Hur påverkar den snabba utvecklingen på ADB-området yrkesrevisorns arbete? Auktor revisor Gunnar Sjöquist, Price Waterhouse & Co, diskuterar frågan i denna artikel och tar även upp den förväntade utvecklingen av maskinvaror, programvaror och tillämpningar.
Hur mycket behöver jag vara insatt i vad som händer på ADB-området för att kunna påstå att jag håller mig á-jour med utvecklingen inom mitt eget yrkesområde? De flesta revisorer med ett antal yrkesverksamma år framför sig har nog ställt sig frågor av det slaget.
Avsikten med det här inlägget är att belysa några aspekter av vad som kommer att hända i framtiden. Om vi begränsar horisonten till de nästkommande fem åren behöver vi inte ens ta fram kristallkulan; framtiden är redan här, fastän i ”blöjor”.
Låt oss behandla den framtida utvecklingen under tre huvudavsnitt: 1 förväntad utveckling av maskinvaror, programvaror och tillämpningar, 2 hur våra klienter kommer att reagera, samt 3 hur utvecklingen kommer att påverka yrkesrevisorns arbete.
FÖRVÄNTAD UTVECKLING
Vad kommer nu att hända på maskinsidan? Genom att basera sig på nuvarande status samt teknologiska trend kommer vi under de närmaste fem åren sannolikt att notera följande:
Ytterligare miniatyrisering genom förbättrad konstruktions- och produktionsteknik. Detta kommer att resultera i snabbare datorer genom att förkorta kretsarnas längd.
Det kommer också att innebära att enheter lättare kan anpassas till nya miljöer eftersom de blir allt mindre utrymmeskrävande.
Fortsatt integrering av elektroniska kretsar. Redan idag massproduceras mikroprocessorer (kompletta centralenheter) i ”chips” för en kostnad av omkring 10 kronor styck. Detta resulterar i högre tillförlitlighet genom att reducera behovet av kopplingar.
Det kommer också att förenkla utvecklingen av alltmer komplexa enheter genom att man får tillgång till redan färdiga funktionella ”byggnadsblock”. Vidare blir service och underhåll förenklat genom att systemen blir moduluppbyggda.
Utveckling av teknologiska innovationer inom området lagring och åtkomst av information, t ex laserteknik, holografi och magnetiska ”bubbelminnen”.
Detta kommer att underlätta ytterligare miniatyrisering och också möjliggöra snabbare bearbetning genom effektivare växlingsteknik (reläfunktion).
Som en följd av den tekniska utvecklingen kan vi rent allmänt vänta oss dels en fortsatt förbättring av relationen pris/prestanda och dels en utveckling mot specialiserade datorer, t ex:
enheter för datainsamling och validering
processorer för en mångfald av mekaniska eller elektroniska utrustningar (skrivmaskiner, kopieringsutrustning, bilar, hushållsmaskiner, video/HIFI-utrustning osv)
kommunikationsdatorer
databashanterare
datorer för tidskrävande matematiska beräkningar
specialfunktionsdatorer för banker, försäkringsbolag, butiker, verkstadsgolvet osv.
Tillgängligheten av och kostnaden för kommunikationslinjer med hög överföringskapacitet kommer att få ett avgörande inflytande på utvecklingen av maskinsidan.
Innan jag ger mig in på området programvaror (”software”) vill jag först bryta ned begreppet till följande kategorier:
mikroprogram: program som utvecklats av maskinleverantörer på lägsta nivå. Sådana program kan i allmänhet inte påverkas av användare (”Read Only Memory”, ”firmware”).
operativsystem: program skrivna av maskinleverantören för att styra samspelet mellan olika maskinenheter i ett system och för att eliminera eller stödja manuella ingrepp under bearbetning.
kommunikationssystem: program för att styra informationsflödet mellan terminalanvändare och centraldator (t ex ”time sharing”).
”utilities”: program som normalt utvecklats av maskinleverantör för enkla bearbetningar som sortering, kopiering, utskrift osv.
databashanteringssystem: program för fysisk hantering och lagring av information i ett datorsystem (IMS, TOTAL, osv).
rapportgeneratorer: användarorienterade program för rapportgenerering (Mark IV, Data Analyzer osv).
traditionella kompilatorer (översättningsprogram) för COBOL, PL/I, FORTRAN osv.
speciella kompilatorer, förkompilatorer och parameterdrivna system: programverktyg för att generera program för speciella maskinutrustningar och/eller problem.
problemorienterade programpaket.
skräddarsydda program: skrivna på maskinnära programspråksnivå (t ex Assembler) då vissa maskinenheter ej täcks in av högnivåspråk eller då hög driftseffektivitet krävs.
