En arbetsgrupp inom Sveriges Mekanförbund har utarbetat en föreställningsram för redovisningen. Föreställningsramens viktigaste del är redovisningsplanen, en beskrivning av redovisningens syften, principer och instruktioner. Stig Wåhlberg, ekonomichef på Atlas Copco och ordförande i den nämnda arbetsgruppen, beskriver här föreställningsramen.
En av de viktigaste delarna i företagets totala informationssystem är ekonomisystemet, som består av redovisning, budgetering och kalkylering. Ekonomisystemet, som speglar hela företagets verksamhet från inköp över produktion och lager till försäljning, kan sägas vara det övergripande informationssystemet, som ligger till grund för medellånga beslut.
Budget- och planeringssystemen har utvecklats starkt, men för att få full nytta av dem krävs det att redovisningen utvecklas från det läge den har idag.
Den nuvarande redovisningens utgångspunkter
Mekanförbundets normalkontoplan, som publicerades 1945, har kraftigt påverkat redovisningen i Sverige. I M-planen som var avsedd för verkstadsindustrin men som använts också inom andra industrier, läggs huvudintresset på produktkalkylering enligt påläggsmetoden. Indelningen i kontoklasser, enligt decimalsystemet, byggde på användning av hålkortsmaskiner. Sedan 1945 har förutsättningarna ändrats väsentligt.
Planering och budget har utvecklats.
Andra – delvis parallella – system, såsom materialstyrningssystem, har kompletterat ekonomisystemet.
Delegeringen av ansvar och beslut för att skapa motiverade medarbetare i företagen har bl a lett till snabbare och mer omfattande rapportering.
Organisation i projekt, t ex för produktutveckling och administrativ rationalisering, har ställt krav på projektredovisning.
Resurs- och kapitalutnyttjande har dragits fram i rampljuset.
ADB-tekniken har utvecklats hastigt, vilket gett nya ekonomiska förutsättningar för utformning av redovisnings system.
Snabba förändringar av företagets organisation – uppdelning i divisioner, inköp av nya företag osv – har ställt krav på flexibilitet såväl vad gäller förändringar av informationens sakinnehåll som expansion av datamängder.
Snabba förändringar utanför bolaget, t ex i samhället, av kundbehoven och konkurrenssituationen, har skapat behov av nya data i redovisningssystemet.
Inom bolaget har man försökt lösa uppkomna krav genom utbyggnad av gamla system, som då ofta byggde på M-planen, eller genom att tillämpa tankegångarna i Vagn Madsens ändamålsredovisning. Dessa ansatser har emellertid inte helt svarat mot ställda krav: i många fall har man de facto hamnat i återvändsgränder. En av de största bristerna har varit att man saknat en modern föreställningsram för redovisningen, anpassad till gällande förutsättningar och krav.
Redovisningsplan – ny strukturering av redovisningen
Den nedan presenterade föreställningsramen bygger på att redovisningen är ett sammanhängande system
som visar det ekonomiska flödet i ett företag – resultat och kapitalutnyttjande:
som använder data från andra system, såsom för materialstyrning, order och fakturering och löner, ur redovisningens synpunkt kan dessa kallas försystem:
som kräver mekanisk bearbetning till följd av de stora datamängderna och de många sambanden mellan olika delar av redovisningen:
som kontinuerligt måste anpassas till yttre förändringar och
som måste förstås av användarna på såväl ekonomifunktionen som andra funktioner inom företaget.
Redovisningens sysfte | Redovisningens principer | Redovisningens instruktioner | Redovisningsprocessen |
Redovisningsplanen |
Den viktigaste delen i en sådan föreställningsram är vad som här kallas redovisningsplan (RP). Därmed menas beskrivningen i ett företag av redovisningens syften, principer och instruktioner, vilka bestämmer redovisningsprocessen.
Redovisningens syfte är att rapportera ekonomiska data till företagets externa och interna intressenter. Man kan därför precisera dess syften genom att ange vilka rapporter olika intressenter önskar från redovisningen. Detta överensstämmer med nuvarande praxis.
Principerna för redovisningen anger hur redovisningen skall utföras i sina huvuddrag. Två typer av principer urskiljs:
Principer för mätning av ekonomiska händelser och tillstånd, såsom urval, värdering och periodisering.
Principer för underhåll och utveckling av redovisningen.
Punkt 1 knyter an till aktuell redovisningslitteratur. Här anges vilka ekonomiska förlopp som skall redovisas, vilka regler som skall tillämpas för lagervärdering, bestämmande av standardpriser på material – historiska priser eller återanskaffningspriser – beräkning av avskrivningsunderlag och kalkylmässiga räntor. Hit hör också resonemanget om utbetalningar, utgifter, kostnader osv samt gränsdragningar dem emellan.
Punkten 2, strategier för underhåll och utveckling av redovisningen är inte alltid beaktad vid konstruktion av redovisningssystem. Det finns anledning att göra en långsiktsplan för denna utveckling, så att man undviker brandkårsutryckningar och provisorier, som verkar hämmande på sikt.
