Aktiebolagslagens och kodens regler om ersättning till ledande befattningshavare

Enligt aktiebolagslagen (2005:551, ABL) ska bolagsstämman besluta om arvode och annan ersättning för styrelseuppdrag till var och en av styrelsens ledamöter. Vidare ska bolagsstämman i börsbolag besluta om riktlinjer för lön och annan ersättning till bolagets ledande befattnings­havare, det vill säga styrelseledamöter, verkställande direktör och vice verkställande direktör. Reglerna i lagen om ersättning till ledande befattningshavare ändrades 2019 för att uppfylla kraven i ändringsdirektivet avseende aktieägarrättighetsdirektivet. Därefter har reglerna om ersättning till ledande befattningshavare i Svensk kod för bolagsstyrning anpassats till de nya lagreglerna. I denna artikel behandlar advokat Carl Svernlöv aktiebolagslagens och Kodens regler om ersättning till ledande befattningshavare i mer detalj.1

Ett av de övergripande syftena med ändringsdirektivet2 avseende aktieägarrättighetsdirektivet var att säkerställa att aktieägarna i börsbolag kan påverka ramarna för ersättning till bolagets ledande befattningshavare.3 Enligt förarbetena till lagändringen främjas bolagets långsiktiga intressen av att skapa en sund ersättningskultur i ett bolag. Enligt direktivet ska medlemsstaterna ställa krav på att bolagen ska fastställa riktlinjer för ersättning till sina ledande befattningshavare. Aktieägarna ska ha möjlighet att lämna synpunkter på riktlinjerna. De ska vara tydliga och begripliga och bidra till bolagets affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet. Bolagen ska som utgångspunkt inte få betala ersättning till sina ledande befattningshavare på ett sätt som avviker från riktlinjerna.4

Aktiebolagslagens regler om riktlinjer

Aktuella regler för svenskt vidkommande återfinns i 7 kap. 61–62 §§ samt 8 kap. 51–54 §§ ABL. Enligt 8 kap. 51 § ABL ska styrelsen i ett börsbolag således upprätta ett förslag till årsstämman om riktlinjer för lön och annan ersättning till styrelseledamöter, verkställande direktör och vice verkställande direktör. Detta innbär således att riktlinjerna inte längre måste omfatta andra personer i bolagets ledning, det vill säga personer som har befogenhet och ansvar för planering, ledning och styrning av bolaget, såsom ekonomidirektör, finansdirektör och personalchef.5 Bestämmelsen kompletteras dock av regel 9.9 (se nedan) som föreskriver att ersättningsriktlinjerna även ska omfatta övriga ledande befattningshavare. Med ersättning jämställs överlåtelse av värdepapper och upplåtelse av rätt att i framtiden förvärva värdepapper från bolaget. Från bestämmelsen är undantagna dels emissioner och överlåtelser som omfattas av 16 kap. ABL, dels ersättning som beslutas av stämman, det vill säga styrelsearvode enligt 8 kap. 23 a § första stycket ABL.

Genom riktlinjerna drar aktieägarna vid årsstämman upp de ramar inom vilka styrelsen har att hålla sig, vid utbetalning av ersättning till de ledande befattningshavarna.6 Riktlinjerna ska avse tiden från den stämma där beslut tagits om dem. Styrelsen ska upprätta ett förslag till nya riktlinjer för ersättning när det uppkommer behov av väsentliga ändringar av riktlinjerna, dock minst vart fjärde år. Om stämman inte beslutar om riktlinjer med anledning av ett förslag till sådana, ska styrelsen senast inför nästa årsstämma lämna ett nytt förslag. I ett sådant fall ska ersättning utbetalas i enlighet med de riktlinjer som gäller sedan tidigare eller, om sådana inte finns, i enlighet med bolagets praxis. Det finns inget som hindrar att styrelsen beslutar att lägga fram ett nytt förslag tidigare än så vid en extra bolagsstämma.7

