Anvisning nr 1 Grundbokföring av fordringar och skulder (8 § bokföringslagen, BFL)

I detta cirkulär ger nämnden löpande information om svar på inkomna frågor av allmänt intresse rörande tillämpningen av bestämmelserna i bokföringslagen och aktiebolagslagens redovisningsavsnitt samt om andra rekommendationer på bokförings- och redovisningsområdet i syfte att utveckla god redovisningssed.

Nämnden kungör fr o m 1977-01-01 sina anvisningar såsom författningar ingående i Kommerskollegiets författningssamling. Före 1977-01-01 sprids informationen om anvisningarna i nämndens cirkulär ”God redovisningssed”. Under 1976 utfärdade anvisningar kommer sedermera att kungöras såsom författningar i nämnda författningssamling.

Lagen och förarbetena

Enligt 8 § första stycket BFL avses med grundbokföring att affärshändelser skall bokföras i kronologisk ordning post för post efter verifikationsnummer eller andra identifieringstecken som åsätts verifikationerna. Det slås vidare fast i samma stycke att ”verifikationer, som avser likartade affärshändelser, får bokföras i sammandrag i en post”. Härvid måste det dock enligt lagen utan svårighet kunna klarläggas, vilka affärshändelser som ingår i en sådan post.

FORDRINGAR OCH SKULDER skall enligt andra stycket i samma paragraf bokföras så snart det kan ske sedan faktura utfärdats eller mottagits eller sådan handling bort föreligga enligt god affärssed. Med faktura jämställs annan handling som visar att fordran eller skuld uppkommit.

Från denna huvudregel görs i tredje stycket ett undantag. Där föreskrivs, att under vissa förutsättningar kan bokföring av fordran och skuld dröja tills betalning sker. Ett villkor är härvid att endast ”ett mindre antal” fakturor eller andra jämförbara handlingar förekommer i rörelsen. Ett annat villkor är att fordringarna och skulderna ”ej uppgår till avsevärda belopp”. Vidare gäller som förutsättning för att man på detta sätt skall få uppskjuta bokföringen av fordringar och skulder att förfarandet är förenligt med god redovisningssed. Det sägs också att verifikationer för obetalda fordringar och skulder måste ordnas och förvaras för sig så att betryggande överblick fortlöpande finns över dem. Slutligen föreskrivs att vid räkenskapsårets utgång skall samtliga då obetalda fordringar och skulder bokföras.

Enligt förarbetena till BFL innebär förfarandet enligt huvudregeln en tillämpning av bokföringsmässiga grunder. Undantagsförfarandet har benämnts kontantprincipen. Eftersom denna princip i många fall förenas med att fakturorna eller motsvarande handlingar sätts in i pärmar, har kontantprincipen också benämnts pärmmetoden. Så gjorde riksdagens lagutskott vid sin behandling av BFL. Enligt lagutskottets mening är det i första hand de minsta företagen som skall få använda pärmmetoden. Beträffande tillämpningen av metoden underströk utskottet vidare att det blir en viktig uppgift för bokföringsnämnden att leda och övervaka utvecklingen. Häri innefattade lagutskottet att nämnden hade att bestämma under vilka förhållanden pärmmetoden bör godkännas liksom att precisera de krav, som måste ställas på det praktiska handhavandet av metoden.

Bokföringsnämnden

ANVISNINGAR

Mot bakgrund av metodbeskrivningarna ovan torde det enligt nämndens uppfattning i allmänhet inte föreligga någon svårighet att uppfylla kravet på bokföringsmässiga grunder. Behovet av att söka förtydliga de i lagtext uppställda kriterierna ”mindre antal” resp. ”ej avsevärda belopp” minskar härigenom. Nämnden förutser trots detta att det i vissa mindre rörelser kan vara motiverat att tillämpa ett renodlat pärmsystem.

Med hänvisning till ovanstående meddelar bokföringsnämnden därför följande anvisningar, som förutsätter en konsekvent tillämpning av den ena eller den andra metoden för samtliga fordringar och skulder.

