Meningsfull kvalitetskontroll inom en revisionsbyrå

Kvalitetskontroll inom en revisionsbyrå innebär en genomgång av hela revisionsbyråns sätt att fungera. Chartered accountant Kenneth Blair Smith kommenterar i denna artikel de huvudområden som kvalitetskraven bör täcka och hur uppföljningen av kvalitetskontrollarbetet kan ske.

I den anglo-saxiska revisorsvärlden pågår för närvarande en frenetisk aktivitet för att uppnå förbättrad kvalitet. Revisorer håller på att bli målfigurer. Många anser att de debiterar höga arvoden för en meningslös, ineffektiv och kvalitativt lågt stående service. Affärstidningarna är inte alltid särskilt snälla; aktieägare och borgenärer söker få sina förluster täckta genom revisorernas ofta rätt omfattande ansvarsförsäkringar; advokatkåren har varit snabb i att exploatera ett nytt verksamhetsområde; regeringar hotar att återställa ordningen genom att överta yrkeskårens funktion som normgivare på revisions- och redovisningsområden.

Tack och lov att detta inte kan hända i Sverige kanske någon tycker.

Dessvärre kan en liknande situation utvecklas i Sverige. Mot bakgrund av ovanstående faktorer samt det personliga i intresset som säkert finns hos många revisorer i åtminstone de större svenska byråerna sammanställer jag i denna artikel några av de många synpunkter som måste tagas i beräkning om man skall införa ett meningsfullt kvalitetskontrollsystem.

SKÄL FÖR KVALITETSKONTROLL

Revisionsbyråer, på samma sätt som tillverkande bolag, är angelägna att deras slutprodukt är i gott skick och uppfyller de fastställda tekniska kraven. Skulle så inte vara fallet finns det en uppenbar risk att kunden kan bli missnöjd och reklamera varan. Är det så att bristen i varan kan skada andra kan denne ha fullgoda skäl att söka skadestånd. Tillverkande bolag söker förebygga denna risk genom att i konstruktions- och produktionsledet fastställa tekniska krav som inte får underskridas. Genom ett i processen inbyggt kontrollsystem fastställer man, vanligtvis på stickprovsbasis, att den färdiga varan uppfyller de uppställda tekniska kraven. En kombination av komplicerad teknologi och högt ställda kvalitetskrav kräver som regel en ännu kraftfullare insats i kontrollarbetet.

Att vara revisor är, eller borde åtminstone vara, att ha ett yrke med högt ställda tekniska och kvalitetsmässiga krav.

Utmärkande för mindre tillverkande bolag, speciellt de som tillverkar tekniskt komplicerade produkter, är att ägaren/företagsledaren utövar noggrann personlig övervakning av produktionsprocessen och därmed personligen känner ett samband med produktens kvalitet. Genom detta förhållande tenderar de tekniska standardkraven att förbli oskrivna (de finns i gubbens huvud) och kontrollåtgärderna att vara relativt informella. I större industrier är det längre avstånd mellan den tekniska expertisen och själva produktionsprocessen. På grund av detta och flera andra skäl (främst för att säkra kontinuiteten) har de stora företagen skriftligt fastställda tekniska krav och formaliserade kvalitetskontrollrutiner.

Det är precis samma sak med stora och små revisionsbyråer.

Kvalitetsprövning eller kvalitetskontroll i revisionsbyrå har utsikter att lyckas enbart om det finns fastställda kvalitetskrav mot vilka man kan jämföra faktiskt utfört arbete. Dylika kvalitetskrav kan uppställas av den enskilda byrån, den nationella revisorsorganisationen eller kanske en kombination av båda. På likartat sätt torde åtgärder ägnade åt att bevaka efterlevnaden av fastställda kvalitetskrav kunna utföras av den enskilda byrån, revisorsorganisationen eller, som i vissa länder, genom ett statligt organ.

