Arkivering med konsekvens

Allt material som rör de ekonomiska förhållandena i ett företag skall bevaras i tre år. Auktor revisor Henning Cato, LRF:s Revisionsbyrå AB, ger i denna artikel några synpunkter på arkiveringsproblemet och anvisar en modell för utformning av arkivplaner.

BAKGRUND

Enligt bokföringslagens 22 § skall allt räkenskapsmaterial, avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa rörelsens ekonomiska förhållanden bevaras i ordnat skick inom landet under minst 10 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Följaktligen måste man i varje företag bestämma vilka handlingar och registreringar som faller under denna bestämmelse. Likaså måste företagens interna behov avseende tillgång till historiska dokument definieras för att arkiveringen skall kunna fullgöras på ett sätt som motsvarar olika intressenters krav utöver regleringen i bokföringslagen.

I det följande behandlas endast generella arkiveringsproblem. Sådant som t ex revisorers förvaring av klientdata eller särskilda regler för skydd av hemliga handlingar ingår därför inte i framställningen.

Handlingar och dataregistrering som inte längre fyller något behov bör fortlöpande gallras för att inte belasta dyrbara arkivutrymmen och datamedia. Det bör dock observeras att arkivering av visst material kan vara berättigad trots att behov därav inte längre föreligger av administrativa eller juridiska skäl. Hit hör t ex material som belyser företagets långsiktiga utveckling. Dokument, som enligt arkivplanen normalt gallras efter angivet antal år, kan för vissa år, s k typår, sparas under all framtid.

Arkivfrågorna hamnar lätt i skymundan. Att de ofta tilldelas ett ringa intresse beror naturligtvis på att de dagliga rutinerna ändå flyter någorlunda obesvärade av att räkenskapsmaterial förvaras i icke brandskyddade utrymmen, att handlingar med konfidentiella data är tillgängliga för alla som vistas i lokalerna och att arkivlokalerna är fyllda av allt möjligt från räkenskapsmaterial till kaffekokare. Tid för eftertanke kanske inte finns förrän olyckan varit framme och då kan konsekvenserna bli allvarliga.

Arkiveringsrutinerna måste därför ständigt hållas aktuella med hänsyn till förändringar i rutiner och informationsbehov. Nya dokument tillkommer och mängden av material som skall arkiveras växer mer eller mindre oavbrutet. Företagets befintliga arkivlokaler blir otillräckliga eller ger dåligt skydd för nya typer av arkivmedia. Nya arkiveringsmetoder utvecklas och nya krav uppstår på hanteringen av data i företaget.

BEHOVSANALYS

Det kan således finnas flera skäl till att arkiveringsproblemet tas upp till analys inom företaget och att revisorerna intresserar sig konkret för sättet att arkivera handlingar hos klienten.

Förvaring i närarkiv och slutarkiv bör styras av en arkivplan som ger klara regler för arkivmaterialets ordnande och förvaring. Först härigenom skapas förutsättningar för ett fullgott skydd av företagets dokument samt för rationella sök- och förvaringsprocedurer.

Förutom att 22 § BFL ställer krav på att företagets räkenskapsmaterial är identifierat samt att arkiveringen därav genomförts på ett betryggande och ordnat sätt, kan det finnas skäl att kontrollera t ex att bestämmelserna i 7 och 10 §§ BFL beaktas även i arkiveringshänseende. 7 § jämte bokföringsnämndens anvisning nr 3 behandlar systemdokumentation och behandlingshistorik. Eftersom systemdokumentation i sig omfattas av den i 7 § första stycket omtalade beskrivningen över bokföringssystemet, har lagtextens särbehandling av ADB verkat förvirrande på läsaren. Även om detta problem har stor betydelse för arkiveringsfrågorna, faller en närmare behandling därav utanför ramen för denna framställning.

Behandlingshistoriken innehåller främst värden på olika beräkningsvariabler som ingår i redovisningen, t ex priser och rabatter. Sådana variabler framgår ofta direkt av verifikationerna, t ex fakturor och kreditnotor. I dylika fall kräver de naturligtvis ingen särskild uppmärksamhet från arkiveringssynpunkt.

10 och 22 §§ BFL med anvisning BFN:6 behandlar räkenskapsmaterialets form och arkivering.

Enbart att bestämma vilka dokument och dataposter som i ett större företag utgör räkenskapsmaterial kan vara ett omfattande problem som kräver systematisk analys av hela behandlingsgången inom affärsbokföringen. Arkivering av visst räkenskapsmaterial enbart på magnetband ställer speciella krav i miljö- och behandlingsavseende etc.

I de fall behovsanalysen visar att en översyn av arkiveringsrutinerna är behövlig, är det som regel nödvändigt för att uppnå ett tillfredsställande resultat att man tar ett samlat grepp om hela arkiveringsproblematiken inom företaget. Därigenom kan rationaliseringsvinster uppkomma och lösningar åstadkommas som fungerar under lång tid framöver. Arkiveringsrutiner skall vara beständiga för att fungera. De skall överleva organisations- och rutinförändringar, vilket ställer stora krav på ändamålsenlighet och flexibilitet. Sökprocedurerna måste vara stabila och pålitliga för att man skall säkerställa möjligheten att under lång tid kunna återfinna sökta data och givetvis måste då även kravet på ett tillfredsställande skydd vara uppfyllt.

