Den populariserade årsredovisningen – en årsredovisning speciellt utformad för de anställda

Förekomsten av årsredovisningar speciellt utformade och anpassade till de anställdas förkunskaper och informationsbehov har inom ramen för en trebetygsuppsats i företagsekonomi undersökts av civilekonomerna Hans Zahlander och Göran Styrman. I denna artikel presenteras undersökningens resultat varvid bl a framhålls att informationen i den populariserade årsredovisningen bör vara mer omfattande än den är i dag.

Inom ramen för en trebetygsuppsats i företagsekonomi har vi undersökt praxis avseende populariserade årsredovisningar, dvs årsredovisningar speciellt utformade och anpassade till de anställdas förkunskaper och informationsbehov, och dessutom försökt finna ett informationsbehov, vad gäller den populariserade årsredovisningen, som är oberoende av i vilken bransch och vilket företag den anställde arbetar.

Bakgrunden till att vi intresserat oss för den populariserade årsredovisningen är den ökade betydelse som på senare är tillmätts de anställdas intressen. Som exempel kan nämnas den nya medbestämmandelagen. Medbestämmandelagen behandlar bl a den löpande informationen mellan företag och anställda. SAF:s tolkning av medbestämmandelagen innebär bl a att arbetsgivare är skyldig att ”medverka med prognoser och bearbetning av befintligt material samt att vid behov presentera informationsmaterialet på ett begripligt sätt”. (SAF: Lagen om medbestämmande, Stockholm 1976.) En intressant frågeställning är om inte en del av denna informationsskyldighet skulle kunna kanaliseras i form av en populariserad årsredovisning.

För en ”anpassad” redovisning kan man finna stöd i teorin. Professor Dick Ramström menar att på grund av de extra kostnader som är förknippade med att förse mottagare med information som de ej behöver och risken för att den väsentliga informationen skall ”drunkna” bland den oväsentliga, bör en selektiv informationsspridning utformad med hänsyn till mottagarens informationsbehov tillämpas. Dessa skall således erhålla ett planerat informationsurval. I takt med den datatekniska utvecklingen kommer dessutom de relativa ekonomiska fördelarna av ett standardiserat informationssystem att avta och i framtiden kommer således större olikheter i olika mottagares informationssortiment att kunna iakttagas. (Dick Ramström: Systemplanering, Stockholm 1972.)

UNDERSÖKNINGSMETOD

Tillvägagångssättet har varit följande:

• Undersökningen avser endast börsnoterade företag, dock ej investmentbolag, försäkringsbolag, banker och fastighetsbolag. Undersökningen omfattade därmed 56 företag.

• Undersökningen avser material från 1975.

• Speciella populariserade redovisningshandlingar, personaltidskrifter och annat skriftligt material där populariserad information av årsredovisningskaraktär förekommit har undersökts.

• För att utröna synpunkter på denna redovisnings innehåll och utformning har vi gått ut med en enkät riktad till representanter för företagsledning och anställda. Dessa representanter har varit ekonomichefer och fackklubbsordförande (i LO-förbund).

Vad gäller informationsinnehållet har följande informationsslag undersökts:

1. Ägarstruktur

   • aktieägare

   • koncernsammansättning

2. Organisation

   • organisationsplan

   • befattningspresentation

3. Produktion

   • produktmix (nuvarande och framtida)

   • anläggningar (skick, investeringsbehov)

   • kapacitetsutnyttjande

   • produkt- och produktionsutveckling

   • trånga sektorer

4. Marknad

   • omsättning/division eller liknande

   • kundkategorier

   • hemmamarknad/export

   • marknadsandelar

5. Personal

   • personalstatistik (frånvaro, utbildning, personalomsättning etc)

   • personalbehov (nuläge och prognos)

6. Resultatutveckling

   • populariserad resultaträkning

   • resultatrapporter i annan form

   • försäljningsutveckling

   • orderingång, orderstock

   • årsbudget

   • övriga prognoser

   • räntabilitetstal

7. Ställning och finansiering

   • finansiell planering

   • soliditetstal

   • likviditetstal

   • populariserad balansräkning

   • populariserad finansieringsanalys

Denna uppställning ansluter nära till en specificering av den information som en arbetstagarkonsult bör bearbeta för de anställdas räkning (se Ulf Gometz: Arbetstagarkonsult i praktiken, BALANS nr 10/1976).

DEN POPULARISERADE ÅRSREDOVISNINGEN I PRAXIS

Allmän bild:

Någon form av populariserad årsredovisning förekommer i nästan hälften av de undersökta företagen (49 %). Den förekommer framförallt i personaltidskrifter (56 %) och i andra hand i den ordinarie årsredovisningen eller i bilaga till denna (28 %). Speciellt utformade separata populariserade redovisningshandlingar står för den resterande delen (16 %).

Denna typ av redovisning distribueras automatiskt till de anställda i 78 % av de förekommande fallen. Ekonomi- och informationsavdelningarna är de som framförallt medverkat vid fastställande av utformning och innehåll. De anställda utanför dessa avdelningar har endast i begränsad utsträckning medverkat i detta arbete. Vad gäller tidpunkten för den populariserade redovisningens införande kan följande konstateras (utgångspunkt: 1977):

• En mindre grupp företag har nyligen infört denna typ av redovisning.

• En majoritet av företagen har haft den i 4–7 år.

• En mindre grupp företag har använt denna typ av redovisning under 13 år eller mer.

Angående informationsinnehåll:

Någon enhetlig praxis föreligger ej. I fler än hälften av de undersökta fallen förekommer:

• populariserad resultaträkning (56 %)

• redogörelse för försäljningsutvecklingen (67 %).