FASTSTÄLLANDE AV KVALITETSKRAV

Vid första ögonkastet ett relativt enkelt arbete, men innebär i verkligheten att man måste skärskåda hela revisionsbyråns sätt att fungera. Det första, och troligtvis också det mest fatala, potentiella misstag man kan göra är att anställa fel person; misstaget kan sedan förvärras ytterligare genom att man ger den anställde otillräcklig utbildning; han/hon får inte tillräcklig erfarenhet på alltför svåra uppdrag; han/hon får inte tillräcklig handledning osv osv! Det är just sådana situationer som fastställda kvalitetskrav skall förhindra eller åtminstone lindra effekten av. Jag kommenterar härnedan de huvudområden som kvalitetskrav bör täcka:

KVALITETSKONTROLLENS SYFTE

Syftet är, i ett nötskal, att förebygga katastrofer och förbättra kvaliteten. Dessutom torde det vara så att i större revisionsbyråer, som kanske är sammansatta av flera revisionsgrupper eller kanske omfattar ett helt nät av nationella och/eller internationella kontor, det hela tiden finns en stark önskan från högsta ledningen att vidmakthålla en jämn och kvalitativt högtstående nivå på det arbete som utföres vid byråns alla enheter. Om detta uppnås torde man kunna sova något lugnare på nätterna och känna sig lite säkrare inombords när man förhandlar med potentiella nya klienter. Även om kvaliteten redan ligger på hög nivå är kontrollgenomgångarna ovärderliga för att tillförsäkra att denna upprätthålls. Vissa revisionsmoment, som i och för sig är högst väsentliga, kan vara mindre intressanta och det kan vara alldeles för lätt att kvaliteten eftersätts på dessa områden. En systematisk kvalitetskontroll hjälper till att hålla alla vakna. En värdefull biprodukt är att de som utses att utföra kvalitetskontrollen är tvungna att vara helt insatta i, samt ajour med de kvalitetskrav vars upprätthållande det är deras uppgift att granska. Det blir därför en ständig inlärnings- eller omlärningsprocess.

Ett annat spörsmål är hur omfattande kvalitetskontrollen skall vara. Vill man genomgå varje revisionsgrupp, kontor eller uppdrag varje år eller är ett alternerande system tillfyllest? Uppenbarligen är en 100 %-ig täckning inte möjlig och skulle, inte minst, kraftigt stöta på motstånd hos klienterna, som i långa loppet måste betala för kvalitetskontrollen. Vissa större revisionsbyråer har kommit fram till att ett program som sörjer för att varje revisionsgrupp eller kontor blir föremål för genomgång vart annat eller vart tredje år bör räcka till och att man vid denna kontroll täcker in åtminstone två uppdrag för varje ansvarig (eller motsvarande) revisor inom respektive grupp eller kontor. I praktiken innebär detta vanligtvis att ca 15 % av verksamheten täcks in vid varje genomgång. Naturligt nog innebär systemet också att om något av de genomgångna kontoren ej motsvarar de uppställda kraven så leder detta till att vederbörande kontor blir föremål för förnyad genomgång följande år. Detta för att se att de åtgärder som ledningen skall ha vidtagit har fått önskad effekt. Ett flerårsprogram som skisserats ovan kräver att ett långsiktigt program för kvalitetskontroll fastlägges av byråns högsta ledning.

En annan värdefull biprodukt från kontrollarbetet är att man brukar få uppslag till ytterligare förbättringar av redan fastlagda grundregler exempelvis inom områden som dokumentation, tekniska hjälpmedel och utbildning.

ANVISNINGAR FÖR KVALITETSKONTROLLAGET

Kontrollaget bör vara sammansatt av erfarna och tekniskt skickliga revisorer. Som i vilket annat lag som helst bör en ansvarig chef utses. Kontrollaget behöver instruktioner vad avser följande avsnitt:

• Syftet med kvalitetskontrollen.