Trots att datamaskinerna kommer att bli allt kraftfullare och tillåta konstruktion av mycket komplexa system, kommer framtida användare att få det enklare att utveckla och köra sina program.
Å andra sidan kommer begreppet ”black box” att bli alltmer påtagligt eftersom en allt större del av grundsystemen kommer att utvecklas av högt specialiserade programmerare anslutna till maskinleverantör eller programvaruhus.
Följande trender avseende programvaror är uppenbara:
Utvecklingen gentemot specialiserade datorer kommer att tillåta en hög grad av mikroprogrammering i kombination med speciella kompilatorer, förkompilatorer eller parameterdrivna system.
Utvecklingen mot databassystem kommer att driva på motsvarande utveckling av rapportgeneratorer.
Operativsystem kommer att mikroprogrammeras i allt större utsträckning och stor vikt kommer att läggas vid kommunikationssystem.
Utveckling av datorstödd programmeringsteknik, dvs att datorn utnyttjas också i programmeringsprocessen.
Som en konsekvens kommer betydelsen av generella problemspråk av typer COBOL och FORTRAN att minska.
Eftersom relationen pris/prestanda kommer att sjunka kommer också intresset för nya tillämpningar att öka. Om vi begränsar oss till den administrativa processen hos våra klienter kan vi framför allt vänta oss en kraftig utveckling på följande områden:
Textbehandling: traditionell maskinskrivning, arkivering och korrespondens kommer gradvis att försvinna och ersättas av datorstödd generering, lagring och transmission av text.
”Elektronisk postgång” kommer inte bara att existera inom större företag utan också att utnyttjas som kommunikation mellan skilda företag. Vidare kommer textbehandlingen att integreras med normal databehandling.
Bärbara mikrodatorer kommer att utnyttjas av rörlig personal, t ex av försäljare för att registrera order, lagerpersonal för inventeringar osv.
Allt större vikt kommer att läggas på planeringsfunktionerna inom företagen i och med att simuleringsverktygen kommer att förbättras.
HUR REAGERAR KLIENTERNA?
Om vi nu inbillar oss att vi vet allt om den förväntade utvecklingen på det datatekniska området, vad vågar vi då förutsäga rörande vad våra klienter kommer att göra?
Tillväxten i volymen av data kommer att tvinga våra klienter att lägga större vikt vid harmonisering och klassificering av data, dvs genom att underhålla kataloger över data med tillhörande valideringskriteria; genom att skapa logiska strukturer för data för att möjliggöra effektiv lagring och bearbetning; genom att eliminera lagring av samma uppgifter på flera ställen; och genom att upprätta fasta regler för rätten att läsa, ändra eller lägga upp information i bolagets databas.
När det gäller databaser kommer utvecklingen snarare att röra sig emot ”flernivålösningar” än emot stora generella databaser. Som exempel kan vi ta ett multinationellt företag med huvudkontor i Sverige. I Tyskland finns ett distribuerande dotterbolag som för sitt behov underhåller en databas med försäljningsinformation avseende kund- och produktdata. Det tyska bolaget använder dessutom en databas som upprättats av en nationell branschorganisation och som kontaktas via telefon. Nyckeldata i det tyska bolagets databas transfereras till moderbolaget i Sverige som underhåller en internationell databas över sådan information som kan vara av intresse dels för andra bolag inom gruppen och dels för den centrala marknadsföringen. Återigen måste vi påminna oss om att tillgänglighet och kostnad för datatransmission kan bli en begränsande faktor.
Genom specialisering av maskinutrustning och minskning av relationen pris/prestation kommer datautrustning att decentraliseras även om den övergripande systemfilosofin, via enhetliga datastrukturer och kommunikationssystem, kommer att kräva ett centraliserat angreppssätt.
Vi bör vänta oss att varje filialkontor, butik, fristående lagerlokal osv kommer att ha egna minidatorer för att behandla sina omedelbara operativa behov.