Riktlinjernas innehåll

I riktlinjerna ska det enligt 8 kap. 52 § ABL förklaras hur de bidrar till bolagets affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet. För att riktlinjerna ska fylla sitt syfte och göra det möjligt för aktieägarna att ta ställning till dem är det nödvändigt att de ger en fullständig bild av de olika ersättningar som bolaget kan komma att betala ut.8 Riktlinjerna ska enligt samma paragraf innehålla:

1. en beskrivning av de olika former av ersättning som kan betalas ut, med angivande av varje ersättningsforms relativa andel av den totala ersättningen,

2. uppgifter om hur lång tid ett avtal om ersättning gäller och om uppsägningstid, huvuddragen för villkoren för tilläggspension eller förtidspension samt villkoren för uppsägning och ersättning med anledning av en uppsägning,

3. uppgifter om de kriterier för utdelning av rörlig ersättning som ska tillämpas, den metod som ska användas för att fastställa om kriterierna har uppfyllts och hur kriterierna bidrar till målen i första stycket samt uppgifter om eventuella uppskovsperioder och om bolagets möjlighet att enligt avtal återkräva rörlig ersättning,

4. i fråga om aktiebaserad ersättning, uppgifter om förvärvandeperioder, och i förekommande fall uppgifter om skyldigheten att behålla aktier under viss tid efter förvärv samt en förklaring av hur den aktiebaserade ersättningen bidrar till målen i första stycket,

5. en förklaring till hur lönen och anställningsvillkoren för bolagets anställda har beaktats när riktlinjerna fastställdes,

6. en beskrivning av den beslutsprocess som tillämpas för att fastställa, se över och genomföra riktlinjerna samt vilka åtgärder som vidtas för att undvika eller hantera intressekonflikter, och

7. om en översyn av riktlinjerna har gjorts, en beskrivning av alla betydande förändringar och en förklaring av hur aktieägarnas synpunkter har beaktats.

Den koppling till lön och anställningsvillkor för bolagets övriga anställda som måste göras enligt punkten fem ovan säkerställer enligt förarbetena att det i riktlinjerna finns en helhetssyn beträffande bolagets ersättningsnivåer.9

I kravet som framgår av sjätte punkten om att det i riktlinjerna ska finnas en beskrivning av processen för hur riktlinjerna ska fastställas, ses över och genomföras ingår även att beskriva hur eventuella intressekonflikter hanteras. Om det till exempel har inrättats ett ersättningsutskott för handläggningen av dessa frågor ska det anges vilken roll utskottet har. Avsikten är att aktieägarna ska kunna få en heltäckande bild av hur arbetet med riktlinjerna går till och hur riktlinjerna tillämpas. På så sätt kan aktieägarna bilda sig en uppfattning av om bolagets långsiktiga mål tillgodoses.9

Av sjunde punkten framgår att om bolaget har gjort en översyn av riktlinjerna ska bolaget lämna en redovisning av och förklaring till alla betydande förändringar som gjorts. Syftet är att aktieägarna genom informationen ska kunna få en bild av vad de föreslagna förändringarna förväntas medföra i jämförelse med de gällande riktlinjerna. Vad som utgör en betydande förändring får avgöras från fall till fall, men justeringar av mer redaktionell karaktär och som inte har någon påverkan på ersättningen behöver inte redovisas.9

Ändring minst vart fjärde år

Enligt 8 kap. 51 § ABL ska styrelsen vidare upprätta ett förslag till nya riktlinjer när det uppkommer behov av väsentliga ändringar av riktlinjerna, dock minst vart fjärde år. Om det har gjorts någon förändring med anledning av en tidigare stämmobehandling av riktlinjer eller rapport om ersättningar ska det anges. Det kan till exempel vara fallet om stämman har röstat emot ett förslag till riktlinjer eller inte godkänt en tidigare rapport om ersättningar. Styrelsen är då skyldig att förklara hur detta har beaktats vid utformandet av riktlinjerna. Denna skyldighet föreligger inte enbart när ett förslag inte har antagits av stämman, utan det kan även finnas skäl för styrelsen att bemöta kritiska synpunkter som har framförts i samband med stämmobehandlingen. Det finns dock enligt förarbetena ingen skyldighet att i riktlinjerna redovisa samtliga synpunkter som framförts. Avsikten är att det ska vara möjligt att avstå från att redovisa helt marginella synpunkter från enstaka aktieägare med små innehav.12

