Kvalitetskontroll – igen!

2.1 STANDARDISERADE METODER

Varje byrås arbetsmetoder bör standardiseras och dokumenteras samt därefter fortlöpande ses över och vidareutvecklas.

De interna instruktionerna, t ex samlade i en handbok, bör utgöra grundvalen för allt arbete. En intern handbok blir dock aldrig ”färdig” utan kommer efter hand att kompletteras och justeras. Detta är en huvuduppgift för den ”technical committee” som normalt finns i engelska och amerikanska byråer och som förordas även bland svenska byråer.

Med hänsyn till frågornas vikt och behovet av uppföljning av medarbetarnas arbetsmaterial bör den ”tekniska kommittén” ha tyngd och auktoritet. Man bör vidare tillse att – i princip – alla byråns kontor får någon form av representation i kommittén:

1. för att tillgodose olika önskemål vid olika arbetsförhållanden

2. för att bättre nå ut till de enskilda medarbetarna och

3. för att suga upp idéer och uppslag från så många håll som möjligt.

Kopplingen mellan teknisk kommitté och utbildningskommitté är självfallet väsentlig.

2.2 PERSONAL

Revisionsbyråernas medarbetare måste självfallet vara väl informerade om och insatta i FARs och byråns standards/instruktioner. Frågorna om kvalifikationsnivå vid nyanställning och det fortlöpande utbildningsprogrammet är av avgörande betydelse för om byrån skall kunna nå upp till den avsedda kvalitetsnivån i arbetet. I utbildningspaketet för all revisionspersonal bör ingå följande komponenter

1. externa kurser (t ex FARs introduktions-, grund- och högre revisionskurser)

2. intern kursverksamhet/information (t ex diskussionsgrupper, praktikfall, erfarenhetsutbyte och genomgång av interna instruktioner)

3. ”on the job training” (planerad, systematisk och målinriktad praktik).

Vidareutbildning är till stor del en fråga om information om nyheter och utvecklingstendenser. Revisionsbyråerna bör därför söka systematisera den professionella informationen inom byrån så att den på ett effektivt sätt når alla anställda.

Det bör betonas att även fortbildningen efter auktorisation bör systematiseras. Deltagande i FARs kurser är ett sätt att undvika yrkesinkurans, men givetvis kan även annan fortbildning vara matnyttig. Det väsentligaste bör vara att man på ett relativt systematiskt sätt bedömer vilka ämnesområden som är aktuella för kunskapskomplettering – annars finns risken att man deltar i kurser i de ämnesområden som är intressantast och att man glömmer andra områden som kan vara väl så angelägna från kvalitetskontrollsynpunkt.

Med den mångfald av ämnesområden som revisorer idag förutsätts kunna verka inom har det efter hand blivit nödvändigt att engagera specialister inom byråerna, t ex för skattefrågor och revision av datorbaserade redovisningssystem. Det är för upprätthållande av en hög professionell nivå väsentligt att dessa experter anlitas i alla de frågor där experthjälp kan antas höja kvaliteten på det utförda arbetet.

2.3 DOKUMENTATION

Det är självfallet angeläget att allt utfört revisionsarbete dokumenteras på ett sådant sätt att motiven för revisorns slutliga ställningstagande framgår.

Bland de syften med dokumentation (arbetspapper) som kan anges bör följande framhållas:

• att möjliggöra för den klientansvarige revisorn att bedöma det arbete som utförts och de slutsatser som dragits av medhjälpare/assistenter (kvalitetskontroll!)

• att kunna styrka vilket arbete som utförts. Detta är nödvändigt om revisorns arbete eller slutsatser i något sammanhang ifrågasätts

• att underlätta motsvarande granskningsarbete för kommande år.

För att uppfylla kraven på dokumentation bör arbetsmaterialet vara systematiskt och enhetligt ordnat – det skall i princip vara möjligt för vem som helst av byråns revisionspersonal att utan särskilda extra instruktioner ta del av och förstå dokumentationen från samtliga byråns uppdrag.

