Bolagen står inför sitt tredje år med ESEF-rapportering och det andra året med blocktaggning. Nu bör fullt fokus ligga på att etablera processer som effektiviserar och kvalitetssäkrar ESEF-rapporteringen framåt. Det skriver FAR:s Strategigrupp Redovisning, genom Anna Lindén och Joachim Mårtensson.
I artikeln ges konkreta tips och råd om hur företag kan skapa goda interna rutiner för att underlätta och förbättra sitt arbete med ESEF-rapportering. Artikeln är en uppföljning till Första året med blocktaggning enligt ESEF: Erfarenheter och goda råd (Balans Fördjupning, 23 augusti 2023).
Det första året med blocktaggning har passerat och var för många bolag en mycket utmanande process, vilket vi redogjorde för i vår senaste ESEF-artikel som publicerades i augusti. I denna uppföljande artikel för FAR:s Strategigrupp Redovisning delar vi med oss av goda råd och framgångsfaktorer inför kommande årsredovisning.
I syfte att uppnå en effektiv ESEF-rapportering rekommenderas följande åtgärder att vidta i god tid före uppstarten av årsredovisningsprocessen:
1. Se över den övergripande årsredovisningsprocessen
Se över den befintliga årsredovisningsprocessen för att planera samtliga insatser som krävs kopplade till ESEF-rapporteringen. Arbetet bör inkludera samordning med revisor och eventuella rådgivare gällande versionsgranskningar och upprättande av detaljerade tidsplaner med datum för leveranser, återkopplingar och utrymme för eventuella justeringar.
Utöver ekonomifunktion, revisor, rådgivare och systemleverantör är ofta även en extern part delaktig i framtagandet och kommunikationen av årsredovisningen. Håll kontinuerligt en tät dialog med externa tjänsteleverantörer i syfte att säkerställa en god projektplanering och för att eventuella problem som kan uppkomma blir möjliga att lösa snabbt. Exempelvis är det viktigt att skapa en förståelse för hur årsredovisningens design påverkar den tekniska uppbyggnaden i XBRL-systemet och hur ändringar av årsredovisningens strukturella utformning (uppdatering avseende innehåll och layout) kan komma att påverka blocktaggningen, framför allt om ändringar utförs i ett sent skede.
Det är viktigt att säkerställa att erforderliga resurser finns tillgängliga. Det gäller att ha utrymme för hantering och kontroll över sena ändringar i årsredovisningen eftersom ändringar ofta leder till ett behov av att uppdatera delar av blocktaggningen.
2. Säkerställ fungerande processer och erforderlig intern kontroll för ESEF-rapporteringen
ESEF-rapporten bör internt kvalitetssäkras på samma sätt som framtagandet av den ”mänskligt” läsbara årsredovisningen. Det är viktigt att internt övervaka och testa uppmärkningen för att säkerställa att den är korrekt, fullständig och överensstämmer med tilllämpliga regelverk. ”Fyra ögon-principen” bör tillämpas i det dagliga arbetet med de interna kontrollerna. Vidare kommer fungerande processer och erforderliga interna kontroller även minska mängden frågor från revisorn.
Att upprätta en sidoordnad dokumentation utanför det XBRL-system som används för uppmärkning är att rekommendera. Dokumentationen bör inkludera genomförda ställningstaganden där det framgår vilka av de obligatoriska elementen som är tilllämpliga respektive icke tillämpliga och motiv till dessa ställningstaganden. Vidare bör även en backup avseende uppmärkningen upprättas. Detta underlättar om återskapande av tidigare utförd uppmärkning blir nödvändigt och säkerställer även intern kunskapsöverföring vid till exempel personalbyten.
Under uppmärkningsprocessen är det att rekommendera att aktivt och kontinuerligt arbeta med de valideringsrapporter som produceras från XBRL-systemet då många så kallade ”warnings” och ”errors” kan hanteras internt innan dialog förs med revisorn. Om några ”errors” lämnas okorrigerade bör ställningstaganden till dessa dokumenteras i valideringsrapporten.
3. Se över föregående års uppmärkning
I god tid före upprättandet av 2023 års årsredovisning rekommenderas det att 2022 års uppmärkning rullas över och kvalitetssäkras. Arbetet bör utföras på 2023 års utkast av årsredovisningsdokumentet och kräver sedan slutlig verifiering i samband med färdigställandet av årsredovisningen.
Arbetet bör inkludera översyn av eventuella förbättringsförslag som lämnats av revisor och/eller rådgivare som rekommendationer vid 2022 års granskning. Vidare måste årets eventuella ändringar till följd av nya/borttagna poster, transaktioner, upplysningar eller regelförändringar analyseras och reflekteras i uppmärkningen. Även eventuella förändringar avseende årsredovisningens strukturella utformning måste beaktas.