Möjligheten att frångå riktlinjerna

I riktlinjerna får det enligt 8 kap. 53 § ABL bestämmas att styrelsen tillfälligt får frångå dem, om det anges vilka delar som är möjliga att frångå och om ordningen för styrelsens hantering anges. Därigenom har bolagsstämman möjlighet att skapa en ram inom vilken styrelsen har att hålla sig om styrelsen vill använda sig av möjligheten att frångå riktlinjerna. Stämman kan till exempel ange ett tak för hur stora avvikelser från riktlinjerna som styrelsen får göra och i vilka situationer som det är tillåtet att göra avsteg. Hur detaljerad denna reglering bör vara får avgöras av stämman.13 Styrelsen får endast tillåtas att frångå riktlinjerna i enskilda fall där det finns särskilda skäl för det och ett avsteg är nödvändigt för att tillgodose bolagets långsiktiga intressen och hållbarhet, eller för att säkerställa bolagets ekonomiska bärkraft. Av lagtexten framgår att bestämmelserna om avvikelse ska tillämpas restriktivt. I förarbetena anges att skäl för avsteg till exempel kan finnas om den verkställande direktören ska bytas ut och styrelsen anser det nödvändigt att erbjuda den tilltänkta efterträdaren en ersättning som i något avseende inte är förenlig med riktlinjerna. Styrelsen kan på motsvarande sätt anse att villkoren för en verkställande direktör som är på väg att rekryteras av ett annat bolag bör förbättras, utöver vad riktlinjerna egentligen tillåter. Det måste dock alltid bedömas som nödvändigt. Det får därmed inte anses godtagbart att styrelsen avviker från riktlinjerna endast för att den anser att de riktlinjer som stämman har beslutat om har allmänna brister.14 I så fall kan styrelsen kalla till en extra bolagsstämma för att där lägga fram ett förslag till ändrade riktlinjer. Omständigheter som har varit kända eller kunnat förutses när riktlinjerna beslutades kan normalt inte heller accepteras som skäl för en avvikelse.15

Vad händer då om ett avtal träffas med en styrelseledamot, verkställande direktör eller vice verkställande direktör med avvikelse från riktlinjerna utan att avvikelsen faller under ett av stämman beslutat undantag enligt 8 kap. 53 § ABL? Enligt huvudregeln gäller visserligen inte en rättshandling mot bolaget om bl.a. styrelsen eller verkställande direktören har överskridit sin befogenhet och bolaget visar att motparten insåg eller borde insett befogenhetsöverskridandet. Detta gäller dock inte när styrelsen eller den verkställande direktören har överträtt en föreskrift om föremålet för bolagets verksamhet eller andra föreskrifter som har meddelats i bolagsordningen eller av ett annat bolagsorgan, se 8 kap. 42 § andra stycket ABL. Bolaget kan således inte på bolagsrättslig grund göra gällande att ett avtal om ersättning är ogiltigt därför att styrelsen eller den verkställande direktören har brutit mot riktlinjerna beträffande ersättning. Däremot kan en styrelseledamot eller en verkställande direktör, som har deltagit i ett beslut som innebär en överträdelse av riktlinjerna, bli skadeståndsskyldig enligt 29 kap. 1 § ABL.16

