Apropå 22 § BFL

Arkiveringsreglerna för räkenskapsmaterial återfinns i 22 § bokföringslagen. Mot bakgrund av att det i detalj ej är klart vad som avses med ”räkenskapsmaterial” presenterar här civilekonom Helmi Kiviaed, ASEA, de arkiveringsprinciper som tillämpas inom ASEA.

Behovet att rekonstruera vissa händelser i ett företags liv är en självklarhet. Däremot är det i princip omöjligt att förutse vad som kan komma att behövas och när ett sådant behov kan uppstå. Att arkivera belägg för allt som inträffar inom eller omkring ett företag är i praktiken omöjligt.

Vad som än bedöms av intresse för företagsinterna eller externa historieskrivare, finns dock även krav för arkivhållning som är ovillkorliga. Sådana är knutna till relationer mellan företaget och dess omgivning, utomstående motparter. Exempel: kunder, leverantörer, anställda, skattemyndigheter.

De ovillkorliga kraven på arkivering av räkenskapsmaterial är angivna i bokföringslagen. 1929 års lag föreskrev:

Ӥ 12

Ankommande brev, räkningar och övriga handlingar, som hava betydelse för rörelsen, skola förvaras i ordnat skick. Handlingar, som i rörelsen användas, skola kopieras. Kopiorna skola likaledes i ordnat skick förvaras.

§ 13

Handelsbok med bilagor ävensom handling och kopia, varom i näst föregående paragraf sägs, skola förvaras under tio år, räknade från utgången av det räkenskapsår, varunder sista inskrivningen eller anteckningen gjordes eller handlingen eller kopian tillkom.”

1976 års lag föreskriver:

Ӥ 22

Allt räkenskapsmaterial skall bevaras i ordnat skick inom landet under minst tio år från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Vad nu sagts gäller också avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa rörelsens ekonomiska förhållanden.

Skyldighet att som räkenskapsmaterial bevara enligt 10 § första stycket 3 upphör, om registrerade uppgifter på betryggande sätt föres över till vanlig läsbar form eller till film eller annat material med registreringar i mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel.

Om särskilda skäl föreligger, får länsstyrelsen för visst fall tillåta, att räkenskapsmaterial i vanlig läsbar form förstöres före utgången av den i första stycket angivna tiden. Materialet skall därvid under betryggande former mikrofilmas eller kopieras på likvärdigt sätt. Kopiorna skall ordnas så att sökta uppgifter lätt kan återfinnas och läsas samt bevaras under den tid som återstår av den i första stycket angivna tiden.”

EGNA BEDÖMNINGAR

Under tiden mellan de två lagarna har mycket hänt ifråga om redovisningsrutiner. ADB har kommit in i bilden. Rutinerna är numera högst varierande inom olika företag. Det är inte klart vad som i detalj avses med termen räkenskapsmaterial i lagtexten. Företagen är tvingade att göra sina egna bedömningar vid formulering av detaljerade arkiveringsregler, bortsett från frågan om tillåtna former för arkivering, vilken i detalj beskrivits i RSV 353/78–302.

I diskussionerna kring tillämpningen av 1976 års lag har termer som affärs(extern)- och kostnads(intern) -redovisning, samt system använts. Dessa är till föga hjälp när regler skall formuleras för ett större företag med integrerade ADB-system för affärs- och kostnadsredovisning, eller för en grupp av företag med varierande rutiner.

Tolkningen av 7 § BFL har varit problematisk. Man konstaterar snabbt att det i praktiken är omöjligt att genom arkiverade systemdokumentationer och behandlingshistorik rekonstruera tidigare års redovisning. Därför fortsätter man i allmänhet som hittills att i redovisningssystemen arbeta med verifieringskedjor, dvs man bygger upp rapportsystem, som gör det möjligt att genom olika koder härleda redovisningens ursprungliga verifikationer.

I ASEAs senaste upplaga av instruktioner beträffande arkiveringsprinciper utgår man från schema för balansräkning i 19 § BFL.

Helmi Kiviaed, civilekonom, ASEA