En ändring som kan få bäring på uppmärkningen av 2023 års årsredovisning är ändringarna i IAS 1 med avseende på upplysningar om redovisningsprinciper. 2022 års taxonomi har uppdaterats med ett nytt obligatoriskt element till följd av detta, ”Disclosure of material accounting policy information”, och det tidigare elementet, ”Disclosure of significant accounting policies”, har fått ett utgångsdatum per 2023-01-01. Exakt hur uppmärkningen påverkas till följd av ändringen i IAS 1 (och uppdateringen av taxonomin) beror på hur presentationsformatet och innehållet vad gäller redovisningsprinciperna i 2023 års årsredovisning hanteras och eventuellt förändras. Vi kan dock konstatera att principen som gäller är att ”uppmärkningen ska följa redovisningen och valt presentationsformat”.
Genomgången avseende de primära räkningarna bör göras i syfte att säkerställa att varje årsredovisningsrad märks upp med det element som har den snävaste redovisningsbetydelsen, men samtidigt är tillräckligt brett för att appliceras på posten i fråga för båda åren. Extensions och deras förankringar bör alltid årligen ses över.
Genomgången avseende blocktaggningen bör göras i syfte att säkerställa att samtliga tillämpliga obligatoriska blocktaggningselement har använts och att deras omfattningar i uppmärkningen bedöms vara rättvisande.
Det kan även vara en god idé att genomföra en jämförelse med hur andra bolag inom samma bransch har märkt upp sin årsredovisning 2022. Detta i syfte att identifiera likheter och skillnader och på så sätt fördjupa förståelsen och slutsatserna kring tillämpade element och avgränsningar. I slutändan är ett av syftena med ESEF att uppnå en enhetlig och jämförbar finansiell rapportering.
4. Säkerställ att uppdaterad ESEF-taxonomi, förteckning över obligatoriska blocktaggningselement och ESMA ESEF Reporting Manual tillämpas
En uppdaterad version av ESEF-förordningen publicerades i januari 2023. Förordningen innehåller 2022 års ESEF-taxonomi och en uppdaterad förteckning över obligatoriska blocktaggningselement. Båda ska tillämpas på årsredovisningar vars räkenskapsår inleds den 1 januari 2023 eller senare.
De allra flesta bolag använde 2021 års taxonomi vid uppmärkningen av 2022 års årsredovisning, vilket leder till ett behov av att säkerställa att 2022 års taxonomi tillämpas på 2023 års ESEF-rapport. Mot bakgrund av detta är det viktigt att gå igenom föregående års uppmärkning avseende de primära räkningarna och analysera taxonomiförändringar för att säkerställa att rätt element används och vid behov uppdatera elementen till 2022 års taxonomi.
Förteckningen över de obligatoriska blocktaggningselementen (framgår av Annex II i ESEF XBRL Taxonomy) behöver jämföras mot föregående års förteckning över obligatoriska element. Detta i syfte att uppdatera bedömningar och uppmärkning till följd av årets förändringar (avseende tillkommande element och utgående element samt att vissa element inte längre är obligatoriska). Utöver ändringen i IAS 1 med avseende på upplysningar om redovisningsprinciper, vilken beskrivs ovan, är det även värt att notera att elementet ”Disclosure of notes and other explanatory information” inte längre är obligatorisk att tillämpa. Korrekt tillämpad i 2022 års årsredovisning omfattande detta element hela koncernens notpaket.
En uppdaterad ESMA ESEF Reporting Manual publicerades under augusti 2023. Uppdateringarna avser främst förtydliganden, men följande områden bör särskilt noteras:
Tidigare framgick att poster i räkningarna presenterade som ”-” bör märkas upp. Nu har det även förtydligats att poster som helt saknar belopp eller ”-” bör märkas upp.
Escape-attributet för TextBlock-element ska ha ”TRUE” om det ”mänskligt” läsbara innehållet innehåller ett ”<” eller ”&”-tecken för att säkerställa att det resulterande värdet alltid är giltigt för sin datatyp. Detta görs för att säkerställa att innehållet tolkas korrekt som text och inte stör XML-strukturen.
Alla texter och tabeller som har märkts upp bör kunna läsas korrekt i den maskinläsbara versionen, vilket framför allt har varit ett problem avseende tabeller. I egenskap av upprättare kan man dock inte själv påverka detta eftersom det krävs uppdateringar i vissa av de ESEF-programvaror som används. Notera dock att vissa XBRL-leverantörer har funktionaliteter på plats som möjliggör korrekt formatering. Därav rekommenderas dialog med vald leverantör.
Sammanfattningsvis innefattar det tredje rapporteringsåret i enlighet med ESEF få förändringar ur ett regelverksperspektiv. Rekommenderat fokus bör därför vara på att etablera tydliga interna processer och kontroller som leder till ett effektivt och kvalitativt arbete med ESEF-rapporten framgent.
FAR:s strategigrupp Redovisning
genom
Anna Lindén rådgivare Finansiell rapportering, PwC
Joachim Mårtensson redovisningsspecialist, Deloitte