Årlig rapport

Enligt 8 kap. 53 a § ABL ska styrelsen i ett börsbolag för varje räkenskapsår upprätta en rapport över utbetald och innestående ersättning som omfattas av riktlinjerna. En förutsättning för att det ska finnas en skyldighet att redovisa ersättningen i rapporten är alltså att den omfattas av riktlinjerna, dvs. riktlinjerna enligt 8 kap. 51 § ABL. Eftersom varken styrelsearvode eller sådana emissioner och överlåtelser som omfattas av 16 kap. ABL behöver ingå i riktlinjerna, behöver dessa ersättningar inte heller redovisas i rapporten. Om en styrelseledamot däremot är anställd i bolaget eller anlitas som konsult, och därmed får annan ersättning än styrelsearvode, ska ersättningen dock omfattas av både riktlinjerna och rapporten. Givetvis ska en ersättning ingå i rapporten även om befattningshavaren rekryterats eller avgått under löpande räkenskapsår. Inget hindrar att även ersättning till andra befattningshavare i bolagets ledning redovisas. Det huvudsakliga syftet med rapporten är att ge aktieägarna möjlighet att bilda sig en uppfattning om hur riktlinjerna har tillämpats. Hur detaljerad information som ska lämnas i rapporten får avgöras från fall till fall. Styrelsen måste dock på ett tydligt och lättbegripligt sätt redovisa ersättningarna och hur de förhåller sig till bolagets riktlinjer.17

Rapportens innehåll

Rapporten ska enligt 8 kap. 53 a § ABL ha följande innehåll. Dispositionen av informationen behöver dock inte överensstämma med den ordning som anges i paragrafen.18

1. den totala ersättningen till varje enskild befattningshavare uppdelad per ersättningsform, med uppgift om den relativa andelen fast och rörlig ersättning, hur kriterierna för utdelning av rörlig ersättning har tillämpats och hur den totala ersättningen förhåller sig till bolagets riktlinjer,

2. den årliga förändringen av ersättningen till varje enskild befattningshavare, av bolagets resultat och av den genomsnittliga ersättningen i måttenheten heltidsekvivalenter för bolagets andra anställda under åtminstone de fem senaste räkenskapsåren,

3. ersättning till varje enskild befattningshavare från ett annat företag inom samma koncern, antalet aktier och aktieoptioner som har tilldelats eller erbjudits varje enskild befattningshavare och de huvudsakliga villkoren för att utnyttja optionerna, inklusive lösenpris och lösendatum, samt eventuella ändringar av villkoren,

4. om en möjlighet att enligt avtal kräva tillbaka rörlig ersättning har använts,19

5. eventuella avvikelser som har gjorts från den beslutsprocess som enligt riktlinjerna ska tillämpas för att fastställa ersättningen,

6. avsteg som har gjorts från riktlinjerna av särskilda skäl, med uppgift om vilka dessa skäl har varit och vilka delar av riktlinjerna som det har gjorts avsteg från, och

7. hur synpunkter som har framförts i samband med en stämmobehandling av en tidigare rapport om ersättningar har beaktats.

Hur detaljerad redovisning som behöver göras på respektive punkt får bedömas från fall till fall. Av betydelse vid bedömningen är att avsikten med rapporten är att ge aktieägarna en översikt av ersättningarna till de ledande befattningshavarna och hur dessa ersättningar förhåller sig till riktlinjerna.18

Det noteras i 8 kap. 53 b § ABL att bolaget är personuppgiftsansvarigt för den behandling av personuppgifter som rapporteringen om ersättningen innebär. Bolaget ska se till att rapporten om ersättningar inte innehåller känsliga personuppgifter i den mening som avses i artikel 9.1 i GDPR. Hänvisningen till GDPR avser förordningen i den vid varje tidpunkt gällande lydelsen, en så kallad dynamisk hänvisning. Känsliga personuppgifter kan till exempel vara sådana som avslöjar etniskt ursprung eller politiska åsikter. Av paragrafen framgår också att bolaget ska se till att rapporten inte innehåller personuppgifter om enskildas familjesituation. Om någon har tillerkänts ersättning på grund av sin familjesituation får bolaget ange beloppet, men inte de närmare skälen för ersättningen.21

De senaste beslutade riktlinjerna liksom, i förekommande fall, styrelsens förslag till nya riktlinjer ska enligt 6 kap. 1 a § ÅRL återfinnas i börsbolagets förvaltningsberättelse.22 Liknande regler fanns tidigare i 2004 års Kod.23

