Digitalisering och automatisering av revisionen

Figur 1. Dagens revisionsprocess

Figur 2. Framtidens revisionsprocess

I Sverige har branschen inte kommit lika långt och vi fann därför ett intresse för att undersöka hur utvecklingen kan ske och hur det kan påverka revisionsbranschen i Sverige.

I vår studie sökte vi svar på hur den pågående digitaliseringen och automatiseringen ser ut inom revisionen och hur den kan påverka samt hanteras av branschen. För att söka klarhet i en oklar framtid och för att genomföra studien valdes tre olika typer av respondenter ut som kan påverka, och påverkas av, en utveckling gentemot ökad digitalisering och automatisering. Detta resulterade i djupgående diskussioner med revisorer, programutvecklare och Dan Brännström, generalsekreterare på FAR. För att få ut välgrundad information till vår studie valde vi respondenter högt upp i sina respektive organisationer med kunskap om och insikt i pågående digitalisering och automatisering inom revisionen och som aktivt arbetar med denna utveckling. Utifrån våra diskussioner har vi kunnat finna en samstämmighet kring hur utvecklingen kan komma att se ut framöver vilket bidragit till våra slutsatser. Vi har även funnit meningskiljaktigheter mellan olika respondenttyper som visar på den osäkerhet som råder kring revisionens kommande utveckling och revisorns roll i framtiden.

Digitalisering och automatisering av revisionen

Vår analys visar att revisionsprocessen med sin planering, granskning och rapportering innehåller de delar som krävs för att revisorn ska kunna genomföra en ändamålsenlig revision, men att det finns utvecklingsmöjligheter. Genom ett bättre utnyttjande av teknologiska lösningar finns det möjlighet till effektivisering och förbättring i samtliga delar.

Figur 1 ger ett förenklat exempel på hur dagens revisionsprocess går till, från insamling av revisionsrelaterad information och granskning av denna information till rapportering. Processen börjar med att revisionsbyrån skickar en order om önskad information till det företag som ska revideras. Denna information sammanställs hos företaget och läggs upp i ett webbgränssnitt där personal från revisionsbyrån kan gå in och ladda ner informationen. Vidare förs informationen in i revisionsbyråns analysverktyg där revisorn väljer ut de delar som ska granskas för att få ut ändamålsenliga rapporter. Dessa rapporter granskas av revisorn för att sedan utmynna i ett uttalande i revisionsberättelsen och för att användas vid rådgivning till företaget. Alla steg i denna process är manuella och kräver olika grad av handpåläggning. I figur 1 visas även den process som företaget genomgår för att framställa sin årsredovisning och andra rapporter som ska skickas in till myndigheter som SCB, Bolagsverket och Skatteverket samt till revisorn. I dagsläget skickas dessa rapporter in i pappersform eller via ett PDF-format och kräver viss anpassning till respektive myndighet. Mottagarna måste manuellt mata in informationen i sina register och system för att få fram strukturerad data.

Figur 2 visar hur revisionsprocessen kan komma att gå till i framtiden. Genom att dra nytta av den teknologi som utvecklas kan alla steg i processen från insamling av information, granskning och analys samt rapportering till revisorn komma att ske digitalt och automatiskt. Från företaget byggs en brygga direkt in till revisionsbyrån vilket tar bort behovet av att lägga upp informationen i ett webbgränssnitt. Denna brygga kan liknas vid den systemlösning som tidigare forskning benämner MCL, och programmeras till att hämta ändamålsenlig information som automatiskt skickas vidare in i revisionsbyråns analysprogram. I programmet utförs analyser utifrån förprogrammerade kriterier för att sedan utmynna i färdiga rapporter som revisorn kan ta del av. De manuella uppgifter revisorn behöver genomföra i denna process blir enbart att ange kriterier för vilken information som ska hämtas in från företaget samt vad som ska vara föremål för analysprogrammets granskning. Revisorn utvärderar och analyserar sedan de färdiga rapporterna med sitt professionella omdöme för att styra revisionen i rätt riktning, ha som grund till sina uttalanden i revisionsberättelsen samt i sin rådgivning till företaget.

Ifall denna process kommer innebära att mer information inhämtas i realtid råder det meningsskiljaktigheter kring. Revisorerna i vår studie anser sig inte ha någon nytta av information i realtid utifrån hur deras revisionsuppdrag ser ut i nuläget, men menar att de måste anpassa sig efter vad företagen efterfrågar. Studien visar tendenser till att tillgång och efterfrågan på information i realtid ökar och detta kan innebära att revisorerna måste anpassa sig. Revisorns roll kan då förändras mot att certifiera företagens affärssystem och agera som en försäkringsgivare på att den genererade realtidsinformationen är korrekt.

Figur 2 visar även hur den rapportering som företaget gör till SCB, Bolagsverket och Skatteverket samt till revisorn kan gå till i framtiden. Genom att utnyttja XBRL och tagga den finansiella informationen i årsredovisningen och andra rapporter kommer företaget endast behöva framställa en version av rapporten som sedan skickas in digitalt. Detta skulle bidra till effektivisering hos alla inblandade parter. Företaget behöver enbart ta fram en version av rapporten och att skicka in den digitalt förenklar inlämningen. Genom att bygga in kontroller i företagens programvara kommer rapporten vara validerad och säkerställd när den skickas in till myndigheter och till revisorn. Myndigheterna och revisorn får i sin tur en digital, strukturerad och validerad rapport som de kan ta del av direkt, och taggarna gör det enklare att få ut den ändamålsenliga information som respektive part kräver.

