Årsredovisningarnas begriplighet

Hur skall texten i årsredovisningen vara utformad för att kunna förstås av många olika personer? Ulla Eliasson, som doktorerar i nordiska språk, presenterar här det projekt som hon arbetar med och som skall försöka ge svar på frågan.

Kan årsredovisningar bli begripliga? Frågan är snarare, vem ska den vara begriplig för?

Ska den vara begriplig för experter, revisorer, finansanalytiker och/eller finns det någon anledning att göra den begriplig för några andra grupper?

Innan jag kommer in på ämnet bör följande tre konstateranden göras:

1. Årsredovisningens huvudsakliga innehåll föreskrivs i aktiebolagslagen och bokföringslagen. Vi har alltså att göra med facklitteratur som är svår av många anledningar. Det är komplicerat att beskriva vad som händer i ett företag. För att förstå krävs oftast erfarenhet, kanske erfarenhet att själv sköta ett företag.

2. Årsredovisningen är företagets ansikte utåt. Företag, liksom människor, eftersträvar att leva upp till bestämda förväntningar. Bilden bör vara positiv. Här finns alltså en naturlig benägenhet att undanhålla negativa sidor och framhålla positiva.

3. Det årsredovisningen framför allt handlar om, är företagets finansiella situation. Svårigheten att förstå beror inte bara på att det är komplicerade sammanhang det är fråga om. Det finns också information som företaget av olika skäl inte är villigt att lämna ifrån sig. Det är ingenting märkligt med det. Det gäller varje organisation (Ekonomidepartementet eller Borlänge kommun) och det gäller oss själva som människor. Vi ska alltså som en naturlig följd vänta oss en viss böjelse för att ”förleda” en aning.

Det projekt som jag arbetar med heter ”Begriplighet i verksamhetsberättelser”.

Det finansieras av Riksbankens Jubileumsfond och utförs vid Institutionen för Nordiska Språk vid Stockholms universitet. Syftet är att så småningom komma fram till ett innehåll i årsredovisningen som är viktigt, men ändå begripligt och ett framställningssätt som underlättar förståelsen för t ex anställda.

Ett sätt att undersöka begripligheten i årsredovisningar, till att börja med, är att testa hur försökspersoner uppfattar och tolkar den språkliga framställningen. Därmed menar jag den löpande texten och inte resultat- och balansräkningen eller finansieringsanalysen. Dessa har jag ännu inte haft tillfälle att undersöka.

Jag har hittills testat ett antal ekonomiska ord och begrepp på olika sätt.1 Jag har även testat hur försökspersoner uppfattar textavsnitt i årsredovisningar. Försökspersonerna har haft olika typ av arbete och olika grad av kunskaper. De har varit dels fackligt förtroendevalda, dels personer som sitter ganska högt upp i företagsledningen (deltagare i kurser vid Institutet för Företagsledning).

SAMMA PROBLEM I ANDRA LÄNDER

Den språkliga framställningen är den som ligger närmast till hands för icke-experten, när det gäller att läsa en årsredovisning. En undersökning av ”The Research Committee of The Institute of Chartered Accountants in England and Wales” visade att verkställande direktörens redogörelse var den mest lästa delen av årsredovisningen.2 Ingenting tyder på att det skulle vara annorlunda i Sverige. Men det finns annan text än verkställande direktörens, som borde intressera och ge upplysningar. Den språkliga framställningen borde ge begriplig information till personer som inte är ekonomiskt eller redovisningstekniskt skolade, men som frågar efter information i årsredovisningen. Det gäller t ex aktieägare, som ju årsredovisningen vänder sig till. Den sänds ut till både små och stora aktieägare. Så småningom vågar sig kanske läsaren på resultat- och balansräkningen, när han/hon upplever att den språkliga framställningen ser ut att vara begriplig.

VEM FÖRSTÅR?

Det är utan tvekan så att det är fråga om att presentera mycket komplicerade sammanhang i en årsredovisning. Det blir ovillkorligen olika grader av förståelse hos läsare, beroende på bakgrundskunskaper, erfarenhet, värderingar, intressen etc.

Att förstå är en långsam process. Det är inte detsamma som sker, när man tänder ljuset i ett mörkt rum. Att förstå är delvis en omorganisering, ett sätt att se alla delar från ett nytt perspektiv. Framställningssättet blir då mycket viktigt, liksom ordval och satsbyggnad. Om budskapet anses som intressant av läsaren, bör informationen också framställas så att läsaren kan få ut något av informationen.

HUR TOLKAS DELAR AV ÅRSREDOVISNINGEN?