Instruktionerna anger mer i detalj hur redovisningsarbetet skall utföras. Instruktionerna uppdelas i fyra planer:
Transaktionsplanen anger vilka transaktioner som skall redovisas och vilka uppgifter som skall registreras.
Kodplanen anger vilka koder som skall användas för de olika uppgifterna om transaktionerna.
Lagringsplanen anger på vad sätt och hur länge uppgifterna skall finnas på olika register.
Rapportplanen anger hur och när data skall bearbetas, sammanställas och rapporteras.
Redovisningen använder data (löne-, materialuttags- och fakturatransaktioner) från flera försystem. Dessa data måste definieras och gränserna med systemen måste fastställas i transaktionsplanen. Därigenom säkerställs att data är korrekta och fullständiga. Med iakttagande av redovisningens krav kan man sedan göra ändringar i försystem, vilket ökar dess flexibilitet.
Koder kommer i redovisningen i de flesta fall att vara lika med konton. Emellertid är det viktigt att kodbegreppet ges en vidare definition så att rapportkraven kan uppfyllas t ex kvantiteter (timmar och antal) produktnummer m m. Med tanke på redovisningens centrala roll kan det vara lämpligt att huvudkoderna i ett företag byggs upp från redovisningens grundkrav.
Lagrings- och rapportplanerna vänder sig till användarna. De skall ha full kännedom om de standardrapporter som framtas i systemet. De skall också vara medvetna om möjligheterna att ta fram särskilda rapporter för analyser av verksamheten vid enstaka tillfällen. Redovisningsdata skall även kunna användas av andra system såsom produktkostnad i materialstyrningssystem.
Redovisningsprocessen svarar sedan för registrering och kontroll av data, bearbetning, lagring på register och framställning av rapporterna enligt redovisningens instruktioner. Häri ingår den fysiska bearbetningen – vem som gör vad och hur det görs.
Beskrivningen i ett företag av redovisningens syften, principer och instruktioner har här benämnts redovisningsplan. Med denna term markeras dels en motsvarighet till kontoplans- och samlingsplansbegreppen, dels bedöms det vara motiverat att upprätta ”planer” över hela redovisningen. De äldre beteckningarna – konto- och samlingsplan – behandlar endast delar av redovisningen. Vid utformningen av redovisningen kan, om man utgår från dessa ”planer”, en snedvridning uppstå. Man kommer att koncentrera sig på vissa delaspekter – t ex koder och kontorssystematik – och inte ta tillräcklig hänsyn till hela ekonomisystemet. Ökad föränderlighet med större krav på flexibilitet i redovisningen och utvecklingen av metoderna för databehandling stegrar kraven på en helhetssyn på redovisningen.
I en redovisningshandbok kan man med hjälp av den föreslagna systematiken dokumentera redovisningssystemet, vilket är ett krav i den aktuella bokföringslagen.
Flexibilitet
Redovisningen kan naturligtvis vara flexibel i olika avseenden. Flexibiliteten kan gälla att göra nya bearbetningar eller att framställa nya rapporter med data hämtade ur befintliga register. Denna flexibilitet avser främst möjligheterna att ta ut nya rapporter (rapportplanens flexibilitet). Svaren på följande frågor anger hur väl denna flexibilitet fungerar:
Ger systemet möjlighet till rapporter direkt avpassade för olika lokala enheters behov?
Kan specialrapporter tas fram?
Kan rapporter tas fram mellan ordinarie rapporttillfällen och i så fall med vilket innehåll?
Vilka möjligheter har man att möta icke förutsedda rapportbehov?
Ett annat flexibilitetskrav, som redovisningen skall uppfylla, är de följder olika yttre förändringar medför såsom
förändringar i företagets organisation
förändringar i företagets produktsortiment
förändringar i andra informationssystem
ändrat antal transaktioner
ändrade krav på information
ändrad omfattning rörande vad som skall registreras för varje transaktion
ändrade värderingsprinciper
ändringar i kalkyl- och budgeteringssystem.
Den valda struktureringen kan i väsentlig grad underlätta utvecklingen av redovisningssystem och samtidigt uppfylla kraven på smidig anpassning till förändringar.
Redovisningsplanen ger också en totalsyn på redovisningen och visar sambanden mellan redovisningens olika delar. Detta gör att användarna på olika nivåer i företaget aktivt kan deltaga i utveckling av redovisningen och se möjligheterna till rapportuttag. Den föreslagna redovisningsplanen kan därigenom i likhet med M-planen utgöra ett hjälpmedel att utbilda personal i företagen och studerande i gymnasier och universitet. Den enhetliga terminologin kommer också att underlätta kontakterna mellan företag och rekrytering av personal eftersom man har en gemensam föreställningsram.
Uppdelningen av instruktionerna i transaktionsplan, kodplan, lagringsplan och rapportplan följer redovisningens fysiska informationsflöde. Detta gör att den också är väl anpassad till databasfilosofin, vilket kommer att underlätta ADB-uppbyggnaden av ekonomisystem.
Stig Wåhlberg, ekonomichef på Atlas Copco.