Kodens regler om ersättning till ledande befattningshavare

I nu gällande Kod från 1 januari 2020,24 återfinns bestämmelser om ersättningar till styrelseledamöter och bolagsledningen i del III, kap. 9. I ett inledande textavsnitt anges att bolaget ska ha formaliserade och bekantgjorda processer för beslut om ersättningar till styrelseledamöter och bolagsledningen. Ersättningar och andra anställnings- eller uppdragsvillkor för styrelseledamöter och bolagsledningen ska utformas i syfte att säkerställa bolagets tillgång till befattningshavare med den kompetens bolaget behöver till för bolaget anpassade kostnader och så att de får för verksamheten avsedda effekter.25

Liten bakgrund

Kodens regler om ersättning till styrelseledamöter och bolagsledningen ska ses mot bakgrunden av den rekommendation om ersättningar till ledande befattningshavare i börsnoterade bolag som EU-kommissionen utfärdade den 29 april 2009, och som kompletterar tidigare utfärdade rekommendationer på området från 2004 och 2005.26 Huvudsyftena med rekommendationerna är enligt Kommissionen att säkerställa insyn när det gäller ersättningspraxis, att ge aktieägarna kontroll över ersättningspolicyn och de individuella ersättningarna genom offentliggörande, införande av en beslutande eller rådgivande omröstning om ersättningsförklaringen och genom aktieägarnas godkännande av aktiebaserade ersättningssystem, att säkerställa en effektiv och oberoende företagsextern tillsyn samt att ersättningskommittén ska ha åtminstone en rådgivande funktion i fråga om ersättningspraxis.27 Från Kollegiets sida bedömdes problem med ersättningssystemen i svenska börsnoterade bolag inte i någon nämnvärd grad ha bidragit till den finansiella krisen 2007–2008, och något behov av ytterligare reglering av ersättningar i Koden ansågs av det skälet inte föreligga. Samtidigt kunde konstateras att alternativet till att implementera EU-kommissionens riktlinjer inom ramen för självregleringen sannolikt vore lagstiftning, vilket enligt Kollegiets bedömning vore ett sämre alternativ för bolagen. Vidare, även om vissa riktlinjer kunde anses i överkant långtgående och detaljerade, och i några fall även dåligt anpassade till svenska förhållanden, fann Kollegiet att de på ett övergripande plan stämde väl överens med gällande normer och värderingar i det svenska näringslivet och till stor del redan tillämpades av välskötta svenska börsbolag. Mot denna bakgrund arbetades EU-rekommendationen in i Koden på ett sätt som enligt Kollegiet kunde anses motiverat utifrån corporate governance-synpunkt och som kunde anses stå i överensstämmelse med svenska förhållanden inom området. En avstämning med Justitiedepartementet gav vid handen att man från regeringens sida skulle se positivt på en lösning genom självreglering och att man i så fall kunde avstå från lagreglering av de aktuella frågorna.28

Koden har ett bredare anslag

Enligt regel 9.9 ska riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare även omfatta lön och annan ersättning till andra personer i bolagsledningen. I en förklarande fotnot anges att enligt 8 kap. 51 § aktiebolagslagen (2005:551) ska styrelsen upprätta ett förslag till årsstämman om riktlinjer för lön och annan ersättning till styrelseledamöter, verkställande direktör och vice verkställande direktör.29 Genom regeln kompletteras 8 kap. 51–54 §§ ABL på så vis att ersättningsriktlinjerna även ska omfatta övriga ledande befattningshavare, det vill säga inte bara VD och vice VD (och eventuell ersättning till styrelseledamöter vid sidan av styrelsearvodet), motsvarande det läge som gällde enligt aktiebolagslagen före de ändringar som föranletts av ändringsdirektivet. Därmed omfattas även fortsättningsvis enligt Koden personer som har befogenhet och ansvar för planering, ledning och styrning av bolaget, som till exempel ekonomidirektör, finansdirektör och personalchef.30 Detta innebär dock inte att den ersättningsrapport som krävs enligt aktiebolagslagen behöver omfatta övriga bolagsledningen – däremot uppställs vissa krav på information i ersättningsrapporten avseende den övriga bolagsledningen i i regel 10.5 och 10.6.