Kontantprincipen – renodlat pärmsystem

Nämnden anser det inte möjligt att med utgångspunkt i lagtextens begränsningsregler antals- och beloppsmässigt ange i vilka fall den renodlade pärmmetoden får tillämpas. Ifrågavarande begränsningar kan inte heller anses vara ensamt avgörande vid en bedömning, utan någon form av sidoordnade kriterier måste användas. En avgränsning med hänsyn till omsättningens storlek ger därvid inte fullt ut någon tillfredsställande lösning. Av praktiska skäl är det dock lämpligt att uppställa en regel med innebörd att de näringsidkare som inte uppnår en viss bestämd omsättning generellt skall kunna tillåtas att använda metoden. Väljs därvid en relativt låg omsättning, får enligt nämndens mening också förutsättas att lagens begränsningar inte överträds. En naturlig omsättningsgräns är den som finns i 1 § sista stycket BFL, vari föreskrivs om befrielse från skyldighet att göra årsbokslut.

Med stöd av det anförda fastställer nämnden att alla näringsidkare, i vars verksamhet bruttoomsättningssumman exkl. mervärdesskatt (moms) understiger 200.000 kr för år räknat, generellt har rätt att tillämpa ett renodlat pärmsystem.

Nämnden anser att också i andra fall utrymme emellertid bör finnas för tillämpning av den förenklade metoden. Den får sålunda i vissa fall tillämpas också av näringsidkare med större bruttoomsättning än 200.000 kr. Förutsättning härför är att en särskild förteckning inte med hänsyn till fakturornas ringa antal och därigenom följande omedelbar överskådlighet skulle ge en bättre fortlöpande överblick över fordrings- och skuldförhållandena. Vidare förutsätts att fordrings- respektive skuldbeloppen var för sig inte utgör en väsentlig del av rörelsens balansomslutning. Hur bedömningen skall göras blir beroende av rörelsens karaktär med hänsyn till god redovisningssed inom branschen. Förfarandet bör emellertid inte få tillämpas i rörelser som nått viss omfattning. Därför uppställs som övre begränsning att i rörelsen får sysselsättas högst i medeltal 10 årsanställda.

Bokföringsmässiga grunder

Som huvudregel gäller således att principen om bokföringsmässiga grunder skall tillämpas för bokföring av fordringar och skulder. Nämnden vill därvid fästa uppmärksamheten på vad som sägs i 8 § andra stycket BFL beträffande tidpunkten för grundbokföring av fakturor, nämligen att ”i fråga om fordringar och skulder gäller att de skall bokföras så snart det kan ske sedan faktura eller annan handling, som tillkännager anspråk på vederlag, utfärdats eller mottagits eller sådan handling bort föreligga enligt god affärssed”.

För mindre företag bör detta uppfattas så, att fakturorna förtecknas så snart de utställts respektive mottagits. Utnyttjar företaget bokföringsbyrå eller annan hjälp för bokföringen, förutsätts att förteckningen insänds till byrån tillsammans med övriga erforderliga handlingar, t ex verifikationer, kassabok etc. I större företag med decentraliserad fakturabehandling kan det vara rimligt godtaga en normal attestrunda i företaget för ankommande fakturor. Därmed avses en så begränsad tidsåtgång att omfattningen av utelöpande fakturor har ringa påverkan på den samlade överblick över fordringar och skulder som bokföringen skall ge. Den bästa samlade överblicken får man emellertid i sådana fall genom att redan vid postöppningstillfället förteckna de ankommande fakturorna.

Exempel på förteckningar (journaler/listor) finns i bilaga till denna anvisning.

Bokföringsnämnden vill på detta tidiga stadium inte binda utvecklingen beträffande handhavandet av denna metod. Enligt nämndens uppfattning är det naturligt att branschorganisationerna i samarbete med nämnden vid behov söker arbeta fram förslag till branschvisa, praktiskt användbara rekommendationer inom ramen för de allmänna bestämmelserna i 8 och 9 §§ BFL och denna anvisning.

BILAGA TILL ANVISNING NR 1 GRUNDBOKFÖRING AV FORDRINGAR OCH SKULDER (8 § BOKFÖRINGSLAGEN, BFL)

Försäljningsjournal

Inköpsjournal

Obs! Kreditnotor skrivs med röd text och med minus (./.) i beloppskolumnen

Stockholm som ovan.

Bo Jonas Sjönander

Ordförande

Boris Carlsson

Kanslichef