.

BEHOVET AV EN STANDARDKALKYL

Företagen har stort behov av att kunna förutse kostnaden av en ny produkt, innan de beslutar om tillverkning. Det är också viktigt att få reda på hur olika typer av prisändringar påverkar en redan befintlig produkts kostnader.

Problemen idag är ofta att hålla äldre förkalkyler à jour med ändringar av olika slag, både sådana som avser nya priser på material, arbete och andra produktionsresurser och sådana som avser konstruktion och tillverkning.

Kalkylerna kan vara många och tidsödande att utföra. De görs därför ofta med en uppskattning och blir dåliga underlag för beslut. Ibland görs kalkylerna enbart för ren prissättning. Situationen är därför långt ifrån tillfredsställande inom många företag. De har ofta ingen eller liten nytta av sina kalkyldata i sådana viktiga frågor som ekonomiska alternativbedömningar av olika prissättning av produktionsresurser och bedömningar av kapacitetsutnyttjande eller -behov.

VF/MEKAN-kalkylen kan därför bli ett efterlängtat redskap för att förbättra företagets effektivitet och lönsamhet.

VF/MEKAN-kalkyl omfattning.

FÖR SYSTEMBYGGARE

Kalkylmodellen består av en kravspecifikation och en systembeskrivning över rutiner för både för- och efterkalkylering. Beskrivningen visar ett komplett system för produktkalkylering, som täcker företagens behov av ekonomisk planering och kostnadskontroll. Dokumentationen är primärt riktad mot kategorin systembyggare.

För användarna har vi dokumenterat införandet och utnyttjandet av detta system i ett pilotföretag.

FÖR- OCH EFTERKALKYL

Systemets användningsområde är större än vad kalkylsystem vanligen täcker.

Förkalkyldelen ger möjlighet att beräkna produktionskostnaderna och därmed underlätta offertarbete, budgetarbete och övrig ekonomisk planering.

Efterkalkyldelen avser att skapa underlag för kostnadskontroll, framtida offertarbete, prissättning, produktval etc samt att jämföra utfall med tidigare registrerad förkalkyl.

Systemets möjligheter åskådliggörs kanske bäst av en förteckning över några rapporter det kan producera.

• Efterkalkyl/Förkalkyl över produkt och tillverkningsorder

• Resultatsammandrag över tillverkade produkter/order

• Rapport över produkter i arbete

• Internverifikation som underlag till redovisningen

• Grundkortets data om material, arbetsoperationer m m som ingår i en produkt

• Produktkostnadsstruktur, även för komplexa produkter

• Behovsberäkning av material, arbete, maskinutnyttjande

• Prognos över tillverkningskostnaderna för en period m m.

Indata ur produktionen, berörda system.

INFORMATION OCH UTBILDNING

Under första halvåret 1980 har en intensiv utbildningsfas kring VF/MEKAN-kalkyl genomförts ute i landet. Över 400 personer har varit med på kurser och informationer runt VF/MEKAN-kalkyls kravspecifikation.

För att stödja verkstadsföretagen har ett 60-tal systemleverantörer och revisorer ställt sig till förfogande.

Till våren 1981 planeras ett kontaktmöte med systemanvändare och systemleverantörer. Syftet är att visa upp pågående och gjorda installationer och VF/MEKAN-kalkyl i små och medelstora företag.

VF/MEKAN-kalkyls kravspecifikation finns publicerad och kan beställas genom Yvonne Silén, Sveriges Mekanförbund, Box 5506, 114 85 Stockholm, telefon 08/63 50 20. Till kravspecifikationen får man också en beskrivning av ett pilotföretag som genomfört VF/MEKAN-kalkyl.

I samarbete med Industriverket och Utvecklingsfonden kommer VF/MEKAN-kalkyl att presenteras i form av kurser på 1 1/2 dag. Följande kurser har planerats under hösten 1980 16 – 17 oktober, Borås 20 – 21 oktober, Ronneby 13 – 14 november, Göteborg 3 – 4 december, Vänersborg

Kostnadstrappan visar totalkostnadens (självkostnadens) uppbyggnad i ett antal steg. Stegen symboliserar både kostnader som direkt förorsakas av produkten ifråga och som normalt motsvarar rörliga kostnader, och fasta kostnader som anses böra ”fördelas ut” på produkten efter någon fördelningsgrund.

(Dir = direkta, Mtrl = materiel)

Stefan Båge, civilekonom, Sveriges Mekanförbund