DOKUMENT OCH DATAANALYS

Som första steg i arbetet med att ta fram en ny arkivplan görs lämpligen en förteckning och volyminventering av samtliga dokumentslag i företaget. Dessa skall senare kodifieras enligt arkivplanen när denna färdigställts. Enhetliga benämningar införs för samtliga listor och övriga dokument. Det kan påpekas att med dokument avses en kombination av ett medium (papper, magnetband, film eller annat material) och en genom detta medium bevarad information.

Referenser göres mellan identiska handlingar som har olika benämning, beroende på vilken avdelning som använder blanketten eller dokumentet ifråga.

Man ser sedan till att dubbelarkivering undviks.

Det kan vara lämpligt att redan före inventeringsstadiet utse arkivansvariga vid avdelningarna och för slutarkivet. Dessa befattningshavare kan därefter genomföra inventeringen enligt givna instruktioner och redan från början utgöra den referensgrupp som i regel behövs för att förankra arkivplanen i företaget samt genomföra olika aktiviteter i samband med omläggning, drift och underhåll.

Vanligen utses arkivansvariga inom personalkategorin avdelningssekreterare eller motsvarande. Slutarkivet placeras ofta inom vaktmästeriets ansvarsområde.

Vid inventeringen bör man eftersträva att direkt samla in all den grund information som erfordras som underlag för det fortsatta arbetet. Man bör därför utforma en lämplig blankett för inventeringsarbetet. Den dokumentation man härigenom skaffar sig har man nytta av även under den närmaste tiden efter det att den nya arkivplanen införts. Exempel på inventeringsblankett visas i bilaga 1.

ARKIVPLANENS UTFORMNING

ORGANISATION

Det omedelbara ansvaret för skötsel av närarkiv åvilar utsedd arkivansvarig vid den avdelning på vilket arkivet är placerat. Häri innefattas också ansvaret för att handlingar i rätt tid överförs till slutarkiv och är ordnade och etiketterade på sätt som framgår av arkivplanen.

Ansvaret för slutarkiv åvilar därtill utsedd befattningshavare enligt särskild instruktion.

Var och en som uttar handling ur slutarkiv ansvarar för att handlingen erhåller motsvarande skydd under utplockningstiden och att den återställs på samma plats efter användandet. Uttagsmeddelande bör lämnas i slutarkiv.

Vid tillkomst av nya blanketter eller nya typer av arkivhandlingar skall begäran om arkivanläggningsregler göras hos ansvarig chef, t ex ekonomichef. Allt underhåll av arkivplanen bör ske centralt av därtill utsedd instans.

Sedan arkiveringssystematiken fastställts kan det praktiska ordnandet av arkiveringen påbörjas. Hit hör även en genomgång av det tekniska skyddet, t ex arkivlokalernas inredning och motståndskraft vid brand, ventilationsanordningarnas utformning, inbrottsskydd, ledningsdragningar i arkivutrymmen och andra frågor som är avgörande för vilket skydd som uppnås i tekniskt avseende. Givetvis måste man också tillgodose de olika krav på relativ luftfuktighet och temperatur som olika arkiveringsmedia ställer.

Sedan arkivansvariga utsetts och erforderlig utbildning ägt rum, kan arkiven städas. Det material som skall finnas kvar etiketteras enligt de nya reglerna och placeras i de vid behov förbättrade arkivlokalerna. All berörd personal skall givetvis informeras innan arbetet påbörjas och sedan lämna sin medverkan allt efter behov, t ex då interna krav på gallringstider och förvaring skall fastställas.

Arkivmedia framgår av den nya arkivplanen. För ersättningsfilmning söks tillstånd hos vederbörande länsstyrelse. Eventuell säkerhetsfilmning kan påbörjas omedelbart. Exempel på ett avsnitt ur en arkivplan enligt här beskriven modell lämnas i bilaga 2.

Auktor revisor Henning Cato, LRF:s Revisionsbyrå AB.

LITTERATURANVISNINGAR

Bokföringslagen jämte bokföringsnämndens anvisningar nr 3, 4 och 6

Datalagen och datakungörelsen (SFS 1973:289 och 291)

Skatte- och taxeringsförfattningarna

Preskriptionsförordningen

Arbetstidslagen (SFS 1970:103 jämte ändr)

Anna Christina Meurling: Arkivhandboken, SAF/NLA 1977 (med titt anvisn)

Ulf Jirstrand: Vad är räkenskapsmaterial? Företagsekonomi 1978/10

Moderna arkivmedier, SOU 1976:68

Helmi Kiviaed: Apropå 22 § BFL, Balans 1979/2

Carl-Henrik Kreuger: Papper på kontor, Bonniers 1970

Allmän arkivstadga (1961:590)

Riksarkivets cirk (1954-06-22, SFS 514) samt dito SFS 1968:473

Riksskatteverkets information om riktlinjer ang tillstånd av länsstyrelsen för makulering av räkenskapsmaterial etc (RSFS 1978:14)