I övrigt är informationsinnehållet väldigt olika från fall till fall. Följande information förekommer i mer än en tredjedel av fallen:

• en redogörelse för produkt och produktionsutveckling.

• omsättning per division eller liknande.

• räntabilitet.

Vid en jämförelse med den ordinarie årsredovisningen har anpassningen framförallt skett genom följande åtgärder:

• exkludering av viss svårtillgänglig information (t ex finansieringsanalyser).

• minskning av informationsvolymen.

• förenklad och försvenskad terminologi.

• överhuvudtaget användandet av ett mer alldagligt språk och lättillgängligare presentationsformer (tabeller t ex).

Någon form av populariserad terminologi förekommer i 85 % av fallen. I övriga fall har endast ett speciellt utformat, komprimenterat sammandrag av den ordinarie årsredovisningen lämnats.

SYNPUNKTER PÅ VAD DEN POPULARISERADE ÅRSREDOVISNINGEN BÖR INNEHÅLLA

När det gäller synpunkter på vad denna redovisning bör innehålla har ekonomichefernas och fackklubbsordförandenas svar jämförts. En majoritet i båda grupperna ansåg ett behov föreligga av denna redovisningsform. Bland fackklubbsordförandena hela 97 %. Angående innehållet har en bearbetning av de tidigare specificerade informationspunkterna gjorts. Ett medelvärde har beräknats för fackklubbsordförandena respektive ekonomicheferna varvid följande resultat erhölls:

(- 1.0 indikerar att ingen information bör förekomma och + 1.0 att all specificerad information bör förekomma)

Medelvärdena tyder på en positiv inställning till förmedlandet av den angivna informationen från båda respondentgrupperna.

Om de enskilda informationsslagen rangordnas för de olika grupperna efter hur angelägen den bedömts vara för de anställda erhålles två rangordningar som utvisar hur grupperna prioriterar informationen.

En korrelationskoefficient mellan dessa rangordningar utvisar hur stor samstämmigheten är vid prioriteringen. Korrelationskoefficienten har beräknats till 0.42, vilket tyder på en god samstämmighet. Om tre informationsslag, för vilka rangordningen var väldigt olika, utesluts (personalbehov, marknadsandelar samt årsbudget) erhålles ett betydligt starkare samband, nämligen 0.61 (+ 1: rangordningarna fullkomligt lika, - 1: rangordningarna helt motsatta).

En mycket stor del av den specificerade informationen anses vara intressant för de anställda och samtidigt är man mycket eniga om vilken information som är den mest väsentliga.

JÄMFÖRELSE AV DEN POPULARISERADE ÅRSREDOVISNINGEN I PRAXIS OCH SAMMANVÄGDA SYNPUNKTER PÅ VAD DEN BÖR INNEHÅLLA

För att möjliggöra denna jämförelse har respektive synpunkter sammanvägts så att respektive grupp har fått samma inflytande.

En jämförelse ger till resultat att informationsinnehållet i de studerade populariserade årsredovisningarna är alltför kraftigt nedskuret i förhållande till vad önskemålen indikerar. Dessutom föreligger ett behov av att prioritera informationsinnehållet på ett annat sätt.

SLUTSATSER

• Det föreligger ett behov av en personalanpassad årsredovisning.

• Den populariserade årsredovisningen bör vara mer omfattande än praxis idag och informationen bör prioriteras på ett annorlunda sätt.

• Den mest angelägna informationen är följande (enligt fackklubbsordförandenas och ekonomichefernas sammanvägda rangordning):

  1 Populariserad balansräkning

  2 Personalstatistik

  2 Försäljningsutveckling

  4 Hemmamarknad/export

  5 Populariserad resultaträkning

  6 Koncernsammansättning

  7 Populariserad finansieringsanalys

  8 Omsättning/division eller liknande

  8 Personalbehov

  10 Produktmix

  11 Produkt- och produktionsutveckling

  12 Soliditetstal

  13 Räntabilitet

  Att en populariserad balansräkning prioriterats högre än en populariserad resultaträkning, beror delvis på att vissa respondenter föredragit en resultatrapport i annan form, framför en populariserad resultaträkning.

• Undersökningen indikerar dessutom att det finns ett visst informationsbehov gemensamt för olika branscher. Något svar på frågan, om en del av den informationsskyldighet som föreligger enligt medbestämmandelagen, kan överföras till en populariserad årsredovisning, har undersökningen ej kunnat ge. Några av våra respondenter var dock uppenbarligen av denna åsikt. Undersökningen visar dessutom att en populariserad årsredovisning kan utgöra ett värdefullt komplement till den löpande informationen.

HAR UNDERSÖKNINGEN GETT ETT TILLFÖRLITLIGT RESULTAT?

Det genomsnittliga bortfallet för hela undersökningen har varit ca 1/3. Då det undersökta antalet företag är så stort (56 st) anser vi att resultatet har relevans inom ramen för börsföretag.

På grund av den något olika innebörd som kan läggas i de termer vilka använts för undersökning av den populariserade årsredovisningens informationsinnehåll, bör resultatet bedömas med viss försiktighet. Vår undersökning uppvisar dock ett konsistent och entydigt svarsmönster.

Avslutningsvis kan nämnas att en intressant utformning av en populariserad årsredovisning, vad avser resultat- och balansräkning, finns hos Boliden i deras skrift ”Hur gick det för Bo Lidén 1975”.

I Smältdegeln 3/76 (tidning för Bolidenkoncernens anställda) fanns den resultatsammanställning intagen som återges här nedan.

Så här blir 1976

Hans Zahlander och Göran Styrman