Dokumentationen bör normalt omfatta följande

1. Beskrivning och bedömning av klientens rutiner och interna kontroll.

2. Detaljerat granskningsprogram, vilket skall vara anpassat till den enskilde klientens förhållanden.

3. Test som visar att rutinerna i praktiken överensstämmer med rutinbeskrivningen samt att funktionen är acceptabel.

4. Anteckningar som visar vilka granskningsmoment som utförts.

5. Slutsatser av de olika granskningsmomenten, bedömning av den interna kontrollen i tillämpliga delar, beskrivning av vidtagna åtgärder inklusive rapporter och diskussioner med berörd personal samt sammanfattning av hur slutsatserna påverkar den slutliga bedömningen av bolagets årsredovisning och styrelsens förvaltning.

3.1 REVISIONENS GENOMFÖRANDE

Som framhållits tidigare förutsätter kvalitetskontrollen att standards för revisionsarbetet fastställts. Standardiseringen bör omfatta det tekniska genomförandet av de utvalda granskningsmomenten (själva urvalet av moment – granskningsprogrammet – måste dock vara individuellt för varje klient). Genom standardiseringen vinns bland annat en förenklad kontroll. Däremot är det angeläget att standardiseringen inte leder till minskat enskilt initiativtagande.

De ovan angivna kraven på dokumentation måste tillgodoses. Standardblanketter för detta ändamål är ett sätt att uppnå målet. Alla medarbetare måste vidare se det som en normal avslutning av varje granskning att slutsatser formuleras av den som utfört arbetet.

Revisionspersonal på alla nivåer är ansvariga för kvaliteten av det arbete som utförts av underordnad personal och för dokumentation och rapportering av granskningsresultatet. Genom att efter hand gå igenom och diskutera granskningen med medhjälparna erhålls en naturlig fortlöpande kvalitetskontroll.

3.2 UPPFÖLJNING AV UTFÖRD GRANSKNING

Den revisionsansvarige medarbetaren bör för varje uppdrag

• övertyga sig om att alla underlydande medarbetare utfört granskningen enligt fastställt program

• bilda sig en uppfattning om de angivna granskningsmomentens relevans för kommande år

• sammanställa de väsentliga slutsatserna vilka skall rapporteras till den klientansvarige revisorn

• övertyga sig om att medarbetarnas slutsatser är befogade.

Den klientansvarige revisorn bör härefter i normalfallet

• ta del av medarbetarens slutsatser

• i erforderlig omfattning ta del av innehållet i granskningsakterna för att bedöma det utförda granskningsarbetet

• godkänna rapporter till klienten angående den interna kontrollen

• diskutera de väsentliga synpunkterna med klienten.

4.1 KONTROLLGRUPPENS UPPGIFT

Kontrollgruppens uppgift bör inte ses som polisiär utan snarare som en kartläggning i konstruktivt syfte. Gruppen bör

• undersöka i vilken mån utfört arbete överensstämmer med byråstandard

• bedöma om granskningens omfattning och gjorda iakttagelser utgör tillräckligt underlag för de slutsatser som dragits

• initiera förtydliganden och kompletteringar i de interna instruktionerna

• påverka utformningen av den interna utbildningen för att täcka konstaterade kunskapsbrister

• vidarebefordra uppslag och idéer som kan vara av värde för byrån.

Det bör särskilt betonas att avsikten inte är att granska enskilda revisorers arbete utan snarare att granska byråns policy och standards och att bidra till utvecklingen av byråns arbetsmetoder.

4.2 VILKA UPPDRAG BÖR BLI FÖREMÅL FÖR KVALITETSKONTROLL?

I första hand bör man inrikta sig på att granska ”normala” uppdrag. Av praktiska skäl kan det vara lämpligt att inte välja alltför stora företag eftersom detta kan bli tidsödande. Strävan bör vidare vara att täcka så många kontor och så många revisorer som möjligt (med revisorer avses här all revisionspersonal oavsett nivå).

Utöver dessa ”normala” kontroller kan det ibland finnas skäl att utföra speciella kontroller exempelvis av företag i utsatta branscher eller av speciella uppdrag vid sidan av den egentliga revisionsverksamheten.

4.3 SLUTSATSER FRÅN KONTROLLGRANSKNINGEN

Med hänvisning till det ovan angivna konstruktiva syftet är det angeläget att det fullständiga granskningsresultatet i princip stannar inom kontrollgruppen. Den lokalt ansvarige för kvalitetskontrollen bör dock få erforderlig information avseende sitt ansvarsområde. I anonymiserad och koncentrerad form bör resultatet därefter delges alla medarbetare.