Årsredovisningarna bör inte vara allmänna informationsbroschyrer utan en del av företagets differentierade information till allt fler intressentgrupper.
Ulla Eliasson diskuterade i BALANS nr 8/1979 årsredovisningarnas begriplighet, huvudsakligen från en språkforskares synpunkt. Jag skulle något vilja kommentera samma sak, fast från en ekonoms horisont.
Ulla Eliasson ställer i inledningen av sin artikel frågan: ”Vem skall årsredovisningen vara begriplig för?” Tyvärr lämnar hon inget svar på den frågan. Svaret kan emellertid ha stor betydelse som utgångspunkt för en debatt om årsredovisningarnas begriplighet.
Innan vi ger oss i kast med huvudtemat är det kanske på sin plats att försöka definiera vad en årsredovisning är. Årsredovisningens ursprungliga ändamål är att ligga till grund för aktieägarnas beslut huruvida de skall bevilja styrelsen ansvarsfrihet för det räkenskapsår som har gått till ända eller icke. Detta ändamål är fortfarande av stor betydelse. Det innebär att vissa grundläggande krav måste kunna ställas på utformningen av årsredovisningar.
Under hand har fler intressegrupper i och utanför företagen fått ett starkare inflytande jämfört med tidigare. Årsredovisningen idag utgör därför ett viktigt underlag för olika beslut även för många andra intressentgrupper, såsom de anställda och deras organisationer, banker, stat och kommun m fl.
Man kan därför konstatera att årsredovisningen inte riktas enbart till bolagets aktieägare.
Om man begränsar begreppet årsredovisning till att enbart avse de årsredovisningar, som trycks och distribueras i en ansenlig omfattning och når en viss offentlig spridning, påstår jag att det är ett önsketänkande att denna skall vara fullt begriplig för andra än specialutbildade personer hos företagets intressenter.
Jag ser årsredovisningen som en teknisk beskrivning över olika ekonomiska förhållanden i ett företag eller en koncern över en viss tidsperiod. Likaväl som det behövs grundkompetens för att förstå en verkstadshandbok eller ett kopplingsschema för en byggsats till en stereoanläggning, anser jag att det är självklart att en viss kompetens erfordras för att kunna förstå en årsredovisning. Det är faktiskt även i den fråga om en teknisk beskrivning av komplicerade ekonomiska förhållanden.
En annan fråga som Ulla Eliasson ställer i sin artikel är vad man kan göra för att texten i årsredovisningen skall kunna förstås av många olika personer. De lösningar som hon antyder är i korta drag att företagen skall skaffa språkintresserade medarbetare till informationsstaberna, att man skall försöka väcka intresse hos läsaren genom att popularisera skrivningen i högre grad än hittills samt att man skall försöka anknyta till verkligheten genom att göra texten mer konkret.
Min erfarenhet är att medarbetarna i informationsstaberna redan idag besitter tillräcklig kompetens för att skriva begriplig svenska. Däremot tror jag att man skulle få ut mer av att knyta språkintresserade ekonomer till ekonomiavdelningarna. Dessa ekonomer bör dessutom samarbeta intensivt med informationsstaberna. Under min tid som redovisningschef i Boliden AB hade jag personligen ett väldigt nära samarbete med informationsavdelningen i frågor som rörde ekonomisk information. Min uppfattning är att både informationsavdelningen och vi på ekonomiavdelningen lärde oss mycket av detta samarbete.
Att popularisera är en bland fackmän väldigt omtvistad åtgärd. Om man vill behålla årsredovisningen som en relativt saklig redovisning är möjligheterna att lätta upp presentationen genom popularisering begränsade, även om en viss ”frisläppthet” säkert inte skulle skada den innehållsmässiga framställningen.
För att nå andra grupper än de, som jag i inledningen nämnde, med ekonomisk information tror jag mera på en differentiering av informationen och kommunikationsvägarna. I det sammanhanget har populariseringen sin verkligt stora betydelse. Man kan då t o m behandla sakinnehållet på ett mindre stringent sätt allt eftersom vilken målgrupp man vänder sig till med informationen. Det väsentliga är i dessa sammanhang inte att informationen språkligt och sakligt sett är riktig, utan att mottagarna uppfattar den på det sätt som avses.
I mitt dagliga arbete ser jag åtskilliga möjligheter att utveckla redovisningsmetoderna i företagens externa redovisning. Ofta kan det räcka med relativt enkla åtgärder. T ex genom att sätta sig in i informationsmottagarens situation är det lättare att anpassa informationen. Låt mig nämna ett exempel:
För några år sedan var jag med om att utveckla en ny modell för information till de anställda, som bestod i att vi bröt ned siffrorna till en nivå som var rimlig i den anställdes egen vardag. Vi dividerade helt enkelt resultat- och balansräkningens siffror med antalet anställda. Till siffrorna skrev vi förklarande texter i resultat- och balansräkningsuppställningarna tillsammans med de gängse fackuttrycken. Det var en enkel väg att bryta ned de ofta stora tal det rör sig om till en nivå som korresponderar med läsarens egen situation och att väcka ett intresse hos läsarna att försöka sätta sig in i de ekonomiska sambanden. Modellen har presenterats i BALANS nr 3/1978. Ofta då det gäller information är det enkla men ”kreativa knep”, som kan göra informationen intressant.
Utöver de råd som Ulla Eliasson för fram skulle jag själv vilja tillfoga följande:
Det är också önskvärt med en fortsatt utveckling av redovisningsprinciper och metoder mot större öppenhet i redovisningen.
Rapporteringen från företagen bör göras bredare. En viss utveckling mot en ”samhällelig rapportering” har redan påbörjats och torde bli standard på sikt för att tillmötesgå det växande behov av information från företaget, som utvecklas hos dess olika intressenter.
I så stor utsträckning som möjligt bör man systematiskt leta vägar att informera och utbilda läsarna för att göra den relativt tunga, sakliga test, som en årsredovisning med viss nödvändighet måste utgöra, lite mer begriplig.
För att nå en bättre informationsgrad bör företagen försöka göra informationen mer differentierad och skapa en mer selektiv information beroende på till vilken grupp man vänder sig. Årsredovisningen är definitivt inte en allmän och heltäckande informationsbroschyr.
Med detta debattinlägg vill jag inte påstå att årsredovisningarna är fulländade redan idag. Mitt syfte har enbart varit att begränsa debattfältet en aning. Jag kan mycket väl hålla med om att årsredovisningarna kan förbättras åtskilligt både vad beträffar språkbruk och redovisningsteknik. Det är väldigt positivt att en språkforskare har givit sig in på detta ämnesområde, som jag personligen och många av mina kollegor känner ett djupt engagemang för. Det kommer säkert att tillföra utvecklingen av årsredovisningarna åtskilligt. Samtidigt är det min personliga uppfattning att bryggan över till begriplig ekonomisk information från företagen, knappast utgörs av en ytterligare raffinerad årsredovisning utan av ett selektivt och differentierat system av information till olika intressentgrupper.
Bo Strömquist tidigare redovisningschef och ansvarig för den ekonomiska informationen vid Boliden AB nu auktoriserad revisor hos Nils Olsson & Engqvist Revisionsbyrå AB.