Ersättningsrapportens innehåll enligt Koden

Enligt regel 10.5 ska ersättningsrapporten innehålla en hänvisning till var i årsredovisningen de uppgifter som krävs enligt 5 kap. 40–44 §§ årsredovisningslagen (1995:1554) finns.31 Regeln utgör en komplettering av innehållskraven för den ersättningsrapport som krävs enligt aktiebolagslagen (se ovan) och syftar till att ersättningsrapporten ska göra det lätt för den intresserade att ta del av bolagets information om ersättningar. Därför har ett krav införts på att rapporten ska innehålla en hänvisning till den så kallade ersättningsnoten i årsredovisningen. Regeln ska tillämpas första gången i samband med den årsstämma som hålls närmast efter 31 december 2020. De bestämmelser i ÅRL som regeln hänvisar till föreskriver i huvudsak följande.

Större företag ska lämna upplysningar om det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar för var och en av följande grupper:

1. styrelseledamöter, verkställande direktör och motsvarande befattningshavare, och

2. anställda som inte omfattas av 1.

Tantiem och därmed jämställd ersättning till styrelseledamöter, den verkställande direktören och motsvarande befattningshavare ska anges särskilt. I ett publikt aktiebolag ska vid tillämpningen av första och andra styckena samtliga personer i bolagets ledning ingå i den grupp som avses i första stycket 1. Antalet personer i gruppen ska anges. Vidare ska upplysningar om räkenskapsårets löner och andra ersättningar lämnas för var och en av styrelseledamöterna och för den verkställande direktören. Det ovanstående innebär att även om regel 9.9 föreskriver att riktlinjerna för ersättning till ledande befattningshavare ska omfatta lön och annan ersättning till andra personer i bolagsledningen, omfattas dessa varken av kravet på redovisning i ersättningsrapporten eller på individuell redovisning i årsredovisningen.

Enligt 5 kap. 41 § ÅRL ska vidare större företag lämna upplysningar om det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets kostnader och förpliktelser som avser pensioner och liknande förmåner till styrelseledamöter, verkställande direktör och motsvarande befattningshavare. I ett publikt aktiebolag ska dessa upplysningar omfatta även pensioner och liknande förmåner till andra personer i bolagets ledning. Antalet personer som omfattas ska anges. Vidare ska upplysningar om räkenskapsårets löner och andra ersättningar lämnas för var och en av styrelseledamöterna och för den verkställande direktören.

Upplysningar om ersättningar och pensionsförmåner behöver inte lämnas för arbetstagarrepresentanter som har utsetts enligt lag om styrelserepresentation för de privatanställda, se 5 kap. 40 och 41 §§ ÅRL. Dock omfattar bestämmelserna i 5 kap. 40 och 41 §§ ÅRL även tidigare styrelseledamöter och tidigare verkställande direktör, se 5 kap. 42 § ÅRL. Vid tillämpningen av 40–42 §§ ska styrelsesuppleanter jämställas med styrelseledamöter och vice verkställande direktör jämställas med verkställande direktör. Detta följer redan av 8 kap. 3 § andra stycket respektive 8 kap. 28 § andra stycket ABL men stadgas särskilt i 5 kap. 43 § ÅRL.

Redogörelse för aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram

Enligt Kodens regel 10.6 ska vidare i ersättningsrapporten lämnas en översiktlig redogörelse för vart och ett av samtliga utestående och under året avslutade aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram.32 Denna regel bygger i huvudsak på näst sista stycket i tidigare gällande regel 10.3. Dock ska även under året avslutade program ingå i redovisningen.33 Regeln ska tillämpas första gången i samband med den årsstämma som hålls närmast efter 31 december 2020.

Kommande vår blir det alltså en hel del nytt för börsbolagen och deras revisorer att hålla reda på.

Carl Svernlöv, advokat, adjungerad professor, Baker McKenzie.