Revisionen genomgår ett skifte mot ett större utnyttjande av verktyg för dataanalys. Detta gör det möjligt för revisorn att inkludera hela företagets population av transaktioner vid en detaljgranskning, till skillnad från begränsade stickprovsurval. Som en följd elimineras den urvalsrisk som uppstår vid ett begränsat stickprovsurval och den totala revisionsrisken reduceras. Genom att använda sig av dataanalys kan revisorn löpande under året säkerställa den finansiella informationens tillförlitlighet. En hög tillförlitlighet till den finansiella informationen gör det möjligt att till större grad använda sig av analytisk granskning för att göra jämförelser och studera rimligheten i samband mellan information av finansiell och icke-finansiell karaktär. Som en följd skapas förutsättningar för bättre och mer användbara slutsatser. Kombinationen av dataanalys och analytisk granskning kan ge revisorn ett bättre underlag till sina bedömningar och skapa förutsättningar för en bättre kommunikation och rådgivning till företaget. Till följd av utvecklingen av teknologiska hjälpmedel kommer en större del av revisionsprocessen kunna genomföras löpande och med en mer frekvent rapportering, vilket skapar möjligheter för revisorn att arbeta mer proaktivt.

Utvecklingen hänförlig till digitalisering kan bidra till att revisionen blir mer heltäckande, pricksäker och av högre kvalité. Automatiseringen bidrar till att revisionen kommer kunna bedrivas mer effektivt vilket kan leda till att enklare uppgifter som i dag utförs av juniora revisorer försvinner.

Digitaliseringens och automatiseringens påverkan på branschen

Den förändring av revisionsprocessen som tidigare illustrerats och utvecklingen mot en mer effektiv process där enklare arbetsuppgifter automatiseras kommer påverka branschen och vilken typ av kompetenser som efterfrågas.

Figur 3 illustrerar fördelningen av personal hos revisionsbyråer utifrån det arbetssätt som används i dag där samtliga steg i revisionsprocessen kräver manuell handpåläggning. Detta leder till att en stor del av de anställda på revisionsbyråer är juniora revisorer, med mindre kvalificerad kompetens, som hanterar de enklare och mer manuella uppgifter som en revision består av. Detta kan exempelvis vara att inhämta och sammanställa underlag.

Figur 3. Dagens organisationsstruktur inom revisionsbyråer

BILD

I takt med att revisionsprocessen blir allt mer digitaliserad och enklare uppgifter automatiseras tenderar revisorns roll att övergå mot att övervaka processer, analysera, granska och utvärdera underlag. Den förändrade rollen kan göra det möjligt för revisorn att skapa sig en mer övergripande bild av verksamheten, som i kombination med den ökade mängden information som inhämtas från företagens affärssystem, gör det möjligt för revisorn att hjälpa till med svårare frågeställningar på en företagsstrategisk nivå. Som en följd kan revisorn i större mån anta rollen som rådgivare på grund av att de på ett bättre sätt kan se trender, göra prognoser och föra givande diskussioner med kunden. Detta är arbetsuppgifter som kräver mer kvalificerad kunskap kring företagens affärssystem, företagens sätt att göra affärer samt hur all den information som samlas in ska leda till riktiga och ändamålsenliga slutsatser.

En mer kvalificerad arbetsroll i kombination med att enklare uppgifter automatiseras kan leda till att revisionsbyråernas fördelning av personal ser annorlunda ut i framtiden. Studien visar tendenser till att efterfrågan på kvalificerad personal kan komma att öka samtidigt som efterfrågan på mindre kvalificerad personal minskar vilket illustreras i form av en omvänd pyramid i figur 4.

Vi bedömer att framtidens revisorer, utöver den traditionella kunskapen inom redovisning och revision, kommer behöva en högre grad av IT-kompetens. Förståelse för företagens informationssystem med tillhörande processer samt hur systemen bör utnyttjas för att få ut så mycket ändamålsenlig information som möjligt kommer bli nödvändigt för att kunna hantera revisionsbranschens förändring kopplad till digitalisering och automatisering. Vidare behöver framtidens revisorer kunna utnyttja de verktyg som finns och tillhandahålla en hög analytisk förmåga för att hitta mönster i stora mängder komplex information. Revisionsbyråerna kan därför i framtiden komma att bestå av en stor del kvalificerad personal som kan tolka och granska information samt ge värdefull revisionsrådgivning med hjälp av sitt professionella omdöme. En stor del av denna kvalificerade kompetens skaffar sig en revisor i sin aktiva karriär och ett problem kopplat till utvecklingen kan bli hur nyanställda revisorer redan från början ska besitta denna kompetens.

Figur 4. Framtidens organisationsstruktur inom revisionsbyråer

Osäkerhet bromsar till viss mån revisionsbranschens utveckling och verksamma revisorer kan ha svårt att se alla fördelar och nyttan fullt ut med en utveckling. Samtidigt råder det osäkerhet kring hur deras roll som oberoende revisor kommer se ut i framtiden. FAR kan bidra till branschens utveckling genom att reducera denna osäkerhet. Genom att informera och kommunicera med revisionsbyråerna om konsekvenserna av den pågående digitaliseringen och automatiseringen kan de minska osäkerheten och bidra till att utvecklingen blir mer samordnad inom branschen. Vidare bör FAR ta hänsyn till revisionsbyråernas efterfrågan avseende kompetenser hos aspirerande revisorer. FAR, i egenskap av branschorganisation, kan sedan föra en dialog med universiteten med syftet att säkerställa att blivande revisorer har den kunskap som krävs för en mer digitaliserad och automatiserad revision.