Den centrala datorns storlek kommer att vara en funktion av den grad av centraliserad kontroll som utövas av bolagets centrala ledning. Detaljinformation om kunder kan underhållas av filialkontor per geografiskt distrikt med enbart summarisk information överförd till huvudkontoret. Å andra sidan är det möjligt att detaljerad lagerinformation underhålls centralt med regelbundna transmissioner till filialkontoren av enbart sådana uppgifter som krävs för den dagliga driften (t ex för att kunna generera leveransunderlag).
Vi kan vänta oss inte bara en geografisk decentralisering av maskinutrustning utan också en spridning av terminalprocessorer till olika funktionella avdelningar inom samma byggnad.
Heltidsanställd ADB-personal kommer framför allt att ägna sig åt följande uppgifter:
funktions- och effektivitetsövervakning rörande maskin-, operativ- och kommunikationssystem
utvärdering och installation av nya maskinenheter och programpaket
databasadministration
deltagande i alla utvecklingsprojekt som kan påverka databasstruktur och driftmiljö
assistans och utbildning åt användare.
Användare kommer själva att utveckla rutiner för att generera rapporter byggda på lagrade data. Förhoppningsvis kommer detta att resultera i en minskning av rutinmässiga utskrifter till förmån för styrinformation och undantagsrapportering.
Den synliga bearbetningskedjan kommer att försvinna. Behovet av en rekonstruktionskedja (”audit trail”) kommer till stor del att täckas av databashanteringssystem och kommunikationssystem.
Ett annat fenomen bör också observeras: den mycket snabbt växande marknaden för privatdatorer. Vi bör ta två effekter i betraktan: en positiv – kunskapsnivån och förståelsen för ADB-teknik kommer att växa inom företaget och skapa underlag för innovationer, och en negativ – riskerna för obehöriga åtgärder växer och kommer att ställa mycket större krav på säkerhetsåtgärder.
PÅVERKAN PÅ REVISORERNA
Som revisorer kommer vi att finna att kontrollsystemen till stor del kommer att bygga på tillförlitligheten av operativsystem, databashanteringssystem samt kommunikationssystem. Detta innebär i sin tur att kontrollmetoderna tenderar att bli dels mer ”generella” och dels mer komplexa än tidigare.
Användarna kommer dagligen att arbeta med sina ADB-system och begränsa utskrifter till sina omedelbara behov. Vi kommer inte att finna de utskrifter som vi behöver för att klara våra revisionsuppdrag.
För att kunna genomföra en oberoende revision måste vi snarast se om vårt hus och tänka på följande:
Vi måste kunna bedöma effektiviteten av intern kontroll inte bara inom de olika tillämpningsområdena utan också i de delar som sköts av operativsystem, databashanterings- och kommunikationssystem.
Detta kräver naturligtvis högt specialiserad personal som inte kan rekryteras till mindre revisionsbyråer. Mindre byråer kommer att behöva söka hjälp från antingen gemensamt intresseorgan eller från utomstående konsulter. Det är dock viktigt att revisorer innehar tillräckligt med förståelse för problematiken för att kunna bedöma de slutsatser om kontrollsystemet som ev utomstående konsulter kommer fram till.
Vi måste specialutbilda personal för att kunna genomföra systemtester av väsentliga kontrollfunktioner. Kraven på kunnighet kan även här bli så stora att den mindre revisionsbyrån kan vara tvungen att få hjälp utifrån. Också i detta fall är det viktigt att revisorerna har tillräckliga kunskaper för att över huvud taget identifiera behovet av tester.
All vår revisionspersonal måste erhålla en solid grundutbildning inom ADB-området.
Vi måste se till att den personal vi skickar ut till ett klientföretag innehar ett ADB-kunnande som åtminstone står i paritet med klientens egen personal på ekonomiavdelningen.
Detta innebär att om ekonomipersonalen löpande tar fram rapporter via t ex en dataskärm även vi måste ha samma färdighet. Vårt oberoende kommer i fara om vi helt måste förlita oss på uppgifter som plockats fram av klientens personal speciellt för vår räkning.
Vi måste vara beredda att ge konstruktiva råd till våra klienter om hur väsentliga kontroller bör vara utformade; detta för att över huvud taget vara trovärdiga när vi känner oss föranledda att kritisera klienternas kontrollsystem.
Auktor revisor Gunnar Sjöquist, Price Waterhouse & Co.