• Omfattningen av kvalitetskontrollen.

• Byråns fastlagda grundregler för de områden som kontrollen avses omfatta.

• ”Eine kurze Einfiihrung” i hur kontrollarbetet bäst bör uppläggas (all kontroll är irriterande och måste handläggas med diplomatisk skicklighet).

• Innehållet i och omfattningen av de rapporter som laget bör avge efter avslutad genomgång. Dessa rapporter kan omfatta:

1. Rapporter avseende enskilda uppdrag.

2. Rapporter avseende enskilda kontor eller revisionsgrupper (dvs en summering av rapporter nämnda under 1).

3. Rapporter avseende regioner eller dylikt (dvs en summering av rapporter nämnda under 2).

• Hur och med vem rapporterna skall diskuteras och till vem de skall distribueras inom byråorganisationen.

Vidare behöver laget instruktioner för vilken teknik som skall användas för:

A. Genomgång av byråns allmänna funktioner:

• Anställnings- och rekryteringsrutiner

• Utbildning

• Val av medarbetare för olika uppdrag

• Oberoende

• Accept och avsägelse av uppdrag

• Personalbefordran

B. Genomgång av enskilda uppdrag:

• Planering och effektivitet

• Dokumentation

• Övervakning och genomgång av utförd granskning

• Intern konsultation

• Rapportering

Dessa instruktioner är oftast uppställda i form av checklistor som, inom varje delområde, listar de många grundregler som byrån har fastlagt och mot vilka kontroll laget skall jämföra faktiskt utfört arbete och då oftast genom en enkel ”Ja/Nej”-teknik. En totalslutsats måste ges för varje delområde och en negativ slutsats måste åtföljas av en skriftlig kommentar som beskriver bakgrunden till varför situationen har uppkommit.

Ett första sammanställande av dylika checklistor är ett tidskrävande och besvärligt arbete som bör göras av en av byråns ledande tekniska experter. Inget program för regelbunden kvalitetskontroll kan införas förrän dessa checklistor har framställts och skriftliga instruktioner upprättats för kontrollagets arbete.

UPPFÖLJNING

Kvalitetskontrollarbetet är bortkastad tid om inte rapporterna följs upp och åtgärdas av byråns högsta ledning. Man bör erinra sig att huvudsyftet är att förebygga katastrofer och förbättra kvaliteten på byråns arbete. En sådan förbättring uppnås endast under förutsättning att uppdagade brister åtgärdas genom direktiv från högsta instans. Åtgärderna kan omfatta allt från en diskret förtidspensionering av en ansvarig revisor till utgivande av en intern promemoria. Bedömandet av vilka åtgärder som är lämpliga i respektive fall åvilar den högsta ledningen.

En ytterligare viktig aspekt av uppföljningen är information/kommunikation. Den ansvarige revisorn och samtliga hans medarbetare måste informeras om hur ett specifikt uppdrag motsvarade byråns fastlagda kvalitetskrav och hur byrån som helhet fungerar med alla dess starka och svaga punkter. Revisorer i ledningsposition för en grupp eller ett kontor bör informeras om hur deras grupp respektive kontor bedömts kvalitetsmässigt och där så erfordras bör byrån med vederbörande överenskomma om en plan för lämpliga åtgärder. Informationen/kommunikationen måste ges på ett sådant sätt att det påkallar en verklig insats från de inblandades sida att åstadkomma förbättringar.

Något om den ekonomiska aspekten av det ovan beskrivna kvalitetskontrollsystemet kan kanske vara på sin plats. Några större byråer har kommit fram till att det – uttryckt i timmar – åtgår ca 2 % av debiterbar tid för ett program som bygger på en flerårsplan. En dylik kostnad är inte obetydlig men kostnaderna måste vägas mot de förbättringar som uppnås.

Kvalitetskontroll har inte införts i Sverige ännu.....men det kanske kommer!

Kenneth Blair Smith, chartered accountant