Vad får man då ut av en årsredovisning? Hur uppfattas och tolkas ekonomiska begrepp och hur tolkas textavsnitt i årsredovisningar?

Det räcker inte med att konstatera att åtskilliga ekonomiska samband är mycket komplicerade. Många begrepp har också synnerligen diffusa definitioner och förutsätter en gemensam vilja att förstå för att bli begripliga. När denna vilja inte föreligger tolkas begreppen på skilda sätt av till och med ekonomer (”lönsamhet, vinst”). Om diffusa, komplicerade begrepp används i en text, blir texten naturligtvis också mångtydig och svårtolkad.

”Strukturomvandling” är ett exempel på ett mångtydigt begrepp utan precis innebörd i ett allmänt sammanhang. Ordet används frikostigt överallt, inte bara i årsredovisningar. Om det ska tolkas positivt eller negativt beror på omgivningen. Egentligen skulle ordet definieras vid varje enskilt tillfälle.

I vårt enkla test av fackligt förtroendevalda gav 30 % inte någon definition på vad ”strukturomvandling” var. 19 % angav att de inte visste vad ”strukturomvandling” var. (27 % visste inte heller vad ”arbetsgivaravgift” var. Se Förstudie 2 till projektet ”Begriplighet i verksamhetsberättelser.)

Procenttalen bör tas med en nypa salt, eftersom försökspersonerna inte utgjorde ett statistiskt representativt urval, men de höga siffrorna antyder ändå problemet.

SVÅRIGHETER FÖR LÄSAREN

Vid ett annat test av relativt höga befattningshavare inom företag, företrädesvis på den tekniska eller teknisk-ekonomiska sidan (deltagare i en IFL-kurs), framkom liknande resultat som vid testet av de fackligt förtroendevalda. Det vill säga: det faktum, att begrepp utan precis innebörd används så ofta i årsredovisningstexter, gör att tolkningen av texten blir godtycklig och lätt missuppfattas. Läsaren får gissa sig till rätt tolkning, även om han/hon är kunnig i ekonomi.

Ett andra problem, då det gäller ordval, är att ord och uttryck används med annan betydelse av ekonomer än i vardagsspråket. Det gäller säkert andra yrkesgrupper också. ”Maximera vinsten” betyder för en teoretisk ekonom något mycket exakt. I vardagsspråket har detta matematiska begrepp en mycket lösare innebörd. Ungefär = göra vinsten så stor som möjligt (”vinst” är också ett diffust begrepp. Och vad som är ”möjligt” är i allmänhet helt odefinierat).

Det tredje problemet är sättet att presentera informationen. En ovan läsare av årsredovisningar utgår normalt ifrån att det som står där är sant och att informationen är relevant samt hänger ihop. Få kan emellertid bilda sig en helhetsuppfattning av innehållet i en årsredovisning. Dels fattas ofta vissa avgörande informationsbitar. Dels överflödar årsredovisningen, liksom många andra texter, av oväsentlig information. Förutom förmåga att skåda bakom kulisserna krävs avsevärda kunskaper och erfarenhet för att binda ihop de löst staplade påståendena till något begripligt och för helhetssynen nödvändigt.

VAD KAN MAN GÖRA ISTÄLLET?

Det är naturligtvis mycket lättare att kritisera än att i praktiken åstadkomma bättre utformad information i årsredovisningar.

Många företag, särskilt de med språkintresserade medarbetare i informationsstaben, gör bra försök att föra ut den ekonomiska informationen i begripligare form. En viktig del är då att väcka intresse hos läsaren. Bara intresset kan göra att läsaren begriper bättre, därför att han/hon anstränger sig. Läsaren vill veta hur historien ska sluta.

Om sedan företaget anknyter till verkligheten genom att beskriva konkreta händelser och hur företaget konkret löser sina problem, kan en lekman, en anställd eller aktieägare, lättare förstå företagets situation och sitt eget förhållande till företaget. Lekmannen tänker inte i samma abstrakta termer (räntabilitet, kapacitetsutnyttjande, produktivitet etc) som den erfarne och skolade ekonomen.

Att skriva intressant och konkret är att popularisera. Det behöver inte innebära något negativt, så länge informationen inte blivit innehållslös genom att förenklingen drivits för långt eller förvridits. En lyckad popularisering är ofta en produkt av en person som kan se skogen trots alla träd och även beskriva den för andra.

Sedan är det en annan sak, vad en finansanalytiker får ut av en populariserad årsredovisning. Men den gängse årsredovisningen finns ju alltid att ta till.

Ulla Eliasson doktorerar i nordiska språk